內(nèi)審總結(jié)報告表

廣州市海誠國際貨運代理有限公司文件編號版本/次號A/O合同管理辦法執(zhí)行情況內(nèi)審報告頁次第頁,共2頁審核目的通過檢查，督促工作部門及工作崗位提高受控文件執(zhí)行力依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同管理辦法審核范圍商務(wù)部及財務(wù)部審核組長黃建龍審核日期2015.8.21~24審核組員無審核情況綜述審核員依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)，對商務(wù)部及財務(wù)部進行了為期（3）天的現(xiàn)場監(jiān)督審核，完成了審核計劃預(yù)定的檢查內(nèi)容和檢查要求，根據(jù)現(xiàn)場收集到的審核證據(jù)，得出如下結(jié)論：●商務(wù)部抽查7、8月份期間報備財務(wù)合同，包括（中物儲代理協(xié)議（無合同編號）、穿梭巴士服務(wù)協(xié)議（G15074）玖龍木漿代理協(xié)議（WL-JZX-2015-047）、廢紙報檢代理協(xié)議（WL-JZX-2015-033）、銀州廢紙代理協(xié)議（WL-JZX-2015-022）、泰昌廢紙代理協(xié)議（WL-JZX-2015-020）、玖龍廢紙代理協(xié)議（WL-JZX-2015-034）、金洲廢紙代理協(xié)議（WL-JZX-2015-021）、順裕廢紙代理協(xié)議（WL-JZX-2015-019）、金紅葉運輸臨時協(xié)議（金紅葉（儲運）字2015第003號）、德龍運通代理協(xié)議（HC-KH-2015-0010），共11份。通過訪談麥景波、陳玉燕，對合同管理辦法認(rèn)識比較到位，能回答本審核人員提出的3、4條合同管理辦法條款。做得好的方面：（1）合同管理設(shè)專職專管員一名。（2）《合同管理臺賬表》、《報備合同簽收表》登記，核對11份合同均已登記，正本合同統(tǒng)一擺放。做得不好的方面：（1）審查11份合同，2份德龍運通代理協(xié)議、金紅葉運輸臨時協(xié)議有簽署日期，1份穿梭巴士服務(wù)協(xié)議無日期簽署位置、其他8份簽署日期空白。（2）審查11份合同，1份（德龍運通代理協(xié)議）有進行資信調(diào)查，其他10份合同簽訂與續(xù)簽均無進行資信調(diào)查。（3）根據(jù)合同管理辦法規(guī)定，商務(wù)部需組織公司內(nèi)部有關(guān)合同管理知識的培訓(xùn)工作，審核期間訪談陳玉燕，未進行培訓(xùn)工作。（4）抽查介宏計費系統(tǒng)數(shù)據(jù)，提單號：MSCUIH272180（7月31日到港）、HX1508064（8月5日到港）、NP1508008（8月10日到港）。其中MSCUIH272180費用已錄入完整。HX1508064、NP1508008換單費、EIR費、文件費、服務(wù)費、港建費缺少錄入。（5）《合同正本借閱登記表》登記不到位，本審核人員8月14日借閱合同正本46份、8月21日借閱合同正本11份。兩次借閱均未登記。（6）審查11份合同，中物儲代理協(xié)議無合同編號，未按合同管理辦法要求執(zhí)行。（7）審核期間訪談陳玉燕，合同規(guī)范版本尚未建立，無審核依據(jù)?！褙攧?wù)部抽查7、8月份期間報備財務(wù)合同，數(shù)據(jù)如上。通過訪談陳玉蓮，查閱11份合同副本均歸檔保存。做得好的方面：（1）審查11份合同，合同副本保存妥當(dāng)。做得不好的方面：（1）了解得知，發(fā)票管理存在混亂。8月14日商務(wù)經(jīng)理黃金寧整理中物儲（亞太）7月份期間發(fā)票時，多次來往于財務(wù)部，期間財務(wù)人員告知無正本發(fā)票，通過查找財務(wù)賬本留檔、查詢梁松費用登記數(shù)據(jù)找回發(fā)票正本。出現(xiàn)情況：.發(fā)票正本作賬本留檔、發(fā)票號碼金蝶系統(tǒng)登記出錯、發(fā)票交接未通知到位。建議：（1）完善合同管理辦法，注明要求對簽署日期的填寫（2）建議定期進行培訓(xùn)工作，特別是相關(guān)主導(dǎo)人員必須定時要求培訓(xùn)（3）建議將合作方的主體資格審查作為會簽前必備資信管理或形成《合同會簽審批表》隨附資料（4）建議設(shè)專員負責(zé)計費系統(tǒng)開發(fā)，設(shè)定時限，開發(fā)進度必須周會匯報。（5）計費系統(tǒng)費用登記需在費用發(fā)生后3~4工作日完成錄入，對賬單出具前必須錄入完畢（6）對各報表登記建議歸入績效考核制度，部門負責(zé)人對登記是否到位進行考核（7）建議《合同管理臺賬表》刪除合同金額登記，增加簽訂日期、臺賬編號、信用評級。審核結(jié)論（1）合同歸口管理部門（商務(wù)部）對本合同管理辦法實施不到位，存在問題多為人員執(zhí)行力或監(jiān)督力不足導(dǎo)致。（2）本次審核發(fā)現(xiàn)（8）個不符合項整改措施及意見年月日時召開內(nèi)審總結(jié)會，公司（/部門）對上述問題進行了討論確認(rèn)，同意對上述整改項目進行限時改正，定于年月日完成整改，年月日