有效溝通與會議管理概述

有效溝通與會議管理每個人都以一定方式進行溝通，可是能恰如其分地表達信息的經理卻不多，學習一些根本技巧可以使你的表達更加清晰。我不是說我沒說過它，我說的是我沒有說我說過它，我希望你能明白我的意思。關于溝通的問題溝通是什么？為什么要溝通？溝通是怎樣發(fā)生的？影響溝通的人性因素有哪些？有效的溝通有技巧溝通：意義的傳遞與理解。無論多么偉大的思想，如果不傳遞給其他人并被其他人理解，都是無意義的。完美的溝通〔如果存在的話〕，是想法或思想傳遞到接受者后，接受者者所感知到的心理圖像與發(fā)送者發(fā)出的完全一樣。

溝通不是什么？不是說的越多越好不是只說給人家聽不是只聽人家說分享隱私不是健康的溝通為什么要溝通溝通可以控制員工的行為溝通可以鼓勵員工溝通可以釋放員工的情緒溝通能夠傳遞信息研究說明，對于人際沖突來說，溝通不良可能是最主要原因。人們用70%的時間〔除了睡眠〕進行溝通〔包括聽、說、讀、寫〕有效溝通是組織績效的重要保證。....精品資料網

JOHARI視窗與溝通開放區(qū)：人我共知盲區(qū)：人知我不知隱蔽區(qū)：我知人不知未知區(qū)：人我均不知人們常見的兩種觀點認為自己觀察、思考和行動方式都是對的，所以如果別人與自己看法有不同，就一定是錯的別人對生活的看法與我相同----或者至少應該相同溝通過程信息源編碼渠道解碼接受者信息信息信息信息反響共同背景制造經理發(fā)送者采購經理接收者傳送反響

溝通渠道語言溝通：口頭語言〔面對面、非面對面〕、文字溝通〔信件、便條〕非語言溝通：身體語言〔姿態(tài)、表情、手勢、目光、空間距離〕、語調語氣等

溝通渠道非言語信息

65%言語信息

35%溝通信息來源面部表情

55%

聲音

38%文字7%....精品資料網非言語溝通類型溝通距離親密距離：一般在45cm以內私人距離：在45~75cm之間社交距離：在75~210cm之間公眾距離：在210cm之外溝通影響因素：先要知人個性差異認知特征歸因特征動機不同態(tài)度、行為一致性溝通風格差異主要的個性類型四種氣質類型〔膽汁質、多血質、粘液質、抑郁質〕三成分論〔本我、自我、超我〕內傾、外傾說16種個性因素〔16PF〕價值觀分類1)、理論型2)、經濟型3)、審美型4)、社會型5)、政治型6)、宗教型

知覺特征知覺是個體為了對自己所在的環(huán)境賦予意義而解釋感覺印象的過程?！叭藗兊男袨橐运麄儗ΜF實的知覺為根底，而不是以現實本身為根底。〞溝通中通常有70%--90%的信息被過濾掉了〔公司里層級越多，信息失真越厲害〕。....精品資料網影響知覺的因素知覺情景因素：時間工作環(huán)境社會環(huán)境知覺者因素：態(tài)度動機興趣經驗期望知覺對象因素：新奇運動聲音大小背景臨近知覺偏差與溝通物知覺相對性〔形象與背景、比照〕選擇性整體性組織性〔接近原那么、相似原那么、閉合原那么、連續(xù)原那么〕選擇性知覺暈輪效應刻板模式投射效應比照效應首因近因效應人們的知覺偏好不同視覺型：快人快語，呼吸急促，手勢多幅度大，說話時眼睛朝上看。喜歡用視覺詞語〔象畫家〕。聽覺型：慢條斯理，呼吸平緩，有節(jié)奏，手勢不多，眼睛平視。喜歡用聽覺詞語〔象音樂家〕感覺型：言行都較平緩，少有手勢，甚至不用手勢，呼吸悠長，隨意性強，眼睛朝下看。喜歡用感覺詞語〔象詩人〕。歸因與行為選擇歸因即對行為原因的判斷和解釋。人的歸因有自我效勞傾向....精品資料網溝通風格分類與測量駕馭型：性格外向、意志堅強、果斷務實、人際關系遲鈍。符號：老鷹。表達型：口齒伶俐、殷勤隨和、樂于助人、擅長交際、注重關系。符號：孔雀。親和型：忠誠可靠、易于相處、反響敏捷、專心致志、注重關系、猶豫不決。符號：鴿子分析型：彬彬有禮、藏而不露、注重條理、缺乏情調、離群索居。符號：貓頭鷹。提高溝通技巧溝通的根本原那么學會傾聽有效提問理解身體語言溝通的根本原那么〔一〕明確的目標：希望取得什么結？主要目的？對方需要了解什么？為了求得幫助我要為他做點什么？為什么這次會談重要？對方對我要說的有哪些了解？SMART原那么：具體、可量化、可行、現實、時限溝通根本原那么〔二〕積極的態(tài)度〔自我預言實現〕把對方當人看相應的技巧運用....精品資料網傾聽—有效溝通途徑之一大自然賦予人兩只耳朵，卻只有一個舌頭，這是一個溫和的暗示：人應該聽多于說。傾聽時要把兩只耳朵都用上，一個聽意思，一個聽感受。決策者如果不注意傾聽，就很難獲得足夠的信息做出正確的決策。

用HEART聽EAR----HEAR----HEARTHUSH：安靜EMPATHIZE：同情心ASK：提問REFLECT：回應TONE：語調有效傾聽的八種行為使用目光接觸展現贊許性的點頭和恰當的面部表情防止分心的舉動或手勢提問復述防止中間打斷說話者不要多說使聽者與說者的角色順利轉換你的專心傾聽可以幫助說話者樹立信心應該始終相信別人說的話，直到有證據說明那是謊話誤解是由選擇性傾聽，即只聽到你想聽的內容引起的經常插話會使人因表達受阻而感到不悅急于表達觀點是管理者過于關注自我的表現SOFTENERSS：微笑O：開放F；向前傾T：觸摸E：目光交流N：點頭E：鼓勵R：換位思考S：空間距離....精品資料網有效提問如果要他人具體答復就要具體發(fā)問問開放式問題可以洞悉他人性格并鼓勵他人作答盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氣氛沒有錯誤的答復，只有沒提出的問題用眼睛傾聽：理解身體語言

高貴和尊嚴、自卑和好強、精明和機敏、傲慢和粗俗，都能從靜止或者運動的面部表情和身體姿勢上反映出來

----蘇格拉底人的身體是不會說謊的。識別身體語言〔1〕朝一邊點頭上下點頭搖頭頭朝對方微側單手或雙手抱頭雙臂展開雙手插袋雙臂交叉抱胸雙手合十捋發(fā)十指尖相觸指點某人/物握拳/搓手雙腳僵硬腳尖點地跺腳擺動二郎腿識別身體語言〔2〕不期而遇時有向前傾向身體和頭直接面對對方開放的形體姿態(tài)肯定性的點頭活潑的動作減少個人距離適當的放松接觸/微笑保持目光接觸短時間的目光接觸白眼不快樂的面部表情相對較少的動作身體僵硬神情冷漠，漠不關心封閉的形體姿態(tài)身體緊張....精品資料網識別身體語言〔3〕放松的姿勢昂首直立的身姿果斷有力的手勢持續(xù)而又直接的凝視相對夸張的動作適當的瞪眼適時的打斷適當地接近別人身體緊張/過度微笑別人發(fā)言時一直注意不直接看別人頻繁地向下看很早到場坐在會議桌的最后經常移動腳注意力分散動作僵硬

眼球運動回憶：眼球向左編造：眼球向右

90%的人符合這個規(guī)律，另外10%的人正好相反。

溝通者的身體原那么：與對方協(xié)調一致做一個善于溝通的好領導成功地傳達信息是領導者必備的素質情景領導與溝通工作溝通指令卡內基溝通六原那么授權參與推銷指示S4S3S2S1高關系低任務低關系低任務高任務低關系高任務高關系任務行為（指導行為）溝通行為（支持行為）（低)（高）（高）領導者溝通行為成熟不成熟R4有能力并愿意R3有能力但不愿意R2無能力但愿意R1無能力且不愿意高中低下屬的成熟度情景領導與溝通模型工作溝通指令要點開宗明義、目標明確指出哪些資源可以利用規(guī)定時限指出應采取的行動結果要求語言簡潔、明確、有力〔練習：調查員工對餐飲部的反響〕....精品資料網卡內基溝通六原那么真誠喜歡微笑多提他的名字作耐心的聽者，鼓勵別人談自己談符合別人興趣的話題真誠地讓他人感到自己重要管理溝通要訣積極傾聽，積極回應，傾聽總在告知前肯定總在否認前只有描述，沒有評論給他面子，不要爭論尊重他人，理解他人坦率認錯，毫不掩飾

會議目的處理信息：如聽取匯報，發(fā)布指令，宣布或解釋某些決定解決問題：如應付不滿，解決危機作出決定：決策，進行授權激發(fā)創(chuàng)意：如開展研討，尋求創(chuàng)造性解決方案

會議議程編制會議議程要點1要包含日期、時間、地點和目的等細節(jié)2主要目的盡量明確3與會者要確切知道會議要求4每項議程的時間分配要表達優(yōu)先順序5可以提前結束，盡量不要超時防止在一天中情緒低落時開會早些討論最重要的問題會議議程不要超過一頁紙把有潛在問題的會議安排在中立地點

座位安排非正式會議最好用圓桌確保所有參加者能互相看到使參加者保持一臂間距不要用太舒適的椅子對有爭議的問題防止觀點相反或十分相近的人比鄰而坐，以分散對抗盡量讓聲音最響、最直言不諱的人坐主席對面....精品資料網

出席會議會前擬定發(fā)言提綱〔調查、交流、試探、游說帶著堅決明確的目標和適當的策略識別對立方，爭取會前分享信息發(fā)言清晰、簡明、積極發(fā)言前深呼吸，注意聲調和體語的影響力傾聽、提問主席會怎樣濫用職權偏袒一方優(yōu)柔寡斷操縱會議發(fā)怒

主持會議了解職責研究與會者〔個性、派別、動機等〕掌握會議節(jié)奏〔推進、總結〕