公文處理與檔案管理教材

公文處理

與檔案管理

19November20231公文處理文件的生命周期理論發(fā)文處理收文處理概念區(qū)分19November20232文件的產(chǎn)生—發(fā)文文件的運(yùn)轉(zhuǎn)—辦文暫時(shí)保存—?dú)w檔永久保存/銷毀1.文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期〞概念。19November202332.發(fā)文處理19November20234擬文：擬稿人核稿：發(fā)文單位、內(nèi)容、文種、格式簽發(fā)：部門領(lǐng)導(dǎo)→組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)登記：發(fā)文字號(hào)繕?。簭?fù)核：發(fā)文手續(xù)、附件等

發(fā)文處理擬稿紙文頭紙19November2023519November20236第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委011〕7號(hào)青奧組委﹝2021﹞7號(hào)簽發(fā)人：╳╳委〔2021〕7號(hào)關(guān)于╳╳╳╳的請(qǐng)示中國奧委會(huì)：經(jīng)╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附：╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)青奧組委函﹝2021﹞7號(hào)關(guān)于╳╳╳╳的函╳╳╳：一、小標(biāo)宋或黑體〔一〕3號(hào)楷體1.3號(hào)仿宋〔1〕二〇一一年七月四日

第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委〔2021〕7號(hào)簽發(fā)人：組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報(bào)；2、青奧組委給國務(wù)院及其部門的報(bào)告、請(qǐng)示；3、青奧組委與其它單位聯(lián)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會(huì)各部門的文件；6、經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意的其它文件。2.1組委會(huì)行文19November202372.1組委會(huì)行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1、函件青奧組委函〔2021〕7號(hào)2、批復(fù)青奧組委復(fù)〔2021〕8號(hào)19November202382.2青奧辦行文南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)〔2021〕2號(hào)給市委、市政府的請(qǐng)示、報(bào)告；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件寧青奧辦函〔2021〕2號(hào)青奧辦的批復(fù)寧青奧辦復(fù)〔2021〕2號(hào)19November202392.3部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)××部〔廳〕文件青奧廳〔2021〕17號(hào)簽發(fā)人：部門領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委各部門的請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)××部〔廳〕1、函件青奧策函〔2021〕7號(hào)2、批復(fù)青奧宣復(fù)〔2021〕8號(hào)19November2023103.收文處理簽收登記、填寫辦文單或傳閱單審核是否受理、文種、辦理意見送閱組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批轉(zhuǎn)辦轉(zhuǎn)交各部辦理催辦3個(gè)工作日內(nèi)處理，并報(bào)告辦理結(jié)果19November2023113.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級(jí)機(jī)關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會(huì)〔或青奧辦〕答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。19November2023124.概念區(qū)分“請(qǐng)示〞與“報(bào)告〞。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。“請(qǐng)示〞與“函〞〔商請(qǐng)函、詢答函、請(qǐng)批函、答批函〕“南京市青奧辦〞與“南京青奧組委〞“擬文〞與“辦文〞、“傳閱〞19November202313檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物檔案重大活動(dòng)檔案的收集文獻(xiàn)資料19November2023141.什么是檔案19November202315

檔案是階級(jí)社會(huì)的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺(tái)、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊(cè)庫、皇史宬等。1.什么是檔案——定義

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。19November202316各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的保存?zhèn)洳榈臍v史文件記錄方式和載體是多種多樣的歷史的原始記錄1.什么是檔案——檔案的種類產(chǎn)生領(lǐng)域文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案等）載體形式紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案（甲骨、泥板、布帛、膠片、磁介質(zhì)等）記錄方式文字檔案、電子數(shù)碼檔案、實(shí)物檔案、錄音、錄像檔案、口述檔案等19November2023171.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容檔案工作基礎(chǔ)工作收集整理鑒定保管統(tǒng)計(jì)檢索編研利用編研提供利用19November2023182.文書檔案——?dú)w檔范圍1、工作方案、方案、總結(jié)、大事記、簡報(bào)等。2、制發(fā)的各種文件及領(lǐng)導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守那么等。4、黨支部活動(dòng)形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會(huì)議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的記錄、處理意見、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動(dòng)資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國際奧委會(huì)等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。19November202319文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國務(wù)院及中央、國家有關(guān)部門對(duì)青奧組委請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人為青奧會(huì)所作的題詞、賀詞、講話和指示等。

以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級(jí)部門提交的工作報(bào)告；青奧組委與中央、國家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會(huì)、全會(huì)、執(zhí)委會(huì)、秘書長辦公會(huì)、專題會(huì)及其他重要會(huì)議的文件材料。19November2023202.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外重要活動(dòng)中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報(bào)、、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡報(bào)等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購置方案、請(qǐng)示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。19November2023212.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會(huì)、各國際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作方案、安排及相關(guān)文件材料，包括請(qǐng)示、批件、登記表等；重要外事活動(dòng)方案，外賓、貴賓名單，邀請(qǐng)函，會(huì)談紀(jì)要，備忘錄等；大型宴會(huì)方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來的電報(bào)。19November2023222.1文書檔案歸檔范圍——總體籌劃部青奧組委向國際奧委會(huì)提交的工作報(bào)告；以青奧組委名義向國內(nèi)外媒體和社會(huì)各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)；青奧組委重點(diǎn)工作方案；編制?總體工作進(jìn)度表?及根底方案；有關(guān)青奧村的工作方案和實(shí)施方案；工程管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。19November2023232.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會(huì)工作及活動(dòng)中形成的文件材料；青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)?工作人員手冊(cè)?；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼方法；工作人員培訓(xùn)方案及實(shí)施細(xì)那么；年度考核方法及相關(guān)材料；面向社會(huì)公開招聘形成的文件資料。19November2023242.1文書檔案歸檔范圍——市場(chǎng)開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行方案、贊助商識(shí)別方案、火炬接力活動(dòng)市場(chǎng)開發(fā)方案、文化活動(dòng)市場(chǎng)開發(fā)方案、市場(chǎng)開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供給商銷售方案；特許經(jīng)營方案及郵品、紀(jì)念幣方案；對(duì)青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、分析的材料；對(duì)贊助商／轉(zhuǎn)播商的接待方案及提供效勞所產(chǎn)生的文件材料；贊助商參謀組會(huì)議、贊助商研討會(huì)等相關(guān)會(huì)議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略方案和操作方案；青奧組委捐贈(zèng)登記及各類統(tǒng)計(jì)資料等。19November2023252.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動(dòng)、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會(huì)徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動(dòng)方案等；籌劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動(dòng)、奧林匹克主題活動(dòng)形成的文件材料；會(huì)徽、桔祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料；征集、評(píng)選會(huì)歌文件，會(huì)歌原稿及青奧會(huì)入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計(jì)活動(dòng)的相關(guān)文件材料。19November2023262.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等；對(duì)國內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊(cè)、折頁、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計(jì)、評(píng)選方案及相關(guān)材料；參加國內(nèi)外有關(guān)展覽活動(dòng)的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會(huì)的材料及對(duì)國內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號(hào)及標(biāo)語；比賽場(chǎng)館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料19November2023272.1文書檔案歸檔范圍——體育與場(chǎng)館部競(jìng)賽規(guī)程總那么、總秩序冊(cè)，各競(jìng)賽工程設(shè)置方案、競(jìng)賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場(chǎng)地的文件材料；28個(gè)國際單項(xiàng)體育組織〔IF〕關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會(huì)比賽場(chǎng)館、競(jìng)賽日程的文件材料；運(yùn)發(fā)動(dòng)資格審查方法；運(yùn)發(fā)動(dòng)報(bào)名手冊(cè)，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)發(fā)動(dòng)名冊(cè)；競(jìng)賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊(cè)、指南等19November2023282.1文書檔案歸檔范圍——體育與場(chǎng)館部頒獎(jiǎng)工作方案，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書等；審定場(chǎng)地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會(huì)，確定裁判長〔總裁判長〕、副裁判長〔副總裁判〕的文件；總成績冊(cè)，每日成績公告。19November2023292.1文書檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、實(shí)施細(xì)那么；青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理方法；青奧組委物資需求方案，物資、采購的管理制度及相關(guān)文件；青奧會(huì)財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理方法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。19November2023302.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧〞總體方案、實(shí)施方案；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信工程等工作的運(yùn)行、實(shí)施方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)效勞等文件材料；計(jì)算機(jī)效勞系統(tǒng)技術(shù)手冊(cè)、使用指南；青奧會(huì)期間的計(jì)時(shí)記分、成績處理、運(yùn)動(dòng)會(huì)管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會(huì)場(chǎng)館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場(chǎng)館運(yùn)營隊(duì)伍中形成的文件材料。19November2023312.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場(chǎng)館建設(shè)中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會(huì)醫(yī)療效勞工作規(guī)劃；各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動(dòng)開展疾病防疫、監(jiān)測(cè)等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測(cè)前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料；與動(dòng)物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會(huì)期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略方案、運(yùn)行方案及相關(guān)文件材料19November2023322.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會(huì)前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度確實(shí)定★19November2023332.3文書檔案的整理19November202334件的確定裝訂排列編制歸檔號(hào)編目裝盒2.3.1件確實(shí)定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會(huì)議記錄類材料19November2023352.3.2裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

19November2023362.3.3編目件號(hào)責(zé)任者題名日期保管期限頁數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國際奧委會(huì)主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實(shí)施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單[關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車項(xiàng)目的來信的答復(fù)]（附來信）20100813永久338體育與場(chǎng)館部關(guān)于赴新加坡青奧會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告20101231永久719November2023373.數(shù)碼照片檔案19November202338照片號(hào)：20210055題名：在國際奧委會(huì)122次全會(huì)上國際奧委會(huì)主席羅格宣布南京獲得2021年青奧會(huì)主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時(shí)間：20210110攝影者：國際奧委會(huì)3.1歸檔范圍領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位重大事件、活動(dòng)的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。19November2023393.2歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原那么上應(yīng)為原件19November2023403.3著錄工程照片號(hào)責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類別攝影者密級(jí)備注20100001南京市青奧辦南京申辦代表團(tuán)參加瑞士洛桑舉行的國際奧委會(huì)青奧會(huì)申辦工作會(huì)議，圖為代表在現(xiàn)場(chǎng)研究工作，左一國家體育總局外聯(lián)司司長宋魯增，左三王詠紅副市長20090310數(shù)碼件蔣平

20100002南京市青奧辦季建業(yè)市長到青奧辦調(diào)研工作，圖為季建業(yè)市長（左四）講話20091121數(shù)碼件蔣平

20100003南京市青奧辦國際奧委會(huì)第122次全會(huì)青奧會(huì)申辦城市陳述會(huì)議會(huì)場(chǎng)20100210數(shù)碼件楊磊

19November2023414.實(shí)物檔案會(huì)徽設(shè)計(jì)特許商品吉祥物獎(jiǎng)牌證書19November2023424.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍青奧會(huì)會(huì)徽、桔祥物、會(huì)歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀(jì)念品、旗幟等實(shí)物青奧會(huì)開閉幕式及各比賽場(chǎng)館舉行的半決賽、決賽等重大活動(dòng)、會(huì)議的門票，以及相關(guān)標(biāo)志、宣傳冊(cè)、紀(jì)念品、證件和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)實(shí)物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計(jì)的各類特許產(chǎn)品，如鑰匙鏈、紀(jì)念章、紀(jì)念郵票、紀(jì)念幣、郵折等國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人舉辦的各類活動(dòng)中，與青奧相關(guān)的，并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物和文獻(xiàn)資料19November2023434.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人為青奧會(huì)制作并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物及其背景資料，包括工藝品、橫幅等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞