NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件-北京大學(xué)口腔醫(yī)院課件

NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件李曉霞北京大學(xué)口腔醫(yī)院圖書館2015.4.23主要內(nèi)容一、前言二、參考文獻(xiàn)管理前的準(zhǔn)備三、NE軟件的主要功能一、前言1.1文獻(xiàn)對科研的重要性站在巨人的肩膀上，避免重復(fù)勞動；知己知彼，百戰(zhàn)不殆；在已有的成果上尋求突破和創(chuàng)新；參考文獻(xiàn)是文章和論文的重要組成部分。1.2文獻(xiàn)管理的發(fā)展歷程閱讀紙質(zhì)文獻(xiàn)，手抄、復(fù)印或剪報(bào)，效率極低。閱讀電子文獻(xiàn)，簡單用資源管理器或Excel表管理，效率較低。閱讀電子文獻(xiàn)，利用專業(yè)文獻(xiàn)管理工具進(jìn)行管理，效率較高。效率非常高1.卡片式管理2.非專業(yè)化工具管理4.網(wǎng)絡(luò)化專業(yè)工具？3.專業(yè)化工具管理管理效率您是哪個階段？1.3傳統(tǒng)文獻(xiàn)管理面臨的問題“二次檢索”的痛苦不同來源、類型、格式的文獻(xiàn)雜亂無章地存在電腦里，想找一篇符合條件的文獻(xiàn)有如“大海撈針”，非常痛苦?！皡⒖嘉墨I(xiàn)”的痛苦不同載體對“參考文獻(xiàn)”的引用方式和文獻(xiàn)格式不同，整理起來非常痛苦。引入專業(yè)的文獻(xiàn)管理工具，從文獻(xiàn)管理的痛苦中解放出來！HardResearch,EasyWork!1.4常用的文獻(xiàn)管理工具EndNote/RefWorks

：歷史久，起步早，功能強(qiáng)大

：對中國人使用環(huán)境和習(xí)慣考慮不周，學(xué)習(xí)成本較高NoteExpress

：容易上手，對中文環(huán)境支持非常好

：破解跟不上步伐，不過北醫(yī)目前有正版軟件，首次安裝使用及更新需在IP范圍內(nèi)。NE系統(tǒng)的安裝研究課題相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建立二、參考文獻(xiàn)管理前的準(zhǔn)備2.1NoteExpress軟件下載安裝2.1NoteExpress軟件下載2.1NoteExpress軟件下載NoteExpress安裝版提供了標(biāo)準(zhǔn)的Windows應(yīng)用程序安裝向?qū)?。雙擊安裝文件，根據(jù)相關(guān)向?qū)Ъ纯赏瓿砂惭b。2.1NoteExpress軟件安裝NoteExpress主程序介面菜單欄工具欄數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)目錄欄題錄列表欄表頭列表題錄詳細(xì)信息列表題錄相關(guān)信息命令2.1安裝好的NoteExpress軟件界面2.2數(shù)據(jù)庫的建立在第一次打開NoteExpress時，軟件會自動啟用一個名為Sample的數(shù)據(jù)文件，里面所有的信息均為范例，所以不建議大家用它來保存自己的數(shù)據(jù)。大家可以在非系統(tǒng)盤中重新建立一個數(shù)據(jù)文件，并且定時備份，以確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)庫的建立（1）1.點(diǎn)擊新建數(shù)據(jù)庫2.選擇存放位置，注意不要存放在系統(tǒng)盤3.為數(shù)據(jù)庫命名數(shù)據(jù)庫的建立（2）擴(kuò)展名為.nel的文件都是NE2.0及以上的數(shù)據(jù)庫文件，在任何一臺裝有NE2.0的電腦上都能打開建好的數(shù)據(jù)庫建立數(shù)據(jù)庫組織結(jié)構(gòu)在文件夾處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵

通過建立樹形結(jié)構(gòu)目錄，可以輕松建立管理多個層次的文件夾。三、NoteExpress的主要功能幫助讀者收集、管理題錄閱讀文獻(xiàn)時可隨時對每條題錄編寫筆記優(yōu)化論文寫作流程，提高研究效率第一大功能：收集題錄以題錄為核心

題錄，又稱為摘要信息、信息款目，它是原始信息的替代物，能夠代替、揭示或定位原始信息。（即通常所說的參考文獻(xiàn)目錄）NoteExpress是以題錄為核心去管理文獻(xiàn)資料手工逐條錄入通過NoteExpress檢索在線數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果經(jīng)過濾器導(dǎo)入從電腦中導(dǎo)入文件為題錄和題錄更新

NoteExpress提供了四種方式讓讀者保存收集到的題錄信息：

題錄的收集（1）手工錄入1、手工錄入作者的格式為：分排；或者：姓名1;姓名2;……

。多個姓名之間必須用英文分號加空格(;)隔開。中文作者的姓與名之間不要留空格。（1）手工錄入（1）手工錄入

NoteExpress本身集成了Amazon，CNKI，萬方，維普，ISI，Wiley，PubMed等數(shù)據(jù)庫，可以在軟件中通過統(tǒng)一的界面檢索，檢索結(jié)果直接保存到自身數(shù)據(jù)庫中。

（2）NoteExpress檢索結(jié)果導(dǎo)入（2）NoteExpress檢索結(jié)果導(dǎo)入（2）NoteExpress檢索結(jié)果導(dǎo)入-PUBMED數(shù)據(jù)庫（2）NoteExpress檢索結(jié)果導(dǎo)入-PUBMED數(shù)據(jù)庫（2）NoteExpress檢索結(jié)果導(dǎo)入-PUBMED數(shù)據(jù)庫點(diǎn)擊保存（3）文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)入在國內(nèi)的維普，萬方，CNKI等國外的Elsevier、EI、SCI、Google學(xué)術(shù)搜索等。分為兩個大步驟，先從數(shù)據(jù)庫批量導(dǎo)出題錄文件，再導(dǎo)入NE軟件中。CNKI在線檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟1：檢索，選擇單一數(shù)據(jù)庫，如期刊全文數(shù)據(jù)庫步驟3：點(diǎn)擊“導(dǎo)出/參考文獻(xiàn)“按鈕進(jìn)入保存頁面步驟2：勾選需要的題錄CNKI在線檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟4：勾選需要的題錄步驟5：點(diǎn)擊“導(dǎo)出/參考文獻(xiàn)“按鈕進(jìn)入保存頁面CNKI在線檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟6：選擇輸出樣式noteExpressCNKI在線檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟7：點(diǎn)擊”導(dǎo)出“按鈕步驟8：選擇保存路徑，命名，保存。完成了從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出題錄的工作CNKI在線檢索結(jié)果批量導(dǎo)出CNKI檢索結(jié)果批量導(dǎo)入步驟1：選擇要導(dǎo)入的文件夾或點(diǎn)擊工具欄上的“導(dǎo)入題錄”按鈕步驟2：菜單【文件】-->【導(dǎo)入題錄】步驟3：選擇從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的文件步驟4：選擇過濾器“noteExpress”步驟5：開始導(dǎo)入CNKI檢索結(jié)果批量導(dǎo)入CNKI檢索結(jié)果批量導(dǎo)入步驟1：勾選需要的題錄萬方數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟步驟2：如果全部需要，可跳過步驟1點(diǎn)“全選”按鈕步驟3：點(diǎn)擊“導(dǎo)出“按鈕進(jìn)入保存頁面萬方數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟步驟4：點(diǎn)擊“全選“步驟5：點(diǎn)擊“Notexpess“按鈕萬方數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)出步驟步驟6：點(diǎn)擊“導(dǎo)出“按鈕步驟7：選擇保存路徑，命名，保存。SCI數(shù)據(jù)庫題錄批量導(dǎo)出步驟第1步：檢索，勾選，點(diǎn)擊“保存為其他文件格式”第1步：檢索，勾選題錄，點(diǎn)擊“保存為其他文件格式”SCI數(shù)據(jù)庫題錄批量導(dǎo)出步驟第2步：點(diǎn)擊“發(fā)送”SCI數(shù)據(jù)庫題錄批量導(dǎo)出步驟點(diǎn)擊“保存”，保存題錄SCI數(shù)據(jù)庫題錄批量導(dǎo)入步驟與CNKI、萬方、維普基本相同不同將過濾器選擇為“webofscience”Google學(xué)術(shù)搜索題錄導(dǎo)出導(dǎo)入步驟1：設(shè)置文獻(xiàn)題錄導(dǎo)入格式步驟2：選擇RefMan導(dǎo)入格式，然后點(diǎn)擊“保存”Google學(xué)術(shù)搜索題錄導(dǎo)出導(dǎo)入自動選擇文件和過濾器Google學(xué)術(shù)搜索題錄導(dǎo)出導(dǎo)入小結(jié)基本過程類似：檢索—勾選文獻(xiàn)—

進(jìn)入題錄頁面—選擇題錄保存格式—

保存為一個題錄文件—

通過NE軟件導(dǎo)入—選擇過濾器—

開始導(dǎo)入。注意：1需要導(dǎo)入NoteExpress的題錄信息下載保存后的存儲位置；2從哪個數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的題錄（文件后綴）？3導(dǎo)入NoteExpress時需要選擇與該數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的過濾器；4需要導(dǎo)入到NoteExpress哪個文件夾；核心是選擇什么樣的題錄導(dǎo)出格式，以及選擇什么樣的過濾器。常用數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果導(dǎo)入NE小結(jié)數(shù)據(jù)庫多庫檢索頁面進(jìn)入題錄選項(xiàng)頁面由題錄頁面進(jìn)入存盤文件名特征(數(shù)字會不同)過濾器CNKI否導(dǎo)出NoteExpress

導(dǎo)出CNKI-635440414602292500.netNoteExpress萬方是導(dǎo)出NoteExpress

導(dǎo)出2010-3-2+21@WanFangdataNoteExpress維普—下載NoteExpress

下載Wpzx.txtNoteExpressSCI是保存為純文本保存保存savedrecs.txtWebofscienceElsevier—ExportRISfomatexportSience4e81e9dd[1]Refman-（RIS）（自動）EI—downloadRISdownload27-4-2010-1272343395370_RIS_ris_Refman-（RIS）或EI-（RIS）Google學(xué)術(shù)單文件導(dǎo)入refmanscholar[1]Refman-（RIS）（自動）*過濾器

我們所指的過濾器是用來“過濾”數(shù)據(jù)的。不同數(shù)據(jù)庫的檢索結(jié)果格式各不相同，導(dǎo)入NoteExpress時卻要以相同的格式進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，并顯示出來。整個導(dǎo)入就是一個從無序到有序的過程。因此，我們在導(dǎo)入題錄時需要選擇正確（與相應(yīng)數(shù)據(jù)庫匹配）的過濾器。選用不當(dāng)?shù)倪^濾器，會導(dǎo)致有用的信息丟失，數(shù)據(jù)導(dǎo)入的地方出錯（如把卷信息導(dǎo)入到期等等）。過濾器CBMCNKI、維普、萬方NE中的自建數(shù)據(jù)庫SciFinderPubMed……過濾器管理器通過兩種方式進(jìn)入過濾器管理器一：通過NoteExpress菜單【工具】-->【過濾器】-->【過濾器管理器】二：通過NoteExpress菜單【文件】-->【導(dǎo)入題錄】過濾器很多需要檢索（4）導(dǎo)入文件為題錄和題錄更新

如果用戶在使用NoteExpress之前，在電腦上已經(jīng)存儲了大量的文獻(xiàn)全文。如果需要將這些文件作為題錄導(dǎo)入到NoteExpress，顯然逐條搜索和輸入是不現(xiàn)實(shí)的，并且費(fèi)時費(fèi)力。在NoteExpress中，我們?yōu)橛脩籼峁┝艘环N更簡便和高效的操作方式，用戶可以直接將這些文件導(dǎo)入到新建的NoteExpress數(shù)據(jù)庫中。注意：想要導(dǎo)入的題錄標(biāo)題準(zhǔn)確，建議用戶在保存PDF等文獻(xiàn)全文的時候，使用文獻(xiàn)標(biāo)題作為文件名稱，這樣在導(dǎo)入到NoteExpress后才能使用題錄更新，否則需要用戶先修改題錄標(biāo)題，然后才能進(jìn)行更新。因?yàn)镹oteExpress是使用題錄標(biāo)題和某數(shù)據(jù)庫中的記錄進(jìn)行比較的，如果題錄標(biāo)題不正確將嚴(yán)重影響更新的結(jié)果。第二大功能：管理題錄題錄管理的10個方面（1）去重（2）檢索（3）排序（4）表頭設(shè)置（5）設(shè)置優(yōu)先級（6）設(shè)置標(biāo)簽（7）虛擬文件夾（8）批量功能（9）題錄信息統(tǒng)計(jì)（1）去重通常一個數(shù)據(jù)庫的題錄信息不是一次導(dǎo)入的，如果多次導(dǎo)入的話，不可避免的會出現(xiàn)重復(fù)題錄。而在文章撰寫中，如果沒有刪除重復(fù)題錄，在文章中引用會造成題錄重復(fù)。當(dāng)然重復(fù)的題錄也會增加用戶的閱讀。科研相關(guān)應(yīng)用（1）去重（Ⅰ）去重前專題數(shù)據(jù)庫總記錄數(shù)部分重復(fù)記錄去重前的NE專題數(shù)據(jù)庫科研相關(guān)應(yīng)用操作步驟①“題錄”------“全部選擇”②“檢索”------“查找重復(fù)題錄”③在“查找重復(fù)題錄”界面設(shè)定待查文件夾及待查重字段后，點(diǎn)擊“查找”（1）去重（Ⅱ）科研相關(guān)應(yīng)用查找重復(fù)題錄后點(diǎn)擊“題錄”

--“從所有文件夾中刪除”并確認(rèn)（1）去重（Ⅲ）科研相關(guān)應(yīng)用（1）去重（Ⅳ）被刪除的重復(fù)題錄科研相關(guān)應(yīng)用點(diǎn)擊“題錄”文件夾，返回去重后的NE專題數(shù)據(jù)庫去重后的NE專題數(shù)據(jù)庫記錄數(shù)去重后的NE專題數(shù)據(jù)庫（1）去重（Ⅴ）(2)NE檢索快速查找數(shù)據(jù)庫內(nèi)存放的題錄。分為快速檢索與高級檢索?？焖贆z索高級檢索科研相關(guān)應(yīng)用單擊此排表頭任一按鈕均可排序（3）排序（Ⅰ）科研相關(guān)應(yīng)用按年代升序排列后的NE專題數(shù)據(jù)庫點(diǎn)擊“年份”表頭使之按升序排列獲取最老外文文獻(xiàn)及最老中文文獻(xiàn)科研相關(guān)應(yīng)用點(diǎn)擊“年份”表頭使之按降序排列獲取最新外文文獻(xiàn)及最新中文文獻(xiàn)按年代降序排列后的NE專題數(shù)據(jù)庫（4）自定義表頭字段設(shè)置NE默認(rèn)8個表頭名稱從左到右依次為題錄類型、星標(biāo)、優(yōu)先級、附件、年份、作者、標(biāo)題、來源?？赏ㄟ^“列表表頭管理器”—“自定義”路徑修改。在表頭處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵（4）自定義表頭字段設(shè)置高級設(shè)置設(shè)置好的表頭顯示字段科研相關(guān)應(yīng)用題錄的優(yōu)先級顯示（5）設(shè)置優(yōu)先級為選定題錄設(shè)置優(yōu)先級路徑：1.題錄—設(shè)置優(yōu)先級2.單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置優(yōu)先級”科研相關(guān)應(yīng)用（6）設(shè)置標(biāo)簽（Ⅰ）為選定題錄設(shè)置標(biāo)簽路徑：1.題錄—設(shè)置標(biāo)簽2.單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置標(biāo)簽”科研相關(guān)應(yīng)用點(diǎn)擊標(biāo)簽，獲取所有相關(guān)標(biāo)簽文獻(xiàn)（6）設(shè)置標(biāo)簽（Ⅱ）（7）虛擬文件夾虛擬文件夾為多學(xué)科交叉的當(dāng)代科研提供了解決辦法：同一條題錄文獻(xiàn)可以屬于多個文件夾但數(shù)據(jù)庫中只保存一條。右鍵選擇需要鏈接到其它文件夾的題錄（8）多項(xiàng)批量功能NoteExpress提供多項(xiàng)批量功能，大大提高了管理效率，節(jié)約管理文獻(xiàn)資源的時間。批量替換批量編輯批量鏈接附件批量替換批量編輯批量附件鏈接（9）題錄信息統(tǒng)計(jì)按組織顯示題錄信息文件夾統(tǒng)計(jì)題錄信息按組織顯示題錄信息----例如按優(yōu)先級文件夾統(tǒng)計(jì)信息右鍵注意：不包含子文件，即只對單個文件夾統(tǒng)計(jì)第三大功能：添加附件與筆記為題錄添加附件附件功能：存放與某一題錄相關(guān)的信息，信息可以是任意格式的文件。PDF全文、MP3、圖片、視頻等多種格式文件。為指定題錄添加附件法一右鍵為指定題錄添加附件法二通過鼠標(biāo)直接拖拽的方式添加附件右鍵為指定題錄添加附件法三此處方塊代表此文獻(xiàn)有附件為指定題錄添加及編輯筆記類似日記，科研心得，論文草稿等瞬間產(chǎn)生的隱性知識也可以通過NoteExpress的筆記功能進(jìn)行記錄，并且可以與某個參考文獻(xiàn)的題錄建立相互的鏈接方便管理。從題錄界面進(jìn)入筆記界面此處粉色方塊代表附件有筆記1、點(diǎn)擊筆記按鈕2、書寫科研筆記2個筆記文檔編輯筆記界面編輯與word差不多，還有公式編輯器從“筆記”文件夾進(jìn)入筆記界面右鍵一條筆記可與多條題錄關(guān)聯(lián)右鍵一條筆記可以與多個題錄關(guān)聯(lián)筆記名“概況”與2條題錄關(guān)聯(lián)第四大功能：輔助論文寫作插件功能電腦安裝NE軟件后，每次打開Word文檔進(jìn)行編輯時，都會在左上方顯示工具欄。撰寫論文插入引文格式化參考文獻(xiàn)編輯引文定位引文撰寫論文插入引文首先將光標(biāo)移至到需要插入引文的位置，再點(diǎn)擊插件中的“轉(zhuǎn)到NE”按鈕切換到NoteExpress數(shù)據(jù)庫，選中要插入的題錄，激活Word文檔窗口，點(diǎn)擊插件中的“插入引文”按鈕即可1、光標(biāo)定位到要插入引文的位置2、切換到NoteExpress數(shù)據(jù)庫

3、選擇需要插入的多條題錄文獻(xiàn)4、切換到Word文檔，點(diǎn)擊“插入引文”圖標(biāo)，將題錄文獻(xiàn)插入文章中。撰寫論文格式化參考文獻(xiàn)插入引文后，在論文后自動生成對