IATF文件記錄控制程序

文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)控制程序1．目的為了規(guī)范公司文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)控制工作，明確有關(guān)管理部門的職責(zé)，規(guī)定了文獻(xiàn)的審批、發(fā)放、更改、回收、保管等，統(tǒng)計(jì)的標(biāo)記、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和解決規(guī)定等管理方法，確保我司各場(chǎng)合都能得到并使用有效版本文獻(xiàn)。2．合用范疇合用于公司內(nèi)全部文獻(xiàn)、統(tǒng)計(jì)的控制工作。3．定義管理文獻(xiàn)：涉及公司范疇的管理文獻(xiàn)技術(shù)文獻(xiàn)：設(shè)計(jì)文獻(xiàn)（涉及設(shè)計(jì)圖樣、設(shè)計(jì)資料等）；工藝文獻(xiàn)（涉及生產(chǎn)工藝、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工裝資料等）；檢查文獻(xiàn)（涉及指導(dǎo)書(shū)、檢查原則等）；外來(lái)技術(shù)：客戶提供的圖紙或樣品、行業(yè)原則、產(chǎn)品法律法規(guī)、國(guó)家有關(guān)的法律、法規(guī)等。4．職責(zé)總經(jīng)理：負(fù)責(zé)同意公布質(zhì)量手冊(cè)；質(zhì)量部：公司管理文獻(xiàn)的歸口管理單位，負(fù)責(zé)管理文獻(xiàn)的統(tǒng)一管理。技術(shù)部：公司技術(shù)文獻(xiàn)的歸口管理單位，負(fù)責(zé)技術(shù)文獻(xiàn)的統(tǒng)一管理。各部門：負(fù)責(zé)編制和修訂職責(zé)范疇內(nèi)的程序文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、統(tǒng)計(jì)表單，負(fù)責(zé)收集、整頓、保管本部門的文獻(xiàn)、統(tǒng)計(jì)。內(nèi)容5.1文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)修訂制訂新的管理文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，由歸口管理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送交質(zhì)量部對(duì)文獻(xiàn)的文字、格式及內(nèi)容進(jìn)行審核，必要時(shí)還要轉(zhuǎn)有關(guān)部門會(huì)簽，審核或會(huì)簽后交公司領(lǐng)導(dǎo)同意，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由質(zhì)量部編號(hào)并公布。凡涉及業(yè)務(wù)流程的文獻(xiàn)附有關(guān)表單/統(tǒng)計(jì)。5.2 文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)的編號(hào)A、質(zhì)量手冊(cè)JX-QM-XXXX 年號(hào)手冊(cè)公司名稱B、程序文獻(xiàn)JX-CX-XXXX-XXX 文獻(xiàn)序號(hào)年號(hào)程序公司名稱C、作業(yè)文獻(xiàn)JX-ZY-XXXX-XX 文獻(xiàn)序號(hào)年號(hào)類型公司名稱D、統(tǒng)計(jì)Q/JL-XX-XX 統(tǒng)計(jì)次序號(hào)統(tǒng)計(jì)所在原則條款號(hào)公司名稱技術(shù)文獻(xiàn)均以版本、修改碼或編號(hào)等進(jìn)行標(biāo)記，編號(hào)規(guī)則：A、工藝過(guò)程卡XXX---————-XX工序號(hào)工藝卡編號(hào)B、工裝圖紙ＸＸＸＸ————------——————ＸＸ序號(hào)產(chǎn)品名稱C、外來(lái)技術(shù)資料WL——××××——×××次序號(hào)年號(hào) 外來(lái)文獻(xiàn)代號(hào)D、圖紙編號(hào)按照GB有關(guān)原則執(zhí)行5.3 文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)的控制5.3.1文獻(xiàn)分為受控和非受控兩種狀態(tài)，受控狀態(tài)的管理文獻(xiàn)，以公司質(zhì)量部對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行編號(hào)作為標(biāo)記，同時(shí)在文獻(xiàn)上增加分發(fā)編號(hào)；低版本及非有效版本原則由原下發(fā)單位收回后作廢，作廢原則將編號(hào)劃去作為標(biāo)記；其它非受控狀態(tài)的管理文獻(xiàn)不作標(biāo)記。5.3.2文獻(xiàn)發(fā)放的對(duì)象和數(shù)量由歸口質(zhì)量部填寫(xiě)《文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄表》，部門負(fù)責(zé)人擬定，并由質(zhì)量部負(fù)責(zé)發(fā)放；各歸口部門負(fù)責(zé)編寫(xiě)各自的《有效文獻(xiàn)清單》，避免各個(gè)部門或人員使用失效文獻(xiàn)。5.3.3質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)分別經(jīng)總經(jīng)理和管理者代表同意后，質(zhì)量部按《文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄表》發(fā)放并登記。5.3.4其它文獻(xiàn)，由職能部門編制，質(zhì)量部審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由各部門按上述方法發(fā)放，其中最少一份發(fā)質(zhì)量部保存。5.3.5各單位為便于內(nèi)部管理所制訂的有關(guān)管理文獻(xiàn)，由部門自行控制發(fā)放。5.4 執(zhí)行公司的管理文獻(xiàn)是公司法規(guī)，含有權(quán)威性、嚴(yán)肅性、強(qiáng)制性等特點(diǎn)，公司內(nèi)各單位和個(gè)人要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。各單位應(yīng)將整套的管理文獻(xiàn)保存完好，并有專（兼）職人員負(fù)責(zé)日常的管理工作。新、修訂的管理文獻(xiàn)要及時(shí)裝入，廢止的管理文獻(xiàn)要及時(shí)更換，部門轉(zhuǎn)發(fā)的與各管理文獻(xiàn)有關(guān)的上級(jí)文獻(xiàn)，應(yīng)附在管理文獻(xiàn)之后，方便貫徹執(zhí)行。當(dāng)文獻(xiàn)資料破損，嚴(yán)重影響使用時(shí)，文獻(xiàn)持有人可到文獻(xiàn)的歸口部門辦理文獻(xiàn)回收手續(xù)，交回破損文獻(xiàn)，補(bǔ)發(fā)與原文稿號(hào)一致的新文獻(xiàn)，同時(shí)必須做好統(tǒng)計(jì)并集中銷毀破損文獻(xiàn)。當(dāng)持有質(zhì)量體系受控文獻(xiàn)的人員調(diào)離本崗位，不再擔(dān)任我司有關(guān)職務(wù)時(shí)，必須將其持有的文獻(xiàn)償還原文獻(xiàn)的歸口部門，并填寫(xiě)《文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄表》。5.5 文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)更改5.5.1質(zhì)量手冊(cè)的更改5.5.1.1質(zhì)量手冊(cè)需要更改時(shí)，由文獻(xiàn)更改申請(qǐng)人提出更改意見(jiàn)，填寫(xiě)《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》，由質(zhì)量部報(bào)管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后，由文獻(xiàn)管理員按發(fā)放統(tǒng)計(jì)逐個(gè)收回管理手冊(cè)，并在手冊(cè)上按申請(qǐng)更改內(nèi)容進(jìn)行更改。5.5.1.2有下列狀況之一時(shí)，手冊(cè)應(yīng)予換版：公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)；手冊(cè)更改次數(shù)較多而無(wú)法辨識(shí)時(shí)；管理體系原則的修改涉及需要修改手冊(cè)時(shí)。5.5.1.3若手冊(cè)需換版，能夠?qū)ｍ?xiàng)報(bào)告形式報(bào)管理者代表、總經(jīng)理審批后實(shí)施。5.5.1.4手冊(cè)換版時(shí)，應(yīng)作換版標(biāo)記。第一版為“A”，第二版為“B”，……。換版后，原版作廢，換發(fā)新版本。5.5.2程序文獻(xiàn)和管理制度修訂與更改管理文獻(xiàn)若與國(guó)家法律、法規(guī)或上級(jí)文獻(xiàn)、規(guī)定有抵觸的或公司有關(guān)現(xiàn)狀變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以更改修訂。若修訂次要內(nèi)容時(shí)，文獻(xiàn)編號(hào)普通不變，僅僅修改版次號(hào)，第一版次為“0”，第二版次為“1”，……；如果修改重要內(nèi)容則更改版本號(hào)，第一版為“A”，第二版為“B”，……。換版后，原版作廢，換發(fā)新版本。若幾項(xiàng)原則合并為一項(xiàng)原則或一項(xiàng)原則分為幾項(xiàng)原則，原原則普通停止使用，另編新號(hào)。修訂原則的流程：由歸口管理部門負(fù)責(zé)起草，填寫(xiě)《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》，送交質(zhì)量部對(duì)文字、格式及重要內(nèi)容進(jìn)行審核，必要時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批下發(fā)，同時(shí)將原原則回收、廢止。5.6 文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)的評(píng)審質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)由質(zhì)量部組織每年進(jìn)行一次評(píng)審，評(píng)審可結(jié)合管理評(píng)審會(huì)同時(shí)進(jìn)行。評(píng)審內(nèi)容為文獻(xiàn)與否適宜、有效，與否需要修改。5.7文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)的保存和銷毀5.7.1質(zhì)量部建立公司《有效文獻(xiàn)清單》，統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)的名稱、編號(hào)、版本、實(shí)施日期等，以識(shí)別文獻(xiàn)的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。5.7.2各部門建立本部門的《有效文獻(xiàn)清單》，對(duì)管理文獻(xiàn)應(yīng)建帳登記，并統(tǒng)一管理，妥為保管。任何人不得在文獻(xiàn)上畫(huà)寫(xiě)、涂改。5.7.3受控的管理文獻(xiàn)未經(jīng)同意不得復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻收回解決。5.7.4作廢文獻(xiàn)由文獻(xiàn)管理員按發(fā)放統(tǒng)計(jì)表及時(shí)收回，作廢留存，將編號(hào)劃去，并填寫(xiě)《文獻(xiàn)和資料銷毀清單》，作廢文獻(xiàn)單獨(dú)寄存。5.7.5需要銷毀的文獻(xiàn)由部門申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由管理員在有第二人監(jiān)控場(chǎng)合下統(tǒng)一銷毀。6.工作流程文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)更改流程圖質(zhì)量部有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量部責(zé)任部門評(píng)審管理者代表責(zé)任部門責(zé)任部門同意質(zhì)量部質(zhì)量部有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量部責(zé)任部門評(píng)審管理者代表責(zé)任部門責(zé)任部門同意質(zhì)量部銷毀舊版本YN會(huì)簽討論登記編號(hào)發(fā)放、回收舊版本YNN《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》/編寫(xiě)流程描述新增或更改銷毀舊版本YN會(huì)簽討論登記編號(hào)發(fā)放、回收舊版本YNN《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》/編寫(xiě)流程描述新增或更改備注備注備注7.統(tǒng)計(jì)序號(hào)統(tǒng)計(jì)名稱責(zé)任部門保存期限備注1《文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄表》質(zhì)量部3年見(jiàn)附表2《有效文獻(xiàn)清單》質(zhì)量部3年見(jiàn)附表3《文獻(xiàn)和資料銷毀清單》質(zhì)量部3年見(jiàn)附表4《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》質(zhì)量部3年見(jiàn)附表更改記錄更改章節(jié)更改標(biāo)記更改處數(shù)更改文獻(xiàn)號(hào)更改人日期編制：丁英霞審核：同意：文獻(xiàn)有效清單Q/JL7.5-01序號(hào)文件名稱編號(hào)版本號(hào)實(shí)施日期文獻(xiàn)同意人文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單Q/JL7.5-02文獻(xiàn)名（編號(hào)）申請(qǐng)人更改方式□劃改□換頁(yè)□新增日期申請(qǐng)更改因素：更改內(nèi)容更改前更改后規(guī)定實(shí)施日期審核簽字/日期審批意見(jiàn)：審批簽字：日期：文獻(xiàn)和資料銷毀統(tǒng)計(jì)單Q/JL7.5-03文獻(xiàn)（零件）名稱申請(qǐng)部門文獻(xiàn)（零件）編號(hào)申請(qǐng)日期份數(shù)時(shí)間銷毀理由