辦公室成功地圖

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔《辦公室成功地圖》序：與你分享我的幸運這是我二叔（但我更習慣稱呼他為老同志）與我的一組通信。當時我大學畢業(yè)后剛剛參加工作，由于對工作中的一切既不熟悉也不適應，便“逼”著老同志與我進行了一場關(guān)于工作的通信，前后大約歷時一年，內(nèi)容涉及禮儀、做事、為人處世等各個方面。正是有了這些悉心的指導，才使我在工作初期能夠較快地進入角色，少走了許多彎路，也使我在工作不足一年的時候就有幸走上了一家大型國企的基層領導崗位，改寫了我所在集團公司里人事任免的一個記錄。雖然我與老同志的這組通信早已經(jīng)結(jié)束了，但我現(xiàn)在只要一有閑暇或工作中遇到了什么難題，總是喜歡坐下來讀一讀這組通信，而且隨著自己閱歷的增加，每次閱讀時都會有新的收獲?，F(xiàn)在，老同志終于同意把這組通信結(jié)集出版。我作為這組通信的第一讀者，站出來說幾句感受是責無旁貸的事情。這組通信共計23封，內(nèi)容涉及禮儀、做事、為人處世等各個方面。其中關(guān)于商務禮儀的雖然只有兩封，卻透過坐車、吃飯這兩件事向我們介紹了社交禮儀知識中的一些基本原則和規(guī)律，使我們可以觸類旁通，舉一反三，更難得的是行文風趣流暢，便于記憶；關(guān)于做事方面的通信較多，非常細致具體，操作性強；關(guān)于處世的內(nèi)容不是很多，卻是我最為欣賞的，一旦接受了這樣的思維模式和價值觀，對我們的一生都將產(chǎn)生積極的影響；關(guān)于做人方面的通信，我認為是最具智慧的部分，特別是在確立人生方向、尋找成功捷徑等方面，其內(nèi)容頗值得一讀。在這組通信中，沒有大道理，也沒有空洞的說教，只講具體的做法和技巧，突出實用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常會遇到的芝麻綠豆般的小事掰開來再揉碎了展示給你看，使讀者能夠從這些細節(jié)之中領悟一些做人和做事的技巧。在此之前，我曾把這些信在我?guī)讉€要好的同學間傳看，沒想到一發(fā)而不可收，越傳越廣，反響很是強烈，甚至被我的同學們喻為“一部可以使職場新人陡增10年功力的成功秘籍”。此后，這些信被放到sohu社區(qū)“職場風云”論壇上連載，其場面同樣十分火爆。至此，老同志才同意把這組通信拿出來出版。這些年來，我常常感嘆自己的幸運，有老同志這樣一位愛我且會愛的長輩，總是能夠在我需要幫助，甚至還弄不清真正需要的究竟是什么的時候送來他的關(guān)愛，使我少走了許多彎路。如今，我終于可以將自己的這份幸運拿出來與大家分享了，相信你也會從中得到和我一樣的收獲。小爽上班的感覺有點煩第1封來信[]上班第一天的感覺與原來想象的一點都不一樣。上班前的那股興奮勁現(xiàn)在一點都沒有了，有的只是無助與茫然……第1封來信上班的感覺有點煩老同志：這樣稱呼您，不會生氣吧？不止一次地從網(wǎng)上看到署名“老生常談”的帖子，常常驚詫那些帖子與您的行文風格竟是如此相似，后來聽二嬸說那就是您寫的。所以從那時起就決定以后就這樣稱呼您了。今天，于我是個非常有意義的日子——我正式上班了。您說過上班就是大人了，怎么也得舉辦個成人慶典什么的，可獨自一人在這個陌生的城市里，連個道賀的人都沒有，更別說什么儀式了。公司里的那些人，除了把你當作一個屁事不懂的小不點以外，誰會關(guān)心上不上班對你有什么意義呀。想來想去，家里這些人中，只有您最容易溝通，所以還是給您發(fā)個郵件向您說說心里話吧。在上班之前，我曾不止一次地設想過上班第一天的情景，但現(xiàn)實生活永遠會超乎你的想象。上午9點我準時到公司人力資源部報到，同時報到的還有十幾個年輕人，其中有幾張面孔曾在面試時見過，更多的卻是初次相見。但從每個人的臉上都可以很真切地讀出內(nèi)心的興奮和對未來的憧憬。本來嘛，剛剛走出大學校門，便順利地進入這樣一家全國知名的大公司，應該算是很幸運的了。9點15分，我們這些人被引入一個會議室，人力資源部的一位副部長簡單地向我們介紹了公司的情況，提出了幾點要求和希望，就算完成了入廠前培訓。此時，各部門的人員已在等著領人了，總裁事務部來領人的是個看上去比我大不了一兩歲的男孩子。電梯里，他只問了我的姓名和畢業(yè)院校，便不再說話，我想反問他時，電梯已經(jīng)停了，他將我?guī)У讲块L面前便轉(zhuǎn)身走了?？偛檬聞詹坎块L姓李，長得又高又瘦，給人的第一印象是人很平和，不太善于言辭，看不出他憑什么得以坐上面前這個位子。他向我簡單介紹了總裁事務部的主要職能和基本情況后，就打電話叫來了秘書科的科長——也就是我的直接領導，交待了幾句“人交給你了，要照顧好”之類的場面話，就算是完成接見儀式。秘書科科長帶著我科內(nèi)科外樓上樓下地兜了一大圈，與全部在辦公室里的人都見了面，打了招呼，最后我被帶到一張空的辦公桌前?？崎L告訴我，這就是我的座位了。他簡單地介紹了科內(nèi)的基本情況后，給我搬來了足足一尺多高的文件，告訴我最近這段時間我的主要任務就是看文件熟悉情況。望著面前堆得像小山一樣的文件，頭就有點大，翻了幾頁更是不得要領，內(nèi)容既抽象又陌生。再看看周圍的同事們，或往來穿梭或?qū)χ娔X出神，真不知道他們到底在忙啥。偶有電話鈴聲響起，電話兩端或親昵或禮貌的談話后面似乎也是暗藏玄機。有時看別人忙得不可開交，真想過去幫人家做點什么，可又實在插不上手，只能在旁邊干看著……這樣熬到下班，雖然什么都沒干卻已經(jīng)身心疲憊了。這就是我上班第一天的經(jīng)歷和感覺，和想象中的一點都不一樣。上班前的那股興奮勁現(xiàn)在一點都沒有了，有的只是無助與茫然。在這時候不知怎的，心里就冒出了與您交流的念頭。我從小就愛聽您講道理，我是在您講的各種各樣的道理的指引下走完學生之路的。記得上次您說，以后我上班了，就是大人了，再也用不著跟我說這說那了。誰知工作以后才發(fā)現(xiàn)自己反倒什么也不懂了，看來以后該向您請教的地方反倒更多了，所以我決定，從現(xiàn)在起每周與您通一次郵件，請您及時解答我在工作中遇到的問題，您不會令我失望吧？今天就到這里吧，請速回復！老同志，請速救我小爽看著周圍同事們對各種事都能應對自如的樣子，甚至會暗自懷疑自己的智商是不是有問題，這么多年培養(yǎng)起來的高傲和自信在這些天里已喪失殆盡了。[]老同志，請速救我第2封來信第2封來信老同志，請速救我老同志：一個星期，每天三次，我至少看了二十次郵箱，里面的垃圾郵件倒是每天增加，卻偏偏不見您的片言只字，真是可惱?，F(xiàn)通牒如下：三天內(nèi)如再不回信，我將關(guān)閉與您的一切通信渠道，讓您永遠失去一個最忠實的嘮叨對象！隨著時間的推移，我開始與周圍的同事們變得熟識了，對這里的環(huán)境也在一點一點地適應著，而且也能幫科長和其他同事干點事了，當然都是最簡單的甚至不用任何腦子就能干的那類事情。第一天上班時的那種孤寂感已經(jīng)變淡了，但內(nèi)心的恐懼與不安卻絲毫沒有減輕。為了把別人交待的事情辦好，我在領任務時會前前后后問上半天，可有時還是達不到對方的要求。越是這樣，做事的時候心里就越是發(fā)虛，總是擔心自己說話辦事有什么不妥，與人出行、用餐時又常常擔心自己會露怯。看著周圍同事們對各種事都能應對自如的樣子，甚至會暗自懷疑自己的智商是不是有問題，這么多年培養(yǎng)起來的高傲和自信在這些天里已喪失殆盡了。老同志，請速救我！坐車的學問——找準自己的位置（1）小爽車內(nèi)的位置到底有沒有高下之分呢？當然是有的。看似復雜多變的商務禮儀所遵循的基本規(guī)則不外乎三條：方便為上，安全為上，尊重為上。第1封回信坐車的學問——找準自己的位置小爽：兩封郵件均收到，這么大的姑娘了，刁鉆刻薄的毛病一點沒變，僅僅是因為忙而對你的郵件晚回復了幾天，就興師問罪來了，連你二嬸看后都笑了半天，問我你這厲害勁到底得了誰的遺傳。首先祝賀你找到了一份自己還算滿意的工作，但我覺得更值得祝賀的倒是你工作了這件事的本身，因為這標志著你已長大成人開始自立，標志著你的人生開始進入了一個嶄新的階段。[]坐車的學問找準自己的位置第1封回信你說從小就愛聽我講道理，又說以后工作了，需要聽的道理應該更多了，并單方面決定每周一次與我通過郵件探討工作中遇到的問題。我本想拒絕，可你二嬸卻逼我答應下來，她說小爽又不是外人，自己的親侄女提這么點要求還不能滿足嗎（丫頭，何時將你二嬸買通了），又吹捧說我這些年積累下來的經(jīng)驗見解對一個剛剛參加工作的年輕人來說肯定會大有幫助的，又利誘說與你交流的過程也是一個積累素材和梳理思想的過程，何樂而不為呢！面對如此的內(nèi)外夾擊和威逼利誘，看來想不答應也不行了。仔細想想又實在害怕你這丫頭的那張利嘴，還是提前聲明如下：本人同意今后以電子郵件方式與小爽同志就工作中遇到的問題進行粗淺的探討，對每周一次的要求不作承諾，但會在收到你的郵件后盡快回復。此外，為了免除不必要的麻煩，援引一句中國股評界的提示語作為對自身權(quán)益的保護：今后討論中涉及的所有內(nèi)容均屬個人觀點，僅供參考，憑此入市（世），風險自負。說笑完了，下面言歸正傳。你在郵件中說從小學、中學再到大學，這些年來的生活重心就是學習，現(xiàn)在走上社會了，才突然發(fā)現(xiàn)自己原來對人情世故所知甚少：與領導、同事以及客戶交往起來常常心里發(fā)虛，總是擔心自己說話辦事有什么不妥；與人出行、用餐時又常常擔心自己會露怯。但你又不知道到底該向我問些什么。你現(xiàn)在的這種心態(tài)我很理解，我當初剛參加工作時的心情跟你差不多。學生時代的主要任務是學習，若說交往，也主要是同學之間、同學與老師之間，人際關(guān)系要單純得多。而參加工作后就大不一樣了，領導、同事、客戶，角色眾多，而每個人的年齡、性格、閱歷、文化水平、行事風格等又差別極大，人與人之間關(guān)系微妙，環(huán)境復雜多變，因此你心懷惴惴也就不足為奇了。說到底，是你對新的環(huán)境還不太適應，加之缺乏必要的社交知識和做事經(jīng)驗所致。適應環(huán)境需要時間，不必多說。增加必要的社交知識和做事經(jīng)驗，倒是當務之急。好在介紹這方面知識的書籍和文章很多，隨便到書店里或上網(wǎng)找上一些讀一讀就行了，但出于對小爽同志負責的精神，我決定還是擬制一份推薦清單給你。誰知細察之下才發(fā)現(xiàn)，在這多如牛毛的介紹商務禮儀、行事規(guī)則方面的文字中，要想找到一些真正適合你的還真是困難。要么洋洋灑灑包羅萬象，缺乏角色的針對性；要么該詳?shù)牟辉?，該略的不略，沒用的廢話說了一堆，到了關(guān)鍵的細微之處卻又語焉不詳。萬般無奈之下我只好親自操刀上陣，這也是我給你回信晚了幾天的重要原因。在今后一段時間，我將會盡我所知向你介紹一些日常工作中非常實用的經(jīng)驗和技巧。你不是說愛聽我講道理嗎？但你畢竟已經(jīng)是大人了，用不著再天天聽我講這些大道理了，所以我想今后在與你的通信中還是盡可能地少講甚至不講各種所謂的道理，只講具體的做法和技巧，突出實用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常會遇到的芝麻綠豆般的小事掰開來再揉碎了展示給你看，力爭讓你能夠從這些細節(jié)之中領悟一些做人和做事的技巧。大話是說出來了，但能否做到不敢肯定，還是盡力而為吧。最近這段時間我想先分幾個專題向你介紹一些商務禮儀方面的知識。這些知識都是我近二十年工作中積累下來的，不大系統(tǒng)，也不保證全對，更沒能上升到理論的高度，但保證實用。為了節(jié)省筆墨，這里只介紹被一般書中遺漏的商務禮儀中的細節(jié)之處，至于更多的東西，還是需要你自己找些這方面的書讀一讀的。今天，咱們先說說有關(guān)坐車禮儀方面的一些細節(jié)問題。汽車如今已成為現(xiàn)代社會最主要的交通工具，不在桌前（辦公桌、餐桌），就在車上早已成了許多白領們的工作縮影，與領導、同事、客戶一同乘車更是難免，因此坐車禮儀就顯得十分重要了。在講禮儀之前，先聽我講一段關(guān)于坐車的故事。記得我剛剛參加工作的時候，在我們那個有著3000多職工的處級單位，只有一輛破吉普，除應付緊急情況或接待重要的客人外，這輛車自然成了領導的專車。一般人若想坐上一次可絕非易事。有一次科長叫我去局里送個材料，非常急，偏在這個時候，公車（為工作方便，單位為每個科室配了一輛自行車）不知被誰騎走了。正在不知所措之際，公司經(jīng)理下樓來了，一問情況，朝我把大手一揮：搭我的車去。原來他正巧也去局里辦事，這真是“有福之人不用忙”。見經(jīng)理拉開前門，在副駕駛的位置上坐穩(wěn)了，我也趕忙拉開后門上了車。這是我參加工作兩年多的時間里第一次坐上那輛神往已久的吉普車，心情自是有點興奮。再看看坐在前排的經(jīng)理，穩(wěn)穩(wěn)地坐在那里好不神氣。后來這輛破吉普散架了，單位又買了一輛五座的微型面包車，情況一如從前。再后來，單位的車慢慢多起來了，也好起來了，甚至有了一輛桑塔納。那時，我已調(diào)到公司辦公室給經(jīng)理當秘書，和經(jīng)理一起坐車出去的機會也多了，但每次還是經(jīng)理坐前排，我坐后排。有時我就和經(jīng)理開玩笑說，人家國外都是領導坐后排，秘書坐前排，以后您也坐后排吧。誰知經(jīng)理把手一揮，管外國人干嗎？我在前排坐慣了，這樣看外面痛快，坐后排太憋悶。再再后來，公司辦了幾家中外合資的公司，以合資公司的名義買了幾輛進口免稅車，其中檔次最高的那輛奔馳自然配給了合資公司的董事長，也就是我們公司的經(jīng)理使用。按照慣例，每輛新車到公司后，經(jīng)理都要叫上幾個人坐上去兜兜風，這次也不例外，經(jīng)理拉上辦公室主任和我一起去兜風。上車前，我說，這次坐進口車了，咱也得遵守國際慣例，我坐前排，您和主任坐后排。令我想不到的是，經(jīng)理答應得非常痛快——行。從此以后，再沒見經(jīng)理坐過前排。一、車內(nèi)的位置到底有沒有高下之分呢當然是有的。坐車的學問——找準自己的位置（2）（1）轎車內(nèi)的位次。一般來說，轎車內(nèi)的座位是后排為上，前排為下，后排的三個座位（通常只坐兩人）又以右為上，左為下，也就是說，與司機成對角線的位置是車內(nèi)最尊貴的位置。其次是后排左座、前排右座（副駕駛）。之所以這樣安排，我想是與我國的交通規(guī)則有關(guān)。我國的交通規(guī)則是靠右側(cè)行駛，這樣坐在右側(cè)的人上下車就相對方便一些。只要你仔細體味一下，就不難發(fā)現(xiàn)，看似復雜多變的商務禮儀所遵循的基本規(guī)則不外乎三條：方便為上，安全為上，尊重為上。單從方便的角度講，作為坐車者上下車比較方便的位置有兩個，即前排右座和后排右座。而前排右座通常被視為最不安全的位置，所以后排右座就通常被尊為上座了。你可能會說，如果以安全論，車上最安全的位置當數(shù)后排左座，即司機后面的位置，卻因何未被視為上座，是否意味著方便優(yōu)先，安全次之呢？也不盡然。在一些政務或外交禮儀中，確實是把后排左座視為尊位的。因為這時車上坐的都是政府要員或重要外賓，在這種情況下安全性就被提升到更重要的位置了。從這兩種不同的排位方式，你就大致可以理解“方便為上”和“安全為上”的禮儀規(guī)則了。但什么是“尊重為上”呢？所謂“尊重為上”就是在遵守禮儀規(guī)則的同時，還要尊重客人的生活習慣和認知水平。比如說有時候客人在并非出于謙讓的情況下坐錯了位次，即坐在了下位，而這種錯誤又不影響別的客人，我們就應當將錯就錯尊重他的選擇，而不必告訴對方“您坐錯位置了”。這就是商務禮儀中通常說的客人坐的位置即為上的道理。在前面的故事中，如果我堅持和經(jīng)理爭辯他應該坐后排的話，也是違反了“尊重為上”的原則。好了，現(xiàn)在回來繼續(xù)說轎車上的位次問題。前面已經(jīng)講了后排右座為上和后排左座為上的兩種情況，那么，有沒有前排右座（副駕駛）為上的情況呢？答案依然是肯定的。那就是主人（或領導、長者等）親自駕車的時候，副駕駛位就成了尊位，后面依次是后排右位、后排左位。這次不講你也能分析得出來，它體現(xiàn)的是尊重為上的禮儀原則，即客人對開車者的尊重，而安全和方便又都變得相對次要了。本來幾句話就能講明白的車內(nèi)位次問題卻用了這么多的筆墨，其實就是想以坐車為例使你明白商務禮儀的基本規(guī)則，只要真正掌握了這些規(guī)則，在任何商務場合你就都不至于手足無措了。（2）面包車內(nèi)的位次。面包車內(nèi)的位次是中間為上，前后兩端為下。即第二排（緊挨司機后面的一排）的位置為上，第三排次之，最后一排和第一排（副駕駛）居末。在同一排的兩（三）個座位中，又以里面（左面）的座位為尊。也就是說，正對司機后面的座位（二排左席）是全車中的首席。二、上下車有先后次序之分嗎你一定會有些好笑：這誰不知道，領導或長者先上后下唄。其實也不盡然。（1）正常的上下車次序。通常情況下，應等領導上車后我們再上車，在領導上車時，我們應主動為領導打開車門。若是特別尊貴的客人，我們還應在打開車門的同時，禮節(jié)性地用另一只手護住車門的上沿，以防止客人上車時碰到頭部。下車時，我們先下車，以便在領導下車時為之提供必要的服務或幫助。（2）特殊情況的上車次序。如果我們是外出辦事，同去的人較多，對方熱情相送，這時候我們應在主動向?qū)Ψ降乐x之后，先行上車等候。因為送別儀式的中心環(huán)節(jié)應該是在雙方的主要領導之間進行的，如果我們都墨守領導先上車的規(guī)矩，所有的人都非要等領導上車后再與主人道別上車，就會沖淡雙方領導之間道別的氣氛，而上車時也會顯得混亂無序。所以，如果大家是同乘一輛面包車，我們先上車后，應主動坐到后排去。如果我們是分乘幾輛轎車的話，則應上到各自的車內(nèi)等候，只需留下一個與領導同車的人陪同領導道別即可。（3）特殊情況的下車次序。如果我們?nèi)コ鱿硞€重要的活動，我們到達時對方已經(jīng)準備了十分隆重的歡迎儀式，這個時候一定要等領導下車后我們再下車，否則就會有“掠光”之嫌。也許你會問，難道我們先下車為領導開車門也不好嗎？如果我們是與領導一起坐面包車的話，領導邊上的人可以為領導打開車門后，再避到車的后排去，為領導下車讓出通道即可。若是坐轎車去，我們則不必為領導開車門了。這種情況下，歡迎的人群中自然會有人為領導開車門。當然，上面只是兩種特例，領導后上或先下車的情況還有一些，這里就不再一一列舉了，但無論是先上后上，還是先下后下，只要我們能夠遵循“方便領導、突出（突出就是尊重）領導”這樣的原則，再結(jié)合當時的實際情況，我們對上下車的順序就不難作出正確的判斷了。三、坐車時我們應該注意什么（1）選擇適當?shù)奈恢?。如果與領導同車，你最好坐在副駕駛的位置上，這樣除了可以為領導留出更多的空間以便休息外，坐在副駕駛的位置上通常還有保護領導的含義。如果領導喜歡和你坐在一排，或你需要在車上向領導匯報重要的工作，則另當別論。如果你與朋友同坐一車，則最好同坐一排，這樣便于交談。如果只是你一個人坐車，最好是坐在副駕駛的位置上，以便與司機作些交談，這樣容易給人留下良好的印象，也是對司機勞動的一種尊重。（2）在車上不要睡覺。我們長時間坐車時，特別是在午后或酒后乘車時，特別容易犯困，但這種時候我們盡可能不要打瞌睡。原因有三：一是對同車領導的不尊重。如果同車的領導都沒有睡覺，而我們卻睡著了，顯然是過于放肆了。即使領導睡著了，我們也還有為領導保駕護航的責任。二是不利于安全行車。如果乘車的人都睡覺，受其影響司機也容易犯困，而司機一旦打瞌睡則是十分危險的。所以，無論從保護領導還是從保護自己的角度出發(fā)，我們在乘車時都不要睡覺。三是有損自身形象。在車上睡覺時，一般睡姿都不太雅觀，而有些人在睡覺時還會有一些不良習慣，如囈語、打鼾等，這些本來都是很私秘的事情，我們?yōu)楹我故九c他人呢？更何況這樣很有可能會破壞你在領導或同事心目中的完美形象呢！坐車的學問——找準自己的位置（3）（3）談話要適當。與領導同車，自然要作適當?shù)慕徽?，但一定要適度。如果此時領導的心情或精神狀態(tài)都比較好，我們可以主動地選擇一些比較輕松的話題與領導交談，這樣不僅可以使乘車的時間變短，還可以拉近你與領導之間的距離。如果領導已經(jīng)很疲憊，則不應過多地打擾領導，簡單地聊上兩句，就應及時提醒領導休息。如果此時領導心情很糟糕的話，我們可以選擇一些領導容易感興趣的話題，轉(zhuǎn)移領導的注意力。但這需要一定的技巧，如果你自忖無把握將領導的注意力轉(zhuǎn)移開，則干脆保持沉默。如果領導此時正在思考問題，則千萬不要打擾他。如果還有其他領導同車，且他們在一起聊天時，你插話時要掌握好時機，話應少而精。領導之間若是在談工作，除非問到你，或希望你介入，否則你盡量不要插話。若領導之間談論的話題涉及對某人的評價等保密的內(nèi)容時，你不但不要插話，甚至不要聽，此時最好的辦法是找個話題與司機聊聊天，或播放一段輕音樂（音量不要過大）什么的。說到底，在坐車時需要注意的也就這么多，做得好，自然會贏得領導的好感和客戶的尊重。今天先聊到這兒吧。祝工作順利。我要的是零起點傻瓜教程老生常談[]我要的是零起點傻瓜教程第3封來信我終于明白了這些天來苦悶無助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我很喜歡您的這種講授方式，細些，再細些，既然您的講述對象是什么都不懂的傻丫頭，您就只能從零起點設計您的“傻瓜教程”了。第3封來信我要的是零起點傻瓜教程老同志：終于盼到了您的來信，就在打開附件的一瞬間，我的眼睛竟然濕潤了，在近半個月的苦悶無助中終于等來這份慰藉。您的這封長信我連續(xù)讀了兩遍，心卻一直沒能平靜下來。雖然這些年來早已習慣了來自您的關(guān)切，但在信的字里行間汩汩流淌著的這份苦心依然令我感動不已。有時我真慶幸自己的幸運，有您這樣一位愛我且會愛的長輩，總是能夠在我需要幫助，甚至還弄不清真正需要的究竟是什么的時候送來您的關(guān)愛。你說我長大了，不需要再聽大道理了，所以今后在通信中將盡量不講大道理，只講具體做法和技巧，突出實用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中芝麻綠豆般的小事掰開來再揉碎了展示給我看，希望我能夠從這些細節(jié)之中領悟一些做人和做事的技巧……至此，我終于明白了這些天來苦悶無助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我的眼前仿佛被您打開了一扇天窗，使我得以窺見一個新奇的世界。我知道，我的蠻橫無禮又一次令自己占盡了便宜，若不是我的步步進逼，您的這些寶貴經(jīng)驗大概會永遠秘不示人吧。坐車的細節(jié)寫得真好。本來是一套繁瑣枯燥的禮儀，經(jīng)您娓娓道來，大有豁然開朗之感，使我不僅明白了坐車的規(guī)矩，而且使自己這些天來消磨殆盡的自信心也一下子恢復了大半，因此也就更加急切地盼望著您的下一封來信。再說一句，我很喜歡您的這種講授方式，細些，再細些，既然您的講述對象是什么都不懂的傻丫頭，您就只能從零起點設計您的“傻瓜教程”了。夜很深了，明天還要上班，就到這里吧。不知在下一封信里，您又會給我怎樣的驚喜?我盼望著。宴請的學問功夫在吃外（1）小爽公務宴請就像演一場戲，鮑魚也好、燕窩也罷，都變成了一種商務工具或者說是道具。如何發(fā)揮這些道具的作用，這里面可是大有學問的。[]宴請的學問功夫在吃外第2封回信第2封回信宴請的學問——功夫在吃外小爽：信收到。我實在服了你這張嘴了，幾句話，不僅極大的滿足了老同志的內(nèi)心的成就感，而且還將我心甘情愿地定在電腦前繼續(xù)為你寫下去?？雌饋恚裢砦业恼眍^又要被冷落了。上次說了坐車，今天就說吃飯。吃飯，人人皆會，不過是將食物送進口中而已。但作為一個社會人，吃飯常常是一種群體行為，這就使簡單的吃飯變得不那么簡單了。特別是當吃飯不再是以滿足生理需要為第一目的時，吃飯簡直就是頗為復雜的一件事情了。今天，咱就說說這復雜的吃飯——公（商）務宴請。前些年，社會上流傳過一些被篡改的“名人名言”，其中的一句給我留下了極深刻的印象——“革命就是請客吃飯”。我們在這里且不深究篡改者所要表達的某些情緒化的東西，但這句話卻在很大程度上反映了宴請在現(xiàn)代社交中的重要性。后來與一位經(jīng)商的朋友談起這方面的話題，這位朋友更是體會多多。他說：“對于生意人來說，吃飯簡直太重要了。由于有了商業(yè)目的，怎么吃飯就不再是一件簡單的事情。鮑魚也好、燕窩也罷，都變成了一種商務工具或者說是道具，如何發(fā)揮這些道具的作用，這里面可是大有學問的?！钡拇_，在商務場合中，就像穿什么樣的西裝、坐什么樣的車、租什么樣的寫字樓一樣，在哪兒吃飯、吃什么也是傳達身份、地位、誠意等信息的重要標志。另外，包括約請、迎送、落座、如何點菜、怎么敬酒、宴請中談商務的時機等，都可能是影響商務目的成功與否的關(guān)鍵因素。所以說，商務宴請就像演一場戲，什么時候開幕，什么時候高潮，什么時候謝幕，以及在這過程中怎樣演好自己的角色，都是大有學問的。你剛剛參加工作，這方面的體會可能還不深，但今后陪同領導赴宴或宴請客人的機會將是很多的，作為一個女孩子，如何在此類活動中既得體大方，又角色準確，不僅是工作的需要，也是展示個人能力的絕好機會，可不要小視喲。一、宴請前的準備宴請的準備工作一般可分為確定參加人員、宴請地點以及發(fā)出邀請、恭候迎接等。其中確定客人名單是整個準備活動的關(guān)鍵。因為宴請的客人的身份、宴請的目的、客人的級別及人數(shù)、客人與主人的熟識或融洽程度等都直接關(guān)系到后面的各個環(huán)節(jié)。如果領導將宴請的人員、時間、地點等都確定好了，那么我們只需逐項落實就可以了，如果領導只是有一個大概的想法或幾點原則的話，我們就要認真對待了。因為一次宴請前的準備過程實質(zhì)上就是一次公關(guān)策劃的過程，任何一點一滴的疏漏都可能會釀成嚴重的后果。（1）確定參加人員名單。確定客人名單時一定要考慮周全，切忌遺漏，最好的辦法是先擬出一個大名單送領導圈定。如果我們也無法確定擬請的客人名單時，請教或委托他人是個好辦法。例如，為達到某個目的，領導想約某個部門的有關(guān)人員一起坐一坐。邀請的工作落到了你的頭上，而你對該請誰也心中無底的話，最好的辦法是向熟悉該部門情況的人員（最好是該部門內(nèi)部的人）請教，這樣得出的結(jié)果應該不會有太大的偏差?？紤]周全的另一層含義是在確定客人名單時切忌搞大雜燴，有些人請客喜歡熱鬧或圖省事，請一次客就想把所有問題都解決了，也不考慮客人之間是否有關(guān)聯(lián)，是否愿意坐在一起。其結(jié)果就會沖淡主題，達不到應有的目的，甚至還會落個不歡而散的結(jié)局。在確定客人名單后，還應確定陪同人員名單。這里有幾個原則：一是要考慮雙方級別和人數(shù)的對等。所謂級別對等是指在可能的情況下，已方第一主陪人的身份要等于或略高于第一客人的身份，因為第一主人的身份直接決定了宴請規(guī)格的高低；所謂人數(shù)對等是指主客雙方出席的人數(shù)不應過分懸殊。己方人數(shù)過少是對客人的不夠尊重，過多則顯得不雅。二是與宴請主題無關(guān)或?qū)ρ缯埬康臎]有幫襯作用的人最好不要出現(xiàn)在宴會上。（2）確定宴請的地點。要根據(jù)宴會的不同性質(zhì)選擇相應的設宴地點，盡量做到有獨特的風格，并考慮在何種規(guī)格下招待客人。如果是比較熟識的朋友，又無明確的宴請主題，只是為了聯(lián)絡一下感情，為今后辦事做鋪墊的話，那么地點和人員的選擇都可以隨意一些，席間的氣氛也應力求輕松自然。如果有比較重要的人物到場，在宴請地點的選擇上則不能過于隨意，因為飯店的檔次是身份與誠意的象征。如果客人不愿意被更多的人發(fā)現(xiàn)自己的行蹤，則應選擇一個比較清靜的地點。確定宴請地點時，應提前與飯店取得聯(lián)系，最好能做一下實地考察，對房間內(nèi)外的環(huán)境以及宴請菜單都要做一番認真檢查，并就開宴時間等相關(guān)事項向飯店提出明確要求，以免發(fā)生意外。（3）發(fā)出邀請。邀請的方式可以靈活多樣，當面邀請、電話邀請、發(fā)請柬邀請都可以，但一定要鄭重誠懇，使被邀請的人感到你的誠意。宴請的時間、地點、主要出席人及赴宴方式等細節(jié)要表述清楚準確，不要使人產(chǎn)生歧義。另外，如果時間允許，應提前三至五天發(fā)出邀請，以便對方有充分的準備時間。而宴請當天還要再提醒一次，以免客人忘記。（4）抵達飯店。對于較重要的客人應主動派專車去接，這里面除了表示對客人的尊重外，還可以利用接送（有接必有送）之機搞清客人家的住址，便于今后的拜訪。另一方面，這樣還可以省去照顧對方司機的麻煩。請客一方應比客人提前到達，到達后應對周圍的環(huán)境、桌椅的擺設、菜品的準備等事項作出安排或調(diào)整。這里特別強調(diào)一下每桌座椅及餐具的數(shù)量，除非有臨時增減人員的情況，否則要做到每桌座椅及餐具的數(shù)量與入席的人數(shù)相一致，因為在客人來到后再臨時調(diào)整（特別是臨時增加）座椅和餐具不僅會使宴會顯得混亂無序，同時也是對客人的極大的不禮貌，人家可能會想：我是不是多余的？一切準備就緒之后，我們就該到飯店大門外去迎候客人的到來了，如果客人的級別較高，還應提醒第一主人到外面迎候。二、宴席上的細節(jié)如果把宴請比作演戲的話，那么此前所做的一切至多只算個引子。至此，大幕正式開啟——第一場：落座。落座是有規(guī)矩的，一般可分為正確確定桌次和座次兩個問題。宴請的學問功夫在吃外（2）（1）桌次。如果雙方來的人較多需分桌用餐的話，應確定其中一桌作為主桌。確定主桌一般有三個原則：一是居中為上。即當三桌以上（且為單數(shù)時）并列時，以中間一桌為主桌；二是以右為上。即兩桌并列時，以右面一桌為主桌，但兩桌以上（且為雙數(shù)，如四桌）并列時，則需同時使用上面二個原則來確定主桌，即中間的右面一桌為主桌。三是以遠為上。即離房間正門最遠（即最靠里面）的一桌為主桌。除了上面的三個原則，還有一個如何確定左右方向的原則——面門原則，即以面對房間正門時的右面為上。我想，只要真正掌握了上面的三加一原則，并加以靈活運用（或單獨或綜合），即使遇上再復雜的情況，我們也能夠正確地確定桌次了。排完桌次，接下來是分配各桌的人員。一般情況下，我們應盡量將主客雙方的主要成員安排到主桌用餐。無論分多少桌用餐，每桌都應安排己方的人員。如果貴賓帶了司機，那么對司機千萬不可大意，假如不便安排司機進席的話，要單獨安排進餐或發(fā)放足額小費。有時大事會壞在細節(jié)上。（2）座次。落座一般由于場合不同而分兩種方式：正式排位法。即面門居中的位置為主陪席（也稱埋單席、主位），對面為副主陪席，主陪席的右側(cè)為第一貴賓席，副主陪的右側(cè)為第二貴賓席，主陪席的左側(cè)為第三貴賓席，副主陪席的左側(cè)為第四貴賓席，依此類推。這種排位方法適用于比較正式的場合，同時要求主客雙方（特別是主陪與副主陪之間）的地位都比較接近。非正式排位法。如果參加宴會的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老總和他的秘書，而無論被宴請的客人是誰，按上述排位方法顯然都是不合適的，因為無論如何，將第二貴賓安排在秘書旁邊都是不夠尊重的。這時就適用非正式排位法了。主陪席的位置不變，而副主陪的位置通常也不變（這樣催個菜跑個腿什么的比較方便），貴賓依次坐在主陪席的右側(cè)和左側(cè)，依此類推。當然，也要考慮特殊因素靈活處理。如遇主賓身份高于主人，為表示對他的尊重，可以把主賓擺在主人的位置上，主人則坐在主賓的位置上，第二主人坐在主賓的左側(cè)。至于男女賓的安排，按外國習慣是穿插安排。我國習慣按各人職務、身份排列，以便于談話。如果有夫人出席，通常與宴會女主人安排在一起。比如：男主賓坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴會主人的夫人不出席，可請其他身份相當?shù)膵D女作第二主人，也可以把主賓夫婦安排在主人的左右兩側(cè)。席位安排要適當照顧各種實際情況，比如身份大體相當、專業(yè)相同、語言相同的人，可以排在一起；意見分歧、關(guān)系緊張者，則應避免排在一起等等。席位排好后，應該用座位卡（桌簽）在席上標明。桌次可在請柬上注明，或入席前通知。大型宴會最好有人引導，以免混亂。如果雙方來的人數(shù)差不多，最好互相間隔著坐，有利于私下交流。不要自己人坐一邊，對方坐一邊，跟談判似的。在這里還有一個分工和定位的問題。在你陪同領導宴請客人時，你一定要明白自己的職責。有時候，由于主陪的領導將主要精力過分集中在主要客人身上，因而忽視了對其他客人的照顧或?qū)ρ鐣恼w節(jié)奏的把握。你作為隨行人員則應密切關(guān)注宴會的整體進展情況，確保在場的每個客人都不會受到冷落，每個環(huán)節(jié)都不會出現(xiàn)疏漏。第二場：點菜。（1）基本原則：人少，菜最好少而精；人多，菜最好精而全。吃飯人多難免眾口難調(diào)，常規(guī)做法是涼熱葷素、雞鴨魚肉搭配起來。最好是客人到之前先有一個安排，再重點征求一下意見。（2）四大要點：一是照顧全面。一定要詢問一下客人中有無什么忌口的，千萬不能因為一點疏忽而惹得客人不高興。二是重點突出。最好點一兩種貴賓平時最愛吃的或本飯店最拿手的特色菜，菜上來時不要忘了重點地介紹一下：“我們老總聽說您對××比較偏愛，而這里的這道菜做得還不錯，所以我們老總特意為您點的?！痹诤芏鄷r候，一道菜也能起到畫龍點睛的作用。三是男女有別，宴請中如有漂亮的小姐，那么就要少點一些飛禽或雞鴨，因為這些東西骨頭多，讓她們在這種場合下啃骨頭難免不大好看。四是一視同仁。如果是分桌進餐，每個桌的菜應是相同的，這樣不僅點起來方便，一式幾份就可以了，而且可避免主桌以外的客人心存不滿。當然如果某桌上的人有特殊要求（如有忌口）則另當別論。第三場：敬酒。一般來說，過多地向客人敬酒是對客人的一種不尊重，但有的客人酒量較大，對主人的敬酒也不反感的話，多敬幾杯是可以的。敬酒的時機很重要，一是別人敬酒時不要亂摻和；二是在敬酒時也應遵循身份高低尊卑的次序，不要過于冒失。作為助手敬酒時語言表達也有技巧，一般要體現(xiàn)出地位的差別來，如敬酒時我們可以說“代老板敬您一杯”。同時還應借敬酒的機會將領導想表達而又不方便表達的意思替領導表達出來，這樣才真正體現(xiàn)了助手的作用。另外，敬酒時不應有遺漏，如果是分桌進餐的話，其他桌上的客人也應照顧到。第四場：談事的時機。一般宴請最好挑有沙發(fā)的包間，如果和客人不很熟，吃飯前人沒來齊時，就先把事情談了。這樣做的好處是讓人家吃得心里踏實。如果和客人較熟，而且也不是什么復雜的事，只是表個態(tài)，就不要在吃的時候說，而是到最后送客時順口說一聲“幫我辦一下”就行了。當然，一切都要以尊重客人的要求為前提。三、道別（1）埋單。在酒席進行到接近尾聲時，我們應提前結(jié)清賬單。在結(jié)賬前要禮貌地向客人詢問一下是否還要點什么，如果客人及主陪都明確表示不要什么了，我們就可去埋單了，而不應該等到客人離席了再匆匆結(jié)賬。（2）相送。如果給客人備有禮物，應提前放在貴賓自帶的車上，并給對方司機交待清楚，在貴賓上車前跟他說一聲“給您準備了一份禮物放在車上了”即可。如果客人是宴請方派車接來的，則應負責將客人送回去，如果有重一些的禮物，則一定要負責將禮物送到家。宴席間的學問比坐車的學問大得多，情況也更復雜，前面說了這么多不知道能對你有多大的幫助。其實經(jīng)歷才是最好的老師，宴席的這些技巧還是留給你在今后的工作中慢慢地去體味吧。眼睛已經(jīng)開始打架，得去睡了。小事還是做不好老生常談[]小事還是做不好第4封來信隨著我對工作和環(huán)境的逐漸熟悉和適應，再加上您的諄諄教誨，上班時的感覺比前些天好多了，只可惜——第4封來信小事還是做不好老同志：郵件收到，謝謝您為我導演了一部名曰《宴請》的文字版的輕喜劇?，F(xiàn)在，我已經(jīng)越來越理解您的苦心了：在我工作剛剛開始，一切都混沌未開，處處都急需您的指點的時候，您卻不急不慌慢條斯理為我講述于我似乎還不是最急于掌握的禮儀常識的原因了，您大概是怕我在一些常識性的禮儀方面露怯。不會做事可以學，不懂事似乎就離“倒霉”不遠了，您是怕我在工作剛剛開始的時候就在一些小事上栽跟頭。您說我理解得對嗎？先是坐車，后是吃飯，下面的禮儀知識該講什么了？您看您這個學生多笨，始終搞不清自己需要的到底是什么。我猜想，前面兩節(jié)講的都是出門在外的事，這回是不是該講講辦公樓里面的事了？比如接打電話，比如開會、辦事，比如如何與領導及同事們相處等等——這都是我瞎猜的，千萬不要因此擾亂了您的教學計劃。還是跟您匯報一下工作上的事吧?，F(xiàn)在上班時的感覺比前些天好多了，一方面可能是對工作和環(huán)境越來越熟悉和適應的緣故吧。另一方面，可能是更主要的，您的來信在很大程度上幫我恢復了信心，特別是每當我想起有您這樣的堅強后盾時，我就什么都不怕了。今天，我們公司召開集團行政工作會，這對于我們公司來說可不是件小事，公司幾位正副總裁，公司總部的各部部長，全國各地五十多家子公司、分公司的總經(jīng)理全都趕來參會。會議自然是由我們總裁事務部主辦，為此我們提前一周就開始緊張地籌備了，為了印制會議資料我還跟著加了兩次班吶。上午開會時科長派我負責簽到，望著這些風采各異的人物相互打著招呼步入會場，再注視著這些人在我面前一一止步，漫不經(jīng)心地在簽到簿上簽上那響當當?shù)拿郑ㄖ辽儆谖沂琼懏敭數(shù)拿郑恢趺锤愕?，我的?nèi)心竟會升起莫名的緊張與興奮來。就在我正暗自發(fā)神經(jīng)的時候，科長突然跑過來問我：時間差不多了，人到得怎么樣了？見我在那兒愣愣地發(fā)呆，知道我根本就未曾統(tǒng)計，他便低聲地嘟噥了句什么并一把抓過簽到簿，一頁頁地統(tǒng)計起來。等他轉(zhuǎn)身向主席臺跑去時，主席臺上的領導已經(jīng)宣布開會了。這么點小事都干不好，您說我是不是夠笨的。祝您身體健康！辦會的細節(jié)百密不可一疏（1）辦會，辦公室三大基本功之一，也是許多職場新人永遠繞不過去的一道坎?？雌饋砗苌願W，謎底卻簡單得只有一句話——[]辦會的細節(jié)百密不可一疏第3封回信第3封回信辦會的細節(jié)——百密不可一疏小爽：來信收到，再次領教了你的嘴上功夫，恭維吹捧之時也少不了夾槍帶棒的：表面上口口聲聲說是越來越理解了老同志的苦心，其實還是在怪我不知輕重、不分緩急地給你說了這么多的禮儀知識。在揚言千萬不要因此擾亂了我的教學計劃的同時，還是為我列出了下一步你最想知道的東西——接打電話、開會、辦事，與領導及同事們相處的技巧等。你的心思我自然理解，也正如你所說，此前，之所以占用這么多的時間與你探討你可能還一時用不上的禮儀知識，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的東西，如做事技巧等往后放一放再說，倒不是有意逗你著急，而是想叫你在這方面有一些切身感受后，更易于溝通。細想想，禮儀方面的知識，通過前面二講，你也應該有了一個大體的概念。至于其他方面的禮儀知識你可以再看看相關(guān)的書籍，有可能的話，我也可以在以后的通信中穿插著向你擇要介紹。那么從現(xiàn)在起，我就滿足你的要求，不再專題討論禮儀知識，而把討論的重心從出門在外向辦公樓內(nèi)轉(zhuǎn)移。今天你在信中提到了自己在公司行政會上鬧出的笑話，那么，我索性就順著這件事說下去。中國的會多，這一點眾所周知。要想使會開得成功，達到預期的目的，其中有很多的學問。介紹如何開好會的書籍有不少，但我今天要說的不是開會，而是辦會。兩者的區(qū)別何在？好比看戲，開會是臺上人講，臺下人聽，一切都在前臺；辦會是指會議的籌劃、準備、組織、操作、落實等，工作則在后臺。作為單位綜合部門的一名工作人員，掌握必要的辦會知識是做好工作的前提。今天你們公司召開的行政工作會屬于大型會議，會議的組織較為復雜，常常需要一個或幾個部門的一批人共同完成。以你目前的身份一時還不大可能獨立擔當如此重任，屆時只需按照領導的要求做一些具體工作就行了。所以這里也不講，今天只講中小型會議的組織。假定你們事務部要主持召開一個由部分部室負責人參加的專業(yè)會，同時有集團領導出席講話。一般來說，這類會議的組織工作比較簡單，部門也不會投入更多的人來操辦，通常只隨便指定一個人操辦一下就可以了。假定這個操辦的任務就落在你的頭上，那么你應該做哪些工作呢？一、會前的準備就是要根據(jù)會議的主題確定會議的議程、準備會議材料、確定參加人員以及會議的時間地點等。（1）準備會議材料。除會上使用或發(fā)放的材料外，如有領導出席講話，還應提前弄清是否需要為領導準備講話稿或講話提綱。因為在很多情況下領導出席只是為了提高會議的規(guī)格或表明領導對會議內(nèi)容的重視程度，以便會后推行和落實，所以領導對會議本身的了解通常也遠不如主辦部門深刻。這種情況下，有些領導就喜歡叫主辦部門準備講話稿或講話提綱。因此，在籌備有領導出席的會議時一定要問清楚是否需要準備講話材料，由誰準備等。如果等臨開會時，領導要講話材料你卻拿不出，就很被動了。在為領導準備講話材料時，除了要講清楚會議的目的、意義、要求之外，還應善于把主辦部門通過會議所要達到的目的通過領導的嘴說出來（這也正是主辦部門組織會議并邀請領導出席的根本原因）。（2）確定會議的時間、地點和參加人員。在確定會議參加人員時，除與會議主題相關(guān)的部門和人員外，如有需要對會議進行宣傳報道的話，還應考慮請新聞媒體的人員參加。在確定會議時間時，在保證會議不與公司其他活動相沖突的前提下，盡量根據(jù)出席領導的方便進行安排。確定會議地點時，除了要與參會人數(shù)及身份相適應外，還應滿足會議形式的需要。根據(jù)會議內(nèi)容或所要達到的效果不同，所采取的會議形式往往也不盡相同，一般可分為主席臺式、座談式、分組式等等，而會議的形式不同對會議室的要求也各不相同。此外，還應考慮懸掛會標、音響系統(tǒng)等相關(guān)因素。因此，除非你對擬定會議地點的情況非常熟悉，否則在最后確定會議地點之前一定要實地考察一下，以確保不出紕漏。（3）發(fā)放通知。會議通知通常包括以下內(nèi)容：會議的名稱、會議時間、地點、主辦部門、出席領導、參加人員、主要議題等。此外，如需參會部門或人員在會議上發(fā)言或討論的，也應在通知中一并說明，以便對方有所準備。發(fā)放會議通知的方式很多，如傳真、郵件、信函、電話以及當面送達等。選擇哪一種方式均可，但關(guān)鍵是確保該會議通知能夠及時準確地送達參會人。為了確保不出紕漏，在發(fā)放會議通知的同時或之后應進行適當確認。如以信函郵寄或當面送達（包括自?。r應進行簽收確認；以郵件或傳真方式通知的，發(fā)送后應另行以電話方式確認對方是否收到，內(nèi)容是否清楚完整等，同時記錄收件人的姓名；如以電話方式通知，在口述通知內(nèi)容之后應請接收人重復通知的內(nèi)容，確認無誤后記錄接收人姓名。近年來，隨著辦公自動化（OA）技術(shù)的不斷普及，企業(yè)內(nèi)部的通信聯(lián)絡越來越多地基于內(nèi)部網(wǎng)絡來實現(xiàn)，我們發(fā)出通知后隨時可以查看對方是否已經(jīng)接收，給工作帶來了極大的便利。但越是如此越應及時檢查各接收方是否已經(jīng)及時接收，如發(fā)現(xiàn)有問題應及時以電話等方式督促其及時接收。（4）會場布置。對于規(guī)模較大的會議，一般要提前進行會場布置。會場布置一般包括桌椅的擺放、桌牌的制作和擺放、會標的制作及懸掛、音響系統(tǒng)的調(diào)試等。其中最不容忽視的工作是桌牌的擺放，之所以不容忽視，是因為桌牌擺放的實質(zhì)是參會人員的座次問題。在上一封信中我們已經(jīng)談了宴會中的座次問題，而會議的座次與宴會是不盡相同的。小型會議座次的排列一般只考慮主席一人的座位即可，其他人可自由擇座。確定主席的座次一般有三個原則，即面門而坐、居中而坐和居右而坐（注意，這里講的是進門方向的右側(cè)）。而大型會議則應考慮主席臺、主持人、發(fā)言人位次。主席臺的位次排列的三個原則是前排高于后排，中央高于兩側(cè)，右側(cè)高于左側(cè)（政務會議則為左側(cè)高于右側(cè)）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，發(fā)言席一般可設于主席臺正前方，或其右前方。安排座次除了要懂得座次的高低外，還應明確參會人員身份的高低。通常在任何一個機構(gòu)內(nèi)都有一個不成文的排序原則和習慣，在確定桌牌排列的次序時，要在尊重習慣的前提下，根據(jù)參會人員的實際進行仔細推敲。在無絕對把握時，可向領導或同事請教。（5）熟悉相關(guān)情況。辦會的細節(jié)百密不可一疏（2）這是所有的會前準備工作中最容易被忽略的環(huán)節(jié)。就是要在會前抽出一些時間對與會議主題相關(guān)的背景資料進行必要的研究，要弄清楚有關(guān)問題的來龍去脈以及影響工作進展的癥結(jié)所在，要對有關(guān)的數(shù)據(jù)了然于胸。因為你無法保證會議討論的范圍不會超出你準備的內(nèi)容，而作為會議的主辦部門的人員也應隨時應對與會人員特別是領導的詢問，如不能及時準確地回答這些問題，不僅會影響會議的進度和質(zhì)量，也會給人留下工作能力不強或?qū)λ止艿墓ぷ餍闹袩o數(shù)的印象。二、會議期間的組織工作會議期間的組織工作至少應從會議召開前的半小時算起。（1）再給參會人員提個醒。如果參會人員不是很多，而會議內(nèi)容又較為重要，且有主要領導出席的話，應提前給所有參會人員再打一次電話提醒。讀到這里，你大概會有些不以為然了，反正通知已經(jīng)發(fā)了，即使對方忘了開會的事情，責任也不在你，何必多此一舉呢？其實不然，作為會議的組織者，你有責任保證會議準時順利地進行，因此再次提醒也是必要的。如果對方真是因忙于其他工作而忘記了開會，經(jīng)你的提醒后，對方自會心存感激。另一方面，如果在會議開始后，真的發(fā)生多人未能準時到場的情況，出席的領導難免會懷疑這些人遲到的原因到底是對方忘記了，還是會議主辦部門的通知有誤。最可怕的是在這種情況下領導大多只是心存不滿而并不當面責問，因而你根本無法找到辯白的機會，如此豈不是很冤枉嗎？（2）帶齊相關(guān)的物品。在你去會場之前應仔細檢查一下所帶物品是否齊全。一是與會議有關(guān)的各種資料和會議簽到表；二是已經(jīng)下發(fā)的會議通知，因為上面寫有會議的時間、地點、參加人等相關(guān)信息，會上很可能會用得著；三是所有參會人員的聯(lián)系電話，以備有人未到時催叫；四是記錄用的筆和本。其中筆最好帶兩支，一方面防止因意外而影響記錄，另一方面如果參會的人員中有人未帶筆時可以借其使用。如果你用的是鋼筆，則應提前灌足墨水。作為會議當然的記錄人，無論何種原因，會議中鋼筆沒墨水了總是很尷尬甚至是很要命的事情。當然，如果能帶個數(shù)碼錄音筆進入會場就更穩(wěn)妥了。以上物品都收拾停當，就應該趕去會議室了。（3）第一個進入會場。作為會議的操辦人，你應比其他參會人更早進入會場，具體的說你至少要提前15分鐘到達會場。其主要原因是：一方面，作為會議的組織人，你應趕在其他參會人到來之前對會議的有關(guān)細節(jié)再進行一次檢查，包括會議室的門是否已經(jīng)打開，照明、音響、會標、空調(diào)以及會議用水等是否已經(jīng)準備就緒。另一方面，如果參會人員先于你到達會場，卻未發(fā)現(xiàn)任何要開會的跡象，則很可能對會議通知或自己的記憶產(chǎn)生懷疑而引起不必要的混亂。特別是當會議召開的時間與通知發(fā)出的時間間隔較長，或會議通知曾出現(xiàn)過變動（如曾變更過會議的時間或地點等）的情況下更是如此。（4）做好會場的組織工作。當參會人員陸續(xù)到達時，你的主要任務是簽到和發(fā)放會議材料，必要時還要安排或引導參會人員就座。簽到的主要作用一般有兩個：一是對于某些重要會議，其簽到表將作為會議資料的組成部分歸檔備查；二是作為人員到會情況的統(tǒng)計，對于大多數(shù)會議來說，后者的作用大于前者。因此，在簽到過程中應及時統(tǒng)計人員到達情況，對未按時到達的應及時催找，在會議開始前的幾分鐘應向主持人報告人員到會情況，以便主持人作出是否準時開會的決定。（5）應對意外情況。對于辦會人員來說，最令人頭痛的大概就是開會時間到了而參會人員卻不能到齊。打電話催人也就成了辦會人員的重要任務，但電話催找的最大問題是你無法確定對方是將開會的事情忘記了，還是正在趕來的路上，或是臨時有了什么特殊情況。如果催促的電話打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在開會前趕到的，如今被你電話一催就如同真的遲到一般，難免會令對方心生不滿。如果真的等開會時間到了再打電話，則會直接影響到會議的正常召開，又會引起領導對你的不滿。因此說，最好的辦法還是如前面所說的，在會議開始前半小時到一小時的時候，對所有參會人員再提醒一遍。這種情況下，即使真有人未能按時到達會場，你也可以明確地告訴主持會議的領導對方很快能到，讓主持人心中有數(shù)。會議開始后，辦會人員的主要任務是做好會議記錄以及在必要時向會議提供相應的服務。會后的工作也不少，根據(jù)每個會議的內(nèi)容和領導的具體要求不同，會議的收尾也不盡相同，但一般不外乎會議紀要的撰寫、會議資料的整理歸檔以及會議議定事項的督辦落實等幾個方面。嚴格說來，這些工作已超出辦會范疇，在此不再詳述。下次再聊，祝工作順利。我參加了五人協(xié)調(diào)小組老生常談這段時間實在太忙了，每天至少要工作十三四個小時以上。每次見到枕頭的那種親切感比當年高考沖刺期間還有過之。因為——[]我參加了五人協(xié)調(diào)小組第5封來信第5封來信我參加了五人協(xié)調(diào)小組老同志：這些天里沒有了我的催逼，你的心情想必輕松了不少?？蓪ξ疫B續(xù)多日不回信的行為，您一定會頗為不滿吧？甚至會懷疑我對您的教程不似開始時那樣上心了？我向您保證：絕對不是。一方面，我這段時間實在太忙了，每天回到宿舍時都已是半夜時分，人早已疲倦得不行，實在顧不上看您的來信；另一方面，我一直覺得讀您的來信需要有充裕的時間、安靜的環(huán)境和良好的心情，獨坐在電腦前細細地傾聽您的教誨，享受您的關(guān)切，品味您的睿智……這些天里，我雖不止一次打開您的郵件，但總是看看那充滿誘惑力的題目《辦會的細節(jié)——百密不可一疏》便強忍著退出來，生怕匆忙間無法領會其精要，辜負了您的一片苦心。說了半天，我還沒告訴您這些日子我到底在忙什么。最近由于國家對幾種外貿(mào)商品的出口退稅政策進行了重大調(diào)整，我們這家大型國企首當其沖地受到影響，而這種影響不僅僅是表面上的利潤指標問題，而且要深遠和復雜得多。對此，國家經(jīng)貿(mào)部門專門成立了一個調(diào)查小組進行專題調(diào)研，我們公司就被確定為調(diào)研的對象之一。根據(jù)調(diào)查組的要求，我們公司從有關(guān)部門中抽調(diào)了五名人員組成臨時協(xié)調(diào)小組配合調(diào)查小組開展工作，五人中有四人是四個部門的副部長，而第五個人就是我這個屁事不懂的小丫頭。您可不要以為我能夠進入這個五人臨時協(xié)調(diào)小組意味著什么，其實原因很簡單，前面四個人是負責協(xié)調(diào)的，而我則是負責跑腿的。當時，這個跑腿的名額給了我們總裁事務部，而部里的每個人手頭都堆著一大攤子事，只有我是個閑人，領導就把我派了出去。去之前也沒覺得有什么，反正在哪也是打雜跑腿唄，可報完到，才發(fā)覺事情遠非想象的那樣簡單：一來其他四人除了協(xié)調(diào)調(diào)查工作外，自己本身還都有一大攤子事，所以只是有事的時候才露露面，大多數(shù)時間根本不見人影。我不僅成了唯一的常駐代表，而且還擔負起調(diào)查組與協(xié)調(diào)小組之間的聯(lián)絡員職責。二來調(diào)查組人手少，調(diào)查內(nèi)容復雜，加之上級限定的期限又非常的緊，所以大家每天的工作時間都在十個小時以上。我負責的工作包括：根據(jù)調(diào)查組開列的題目到公司有關(guān)部門收集各種調(diào)研資料、各種會議的記錄、各種文字材料的整理打印裝訂、各種文件資料的管理，以及為調(diào)查組端茶倒水整理房間等相關(guān)的服務。您是內(nèi)行，一定可以想象得出這是多大的工作量了，最要命的是我在此前對這些工作幾乎一無所知，工作起來的難度就更大了。所以說，其他人每天的工作時間一般不少于十個小時，而我每天的工作時間則至少要在十三四個小時以上。每天工作結(jié)束后回到自己房間，見到枕頭的那種親切感甚至比當年高考沖刺期間還有過之。工作忙我倒不怕，最叫人頭疼的莫過于根據(jù)調(diào)查組的要求向公司各部室收集有關(guān)資料的工作了。由于此次調(diào)查涉及范圍較廣、層次較深，再加上調(diào)查組與公司看待問題的角度差別較大，調(diào)查組開列的題目公司回答起來都頗感吃力，所以遇到的阻力都比較大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我這個小姑娘就成了鉆進風箱的老鼠——兩頭受氣。催得緊了，人家根本不買你的賬，時間拖得長或答復得不像那么回事，調(diào)查組這邊又交不了差。真是難死人了！有時我真想問問您該怎么辦，可想想您發(fā)來的郵件都沒時間看，問了又能怎樣呢？幸好財務部的那位副部長（是五人協(xié)調(diào)小組成員之一，本來他在組內(nèi)的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）見我可憐，在每次遇到難題時都會幫我出出主意，甚至親自出面幫我搞定，才使我不至于太狼狽。雖然這期間冒傻氣的次數(shù)不少，但總算完成了這次任務。在調(diào)查組撤離之前和公司領導座談時，還大大地表揚了我一番。后來回到部里，部長也說我任務完成得不錯，甚至還放了我半天假以示獎勵?，F(xiàn)在終于可以靜下心來讀您的信了。真沒想到上封信里剛對您講了我在會議簽到時“犯傻”的事，您今天就調(diào)整了講述計劃，為我講解了辦會的細節(jié)，而且是絕對地量身訂做。如此的苦心，實在令小爽感動不已。感動之余也終于體會到了什么叫“百密不可一疏”，原來即使這樣一個小小的會議，組織起來也有這么多的講究，以這樣的標準來衡量，自己要學的東西實在太多了。其中最令人感到震驚的是您關(guān)于會議通知發(fā)出后再確認，以及會前再提醒的細節(jié)描寫，真不知道原來工作是應該這樣做的。同時也發(fā)現(xiàn)了自己的百密一疏——如果不是恪守自己訂立的這些破框框，強行將這封信推遲到此刻才讀的話，也許我這一周多的工作會更加圓滿一些的。書到用時方恨少，這一周多的經(jīng)歷使我學到了許多東西，也使我對您的講述有了更加深刻的理解，當然也就更加渴望及時得到您的教誨。您的“傻瓜教程”進度還是再快些吧。祝全家好！確認與反饋（1）小爽杜絕“大腦進水”最有效的辦法是你在接受任務時要先確認。贏得領導信任的最好途徑是完成任務后及時反饋。[]確認與反饋第4封回信第4封回信確認與反饋小爽：信收到。在這封信里我重又感覺到了你那份固有的自信，用你自己的話說，工作中雖然仍不時地犯點傻，但看得出你做起事來已經(jīng)越來越得心應手了。是不是可以說，至此，我們的小爽已經(jīng)基本走完了從在校學生向職場白領過渡的第一個階段——恐慌無措期。既然如此，我們關(guān)于工作的討論又可以繼續(xù)向縱深挺進了。根據(jù)你的要求，從今天起我們就聊聊有關(guān)做事的一些細節(jié)——這也正是你很長時間以來一直期待的話題。一般說來，做事是一個較大的概念，大概人類所有有目的的活動都可以稱之為做事。但這里探討的做事只局限于工作中的一些具體方法和原則。確認——幫你杜絕“大腦進水”的法寶看電影引出來的確認法則。我們這個年齡的人，小時候最高級的娛樂活動莫過于看露天電影了。在電影有限的題材中，數(shù)量最多也最令我們感興趣的當屬戰(zhàn)爭題材了，抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭以及抗美援朝戰(zhàn)爭等。我甚至形成了“戰(zhàn)爭片”情結(jié)，成人之后，在電視中仍不止一次地重溫這些早已稔熟的片子。但就在不知第幾次重溫這些片子時，一個早已熟視無睹的情節(jié)卻引起了我的注意。在多部“戰(zhàn)爭片”中都有一個非常類似的情節(jié)，就是在指揮員布置完任務后，接受者都要當面重復一遍，即使在戰(zhàn)斗最激烈的時候也是如此。最初我只以為這不過是個習慣而已，并沒有什么。后來想想不對，打仗可不同別的，流血乃至勝敗往往只是頃刻之間的事，在這分秒必爭甚至是千鈞一發(fā)的時刻，如此重復（啰唆）豈不是浪費時間?導演如此安排是否有些做作？但后來隨著閱歷的增長，才明白這個情節(jié)非但不是做作，而且是極其必要的。因為只有這樣，才可以確保執(zhí)行者全面準確地理解指揮員的戰(zhàn)略意圖，避免雙方理解上的偏差（重復有助于你加深對命令的理解，而對方也能從你的復述中及時發(fā)現(xiàn)自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必爭的時候，尚且不能省略復述確認這一環(huán)節(jié)，可見其何等的重要了。什么時候需要確認？在日常工作中，需要你復述確認的地方是很多的。當領導向你布置任務后，你需要以最精練的語言將其復述確認后再去執(zhí)行；當你接到一個電話（如會議通知），你應當在掛斷電話前向授話人復述一下電話內(nèi)容；當你以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，應主動向?qū)Ψ酱_認是否收到、是否完整清楚、有無疑問等。確認需要技巧。話好說，但實際操作起來困難卻不小。一是容易忘，特別是當任務緊急或手頭工作非常多的時候，就常常顧不上了。對此沒有更好的辦法，只能靠習慣的培養(yǎng)。二是當對方并不習慣復述確認這種工作方式的情況下，容易被認為是多此一舉甚至可能會給對方留下行事拖泥帶水的印象。這說明我們在復述確認時還是需要講究一些技巧的?！旑I導向你布置工作時，如果內(nèi)容非常簡單，你可以不留痕跡地進行確認：“我知道了，叫×××下午3點半之前把會議通知發(fā)出去。”“您要近三年的公司生產(chǎn)完成情況統(tǒng)計資料，我現(xiàn)在就去找?！碑旑I導布置的工作內(nèi)容較多或要求較為復雜時，你在進行復述確認時既要力求精練且富于條理，同時還應加入自己對交辦事項的理解，準備采取的主要措施、方法等內(nèi)容，“這件事我初步想這樣辦，您看行嗎？”這樣不但不會使領導感到啰唆，還會使他對此后的辦理效果更加心中有數(shù)?！斈憬拥诫娫捦ㄖ獣r，由于授話人關(guān)注的焦點正是接收方能否全面準確地理解自己講述的內(nèi)容，所以當你主動要求復述一下通知內(nèi)容時，對方會很樂意聽的。關(guān)于接電話的禮儀和技巧等問題在這里還想再多啰唆幾句。當你辦公桌上的電話鈴聲響起后，要盡快接聽。要注意養(yǎng)成左手拿話筒的習慣，因為這樣當接收的電話內(nèi)容需要記錄時，你的右手可以很方便地拿筆記錄。當然，平時注意在電話旁邊備一支筆和便箋紙也是十分必要的。拿起聽筒后應主動打招呼并自報家門：“您好，這里是××公司（部門）?！被颉澳?，我是×××。”說話時語氣要親切友好，要力爭使對方從聲音中感覺到你的微笑。在你所接的電話中有相當數(shù)量是打給你所在部門的，典型的如會議通知等，接聽后你還要將內(nèi)容向領導匯報或轉(zhuǎn)述。這時，你除了仔細聽取、認真記錄外，還要想到當你向領導匯報時，除了對方通知的內(nèi)容以外，領導可能還會問到哪些問題，你在向?qū)Ψ綇褪龃_認通知內(nèi)容的同時，還要將領導可能會問到的各種問題一并搞清楚（這樣在向領導匯報時才不會出現(xiàn)一問三不知的尷尬局面）。最后，在通話結(jié)束前，不要忘記留下對方的姓名和電話號碼，以便發(fā)生疑問時可以進一步核實。——關(guān)于以傳真、郵件等非面對面方式向他人傳遞信息后的確認問題，在前一封信講述發(fā)放會議通知時也曾提及，這里我想著重說一下需多次重復確認時的一些技巧。比如你向?qū)Ψ桨l(fā)送了一份傳真，你當然應該打電話確認對方是否收到以及內(nèi)容是否齊全清楚等，但對方可能并不在傳真機旁，或確認傳真有問題還需要再重新傳一次，這時你可能會還要再次甚至多次進行確認，執(zhí)行起來很繁瑣。其實你只需略施小技，就可以省去多次確認的麻煩，又可以確保不出差錯，至少差錯的責任可不必由你來承擔。具體方法就是當你遇到類似情況時，只需在電話中說一句：“您看這樣好不好，如果沒有問題就算了，如果有問題請您給我來電話，我的電話是×××××××?！笨傊皶r地復述確認不僅可以幫你避免大腦進水的情況發(fā)生，更重要的是它還可以幫你在領導和同事的心目中樹立你工作干練、作風嚴謹?shù)牧己眯蜗蟆@對于一個年輕人可是極為重要的。反饋——幫你贏得領導信任的絕招反饋與確認不同，確認大多在事先，其目的是為了確保執(zhí)行過程中不出現(xiàn)偏差；而反饋則在事中和事后，是為了讓領導及時掌握情況，以便及時決策或避免不必要的擔心。為什么要反饋？確認與反饋（2）作為下屬，我們有義務對上級交辦的任務負責。作為一名優(yōu)秀的下屬，不僅要善于完成領導交辦的各項工作，而且還應向布置工作的領導及時反饋工作進度和結(jié)果，即所謂“事事有著落，件件有回音”。一般來說，對于比較重要的工作，當工作全部完成，或進行到一定階段，或完成過程中遇到了困難甚至發(fā)生了始料未及的新情況時，我們都會及時地匯報，這一點并不太難做到。但對于那些不太重要，或領導甚至沒有明確要求的小事情，就常常忽視了及時反饋，甚至會覺得整天拿著些雞毛蒜皮的事在領導面前絮叨會有損自身形象。其實并不盡然。每件事情都要反饋嗎？“事事有著落，件件有回音”并不意味著對接受的每一項工作都要進行反饋。至少以下幾種情況我們就可以省去反饋的麻煩：一是當領導能夠及時清楚地感覺到你的工作成果的時候。舉一個極端的例子：領導正在開會，突然停電了，領導叫你去探明原因，你去后很快恢復了供電，會議繼續(xù)進行。如果這時候你再向領導說明情況就顯得多余了。類似的情況還有很多。再如領導交辦的一些私事，一般情況下辦后也無需反饋，因為辦理的結(jié)果通常會通過領導的私人系統(tǒng)反饋到領導耳朵里，如果你再匯報就有表功之嫌了。二是經(jīng)過長期的磨合，在千百次的準確執(zhí)行過程中，你的辦事能力已經(jīng)獲得了領導的充分信任，凡是交你辦的事從未出過差錯。這種情況下，你可以不必事事匯報。反饋有緩急之分嗎？有些事無論領導多忙都要立即反饋，有些情況的反饋則要掌握好時機。衡量一項工作是否必須立即反饋的標準不是看事件本身的重要程度，而是看領導對這件事情的關(guān)注程度和這件事的緊急程度。隨便舉幾個例子：領導正在組織一個重要會議，而會后還要趕著去拜會一個重要客戶，請你幫忙要車。這該算是小事了吧？我們只需打個電話即可，事后還需要反饋嗎？再如，領導的上級急需一份資料，領導請你幫忙送過去，事后你需要向領導反饋嗎？不知你是怎樣認為的，依我說，這兩件事都需要反饋，而且還要盡快。先說要車。很顯然，領導是在趕場，時間性非常強，各環(huán)節(jié)間決不允許出現(xiàn)任何紕漏。處理這件事的要訣有二，一是在通知司機出車時間時，要有一定的提前量(不少于10分鐘)，二是要及時反饋，這樣領導才不會擔心后面的拜會而安心開會。如果你沒有及時反饋，而恰巧領導散會后在指定地點又找不到車（司機晚到幾分鐘是常有的事），領導會作何感想？至少會給領導留下該同志辦事不牢靠的印象。至于送材料的事，因為事關(guān)領導的上級，領導會十分在意你送到的效率和上級的反應，只有得到你的圓滿答復才會令他放心。反饋同樣需要技巧。對于那些不是很急迫的工作，反饋時就要掌握時機了。最好選擇在領導不忙或沒事的時候，如與領導一同坐車或大家在一起閑聊的時候，匯報語言應力求簡練，突出結(jié)果淡化過程，切忌將匯報變成表功會或訴苦會，否則容易使領導懷疑你匯報的動機而達不到應有的目的。匯報方式也應盡量隨意一些，像聊天一樣，不露痕跡地將需要讓領導知道的信息傳遞出去。這樣不僅領導聽起來輕松，也不會給周圍的同事留下你這個人喜歡圍著領導轉(zhuǎn)的不良印象。時間不早了，由于涉及這方面的內(nèi)容較多，一時間很難說得清楚，還是留待下封信里再說吧。祝工作順利。做事越多出錯越多嗎老生常談對于我們這些職場新人來說，在工作中究竟是多做一些好呢，還是少管閑事好呢？真的像大家說的那樣——[]做事越多出錯越多嗎第6封來信第6封來信做事越多出錯越多嗎老同志：今天我是在上班時讀您的這封信的，這可是第一次。這兩天我們的科長陪部長出差了，我手頭的工作也都干完了，終于有了這難得的喘息之機。坐在辦公室里讀您的信其感覺與以往頗有不同：一邊咀嚼著您關(guān)于做事的智慧，偶爾再回頭看看身邊那些低頭忙碌著的同事們，心中便會生出一些對照與聯(lián)想：這些工作經(jīng)驗與閱歷要遠勝于我的同事，他們是怎樣看待和把握這些工作上的細節(jié)的呢？在以往的實際工作中，他們遇到相似情況又是怎樣行事的呢？這種對照與聯(lián)想大大加深了我對您所講述內(nèi)容的理解。不知怎么搞的，隨著您講述內(nèi)容的逐漸深入，在我的內(nèi)心深處反倒越來越多地感到了一種壓力和恐慌，一種與工作之初全然不同的壓力和恐慌。如果說當初的這種感覺完全是出于無知，那么如今則恰恰相反。應當說在最初的兩封回信里，您幫我澄清了許多模糊的概念，而后兩封信里您所講的內(nèi)容則使我驚訝地發(fā)現(xiàn)，在那些毫不起眼的小事之中，卻隱藏著那么多的溝溝坎坎，稍有疏忽都可能捅出大漏子。以我這風風火火的性格，要想達到您的要求恐怕不是一天兩天的事情。透過最近這兩封信里有關(guān)做事的諸多細節(jié)的描寫，使我對您行事風格和做事原則極是折服——力求最好，不出紕漏，為此甚至要做一些超出自己職責范圍的工作。但我常聽同事們說的一句話卻是“做事越多出錯越多”。我想了半天也搞不清這兩種說法是不是互相矛盾，對于工作上的事，到底多做一些好呢，還是少管閑事好呢？望老同志不吝賜教。不要將球停在自己腳下小爽不論是工作還是責任，千萬不要把它滯留在自己手里。如果不能保證及時準確地把它傳遞出去，不如從一開始時就不接。[]不要將球停在自己腳下第5封回信第5封回信不要將球停在自己腳下小爽：來信收到，工作時間看信寫信可不好，領導在與不在應該一個樣才對嘛——開玩笑的。在信中你提出了一個十分尖銳的問題：工作中應不應該多管閑事？近些年來，有一種說法十分盛行，即“無功便是過”。其實我倒覺得對于我們這些以事務性工作為主的小人物來說，更應該樹立一種“無過即是功”的思想。正如你在信中總結(jié)的那樣——力求最好，不出紕漏。就像踢球，破門得分當然是一個球隊的終極目標，但不能因此就要求場上的所有隊員都圍在對方球門前，去爭搶臨門一腳的機會。在絕大多數(shù)的時間里，我們絕大多數(shù)隊員的職責是攔截、搶斷、盤帶和傳遞。那么，能否及時準確地將傳到自己腳下的球傳出去，就成為衡量一名球員是否優(yōu)秀的重要標準。這個標準里至少包含了兩個基本要素：及時與準確。先說準確。上一封信里講到的確認與反饋都是保證你將工作中的球準確地傳遞出去的重要方法，為了便于你的理解，還想再啰唆幾句。如果從概率論的角度而言，當然是做事越多出錯越多，但我們總不能因此就消極地一事不做吧，正確的態(tài)度應該是在積極做事的基礎上避免出錯。如果分析出錯原因，就會發(fā)現(xiàn)最容易出錯的環(huán)節(jié)常常是職能交叉的地方，即兩個人（或部門）的結(jié)合部。那么怎樣才能有效地杜絕在職能結(jié)合部位出錯的現(xiàn)象呢？用我自己的話說就是——將自己的職責范圍向外擴大一環(huán)。需要注意的是，將自己的職責范圍向外擴大一環(huán)只是為了確保將接力棒遞交到下一名隊員的手中，不讓棒落到地上，而不是代替隊友跑下一棒。從這個意義上說，分清職責又是十分重要的事情。在我們的身邊，好心辦壞事的情況是很多的，例子也是不勝枚舉。我自己也曾做過類似的傻事。有一次，其他處室的一個做文書的老大姐，來我們部門退還文件。她似乎并不知道我們處接收文件的工作應歸文書老王負責，進門后第一眼看到了我，就過來要求我簽收。我雖覺得這樣似有不妥，但由于當時很年輕，面對這樣一位年長我許多的老大姐的要求，實在很難拒絕。何況老王在另一幢樓辦公，離此甚遠，叫老大姐拖著胖胖的身子再跑這樣遠的路也有些于心不忍，所以略一遲疑便接了下來。心想，還是我替她給老王送去吧。但令我萬萬想不到的是，老王看看文件后卻說：誰讓你接的，這個文件是需要幾個部門會簽的，她們部門閱后應依次傳給下一個部門。你給她退回去，叫她依次向下傳。至此，我才知道自己又辦了一件傻事。真的退回去嗎？想想老大姐那晴轉(zhuǎn)多云的臉色，我立刻打消了這樣的念頭。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一個部門才把文件傳了出去，同時也暗下決心再也不管這閑事了?？蓻]過幾天，那位老大姐又來傳文了，一進門就徑直向我走來。這次我可吸取了上次的教訓，明確地告訴她，文件應該直接送給老王。老大姐聽后似乎很不高興，上次不就是你接的嗎？你們處到底有沒有個準譜？雖然在我的再三解釋下，老大姐走了，但臉色遠