電子期刊編目方法的調(diào)整

電子期刊編目方法的調(diào)整

隨著網(wǎng)絡(luò)信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，圖書館委托的電子資源也在迅速增長。近10年印刷型期刊的訂購量日益縮減,而電子期刊在圖書館資源建設(shè)中所占的比例迅猛上升,似乎有逐步取代印刷型期刊的趨勢。以清華大學(xué)圖書館(以下簡稱我館)為例,年訂購的中西文印刷型期刊僅為3300余種,而電子期刊則達(dá)4.8萬余種。圖書館文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)的深刻變化,使電子期刊編目成為目前期刊編目工作的重點(diǎn)。如何快速創(chuàng)建大量的電子期刊書目記錄、如何有效維護(hù)書目記錄中856字段URL(UniformResourceLocator,統(tǒng)一資源定位符)的有效性,一直是困擾圖書館界的現(xiàn)實(shí)問題。本文欲結(jié)合清華大學(xué)圖書館的最新實(shí)踐,探討電子期刊編目的有效方法。1基于之前的電子出版物編目方法的描述和改進(jìn)的編目方法起源1.1我館現(xiàn)有電子期刊編碼工作模式的現(xiàn)狀清華大學(xué)圖書館早在1998年即開始了電子期刊編目工作。前期確定了建立電子期刊書目的指導(dǎo)思想,制定了電子期刊MARC格式著錄細(xì)則,并著重對訂購的重點(diǎn)學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的全文電子期刊進(jìn)行了詳細(xì)編目。具體的方法是:以信息參考部提供的電子期刊訂購列表(包括刊名、ISSN、來源庫名、期刊收錄范圍和URL)為依據(jù),按照電子期刊的著錄細(xì)則逐一對每種電子期刊進(jìn)行編目,其中URL為電子期刊查閱頁面的地址,直接對應(yīng)到書目記錄856字段的$u子字段,來源庫名稱對應(yīng)到856字段的$z子字段。清華大學(xué)圖書館原有的電子期刊編目工作模式具有以下幾個特點(diǎn):(1)對期刊進(jìn)行詳細(xì)編目,有利于完整揭示電子期刊的信息。(2)采取電子期刊獨(dú)立編目,區(qū)別于不同載體期刊的著錄格式。在對電子期刊進(jìn)行編目時,我館單獨(dú)為其建立書目記錄,不將電子期刊和其母體(印刷型期刊)反映在同一條書目里,這也是當(dāng)前世界著名編目機(jī)構(gòu)(如OCLC等)普遍采用的原則。(3)如果一種電子期刊隸屬于多個數(shù)據(jù)庫平臺,則在該電子期刊書目記錄中制作多個856字段,分別指向不同的數(shù)據(jù)庫平臺,為讀者提供多個選擇。不過隨著圖書館訂購全文電子期刊種數(shù)的激增,傳統(tǒng)的編目作業(yè)方式已經(jīng)不能滿足讀者的檢索需求,我館原有的編目工作模式也逐漸顯現(xiàn)出如下不足:(1)數(shù)據(jù)庫URL的動態(tài)不穩(wěn)定性導(dǎo)致856字段中的鏈接地址維護(hù)困難。這是我館遇到的最大的挑戰(zhàn)。近年來因?yàn)閿?shù)據(jù)庫商兼并重組的趨勢越來越明顯,且數(shù)據(jù)庫平臺的升級改造頻繁,造成數(shù)據(jù)庫收錄的電子期刊的URL變化頻繁,讀者經(jīng)常反饋電子期刊網(wǎng)絡(luò)鏈接無效。在這種情況下,編目員很難及時、主動地跟蹤到這些變化,無法確保書目記錄中856字段的有效鏈接。(2)電子期刊收藏年限變化頻繁,使書目記錄中的相關(guān)信息難以及時得到維護(hù)。數(shù)據(jù)庫商不斷回溯期刊數(shù)據(jù),使得電子期刊年代范圍不斷擴(kuò)大,同時因我館訂購經(jīng)費(fèi)制約,造成提供可檢索全文期刊種類和范圍增減頻繁,很難通過人工方式逐一排查并及時維護(hù)書目數(shù)據(jù)中的收藏年代范圍。(3)編目速度較慢,造成無法及時在OPAC(OnlinePublicAccessCatalogue,聯(lián)機(jī)公共目錄查詢系統(tǒng))中完整揭示訂購的全部電子期刊。巨大的編目業(yè)務(wù)量難以在短期內(nèi)完成,據(jù)統(tǒng)計(jì),2010年我館訂購中外文電子期刊數(shù)量已增至4.8萬余種,而目前的館藏系統(tǒng)中已完成編目的不過1萬種。1.2電子期刊東北部的研究2001年由我館信息參考部和系統(tǒng)部共同建立的電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)經(jīng)過不斷升級優(yōu)化,受到越來越多讀者的青睞。2006年以來,我館引進(jìn)了SFX系統(tǒng)來做期刊的關(guān)聯(lián)和鏈接服務(wù),并傾入更多人力來維護(hù)SFX系統(tǒng)的本地?cái)?shù)據(jù)庫,使得期刊數(shù)據(jù)更加規(guī)范、準(zhǔn)確和有效。新版的電子期刊導(dǎo)航依托SFX知識庫,可抽取包括刊名、ISSN、館藏年限范圍、語種、分類等期刊的基本信息,能做到每周更新數(shù)據(jù)。在這種形勢下,我館一度產(chǎn)生了是否要繼續(xù)在OPAC中揭示電子期刊書目信息的疑問。經(jīng)過一段時間的思考和討論,我館認(rèn)為,通過期刊導(dǎo)航系統(tǒng)揭示、查詢電子期刊與利用OPAC對全文電子期刊書目信息進(jìn)行揭示似乎是重復(fù)提供查詢方式,但這兩種方式對讀者和圖書館工作都是不可缺少的,是互相補(bǔ)充的。OPAC作為圖書館館藏資源揭示的重要手段,一直是讀者查詢圖書館各類資源不可缺少的重要途徑和常用的方式。在OPAC中整合電子期刊書目信息能極大地方便讀者使用,為讀者使用電子期刊增加有效的檢索途徑;同時,從MARC數(shù)據(jù)的內(nèi)容看,OPAC能提供多個檢索點(diǎn),其書目信息也比其他形式豐富;另外,如果電子資源的數(shù)據(jù)都能整合在OPAC中,對圖書館內(nèi)部業(yè)務(wù)工作也非常有益,如采訪人員查重時不必分別在多個檢索系統(tǒng)中查詢,等等。明確了依然使用MARC編目電子期刊的思路后,如何處理書目系統(tǒng)中電子期刊MARC數(shù)據(jù)與期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中電子期刊數(shù)據(jù)的關(guān)系成了考慮的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為,如果書目系統(tǒng)中的電子期刊記錄與期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)相互獨(dú)立地進(jìn)行創(chuàng)建和維護(hù),其中部分工作內(nèi)容將是重復(fù)的;同時,圖書館必須有一個最新的訂購期刊的列表作為對電子期刊進(jìn)行編目的依據(jù),電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時更新可以為編目員提供所需的期刊列表,但這并不能解決逐條編目速度慢與電子期刊數(shù)量大、變化快的矛盾。因此可以嘗試調(diào)整原有的編目方法。如果能將電子期刊書目記錄和每周更新的電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)有效關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)書目系統(tǒng)中電子期刊856字段鏈接地址的自動維護(hù),保證鏈接的有效性,并充分利用電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)的期刊基本信息,這將大大減輕編目的壓力。實(shí)踐證明,我們可以充分利用電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來解決目前遇到的問題。2改進(jìn)電子資源集合方法2.1電子期刊編碼筆者認(rèn)為,對于電子期刊編目,基于SFX的導(dǎo)航系統(tǒng)有兩類數(shù)據(jù)可以利用。一是電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中每種電子期刊的URL。SFX知識庫負(fù)責(zé)追蹤、維護(hù)、更新來自數(shù)據(jù)庫平臺、電子期刊網(wǎng)頁地址的各種變化,但依舊保持電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中URL鏈接地址相對穩(wěn)定。如果書目記錄中856字段著錄這個地址,讓鏈接指向電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中的這種期刊,再由導(dǎo)航系統(tǒng)指引到集成各個數(shù)據(jù)的同名電子期刊所在的閱讀頁面,那么電子期刊書目中856字段的$u子字段的URL基本不需要通過編目維護(hù)更新。另一類可用數(shù)據(jù)是SFX知識庫中各種電子期刊的基本信息,包括刊名、ISSN、隸屬數(shù)據(jù)庫平臺、館藏年限范圍、期刊縮寫及期刊的URL等。如果將這類基本信息經(jīng)過數(shù)據(jù)處理軟件批量轉(zhuǎn)換,生成MARC簡編記錄導(dǎo)入書目系統(tǒng),則有助于讀者在OPAC中查詢到所有訂購的電子期刊的信息,從而緩解電子期刊編目跟不上訂購變化的壓力。因此,我館改變原來的工作思路,對電子期刊編目作出兩個方面的調(diào)整:(1)對已編目的電子期刊,將其856字段$u子字段中的URL全部轉(zhuǎn)換為指向電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)中該刊的地址,如例1。(2)對未編目的電子期刊,用SFX知識庫的數(shù)據(jù)生成簡編MARC數(shù)據(jù)后導(dǎo)入書目系統(tǒng)。在保證讀者使用的基礎(chǔ)上,再由編目員逐一對這些簡編記錄進(jìn)行詳細(xì)編目。2.2電子期刊使用情況建立工作思路明確之后,具體實(shí)踐由編目部和系統(tǒng)部的館員配合完成。編目部的館員需要從書目系統(tǒng)中提取出所有已編目電子期刊的主要信息:ISSN、刊名、書目記錄號。系統(tǒng)部負(fù)責(zé)從SFX知識庫中導(dǎo)出所有訂購的電子期刊的數(shù)據(jù),將已編目期刊與所有電子期刊列表的ISSN進(jìn)行比對,匹配成功的利用書目記錄號作為對照參量,將書目記錄號對應(yīng)的MARC記錄中的URL批量替換為從SFX知識庫導(dǎo)出的期刊的URL,即替換為“清華大學(xué)電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)”中的期刊URL。匹配不上的未編目期刊則由編目員根據(jù)SFX知識庫中導(dǎo)出的含有期刊刊名等信息的Excel列表,經(jīng)過批量處理,利用冠景公司數(shù)據(jù)處理軟件Marcpro中的DBF2ISO數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序轉(zhuǎn)換成ISO文件,然后導(dǎo)入圖書館書目系統(tǒng),完成電子期刊書目記錄的創(chuàng)建。具體工作流程如圖1所示。讀者從OPAC查詢并獲取電子期刊的過程如圖2所示。3對期刊名義的熱碼更新和更新我館在改進(jìn)電子期刊編目實(shí)踐的處理過程中發(fā)現(xiàn)有如下幾個需要注意的問題:(1)從SFX知識庫中導(dǎo)出的電子期刊數(shù)據(jù)的分類整理一方面,需要區(qū)分期刊語種,以便于在后續(xù)工作中制訂不同的MARC記錄數(shù)據(jù)處理規(guī)則。各數(shù)據(jù)庫收錄的電子期刊涉及了中文、西文、日文、韓文等多語種的期刊,在實(shí)際處理時,需要按語種分成中文、西文、日文、韓文及中版外文期刊等幾個細(xì)分表分別處理。另一方面,生成簡編MARC記錄之前,為使這些數(shù)據(jù)在形式上盡量符合書目著錄的規(guī)則要求,還要對來自SFX知識庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的修改。主要修改內(nèi)容有:●原始Excel列表的西文期刊題名部分是全大寫形式,依照書目著錄規(guī)則,正題名需要批處理修改為僅首字母大寫的形式?！裰形陌嫱馕钠诳⑽念}名和中譯名對照處理。原始Excel列表對中文版外文期刊拼寫不統(tǒng)一,有的是中文題名加“(英文版)”字樣,有的是英文題名,編目員需要核對每種期刊主頁上的題名,將正題名改為英文題名,并列題名改為對應(yīng)的中文題名加“(英文版)”字樣。●原始Excel列表中期刊題名中的亂字符處理。例如,韓文、西文小語種電子期刊名稱中帶有發(fā)音符的字母等,從SFX知識庫導(dǎo)出時不能正常顯示,需要編目員逐一核對電子期刊主頁信息并加以修改,以確保數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后生成的正題名的字符準(zhǔn)確?！裰孛诳ブ靥幚?。期刊重名的原因之一是SFX知識庫的期刊ISSN有誤,出現(xiàn)重名,需刪除錯誤ISSN的鏈接,如例2;其二是部分期刊改名后,SFX知識庫鏈接始終指向最新題名的期刊,故出現(xiàn)了改名前的題名也用新名的重復(fù)現(xiàn)象,編目員需核對每種不同ISSN重名期刊信息,重新修正期刊前身、后繼不同題名,如例3。還有不同版本、責(zé)任者、出版地區(qū)的同名期刊,需修改題名的區(qū)分信息,以便今后詳細(xì)編目,如例4。例2:成都行政學(xué)院學(xué)報(bào)1008-5947成都行政學(xué)院學(xué)報(bào)1008-5974(錯誤的ISSN,需刪除該記錄)例3:廣西熱帶農(nóng)業(yè)1003-4323(改名之前的題名為:廣西熱作科技)廣西熱帶農(nóng)業(yè)1672-3449例4:大氣科學(xué)(臺灣)0254-0002大氣科學(xué)(北京)1006-9895(2)確定SFX知識庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)項(xiàng)對應(yīng)到MARC數(shù)據(jù)的字段、子字段中、日、韓文數(shù)據(jù)可對應(yīng)轉(zhuǎn)換出MARC數(shù)據(jù)的011字段$a子字段中的ISSN、200字段$a子字段中的正題名、517字段$a子字段中的其他題名信息、712字段$a子字段中的隸屬數(shù)據(jù)庫、712字段$f子字段中的年代范圍、856字段$u子字段中的URL。西文期刊數(shù)據(jù)對應(yīng)轉(zhuǎn)換出022字段$a子字段中的ISSN、222字段$a子字段中的縮略題名、245字段$a子字段中的正題名、246字段$a子字段中的其他題名信息、730字段$a子字段中的隸屬數(shù)據(jù)庫、730字段$g子字段中的年代范圍、856字段$u子字段中的URL。利用冠景公司的Marcpro數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換處理功能,按書目著錄要求批添加了多個字段的指示符代碼,同時,對一些在書目記錄中需重復(fù)出現(xiàn)的信息也進(jìn)行了相應(yīng)的處理,如中文版外文期刊的并列中文題名入245字段$b子字段和246字段,見表1。(3)添加電子期刊書目記錄所需附注說明項(xiàng)為了使批處理生成的MARC記錄更詳盡,除了利用SFX知識庫中導(dǎo)出的電子期刊的數(shù)據(jù)項(xiàng)目題名、ISSN、縮寫題名、來源數(shù)據(jù)庫名稱和URL之外,我館還針對中西文電子期刊MARC著錄要求增加了一組相應(yīng)的附注字段,詳見表2。(4)期刊更名變化當(dāng)期刊名稱發(fā)生變化時,導(dǎo)航系統(tǒng)中總是指向最新的刊名,因此書目系統(tǒng)中改名前后的不同MARC記錄可能存在相同的856字段$u子字段。期刊改名的歷史沿革需要在編目員進(jìn)行詳細(xì)編目時逐一予以補(bǔ)充揭示。(5)一種期刊隸屬于多個數(shù)據(jù)庫平臺書目記錄中只給出一個URL,通過這個URL進(jìn)入導(dǎo)航系統(tǒng)后由導(dǎo)航系統(tǒng)揭示各數(shù)據(jù)庫平臺收錄的情況及起始年代范圍。如圖2所示。4電子期刊數(shù)據(jù)庫的更新通過上述電子期刊書目記錄中URL指向期刊導(dǎo)航系統(tǒng)的處理方式,使原來很難處理的書目記錄URL無法與電子期刊數(shù)據(jù)庫URL同步更新的問題得以較為徹底的解決;通過利用SFX知識庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換生成簡編MARC數(shù)據(jù)的方式,解決了無法在短時間內(nèi)完成大量電子期刊書目記錄創(chuàng)建的難題。不過,對于轉(zhuǎn)入系統(tǒng)的簡單書目數(shù)據(jù)還需要編目員進(jìn)行大量的補(bǔ)充修改,只是緩解了時間上的壓力。此外,當(dāng)圖書館停訂或增訂某個電子期刊數(shù)據(jù)庫或訂購的電子期刊數(shù)據(jù)庫中期刊品種發(fā)生增加或減少時,仍然需要對電子期刊書目數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)。(1)電子期刊數(shù)據(jù)庫更新品種和收藏范圍當(dāng)電子期刊訂購數(shù)量發(fā)生變化時,需要重復(fù)2.2節(jié)的工作流程進(jìn)行更新維護(hù)。這時,書目系統(tǒng)中所有電子期刊書目數(shù)據(jù)(含簡編數(shù)據(jù))均作為已編目期刊看待,與最新的SFX知識庫導(dǎo)出電子期刊列表比對,生成對應(yīng)有匹配結(jié)果表和對應(yīng)無匹配結(jié)果表。有匹配結(jié)果的列表中的期刊即為無變化期刊,無需做任何處理。無匹配結(jié)果的列表又分為兩個列表:一個列表是書目系統(tǒng)中有記錄但導(dǎo)航系統(tǒng)中無數(shù)據(jù),通常說明這種電子期刊已刪除(如期刊停訂等),對于這種情況,需要核對后刪除書目系統(tǒng)中的相應(yīng)記錄;另一個列表則是書目系統(tǒng)中無記錄但導(dǎo)航系統(tǒng)中有數(shù)據(jù),通常說明是新增的電子期刊品種或期刊更名等,經(jīng)核對后需要將這部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換