商務會展公司會務管理制度

會務工作管理制度為提高商務會展公司工作效率，規(guī)范公司運作，維護公司權益，促進公司健康、持續(xù)發(fā)展，特制定該管理制度。一、部門主任及職能員按照規(guī)定履行職責。（一）部門主任崗位職責：確立公司戰(zhàn)略目標和服務宗旨，制定相應的經營方針、質量方針、質量目標，并制定具體實施措施和服務質量標準；負責本部門日常工作的組織實施，完成公司下達的責任目標和質量目標審定簽署公司合同，審批公司財務預算、決算，控制各項開支和成本消耗，提高經濟效益和社會效益；協(xié)調管理關系，調動各職能員的工作積極性和主動性；組織新項目的開發(fā)和重大活動的策劃審批；須經主任批準的其他重大事項。（二）職能員崗位職責：協(xié)助部門主任執(zhí)行公司各項決議，完成主任做出的經營計劃及分配的各項具體工作；溝通及落實具體會務執(zhí)行單位的服務質量達到規(guī)定的質量目標和標準；負責公司日常的業(yè)務和行政管理工作；嚴格執(zhí)行公司內部工作流程，積極配合各部門的工作。二、會務接待的流程管理（一）院內會務接待任務：1、在任務信息獲取初期，由申請部門提交會議申請表（注釋1），通過院級領導審批，下達會務接待任務。會務負責人就會議內容、接待方式、組織規(guī)模與申請部門進行溝通確認，并是整理后向主任匯報。會議期間，負責人按照制度嚴格執(zhí)行接待工作。會后由申請部門負責人簽寫會議確認表（注釋2）。會議負責人須在會議結束后與申請部門負責人對清會議賬單，并簽字確認成本表（注釋3）。會務負責人在與財務報賬的同時，應就會務實際情況填寫會議審批表（注釋4），請院領導確認。將項目相關的所有電子版及打印版等資料匯總，并轉交財務和部門主任歸類存檔備案。定期或不定期召開項目總結會，各相關人員結合自身情況做總結。系統(tǒng)內會務接待任務：在任務信息獲取初期，由申請單位通知部門主任，并下發(fā)會議通知，達成委托，并提交會議申請表（注釋1），通過院級領導審批。會務負責人就會議內容、接待方式、組織規(guī)模及會務費收取方式與申請單位進行溝通確認，并是整理后向主任匯報。會議期間，負責人按照制度嚴格執(zhí)行接待工作。會后由申請部門負責人簽寫會議確認表（注釋2）。會議負責人須在會議結束后與申請單位負責人對清會議賬單，并由部門主任簽字確認成本表（注釋3）。會務負責人負責應收應付款項的落實，并進行有效催款、落實通知規(guī)定合作事宜，并將情況反饋給部門主任。會務負責人在與財務報賬的同時，應就會務實際情況填寫會議審批表（注釋4），請院領導確認。將項目相關的所有電子版及打印版等資料匯總，并轉交財務和部門主任歸類存檔備案。定期或不定期召開項目總結會，各相關人員結合自身情況做總結。對外會務接待任務：在任務信息獲取初期，由部門主任于客戶溝通，就會議規(guī)模、創(chuàng)意方向，活動制作，項目選擇、價格、付款方式等內容進行商討。會務負責人根據(jù)客戶提案的需要，向客戶提供提案需要的相關資料數(shù)據(jù)。接待方案得到客戶確認后，由會務負責人草擬會務委托合同，部門主任審核后按照嚴格的公章確認流程，最后商務會展公司與客戶雙方簽字確認委托合同。（注釋5）會議期間，負責人按照合同要求嚴格執(zhí)行接待工作。會后由客戶簽寫會議確認表（注釋2）。會議負責人須在會議結束后統(tǒng)計會議費用，并由部門主任簽字確認成本表（注釋3）。會務負責人負責應收應付款項的落實，根據(jù)合同規(guī)定進行有效催款，并將情況反饋給部門主任。會務負責人在與財務報賬的同時，應就會務實際情況填寫會議審批表（注釋4），請院領導確認。將項目相關的所有電子版及打印版等資料匯總，并轉交財務和部門主任歸類存檔備案。會務負責人在合同執(zhí)行完畢后對客戶進行追蹤服務，了解客戶的滿意成都及其它需求，并將結果以書面形式上報部門主任。10、定期或不定期召開項目總結會，各相關人員結合自身情況做總結。三、專家評審費的管理（一）評審費的預支接待任務前期，針對向專家支付的評審費用，由會務負責人根據(jù)項目預算向財務填寫借款單（注釋6）支取備用金。評審費的發(fā)放評審費發(fā)放時需由專家簽字確