建筑公司檔案管理制度范文

第頁共頁建筑公司檔案管理制度范文第一節(jié)：總則1.1目的和意義建筑公司檔案管理制度的制定旨在建立和完善公司檔案管理制度，規(guī)范公司檔案的收集、整理、利用和保管工作，保障公司檔案的完整性、可靠性和安全性，為公司的運營和發(fā)展提供有力的檔案支持，確保公司檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、高效化。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。1.3基本原則1)法律依據(jù)原則：檔案管理工作必須遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定。2)統(tǒng)一領(lǐng)導原則：公司設(shè)立檔案管理部門，負責統(tǒng)一領(lǐng)導和協(xié)調(diào)公司的檔案管理工作。3)分級管理原則：公司將檔案的管理工作分為全公司檔案和部門檔案兩個層級進行管理。4)科學管理原則：公司采用科學的方法進行檔案管理，確保檔案的管理程序和操作規(guī)范。5)安全保密原則：公司對檔案資料進行保密，不得泄露、丟失或被盜用等。第二節(jié)：檔案管理職責2.1公司檔案管理部門的職責1)制定公司檔案管理制度，并定期進行評估和修訂。2)組織并指導公司各部門的檔案工作，確保檔案管理工作的順利進行。3)負責公司檔案的整理、存儲和保管工作，確保檔案的安全性和可靠性。4)負責檔案的檢索和利用，滿足公司內(nèi)部和外部的需求。5)整理和匯總公司檔案的統(tǒng)計資料，做好檔案的年度匯報和歸檔工作。2.2各部門的檔案管理職責1)將部門檔案及時歸檔，并按照規(guī)定進行整理和存儲。2)提供所需檔案資料給公司檔案管理部門，確保檔案的完整性和準確性。3)根據(jù)需要提供檔案的利用申請，并負責檔案的歸還和追繳工作。第三節(jié)：檔案管理流程3.1檔案收集流程1)公司各部門按照工作程序的要求，將涉及檔案的文件、資料及時送達公司檔案管理部門。2)公司檔案管理部門根據(jù)檔案收集要求進行接收、分類和登記，并做好相應(yīng)的文件備份和存儲工作。3.2檔案整理流程1)公司檔案管理部門定期對公司檔案進行整理和歸類工作，確保檔案的有序和清晰。2)各部門負責將檔案整理歸類工作完成的文件、資料送至公司檔案管理部門進行審核和備案。3.3檔案存儲和保管流程1)公司檔案管理部門按照檔案保管要求，將檔案存儲在專用的檔案庫房中，保證檔案的安全性和防火防水。2)檔案庫房應(yīng)配備專人，進行定期巡查和管理，確保檔案的完整性和可靠性。3)涉及機密和重要檔案的存儲和保管應(yīng)加強安全措施，確保檔案的機密性和防丟失。3.4檔案檢索和利用流程1)員工有權(quán)進行檔案的檢索和利用，應(yīng)向公司檔案管理部門進行申請，并提供必要的證明文件。2)公司檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行檔案的檢索和提供，確保檔案的準確性和及時性。3)檔案利用后，員工應(yīng)按時歸還檔案，并由公司檔案管理部門進行記錄和備案。第四節(jié)：檔案管理的規(guī)范要求4.1檔案的裝訂和標識1)檔案應(yīng)采用規(guī)定的裝訂材料和方法進行裝訂，確保檔案的整潔和易存儲。2)檔案應(yīng)進行必要的標識，包括檔案名稱、編碼、歸屬部門等內(nèi)容，以便于檔案的識別和查找。4.2檔案的存儲和保管1)非活動檔案應(yīng)按照規(guī)定的要求進行整理和分類后，送至檔案庫房進行存儲和保管。2)檔案庫房應(yīng)具備良好的通風、防火、防水和防塵設(shè)施，檔案應(yīng)進行必要的防潮防蟲處理。3)涉及機密和重要檔案的存儲和保管應(yīng)加強安全措施，如鎖門、刷卡等。4.3檔案的查閱和利用1)員工有權(quán)利按照公司規(guī)定的程序進行檔案的查閱和利用，但不得損壞或私自帶走檔案。2)檔案管理部門應(yīng)提供必要的服務(wù)和指導，確保檔案的準確性和查詢的及時性。3)檔案利用后應(yīng)按時歸還，并及時進行記錄和備案。第五節(jié)：檔案的銷毀和歸檔5.1檔案的銷毀1)公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定和篩查，并將不需要保留的檔案進行銷毀和銷賬。2)檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進行，記錄銷毀的數(shù)量和原因，確保檔案的合規(guī)性和安全性。5.2檔案的歸檔1)公司檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案歸檔要求進行檔案的歸檔和備案，確保檔案的完整性和準確性。2)檔案的歸檔應(yīng)按照公司規(guī)定的時間和程序進行，記錄歸檔的內(nèi)容和日期，并做好相應(yīng)的檔案整理和存儲工作。第六節(jié)：檔案管理的監(jiān)督與評估6.1監(jiān)督和檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正和整改。6.2評估和改進公司檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案管理工作進行評估和改進，總結(jié)經(jīng)驗，提出改進措施。第七節(jié)：附則7.1本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理部門所有。7.2本