合同及信息管理方案

合同及信息管理方案合同管理方案（一）合同管理目標(biāo)通過以合同為依據(jù)進(jìn)行有效管理，確保工程費用支付審核嚴(yán)格按合同履行，為實現(xiàn)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制等目標(biāo)提供有力保障，提高本項目建設(shè)管理整體水平。（二）合同管理的重點為使工程能夠順利開展、實施和完成，合同管理是工程項目監(jiān)理的重要內(nèi)容之一。合同管理的要點是對工程施工合同的簽訂、履行、變更和解除等進(jìn)行籌劃和控制的過程，其主要內(nèi)容有：根據(jù)項目特點和要求確定施工承發(fā)包模式和合同結(jié)構(gòu)、選擇合同文本、確定合同計價和支付方法、合同履約過程的管理與控制、合同索賠和反索賠等。（三）合同管理的具體工作內(nèi)容1、策劃項目合同的體系及合同接口的劃分；2、協(xié)助建立工程合同訂立程序和合同管理制度；3、組織項目合同談判洽商工作；4、策劃、編制深化設(shè)計與制造、施工等合同文件；5、監(jiān)督和跟蹤合同的履行情況，隨時向建設(shè)單位提交合同履行情況意見；6、工程變更及合同爭議的鑒定與索賠；7、合同履行相關(guān)文件的資料管理。（四）合同管理要求1、分清合同中每一項內(nèi)容，明確各方面的責(zé)、權(quán)、利，正確處理三方的關(guān)系。2、用書面指示或文件代替口頭指示。3、考慮問題要靈活，管理工作要做到其它工作前面，如需某類資料應(yīng)提前發(fā)出索取信函。4、工程進(jìn)行中細(xì)節(jié)的文件資料包括：信件、會議紀(jì)錄、建設(shè)單位的規(guī)定、指示、總監(jiān)理工程師的決定、施工單位的請示、報告、工程師的指令記錄、信函及各種報表資料等。一旦發(fā)生爭執(zhí)，工程師以此資料和記錄作為調(diào)節(jié)問題的依據(jù)。5、對合同中的詞意表達(dá)“含混”字句及時提出正確解釋。

（五）合同管理的流程合同管理流程：草擬合同文件合同文件評審建設(shè)單位審查合同簽訂合同執(zhí)行是否有變更合同完成草擬合同文件合同文件評審建設(shè)單位審查合同簽訂合同執(zhí)行是否有變更合同完成設(shè)計施工合同是管理工作的重要依據(jù)之一，因此，對設(shè)計施工合同的管理將貫穿管理工作的始終。其主要措施為：1、協(xié)助建設(shè)單位簽好設(shè)計施工合同及相應(yīng)的協(xié)議文件。2、對總包和分包施工合同及建設(shè)單位直接分包合同及時向有關(guān)單位索取合同副本，并編號歸檔。3、對在施工過程中的建設(shè)單位和施工單位協(xié)商的有關(guān)補充協(xié)議及時進(jìn)行編號歸檔管理。4、對簽訂的施工合同項目監(jiān)理機構(gòu)組織各工程師認(rèn)真閱讀熟悉，明了施工合同的有關(guān)條款。以便了解掌握合同內(nèi)容，進(jìn)行合同的跟蹤管理。5、堅持在三控過程中及時查閱相關(guān)設(shè)計施工合同或協(xié)議，按照合同管理工程，包括合同各方面執(zhí)行情況檢查，向有關(guān)單位及時準(zhǔn)確反映合同信息。6、本工程合同執(zhí)行情況每月在建設(shè)管理月報中反映。（七）索賠與反索賠為了維護(hù)建設(shè)單位的利益，保證建設(shè)單位與各方簽訂的合同順利進(jìn)行，避免索賠事項的發(fā)生，應(yīng)努力做好以下幾件工作：（1）協(xié)助建設(shè)單位審查建設(shè)單位與各方簽訂的合同條款有無含混字句及分工不明，責(zé)任界限不清的地方，索賠條款是否明確，為做好索賠預(yù)控創(chuàng)造條件。（2）協(xié)助建設(shè)單位，要求有關(guān)各方嚴(yán)格按合同辦事，以達(dá)到控制質(zhì)量、控制進(jìn)度、控制投資的目的。（3）在工程實施過程中，嚴(yán)格控制工程設(shè)計變更，盡量減少不必要的工程洽商，特別要控制有可能發(fā)生經(jīng)濟(jì)索賠的工程洽商。（4）對于有可能發(fā)生經(jīng)濟(jì)索賠的變更和洽商，事先要報告建設(shè)單位，在征得建設(shè)單位同意的前提下，再簽認(rèn)有關(guān)變更或洽商。（5）在建設(shè)單位要求下，于本工程（或分部工程）完成以后，就工程決（結(jié)）算，向建設(shè)單位提供意見。（6）做好預(yù)防性反索賠工作，其中包括簽訂有利于建設(shè)單位方的合同，及時提醒建設(shè)單位認(rèn)真履行合同，防止發(fā)生違約而引發(fā)索賠，當(dāng)發(fā)現(xiàn)建設(shè)單位違約，配合建設(shè)單位及時補救，減少損失。當(dāng)出現(xiàn)索賠情況時候，根據(jù)具體情況提出反索賠。（八）合同管理制度合同管理既是工程管理的重要內(nèi)容,又是必不可少的控制手段。因此，需要加強對合同的管理工作。依照《合同法》和其他相關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)，針對本項目制定合同管理制度規(guī)定如下：1、由專人負(fù)責(zé)各項合同的簽訂、執(zhí)行和管理。

2、合同簽訂必須報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽字、蓋公章后方可生效。

3、在合同簽訂過程中，條文清楚完整，明確雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。明確違約責(zé)任。本著平等互利，風(fēng)險共擔(dān)的原則雙方恪守合同。避免違約行為，盡最大可能消除不利影響實現(xiàn)合同預(yù)期目標(biāo)。

4、合同工程師每月對施工合同的執(zhí)行情況檢查分析一次，并同時送到建設(shè)單位、施工單位。檢查結(jié)果在管理月報應(yīng)予以反應(yīng)。

5、在施工階段強化合同措施,協(xié)調(diào)約束各方行為,是搞好管理工作的基本途徑。因此應(yīng)完善合同咨詢、定期檢查和協(xié)商制度,以實現(xiàn)工程的建設(shè)目標(biāo)。

6、當(dāng)發(fā)生合同爭議,工程師應(yīng)本著有利于施工的正常進(jìn)行,不損害工程質(zhì)量,維護(hù)雙方合法利益的原則,實事求是,公正合理地協(xié)商調(diào)解。7、管理好服務(wù)委托合同:每月總監(jiān)理工程師主持月度工作總結(jié)時,應(yīng)檢查分析管理委托合同的履行情況,督促每個專業(yè)工程師按照合同、管理大綱、管理規(guī)劃及實施細(xì)則的要求。認(rèn)真做好本職工作,遵守行業(yè)準(zhǔn)則和職業(yè)道德,達(dá)到全面履行合同的目標(biāo)。

8、對于合同執(zhí)行中發(fā)生的問題和有爭議的重大事項,總監(jiān)理工程師應(yīng)及時向建設(shè)單位反映,由建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)出面進(jìn)一步與合同雙方協(xié)商,以求得爭議及時解決。

9、合同工程師應(yīng)保守機密。做好合同歸檔和借閱工作，建立合同執(zhí)行情況。根據(jù)實際情況，編寫《合同執(zhí)行情況》匯報。

10、認(rèn)真做好合同文本的保管工作。合同檔案應(yīng)防潮、防蛀、防火、防盜。合同檔案需專業(yè)人員保管，避免破損。二、信息和檔案管理方案（一）信息和檔案管理目標(biāo)信息和檔案管理目標(biāo)：形成良好的合同管理和信息和檔案管理機制。定期將各種檢測原始記錄、表格、技術(shù)檔案資料等的復(fù)印件報建設(shè)單位，使建設(shè)單位全面掌握工程建設(shè)實施情況。同時做好所有合同、信息和工程文檔的分類管理和存檔工作。按本項目的層次、性質(zhì)、內(nèi)容、類型科學(xué)有序地管理。（二）信息和檔案管理的重點和主要工作內(nèi)容項目信息主要是指：項目招投標(biāo)、勘察設(shè)計、施工調(diào)查、技術(shù)交底、施工生產(chǎn)管理、竣工交付使用、維修等項目生命期或某個階段中與項目監(jiān)理有關(guān)的內(nèi)容。如，法律法規(guī)、規(guī)章制度、項目組織實施、合同、質(zhì)量、安全、費用、進(jìn)度、風(fēng)險、建設(shè)單位、采購等信息，而信息和檔案管理的過程包括對以上項目信息的信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。1、及時向建設(shè)單位提交反映項目動態(tài)和管理工作情況的項目文檔；2、建立全面、準(zhǔn)確反映項目各階段工程狀況的圖表、文檔，收集、管理項目各類文檔和資料，建立完整的管理檔案；3、轉(zhuǎn)發(fā)招標(biāo)人發(fā)出的一切指示、通知和業(yè)務(wù)聯(lián)系單；4、采用圖表、統(tǒng)計技術(shù)或其他先進(jìn)的管理方法，定期公布項目質(zhì)量、進(jìn)度、成本數(shù)據(jù)，就項目中存在或出現(xiàn)的問題向建設(shè)單位及各子項目中標(biāo)公司提出獨立、公正、公平的意見建議或解決方案；5、當(dāng)項目建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問題或嚴(yán)重偏離計劃時，應(yīng)及時向建設(shè)單位報告，并提出對策建議，同時督促建設(shè)單位盡快采取措施。6、本項目完成后向建設(shè)單位提供項目完成竣工資料以及與其內(nèi)容相同的電子版文檔。（三）信息和檔案管理目錄信息和檔案管理目錄表信息類型時間供應(yīng)信息者信息接受者上級建設(shè)單位施工管理設(shè)計有關(guān)上級工作指示不定時部、市有關(guān)部門會議紀(jì)要定時建設(shè)單位、承建單位、管理單位管理月報定時管理單位備忘錄不定時管理單位質(zhì)量驗收不定時建設(shè)單位工程量申報定時建設(shè)單位工程款申報定時建設(shè)單位工程師通知不定時管理單位（四）信息和檔案管理的流程信息和檔案管理流程：各方文件資料匯總各方文件資料匯總檔案管理員簽收、登記不完整檔案管理員簽收、登記信息員確認(rèn)完整資料是否完整信息員確認(rèn)完整資料是否完整各專業(yè)工程師簽認(rèn)，填寫有關(guān)表格各專業(yè)工程師簽認(rèn)，填寫有關(guān)表格總監(jiān)理工程師簽認(rèn)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)信息員登記臺帳信息員登記臺帳檔案管理員發(fā)文、歸檔檔案管理員發(fā)文、歸檔（五）信息和檔案管理制度與方法1、信息和檔案管理員負(fù)責(zé)本工程實施階段全過程的信息收集、整理、按規(guī)定編目輸入計算機工作，嚴(yán)格按照文件內(nèi)容的保密級別進(jìn)行分級管理，以免造成重要信息的混亂、泄密、丟失。2、總監(jiān)理工程師組織定期工地會議或工作會議，信息和檔案管理員負(fù)整理會議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)后分發(fā)。3、專業(yè)工程師定期或不定期檢查承建單位的原材料，構(gòu)配件設(shè)備的質(zhì)量狀況以及工程質(zhì)量的驗收簽認(rèn)。4、專業(yè)工程師督促檢查承建單位及時整理施工技術(shù)資料。5、隨時向總監(jiān)理工程師報告工作，并準(zhǔn)確及時提供有關(guān)資料。（六）項目信息保密措施與方法由建設(shè)單位及承建單位提供的圖紙、詳細(xì)資料、樣品、模型、模件和所有其它資料，被視為保密資料，僅被用于它所規(guī)定的用途。除非得到招標(biāo)單位的同意，不能向任何第三方透露。信息資料使用后，如招標(biāo)單位要求歸還的，應(yīng)歸還所有招標(biāo)單位認(rèn)為有必要歸還的保密資料。1.根據(jù)造價咨詢工作特點對涉密與非涉密計算機予以明確區(qū)分。明確造價咨詢服務(wù)專用電腦、辦公文件制作專用電腦