企業(yè)行政管理課件

企業(yè)行政管理（程瀟逸）企業(yè)行政管理崗位職責日常辦公事務管理包括：日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括：辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括：印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括：會前準備、會中服務、會后工作；其他事務視各公司具體情況而定。

企業(yè)行政管理

溝通溝通包括：縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為：與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關職能部，與關系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調(diào)各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。

企業(yè)行政管理信息的收集和整理信息包括：企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規(guī)定；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學技術發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。企業(yè)行政管理良好的執(zhí)行力良好執(zhí)行力表現(xiàn)在：（1）應該做什么，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工

企業(yè)行政管理行政人員應具備素質(zhì)、能力企業(yè)行政管理職位名稱行政經(jīng)理職位代碼所屬部門行政部職系職等職級直屬上級職位概要:規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。工作內(nèi)容:

%組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案；

%組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；

%組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照；

%起草及歸檔公司相關文件；

%搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記；

%管理公司重要資質(zhì)證件；

%組織好來客接待和相關的外聯(lián)工作；

%主持部門內(nèi)部的建設工作，建設及維護內(nèi)部網(wǎng)絡；

%協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；

%對控制成本的方法提出建議。任職資格:教育背景:◆秘書、中文、公關、行政管理等相關專業(yè)本科以上學歷。培訓經(jīng)歷:◆受過管理學、戰(zhàn)略管理、管理技能開發(fā)、公共關系、財務知識等方面的培訓。經(jīng)驗:5年以上行政管理工作經(jīng)驗。技能技巧:◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)與公關能力，具備解決突發(fā)事件的能力；◆較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。態(tài)度:◆做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)；◆具有很強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。企業(yè)行政管理職位名稱行政助理職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級直屬上級行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務性工作及部門內(nèi)部日常事務工作。工作內(nèi)容:

%協(xié)助上級制定行政、總務及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計劃；

%協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理；

%協(xié)助高級管理人員進行財產(chǎn)、內(nèi)務、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務；

%考核和指導行政部工作人員的工作并給予業(yè)務指導；

%協(xié)助承辦公司相關法律事務；

%參與公司經(jīng)營事務的管理和執(zhí)行工作；

%會務安排。技能技巧:◆具有較強的時間管理能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)和公關能力，具備解決突發(fā)事件能力；◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件；◆熟練使用操作辦公自動化設備。態(tài)度:◆工作細致認真，謹慎細心，責任心強；◆具有很強的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，團隊意識強。企業(yè)行政管理職位名稱總經(jīng)理秘書職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級直屬上級行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務性工作。工作內(nèi)容:

%起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；

%起草公司股東會和董事會的會議材料；

%作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；

%起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件；

%協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作；

%接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；

%掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預約工作；

%收發(fā)傳真，并及時交給總經(jīng)理處理；

%完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。技能技巧:◆熟悉公司文檔管理；◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件及辦公自動化設備。態(tài)度:◆良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；◆工作細致認真，謹慎細心，條理性強；◆責任心強，勇于承擔挑戰(zhàn)性的工作；◆具有開拓精神和團隊精神。企業(yè)行政管理職位名稱秘書職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級直屬上級行政經(jīng)理職位概要:安排會談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件，進行文檔管理，對其他行政和業(yè)務方面的工作提供行政支持。工作內(nèi)容:

%接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；

%收發(fā)與回復日常郵件；

%撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；

%會談、會務安排；

%將信件及其他記錄歸檔；

%備份信件及其他文檔；

%安排商務旅行，做好預訂工作；

%接待訪客；

%采購、分發(fā)和控制辦公用品；

%分發(fā)錢款，進行簡單的賬務管理。技能技巧:◆熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等；◆有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的聽說能力。態(tài)度:◆認真負責，責任心強，積極主動執(zhí)行交辦工作；◆工作效率高，條理性強，有團隊合作精神；◆保密意識強。企業(yè)行政管理職位名稱前臺職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級直屬上級行政主管職位概要:做好公司日常行政事務工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率。工作內(nèi)容:

%轉(zhuǎn)接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊；

%接待來訪客人，并通報相關部門；

%管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復印機等辦公器材；

%打印、復印文件和管理各種表格文件；

%承辦員工考勤和外出登記；

%安排約會、會議室及差旅預定；

%保管各種手續(xù)、手冊；

%更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；

%協(xié)助組織公司活動。技能技巧:◆有良好的文字表達能力，有一定的英語基礎；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。態(tài)度:◆工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動；◆工作效率高，責任心強，具有團隊精神；◆保密意識強。企業(yè)行政管理職位名稱行政事務管理專員職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級直屬上級行政主管職位概要:管理公司的后勤服務工作、提供后勤保障。工作內(nèi)容:

%安排落實上級要求的各項任務，提供相關服務和后勤保障；

%參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進行；

%負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理；

%負責公司各類設備、設施維護，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；

%進行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況；

%辦理公司購車、車輛年檢的相關手續(xù)，安排活動用車，并統(tǒng)計人員用車的費用；

%對公司人員申領辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化；

%辦理上級臨時交辦的其他工作。技能技巧:◆能根據(jù)公司不同時期的發(fā)展需要，提供相應的物資設備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場行情，制定相應的計劃及書面匯報；◆有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動化設備；◆良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。態(tài)度:◆人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細致、踏實，責任心強，能吃苦耐勞。企業(yè)行政管理-13-6W2HPDCASWOT常用工作方法企業(yè)行政管理-14-2H6W1W—Why—目的2W—What—內(nèi)容3W—Who—人4W—Whom—對象5W—When—何時6W—Where—地點1H—How—方法2H—Howmuch或Howmany—費用企業(yè)行政管理-15-PDCA1、P（Plan）--計劃，確定方針和目標，確定活動計劃；2、D（Do）--執(zhí)行，實地去做，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容；3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，注意效果，找出問題；4、A（Action）--行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)。企業(yè)行政管理-16-1、S：Strength，優(yōu)勢、強項2、W：Weakness，弱勢、缺點3、O：Opportunity，機會4、T：Threatness，威脅SWOTSWOT是一種分析方法關于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關重要的意義。關于個人：職業(yè)規(guī)劃——經(jīng)營自己的長處企業(yè)行政管理-17-行政部工作流程企業(yè)行政管理辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理檢查驗收部門申請出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購主管審批請購計劃單查看庫存定期詢價議價企業(yè)行政管理第一條每月25日，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品應及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實際工作需要有計劃的于次月10日分發(fā)給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好;第三條負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領導批準后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領導簽批后，方可報銷;第五條領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的《部門辦公用品領用表》，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條日常領用文具需填寫《文具領用登記表》；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;第八條對于離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費用，與財務部共同盤點庫存.辦公用品購發(fā)管理辦法企業(yè)行政管理固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物

企業(yè)行政管理各部門基礎設備、設施維修管理

維修申請安排維修維修結(jié)束檢查驗收記錄備案企業(yè)行政管理文件檔案的歸檔管理

文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用、傳閱控制企業(yè)行政管理文件資料收發(fā)、傳真管理

文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準確記錄傳真往來企業(yè)行政管理各種費用的支付、控制

統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領導審批簽字支付各項費用歸類登記管理企業(yè)行政管理對外關系建立維護

關系建立溝通協(xié)調(diào)檔案情況匯報合理調(diào)整企業(yè)行政管理處理突發(fā)事件

突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集妥善解決處理及時匯報領導減少不利影響處理結(jié)果匯報企業(yè)行政管理后勤服務保障

擬定制度加強檢查收集建議員工滿意提高質(zhì)量安撫員工反饋企業(yè)行政管理后勤服務保障熟悉安全制度明確安全目標組織實施檢查提高防范意識規(guī)劃教育培訓確保整體安全安全企業(yè)行政管理執(zhí)行上級交辦事務

接受上級交辦任務匯報結(jié)果及時完成保質(zhì)保量確實了解、記錄工作要求企業(yè)行政管理行政經(jīng)理-30-行政助理行政內(nèi)務行政接待行政總務行政部崗位架構(gòu)企業(yè)行政管理前臺接待前臺接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預約/未預約）2、接待禮儀二、來電轉(zhuǎn)接1、來電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程

企業(yè)行政管理前臺接待五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單企業(yè)行政管理內(nèi)部事務管理一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領用流程3、使用表單辦公用品訂購審批單辦公用品臺賬報廢物品清單辦公用品領用表

企業(yè)行政管理內(nèi)部事務管理二、辦公設備管理辦公設備購買審批流程辦公設備詢價流程辦公設備比價流程辦公設備采購流程使用表單：辦公設備配備登記表辦公設備更換登記表辦公設備性能狀態(tài)一覽表辦公設備維修記錄表企業(yè)行政管理內(nèi)部事務管理三、文書檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表文書檔案借閱登記表企業(yè)行政管理內(nèi)部事務管理四、印章管理制刻申請流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登