淺談信息化條件下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

淺談信息化條件下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘

要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今世界已經(jīng)完全進(jìn)入了信息時(shí)代，效率以及效益已經(jīng)成為了人們的主要追求。同時(shí)，在最近這幾年，機(jī)關(guān)活動(dòng)數(shù)量以及所需要處理的事物也越來(lái)越多，導(dǎo)致了其文書(shū)檔案種類與數(shù)量都日益增多，使檔案管理工作難度出現(xiàn)了極大程度的增加。在這種背景下，怎樣更加高效的完成檔案管理已經(jīng)成為了機(jī)關(guān)工作人員需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。鑒于這種情況，本文首先對(duì)信息化條件下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，然后以此為基礎(chǔ)提出了幾點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：信息化條件;機(jī)關(guān)文書(shū);檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的必然趨勢(shì)，通過(guò)對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)機(jī)關(guān)文書(shū)的檔案信息化管理卻還有一定問(wèn)題存在，導(dǎo)致了信息化的作用并沒(méi)有得到有效發(fā)揮，也就影響了檔案管理的作用發(fā)揮，對(duì)機(jī)關(guān)工作的順利展開(kāi)造成了極大的消極影響。在這種情況，機(jī)關(guān)必須采用更加科學(xué)合理的方式強(qiáng)化文書(shū)檔案管理，從而有效提升機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的工作效率，為相關(guān)工作的有效展開(kāi)提供更有力的支持和保障。所以，本文展開(kāi)信息化條件下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的措施探討有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息化條件下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

（一）規(guī)范性還有比較大的提升空間存在

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，即使很多機(jī)關(guān)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重要意義，并將這項(xiàng)工作提上了日程。然而，通過(guò)對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理在信息化方面的規(guī)范性卻依舊相對(duì)較低，還有比較大的提升空間。導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因就是在當(dāng)前這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，相關(guān)科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度非?？?，造成了信息化平臺(tái)升級(jí)以后，大量的數(shù)據(jù)信息以及電子文件會(huì)有極大可能出現(xiàn)查詢困難甚至丟失的情況。同時(shí)行政文件內(nèi)容還包含了個(gè)人的社保、保險(xiǎn)證明以及工作經(jīng)歷等內(nèi)容，這些都必須及時(shí)更新并移交給檔案紀(jì)念室保管。

（二）人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低

要想更加高效的完成信息化條件下的文書(shū)檔案管理工作，機(jī)關(guān)必須擁有一支專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)。現(xiàn)在很多機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的工作人員，其信息素養(yǎng)都相對(duì)較低，根本不符合文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展的需要，對(duì)相關(guān)工作的順利展開(kāi)造成了比較大的消極影響。

（三）還沒(méi)有形成健全完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)對(duì)現(xiàn)在我國(guó)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展實(shí)際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在我國(guó)機(jī)關(guān)在文書(shū)的檔案信息化管理上卻還沒(méi)有構(gòu)成科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，在電子文檔的借用、查閱、歸檔、整理以及收集等方面的規(guī)章制度還有比較大的缺陷和不足，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作的順利展開(kāi)。

二、信息化條件下強(qiáng)化機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的策略探究

（一）進(jìn)行管理規(guī)范的健全完善

實(shí)際上，每個(gè)機(jī)關(guān)都擁有獨(dú)屬于自身的文書(shū)檔案管理機(jī)制，然而這些管理機(jī)制基本上都是以過(guò)去紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)制定的，并不符合信息化條件下文書(shū)檔案管理的實(shí)際需求。所以，在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制制定的時(shí)候，機(jī)關(guān)必須轉(zhuǎn)變工作理念，提升對(duì)檔案管理思想的重視，加強(qiáng)檔案推行工作力度，并根據(jù)實(shí)際推行情況進(jìn)行檔案工作規(guī)范的不斷優(yōu)化，以此來(lái)更加高效的完成檔案管理工作，為后續(xù)查詢提供更大的便利，并推動(dòng)數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮，為百姓生活的順利展開(kāi)貢獻(xiàn)更大的力量。

（二）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

要想使自身文書(shū)檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)得到有效提升，機(jī)關(guān)明確認(rèn)識(shí)到硬件設(shè)施的重要作用，加大在這方面的投入，進(jìn)行硬件設(shè)施的更新以及設(shè)備環(huán)境的優(yōu)化，只有這樣才可以為后續(xù)培訓(xùn)工作的針對(duì)性展開(kāi)打下一個(gè)更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓文書(shū)檔案管理工作人員能夠擁有更多的實(shí)踐練習(xí)機(jī)會(huì)，讓他們對(duì)相關(guān)設(shè)施有一個(gè)更為深入的了解和認(rèn)識(shí)。同時(shí)，機(jī)關(guān)還應(yīng)該定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行更具針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，以此來(lái)幫助他們跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，并將培訓(xùn)考核成績(jī)當(dāng)做工作成果評(píng)價(jià)的一部分，這樣他們才會(huì)更為積極主動(dòng)的投入到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中去，并使他們的自主學(xué)習(xí)觀念得到有效增強(qiáng)，從而為他們的信息化素養(yǎng)提升貢獻(xiàn)更大的力量。除此之外，機(jī)關(guān)中負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的工作人員還應(yīng)該對(duì)自身的交際面進(jìn)行拓展，多和其余部門的工作人員展開(kāi)交流溝通，并學(xué)習(xí)兄弟單位檔案信息化管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而來(lái)有效增強(qiáng)自身的信息化素養(yǎng)，為文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展起到更大的推動(dòng)作用，并為檔案信息數(shù)據(jù)作用的有效發(fā)揮提供更有力的支持和保障，達(dá)到讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿的最終目標(biāo)。

（三）進(jìn)行信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的健全完善

由于受到過(guò)去紙質(zhì)檔案管理方法以及管理觀念的影響，導(dǎo)致了現(xiàn)在信息化條件下的文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也變得越來(lái)越復(fù)雜，并且推動(dòng)其向著統(tǒng)一的方向發(fā)展，最終造成了文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)百花齊放，這也給檔案信息的傳遞以及傳輸工作的順利展開(kāi)產(chǎn)生了比較大的阻礙。要想有效解決這種情況，機(jī)關(guān)必須根據(jù)自身文書(shū)檔案工作管理的全過(guò)程情況構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。并以自身內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)為依托進(jìn)行機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建，這樣才可以為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的信息化發(fā)展起到更大的推動(dòng)作用，并為后續(xù)工作的順利展開(kāi)打下一個(gè)更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前這個(gè)信息時(shí)代，怎樣更加高效的完成信息化條件的檔案管理工作，提升檔案管理工作效率，為人們提供更為便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，已經(jīng)成為了機(jī)關(guān)檔案管理人員需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。在這種背景下，要想更加高效的完成檔案管理工作，機(jī)關(guān)必須跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作力度，加大資