會議服務工作流程

會議服務工作流程在會議服務過程中，禮儀接待服務是首要的，其核心是通過以禮相待過程中的儀容、儀表、禮貌用語及肢體語言，使業(yè)主單位和來訪賓客滿意，留下美好印象，獲得“賓至如歸”的最佳服務效果。使其對與會的場所產生良好的印象。不同類型、規(guī)模、檔次的會議接待工作，對服務的要求也各不相同；會務禮儀工作的質量直接關系到機關的形象，所以每一次會務接待工作都是對我們在服務質量、技術水平、安全保密意識、團隊協(xié)作等多方面的一次綜合性檢閱。我們在長期的服務過程中積累了一些經驗，結合民進中央辦公樓的一些特點，我們制定了一系列的服務程序、服務規(guī)范、服務標準和制度：禮儀接待服務程序表：表1序號項目名稱負責部門工作標準協(xié)助部門工作標準1迎接賓客服務部按分工提前15分鐘在會場門口、會場內等處迎接賓客，并按服務規(guī)范操作。2禮儀服務服務部按擬定方案做好禮儀服務，按服務規(guī)范操作。工程技術部確保設備、設施運轉正常，及時處理突發(fā)故障保潔部走道、廁所等公共部位保持干凈整潔，隨臟隨掃。3送客道別服務部會議結束將賓客送到樓梯口。操作禮節(jié)規(guī)范表表2序號操作禮節(jié)規(guī)范標準1引導為賓客引路時，應走在賓客左前方，距離保持2-3步，隨著客人的步伐輕松前進。.遇拐彎或臺階處，要回頭向賓客示意說“請當心”。引領客人時，應用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。為賓客送行時，應在賓客的后方，距離約半步。2沏茶先檢查茶具是否清潔、無破損。茶盤內放一抹布，以便擦拭；茶盤與胸平齊，左手托盤，右手自然下垂；送茶時，右手從托盤上把茶端給客人；應先客后主，先女賓后男賓，如有外賓，則先送給外賓。放好茶杯后，應轉動至杯柄在右側，以便客人端起。沏茶時，打開杯蓋，把茶杯端拿起來注水。注水時，茶杯應輕拿輕放。打開杯蓋，把杯蓋放到桌上時，杯蓋的內側應該朝上，手不能碰到杯口和杯蓋的內側。杯蓋開啟、合蓋要緩而輕，避免杯蓋相碰而發(fā)出響聲。1、會議服務工作會議服務工作原則：安全保密、快速反應、優(yōu)質服務；制定嚴格的會議服務制度，確保會議服務工作順暢周密。每天早上7點半上班，負責副部長以上領導房間日常開水打取，結束后對各會議室的茶杯、燈光、空調進行檢查。完畢后進行備勤狀態(tài)。下午5點下班前對各會議室茶杯、燈光、空調等進行復查。2、會議前的服務為安全保密起見，會議服務人員不得隨意出入會場，按會議舉辦者的要求，隨時在會場外待命，做好后勤工作。根據會議組織者的通知，向餐廳報告用餐時間、用餐人數，避免與會人員少餐、誤餐現象的發(fā)生。會前服務表表3序號項目名稱負責部門工作標準協(xié)助部門工作標準1接受任務服務部明確日期、時間及與會人數并了解其它特殊要求辦公室下達訂會、訂餐通知書2擬定方案服務部根據所接受任務的會議時間、與會人數、會議級別、會議房間等具體要求，擬定詳細的會議服務方案。辦公室對擬定的方案提出修改意見3準備物品服務部根據確認的實施方案，做好以下各類物品的準備：茶具、日用品、飲料水果等，做好品種數量登記。按需準備擦手紙、其它衛(wèi)生用品等。按需準備好燈光、空調等。4布置場地服務部按實施方案，做好茶具、日用品、飲料、水果的擺放，并負責指導其它設備的布置按要求清掃場地、置放衛(wèi)生用品。會議開始前1個小時，對燈光、空調、設備進行調試：檢查會議室內空調是否良好。視季節(jié)提前將空調開啟并將室溫控制在26℃左右。5總體驗收服務部辦公室對所有準備工作做最后確認，發(fā)現問題，及時通知有關人員糾正保潔部工程技術部對存在問題的環(huán)節(jié)或部位立即進行整改。會議中的服務表4序號項目名稱負責部門工作標準協(xié)助部門工作標準1茶水服務服務部按工作分區(qū)，賓客入場后提供茶水服務，執(zhí)行“操作禮節(jié)規(guī)范”2引導服務服務部為遲到的與會人員提供領位服務；為參會人員提供衛(wèi)生間引路服務保潔部保持衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生，及時對污物進行清理，隨臟隨掃3其它服務服務部盡最大可能滿足參會人員的合理需求辦公室指揮、協(xié)調、組織各部門，確保會議順利進行會議后的服務表5序號項目名稱負責部門工作標準協(xié)助部門工作標準1整理物品服務部按單查驗接待必需品，并做好剩量登記、物品整理，為下一次接待做好準備保潔部整理桌椅、花卉，做好清理工作撤除會標、橫幅等；關閉空調，在時間允許的條件下對會議室內的各種設備進行檢查2清掃場地服務部按操作規(guī)范對場地進行打掃保潔部按操作規(guī)范配合公共區(qū)域的衛(wèi)生