如何組織高效會議

如何組織高效率會議2021/5/91權(quán)威統(tǒng)計：在我國，一個單位的領(lǐng)導(dǎo)一年有80%的時間在開會（約40%參加上級部門的會議，40%參加本部門會議）；我國每天召開的會議約240萬個；全國每年會議經(jīng)費達35億元！2021/5/92會議的組成部分：前段：會前準備工作要想經(jīng)營成功的會議，必須要有周全的會前準備工作。很多會議因為缺乏充分的會前準備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。1、會議召集人的會前工作清單

2、與會者的會前準備工作中段：議事過程是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進行，以保證會議的高效率進行。開會參考流程末段：會后追蹤

會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主席在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進行匯報。會中分派工作一覽表GO2021/5/93會議召集人的會前準備工作清單：開會目標是否清楚；決定與會者名單；決定與會者的參與程度；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、會議長度、地點；準備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。2021/5/94與會者的會前準備工作：基本的工作就是對自己負責的議題有充分的了解，并有充分的資料提供給其他與會者；會前了解自己在會議中發(fā)揮的作用，若在會前還不知道自己負責的議題或職責范圍，應(yīng)及時向組織者詢問。

給與會者的幾個建議2021/5/95給與會者的幾個建議：1、發(fā)言內(nèi)容要有組織2、適時發(fā)言3、一次只討論一個要點4、口齒清晰、陳述有力5、讓證據(jù)說話6、仔細傾聽他人討論7、避免不當?shù)闹w語言2021/5/96會議目標：會議中所要解決什么問題，以及對會議中討論的議題所期望能達到的最好效果，既問題在會議中期望被解決的程度。2021/5/97會議時間、長度及地點：若非緊急會議，早上9點鐘到十點半鐘，下午2點半鐘到3點半鐘是最佳開會時間，此段時間是一天中精神狀態(tài)最好、工作狀態(tài)最佳的時段；除非有必要，一般會議盡量不超過一小時；會議地點一般不要選擇在太過舒適或新奇的地方，否則很容易分散與會者的注意力。2021/5/98會議主席（主持人）：

一個重視議事效率的主席對于應(yīng)付會中的臨時狀況，應(yīng)要有兩把刷子，控制討論方向不致離題，到刺激與會者進行批判性思考，都有賴于主席的經(jīng)驗與智慧，主席應(yīng)時時打開其“第三只耳朵”。

會議主席的幾大職責2021/5/99主席的幾大職責：1、營造和諧的氣氛；2、控制討論方向，使會議照議程進行；3、正確總結(jié)各段落或議題的討論內(nèi)容；4、引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言； 5、尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的情況；6、減少與議題無關(guān)的爭辯與討論；2021/5/910會議記錄的組織與整理：標題、會議目標、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；使用簡短的文字，明述與會者的討論重點；工作分派情形及完成日期記錄無誤；2021/5/911會議記錄的內(nèi)容：討論過程中所達成的各種共識（要不厭其煩的向與會者確認每個結(jié)論無誤）；有哪些證據(jù)支持此議案通過，及反對意見為何；分派工作的詳細情形，及完成日期。2021/5/912會議記錄者的職責：及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚；適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行；向各與會者確認各議案的排序是否無誤。2021/5/913給會議記錄的幾點建議：1、重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議時有據(jù)可循；2、除非有必要，定期招開的會議通常不用錄音。因花費時間錄下的詳細內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔任；4、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢，易于了解，同時不失真；5、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；6、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；7、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。2021/5/914會議的議程設(shè)計：好的議程設(shè)計有助于討論上軌道，也就是在預(yù)定的時間內(nèi)討論各相關(guān)議案細節(jié)；好的議程設(shè)計也可避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會者一步步達到目標；會前應(yīng)把會議議程表分發(fā)給各與會者，并且在議程表里明確各議題所預(yù)計使用的時間，供主席及與會者遵循；議程表最好有固定格式的表格，以避免在設(shè)計議程時遺漏須考慮到的事項。會議議程表范例2021/5/915開會通知：開會通知應(yīng)包括請他開會的理由、該準備哪些材料及會議召集人所期望的會議目標。注：通知時除口頭通知外最好附上書面通知，畢竟白紙黑字比口頭邀請來的正式。

（會議通知范例）2021/5/916會議參考流程：導(dǎo)言：

主席開場白討論過程：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達成共識。1、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）…

…

（主席確認以上原因各與會者都無異議，再進行下一步驟）。2、商討并列出可能的對策：分別是（1）…（2）…（3）…

…

（主席確認以上原因都已詳細討論，再進行下一步驟）。3、比較第二步所列對策，對其進行評估，看何者最符合原議事目標，并達成決議、確定對策（1）…（2）…（3）…

…結(jié)論：

1、請會議記錄者重述已達成的決議；2、詢問與會者有無異議；3、確認工作分配完成并已記錄妥當。2021/5/917主席的開場白：1、陳述問題、會議目標（通過此次會議期望解決到何種程度）;2、提供與討論內(nèi)容相關(guān)的資訊，并強調(diào)其中不可忽視的內(nèi)容；3、將問題分類并確定本次會議的側(cè)重點及討論順序。一定要注意不要讓非重點及不相干的內(nèi)容占用太多時間；4、聲明會議記錄者的工作內(nèi)容；5、詢問與會者有無修改議程的需要。2021/5/918會議幾大問題：1、不守時2、離題、閑聊3、無結(jié)論4、缺乏議程設(shè)計或會議目標的會議5、低效率的會議主持人6、與會者心不在焉7、與會者未準備開會資料8、過多或無組織的開會資料9、會議無記錄2021/5/919TBC之一貫問題:會議未準時開始：

1、主席未準備就緒，導(dǎo)致開會延后，主席的信任度將大打折扣；2、與會者未準時，若此人不是攸關(guān)會議決議的人的話最好不等。否則，一貫準時的人也會認為：“既然每次都不能準時開會，那我就沒有必要準時到會了?！蔽窗凑疹A(yù)定的時間進行討論：

1、防止話多且內(nèi)容空泛、無重點的與會者占用太多時間；

2、若因為一些重要議題不得不延長其討論時間，則應(yīng)選擇考慮修改會議議程時間安排表。

2021/5/920離題、閑聊：在討論過程中很容易離題。

原因：通常是因為議程設(shè)計不夠緊湊，導(dǎo)致無法按計劃討論，或臨時有更吸引與會者的話題。對策：1、每個議案討論告一段落時，即做歸納整理，以確保討論能照預(yù)期的進度進行。

2021/5/921無結(jié)論：原因：“缺乏討論整合的能力”，即在話題轉(zhuǎn)換時沒有人可以將已討論的事項做有系統(tǒng)的歸納。對策：主席應(yīng)時時注意將與會者提出的新意見與討論過的建議相整合，在必要時可以打斷發(fā)言，把各種意見中彼此相符合或相沖突的部分做比較。2021/5/922缺乏課程設(shè)計或開會目標：好的議程設(shè)計是高效率會議的開始。

離題、無結(jié)論等問題在缺乏議程設(shè)計或目標不明的會議里非常容易發(fā)生，因此好的議程規(guī)劃確有其必要性。2021/5/923會議無記錄：好的會議記錄者在會中所能發(fā)揮的作用僅次于主席，他能夠?qū)h進程的把握起到相當?shù)淖饔茫蝗魺o會議記錄則會議中的重要意見或決議就有可能被遺漏；同時在會議中已被討論過并已達成決議的事項有可能被重復(fù)討論。2021/5/924TBC會議分類：聯(lián)絡(luò)型會議匯報型會議達成決議或解決問題型會議問答式會議教育、演講型會議2021/5/925聯(lián)絡(luò)型會議：部長聯(lián)絡(luò)會科長聯(lián)絡(luò)會科內(nèi)聯(lián)絡(luò)會班長聯(lián)絡(luò)會班前班后會匯報型會議：部科長會月度總結(jié)會品質(zhì)管理委員會評審型會議：質(zhì)量管理體系評審會DR認證會教育型會議：TPM指導(dǎo)會TPM專題教育全員教育專題型教育TBC會議明細：達成決議或解決問題型會議：欠點討論會QC小組研討會新產(chǎn)品開發(fā)研討會2021/5/926聯(lián)絡(luò)型會議的會前準備工作：會議組織者：1、會議時間、地點、會議預(yù)計長度的確定；2、與會者名單的確定；3、會議議程表的作成；4、開會通知。與會者：

1、所屬部門重要問題及須聯(lián)絡(luò)事項的整理；2、確認會議時間、地點、議程安排及會中注意事項。2021/5/927聯(lián)絡(luò)型會議的議程安排：主席（主持人）開場白1、確定聯(lián)絡(luò)的主要事項（設(shè)備、品質(zhì)、交貨期等），并提供相關(guān)的訊息或資料；2、會議目標的確定（即對所聯(lián)絡(luò)事項通過此會議所期望解決的程度）；3、對與會者及會議記錄者提出注意事項。聯(lián)絡(luò)討論過程1、確認上一次會議所分配工作的完成情況；2、按照議程表的安排各與會者陳述本部門重要問題及聯(lián)絡(luò)事項；3、由主席或會議記錄者總結(jié)提取須討論、解決的問題；