檔案數(shù)字化管理的路徑和方式研究獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

檔案數(shù)字化管理的路徑和方式研究獲獎(jiǎng)科研報(bào)告【摘

要】隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)字化管理已逐漸深入到人們社會(huì)生活的方方面面，在實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、優(yōu)化檔案信息利用、提高檔案管理水平等方面發(fā)揮了重要作用，并已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。文章以此為背景，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從建立數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)、建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、強(qiáng)化數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)等三個(gè)方面，全面分析了推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的有效途徑和基本方法。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化管理;路徑;手段

檔案是社會(huì)各組織、單位發(fā)展變化的真實(shí)記錄，是具有保存價(jià)值的原件。數(shù)字化檔案管理是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，采用掃描、存檔、上傳等手段，將各類紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)載體上的檔案信息，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。所以，廣大檔案工作者要做到與時(shí)俱進(jìn)，在科學(xué)的方針政策指導(dǎo)下，積極改進(jìn)和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的途徑和方法，實(shí)現(xiàn)檔案工作的既定目標(biāo)。

一、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，首要任務(wù)是建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使檔案工作走上數(shù)字化的軌道。一是建立檔案部門數(shù)字化工作流程，將檔案資料收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)等工作流程化，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、數(shù)字化管理，有效提高檔案管理效率;二是建立高效的計(jì)算機(jī)檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，方便檔案資料的查詢和高效利用。

例如，傳統(tǒng)的檔案管理中存在很多弊端，如查找繁瑣、儲(chǔ)存不便、數(shù)據(jù)容易丟失等，這對(duì)檔案管理的工作影響很多，而數(shù)字化管理可以將這些問題一一解決?；诖耍瑱n案管理工作者應(yīng)積極建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，與時(shí)俱進(jìn)，數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)可依據(jù)檔案的方向、種類、地區(qū)等因素來(lái)分類，在系統(tǒng)中設(shè)置查找菜單，不僅便于前期的儲(chǔ)存，更便于后期的查找。如，在構(gòu)建數(shù)字化檔案后，檔案管理員可通過(guò)硬盤儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“繁瑣”轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的“簡(jiǎn)易”;在查找檔案時(shí)，我們可以根據(jù)檔案的名稱、編號(hào)或關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。

二、建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資源利用者提供快捷、方便的檔案資料，是檔案資源數(shù)字化管理的關(guān)鍵。因此，檔案部門和檔案管理人員，首先要確定數(shù)字化檔案信息的來(lái)源，保證其完整性，并對(duì)檔案資料進(jìn)行分類處理，建立數(shù)字化檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案數(shù)字化信息一目了然，從而為用戶提供正確的查詢方向，提高查詢效率。二是根據(jù)主要內(nèi)容和應(yīng)用對(duì)象將檔案資料分成若干大專題，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的互聯(lián)共享和共享，使用戶能按功能快速查閱和篩選檔案資料，提高檔案資料的利用率。

例如，數(shù)字化檔案管理不僅要建立系統(tǒng)，更要建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建服務(wù)型數(shù)字化檔案管理工作模式。如，檔案管理者可以通過(guò)信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完善檔案信息，針對(duì)社會(huì)各界進(jìn)行服務(wù)，在客戶來(lái)咨詢查閱檔案時(shí)，檔案管理者可以從信息數(shù)據(jù)庫(kù)中查找信息，客戶可以提供姓名或?qū)?yīng)編號(hào)，通過(guò)客戶提供的信息進(jìn)行查閱。這樣，筆者通過(guò)建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高了檔案資料的利用率。

三、加強(qiáng)數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化管理要求檔案工作者具備良好的職業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)。所以，一方面要重點(diǎn)引進(jìn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)秀人才，組建一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍，使之充滿生機(jī)和活力;其次，通過(guò)聘請(qǐng)專家、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高檔案人員的信息技術(shù)水平;其三，檔案人員要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)、實(shí)踐掌握相關(guān)的檔案管理法規(guī)、規(guī)章、專業(yè)知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力、操作技能、信息素養(yǎng)，使檔案人員的信息化水平得到提高，從而有效地推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化。

例如，在實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式后，檔案管理者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，基于此，本館對(duì)數(shù)字化檔案管理人員制定了相關(guān)培訓(xùn)，定期為檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練。如，每年對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能、信息管理等一系列的教學(xué)講座，年底定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)測(cè)，通過(guò)考核數(shù)據(jù)為檔案管理人員進(jìn)行打分，這些分?jǐn)?shù)作為業(yè)務(wù)能力的判定標(biāo)準(zhǔn)。這樣，本館通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

四、加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理保障

在數(shù)字化、信息化發(fā)展背景下，電腦病毒的侵入是檔案管理部門和管理人員最擔(dān)心的問題，因?yàn)橐淮尾《镜那秩刖涂赡茉斐蓴?shù)據(jù)的丟失與泄露，造成不可估計(jì)的損失。只有強(qiáng)化數(shù)字化檔案安全管理建設(shè)，才能靈活應(yīng)對(duì)檔案管理過(guò)程中，所可能出現(xiàn)的各種信息存儲(chǔ)、非法訪問等安全問題，為檔案數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的保障。具體來(lái)說(shuō)，檔案部門和管理人員應(yīng)聯(lián)合專業(yè)技術(shù)人員，來(lái)建立檔案信息生成控制系統(tǒng)、安全檢測(cè)系統(tǒng)、自動(dòng)備份系統(tǒng)、自動(dòng)防病毒立體防御系統(tǒng)，確保檔案信息內(nèi)容的原始性、安全性，明確檔案管理和利用的權(quán)限，確立安全級(jí)別。

例如，檔案部門可以讓專業(yè)技術(shù)人員來(lái)設(shè)立檔案安全管理功能系統(tǒng)，還可以將備份文件存放在機(jī)械硬盤中，并設(shè)置防火墻，當(dāng)遇到非法入侵時(shí)自動(dòng)鎖定程序，檢索外來(lái)入侵的地址并進(jìn)行清除，一旦發(fā)現(xiàn)有安全隱患，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)，從而有效規(guī)避各種安全問題，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的安全化。

因此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)，是信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理與利用優(yōu)化的重要途徑。所以，無(wú)論是檔案管理部門還是檔案工作者