新文秘接待中重點(diǎn)細(xì)節(jié)全套

新文秘接待中重點(diǎn)細(xì)節(jié)全套確定接待重點(diǎn)和細(xì)節(jié)1．接待工作的重點(diǎn)接待工作是企事業(yè)單位的窗口，歷來被各單位和領(lǐng)導(dǎo)重視，商務(wù)接待不僅反映出對(duì)來訪者的重視程度，直接決定商務(wù)合作的進(jìn)展方向和順利程度，所以接待無小事。而具體到細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)更能體現(xiàn)企事業(yè)單位的素質(zhì)和水平，接待工作一般注重以下3個(gè)方面，具體如表圖1-2所示。圖1-2接待工作的重點(diǎn)2．接待工作的細(xì)節(jié)分解將接待工作的重點(diǎn)確定后，就應(yīng)從重點(diǎn)著手，確定接待工作的細(xì)節(jié)，具體可以從以下細(xì)節(jié)著手。（1）迎接來賓迎接來賓工作以接站、接機(jī)和安排主賓見面為主，具體如表1-4所示。表1-4迎接來賓細(xì)節(jié)實(shí)施辦法表迎賓的細(xì)節(jié)迎賓具體步驟和要求確定來賓的規(guī)格1．來賓規(guī)格對(duì)應(yīng)接待規(guī)格，一定要明確來賓的身份、地位和來訪對(duì)本單位的重要性，對(duì)外賓更要妥善安排2．切不可低格接待，重要的迎接要組織歡迎隊(duì)伍3．少數(shù)民族禮儀接待更顯尊重，如到草原可組織馬隊(duì)迎接等接站、接機(jī)工作1．知曉來賓身份、到達(dá)的車次、航班，安排相應(yīng)職務(wù)人員接待2．預(yù)先電話詢問來賓是否準(zhǔn)時(shí)，迎接人員提前到達(dá)車站或是機(jī)場(chǎng)3．提前為來賓準(zhǔn)備交通工具并安排入住4．如是第一次見面，準(zhǔn)備醒目的接站牌，必要時(shí)寫上來賓的姓名與來賓見面1．問候來賓要得體，熱情大方，不卑不亢2．獻(xiàn)花時(shí)要提前安排好獻(xiàn)花儀式，鮮花要新鮮，確切表達(dá)花語3．初次見面會(huì)送上見面禮，禮品要有地域代表性或特殊意義安排主賓見面1．文秘與來賓初次見面時(shí)，通常進(jìn)行彼此介紹，職位要從高到低，再由主賓依次介紹來訪人員2．在歡迎儀式上，要安排主賓與主人做簡(jiǎn)短講話，或做書面講話來賓的陪同工作1．坐車的位次為“右為上、左為下；后為上、前為下”，來賓坐在轎車的后排右位，文秘坐在副駕駛，陪同領(lǐng)導(dǎo)坐在后排左位2．文秘應(yīng)當(dāng)陪同來賓乘車前往住處或舉行歡迎儀式的現(xiàn)場(chǎng)3．幫來賓辦理入住手續(xù)，介紹相關(guān)的服務(wù)和設(shè)施，并將活動(dòng)的日程安排或是相關(guān)資料送給來賓4．到住地后不要馬上離開，與來賓熱情交談，讓來賓感動(dòng)關(guān)切溫暖，進(jìn)而熟悉當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、名勝古跡、景觀和特產(chǎn)等5．離開時(shí)，應(yīng)將下次來訪的時(shí)間、地點(diǎn)和方式告訴來賓（2）安排宴請(qǐng)安排宴請(qǐng)是整個(gè)接待工作的重中之重，宴請(qǐng)對(duì)來賓表示歡迎、答謝和祝賀的最熱烈最直接的方式，做好宴請(qǐng)工作有利于促進(jìn)雙方感情的融洽，增進(jìn)友誼或加強(qiáng)合作的基礎(chǔ)，具體如表1-5所示。表1-5宴會(huì)安排參照表宴請(qǐng)的要項(xiàng)主要內(nèi)容及要求宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作宴會(huì)的目的及邀請(qǐng)1．確定宴會(huì)的目的，確定以何人的名義邀請(qǐng)，一般以單位或領(lǐng)導(dǎo)人的個(gè)人名義舉行宴會(huì)2．確定邀請(qǐng)范圍，充分考慮主賓的身份、雙方關(guān)系以及國(guó)際慣例，減少陪同人員3．確定邀請(qǐng)形式，正式宴請(qǐng)都發(fā)請(qǐng)柬，也可電話邀請(qǐng)和當(dāng)面邀請(qǐng)宴會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)1．宴會(huì)的時(shí)間2．宴會(huì)的地點(diǎn)布置宴會(huì)場(chǎng)所1．氣氛要莊重、大方，茶話會(huì)、致辭、酒會(huì)則可輕松活潑2．大型宴會(huì)如有講話和致辭，提前調(diào)試好音響和擴(kuò)音設(shè)備3．中餐常用圓桌，主桌要重點(diǎn)裝飾布置，西餐可用長(zhǎng)桌、方桌或“T”字形桌，中間預(yù)留一定距離，以便敬酒4．餐桌的高低次序的安排，主要依據(jù)禮賓的次序安排，必要時(shí)放置指示牌菜品菜系安排1．按招待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，在預(yù)算范圍內(nèi)安排酒席規(guī)格2．充分考慮主賓的喜好和禁忌，如伊斯蘭教徒要用清真席；請(qǐng)印度教徒不能用牛肉；有佛教人士應(yīng)備素食3．菜式要有地方特色，精致而不奢華4．文秘開列菜單要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再具體安排確定宴會(huì)的類型便宴非正式宴會(huì)，主人和主賓坐在一起，其他人不分座次，不安排講話，氣氛融合，適用于日常交往和工作招待茶會(huì)請(qǐng)客人品茶，是一種很常見的招待方式，對(duì)茶葉和茶具有講究，有時(shí)用咖啡代替，也叫茶話會(huì)酒會(huì)又稱雞尾酒會(huì)，形式活潑，以酒水為主，不設(shè)座椅，可隨走動(dòng)，便于溝通，適用于各種開幕、開張、簽字和其他慶典客飯國(guó)內(nèi)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍采用的宴請(qǐng)形式，以簡(jiǎn)樸為主自助餐大型會(huì)議和招待時(shí)采用，以冷餐為主，對(duì)食物與酒水等隨意取食工作進(jìn)餐分早餐、午餐和晩餐，邊進(jìn)餐邊談工作，在一些緊張的談判活動(dòng)中因時(shí)間安排不開而采取的形式迎接來賓提前做好檢查工作1．要提前到達(dá)宴會(huì)廳，檢查衛(wèi)生狀況2．檢查空調(diào)、音像是否正常，餐具是否擺放整齊等候來賓1．至少提前十分鐘在宴會(huì)廳門口或休息室迎接來賓2．也可引領(lǐng)主賓到達(dá)宴會(huì)廳或到休息室小坐，此間可介紹主賓相互認(rèn)識(shí)引領(lǐng)入席引領(lǐng)來賓按指示牌或賓主次序入座（3）送別工作“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀，做好送別工作，才算接待的圓滿結(jié)束，達(dá)到接待的預(yù)期效果，也藉此對(duì)接待工作做出評(píng)價(jià)，具體如表1-6所示。表1-6接待工作送別程序表接待送別程序主要要項(xiàng)或要求了解來賓離開的準(zhǔn)確時(shí)間1．在知曉離開的準(zhǔn)確時(shí)間后，陪同客人一同前往機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭，也可直接到達(dá)送別2．文秘要安排送行人員按一定順序與來賓一一握手送別組織專門人員列隊(duì)歡送對(duì)重要來訪或友好訪問，要組織儀仗隊(duì)或?qū)ｉT人員到大門口歡送，姿態(tài)要端莊、態(tài)度要和藹，留下友好印象組織車隊(duì)送行對(duì)于重要人物要送到下一目的地接站點(diǎn)或是省界、界碑等分別處注意事項(xiàng)1．來賓要告辭時(shí)，文秘要起身送別，放下手中的工作，主動(dòng)為來賓取來衣帽，與來賓握手告別，同時(shí)要選擇好送別語言，如“