會計電算化課件-第二章-系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置

其次章系統(tǒng)治理與根底設(shè)置系統(tǒng)治理根底設(shè)置第一節(jié)系統(tǒng)治理系統(tǒng)治理是會計電算化信息系統(tǒng)的掌握中心，是其他子系統(tǒng)運行的根底，對整個系統(tǒng)的公共任務(wù)進展統(tǒng)一的治理。一、系統(tǒng)治理概述1．系統(tǒng)治理功能概述系統(tǒng)治理的功能主要是對信息系統(tǒng)的每個子系統(tǒng)進展統(tǒng)一的操作治理和數(shù)據(jù)維護，其具體功能有以下幾個方面。賬套治理賬套是指在財務(wù)治理系統(tǒng)中為每一個獨立核算的單位建立的一套完整的賬務(wù)體系，是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。每個獨立核算的單位都可以在系統(tǒng)中建立一個賬套，一個治理系統(tǒng)可以建立多個賬套，不同的賬套之間彼此獨立、互不影響，應(yīng)用的數(shù)據(jù)和資源則可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)共享。賬套治理功能一般包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。操作權(quán)限的集中治理為確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性和保密性，系統(tǒng)治理供給了對操作員及操作權(quán)限的集中治理功能。通過對各類操作人員的分工、權(quán)限進展掌握和治理，可以避開無關(guān)人員進入系統(tǒng)，同時還可以對系統(tǒng)中其他操作進展協(xié)調(diào)，使權(quán)責(zé)明確，保證工作流程順當(dāng)進展。操作權(quán)限的集中治理包括設(shè)置角色、用戶，以及為用戶設(shè)置功能權(quán)限。年度賬治理在財務(wù)治理系統(tǒng)中，不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)，這樣對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)操作只需通過設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑即可進展，極大地便利了企業(yè)會計數(shù)據(jù)的治理。年度賬治理包括年度賬的建立、年度賬的引入和輸出、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)、清空年度數(shù)據(jù)。設(shè)立統(tǒng)一安全機制為了保證企業(yè)系統(tǒng)運行安全和數(shù)據(jù)存儲安全，系統(tǒng)治理供給了強有力的安全保證機制，包括去除系統(tǒng)運行特別、設(shè)置自動備份打算、形成上機日志等。2．系統(tǒng)治理根本操作流程系統(tǒng)治理的根本操作流程如下圖。以系統(tǒng)治理員的身份注冊進入系統(tǒng)治理，設(shè)置操作員，建立一個新的賬套并為操作員設(shè)置權(quán)限。系統(tǒng)治理根本操作流程二、賬套治理賬套治理是指對賬套的建立、修改、輸出、引入和維護等操作過程。建立新賬套前須首先啟動系統(tǒng)治理并進展操作員設(shè)置。1．啟動系統(tǒng)治理和設(shè)置操作員啟動系統(tǒng)治理在進展系統(tǒng)治理的各項操作之前，首先要啟動系統(tǒng)治理，其具體步驟如下?！?〕單擊【開頭】按鈕，選擇“全部程序”→“用友ERP－U8”→“系統(tǒng)效勞”→“系統(tǒng)治理”菜單，翻開系統(tǒng)治理窗口。系統(tǒng)治理窗口〔2〕選擇【系統(tǒng)】→【注冊】菜單，翻開“注冊[系統(tǒng)治理]”對話框?！靶谄鳌蔽谋究蛑心J為本地計算機名。在“操作員”文本框中輸入系統(tǒng)默認的系統(tǒng)治理員“admin”注冊系統(tǒng)治理〔3〕為了保證系統(tǒng)的安全性，在“注冊”對話框中選中“改密碼”復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，翻開“設(shè)置操作員口令”對話框，如下圖。在“新口令”和“確認新口令”后輸入密碼，單擊【確定】按鈕，口令設(shè)置成功，進入系統(tǒng)治理窗口。〔4〕此時，系統(tǒng)治理窗口左下角的狀態(tài)欄中顯示“操作員[admin]”。設(shè)置操作員口令設(shè)置操作員只有系統(tǒng)治理員有權(quán)力設(shè)置操作員，因此，在設(shè)置操作員時，必需以系統(tǒng)治理員的身份注冊進入系統(tǒng)治理，接下來可執(zhí)行如下步驟?！?〕選擇【權(quán)限】→【用戶】菜單，翻開“用戶治理”對話框，如下圖?！坝脩糁卫怼睂υ捒颉?〕單擊【增加】按鈕，翻開“增加用戶”對話框。輸入編號、姓名、口令和所屬部門等信息，在“所屬角色”列表中為操作員安排角色，如下圖?！?〕單擊【增加】按鈕，消失空白“增加用戶”對話框，說明前一個操作員的資料設(shè)置已經(jīng)被保存，連續(xù)設(shè)置其他操作員?！?〕待全部設(shè)置完成，須再次單擊【增加】按鈕，消失空白“增加用戶”對話框，以保存前面所做全部設(shè)置。最終單擊【退出】按鈕，返回“用戶治理”窗口。再單擊【退出】按鈕，回到系統(tǒng)治理界面?！霸黾佑脩簟睂υ捒?．新建賬套以系統(tǒng)治理員的身份進入系統(tǒng)治理，選擇【賬套】→【建立】菜單，翻開“創(chuàng)立賬套”向?qū)В来卧O(shè)置賬套信息、單位信息、核算類型等。設(shè)置賬套信息在“賬套信息”頁面中輸入賬套的根本信息，如下圖，各欄說明如下：設(shè)置賬套信息已存賬套：系統(tǒng)將已經(jīng)存在的賬套以下拉列表框的形式顯示出來，用戶只能查看，不能輸入或修改，目的是為了避開重復(fù)建賬。賬套號：賬套號是賬套的唯一標識，必需輸入，且不能重復(fù)。賬套號可以輸入3個數(shù)字〔001～999〕。首次建立賬套，系統(tǒng)自動顯示賬套號為001。賬套名稱：一般用來描述賬套的根本特性，必需輸入。通常以獨立核算單位的簡稱或賬套的用途作為賬套名稱。賬套路徑：用來指明新建賬套在計算機系統(tǒng)中所要被存放的位置。系統(tǒng)默認的路徑為“C：\U8SOFT\Admin”，用戶可以對其進展修改，也可以單擊“”按鈕進展選擇。啟用會計日期：指開頭應(yīng)用財務(wù)治理系統(tǒng)進展業(yè)務(wù)處理的初始日期，必需輸入。啟用會計日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不能更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要進展會計期間設(shè)置，即確認會計月份的起始日期和完畢日期。設(shè)置單位信息單擊【下一步】按鈕，翻開“單位信息”頁面，輸入本單位的根本信息，如下圖，各欄說明如下：設(shè)置單位信息單位名稱：用戶單位的全稱，必需輸入。單位的全稱只在打印發(fā)票時使用，其余狀況均使用單位的簡稱。單位簡稱：用戶單位的簡稱，建議最好輸入。其他欄目都屬于任選項，可依據(jù)實際狀況適當(dāng)填寫。設(shè)置核算類型單擊【下一步】按鈕，翻開“核算類型”頁面，輸入本單位的根本核算信息，如下圖，各欄說明如下：設(shè)置核算類型本幣代碼：新建賬套所用的本位幣的代碼，必需輸入。系統(tǒng)通常默認為RMB(人民幣)。也有軟件供給以外幣作為本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的需要，系統(tǒng)還供給了設(shè)置外幣及匯率的功能。本幣名稱：新建賬套所用本位幣的名稱，必需輸入。本幣名稱與“本幣代碼”對應(yīng)。企業(yè)類型：是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，用戶必需從下拉列表框中選擇輸入。系統(tǒng)供給了工業(yè)和商業(yè)兩種類型，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理范圍上有所不同。選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不處理托付代銷業(yè)務(wù)；選擇商業(yè)模式，托付代銷和受托代銷都可以處理。行業(yè)性質(zhì)：說明企業(yè)所執(zhí)行的會計制定，用戶必需從下拉列表框中選擇輸入，系統(tǒng)將會依據(jù)用戶所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。賬套主管：在此設(shè)置新建賬套的賬套主管，賬套主管的姓名必需從下拉列表框中選擇輸入。假設(shè)還需要指定其他操作員為該賬套的賬套主管，則須在建賬完成后，通過權(quán)限治理進展設(shè)置。按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目：假設(shè)用戶需要按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中此復(fù)選框，進入系統(tǒng)后，系統(tǒng)顯示已自動設(shè)置的會計科目。如不選中此項，會計科目則由用戶自己設(shè)置。設(shè)置根底信息單擊【下一步】按鈕，翻開的“根底信息”頁面，在此進展根底信息的設(shè)置。假設(shè)單位的存貨、客戶、供給商較多，則可以對他們進展分類核算；假設(shè)有外幣業(yè)務(wù)，可選擇外幣核算。設(shè)置根底信息假設(shè)此時不能確定是否進展分類核算，則可以在建賬完成后，由賬套主管在“修改賬套”功能中進展設(shè)置。單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)提示“可以創(chuàng)立賬套了么？”。單擊【是】按鈕，系統(tǒng)按所設(shè)置的信息建立賬套。接下來系統(tǒng)將依次彈出兩個對話框，讓用戶設(shè)置分類編碼方案和數(shù)據(jù)精度。設(shè)置分類編碼方案編碼方案是預(yù)先設(shè)置某些根底檔案的編碼規(guī)章，用來規(guī)定各種編碼的級次和各級次編碼的長度，以便用戶對經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進展分級核算、統(tǒng)計和治理?！?〕在“分類編碼方案”窗口中，按實際需要修改系統(tǒng)默認值，如下圖?！?〕輸入完畢，單擊【保存】按鈕，再單擊【退出】按鈕，翻開“數(shù)據(jù)精度定義”窗口。設(shè)置分類編碼方案定義數(shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度是指數(shù)據(jù)的小數(shù)保存位數(shù)。在會計核算過程中，各企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不全都，所以要明確定義數(shù)據(jù)精度，保證數(shù)據(jù)處理的全都性?！?〕在“數(shù)據(jù)精度定義”對話框中，承受系統(tǒng)默認值，如下圖。設(shè)置數(shù)據(jù)精度〔2〕單擊【確認】按鈕，系統(tǒng)彈出提示對話框，提示賬套建立成功，如下圖。創(chuàng)立賬套成功此時單擊【是】按鈕，可直接進入企業(yè)門戶，進展系統(tǒng)的啟用設(shè)置；單擊【否】按鈕，返回系統(tǒng)治理。3．修改賬套賬套建立完成后，用戶可以依據(jù)業(yè)務(wù)需要，通過修改賬套功能，查看或修改賬套信息。但是，只有賬套主管才能對賬套進展修改，具體步驟如下?！?〕以賬套主管的身份注冊，選擇需要修改的賬套，進入系統(tǒng)治理。選擇【賬套】→【修改】菜單，翻開“修改賬套”向?qū)?，如下圖，系統(tǒng)自動列出所選賬套的信息，用戶可在此進展修改。文本框顯示為白色說明信息可以修改，顯示為灰色，則不允許修改。修改賬套〔2〕依次單擊【下一步】按鈕，對“單位信息”、“核算類型”、“根底信息”進展修改?！?〕修改完畢，單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)提示“確認修改賬套了么？”，單擊【是】按鈕，翻開“分類編碼方案”對話框，修改后單擊【退出】按鈕?！?〕接下來翻開“數(shù)據(jù)精度定義”對話框，修改后單擊【確認】按鈕，系統(tǒng)提示修改賬套成功。4．輸出和引入賬套輸出賬套輸出賬套是將系統(tǒng)產(chǎn)生的賬套數(shù)據(jù)備份到硬盤或其他存儲介質(zhì)中。定期輸出備份賬套數(shù)據(jù)，可以保證數(shù)據(jù)的安全。賬套的輸出功能為企業(yè)集團化治理供給了便利，集團下屬公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期輸出，以滿足總公司各項財務(wù)工作的需要。輸出賬套的具體步驟如下?！?〕以系統(tǒng)治理員的身份注冊進入系統(tǒng)治理，選擇【賬套】→【輸出】菜單，翻開“輸出賬套”對話框?！?〕從“賬套號”下拉列表框中選擇要輸出的賬套，單擊【確認】按鈕，系統(tǒng)提示“壓縮進程，請等待”，壓縮完畢后翻開“選擇備份目標”對話框選擇備份目標〔3〕選擇將要存放賬套數(shù)據(jù)備份文件的文件夾，單擊【確認】按鈕，系統(tǒng)提示“硬盤備份完畢”，單擊【確定】按鈕，完成賬套的輸出?！?〕假設(shè)要刪除選中賬套，在“輸出賬套”對話框中，選中“刪除當(dāng)前輸出賬套”復(fù)選框，在賬套輸出完畢后，系統(tǒng)提示“真要刪除該賬套嗎？”，單擊【是】按鈕，賬套即被刪除。引入賬套引入賬套是把系統(tǒng)外的賬套引入到系統(tǒng)中的過程。假設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)受損，可以通過賬套的引入功能恢復(fù)備份文件，保證工作正常進展。通過賬套的引入功能，企業(yè)集團下屬公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入到總公司的系統(tǒng)中，以便對有關(guān)數(shù)據(jù)進展分析、統(tǒng)計。引入賬套具體步驟如下。〔1〕以系統(tǒng)治理員的身份注冊進入系統(tǒng)治理，選擇【賬套】→【引入】菜單，翻開“引入賬套數(shù)據(jù)”對話框，如下圖。引入賬套數(shù)據(jù)〔2〕選擇要引入的賬套數(shù)據(jù)備份文件，單擊【翻開】按鈕，系統(tǒng)提示“此項操作將掩蓋[001]賬套當(dāng)前的全部信息，連續(xù)嗎？”，單擊【是】按鈕，系統(tǒng)進展數(shù)據(jù)恢復(fù)及賬套引入。操作完畢后，系統(tǒng)提示“賬套[001]引入成功！”，單擊【確定】按鈕，完成賬套引入。三、權(quán)限治理在應(yīng)用財務(wù)治理軟件時，需要明確指定系統(tǒng)授權(quán)的操作人員，并對操作人員進展崗位職責(zé)的規(guī)定和操作權(quán)限的設(shè)置，以便利掌握和治理，避開越權(quán)操作，確保整個系統(tǒng)及賬套數(shù)據(jù)的安全性和保密性。系統(tǒng)治理“權(quán)限”功能包括了角色治理、用戶治理和權(quán)限治理，具體介紹如下。1．角色治理角色是指在企業(yè)治理中具有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，也可以是由同一類職能的人員構(gòu)成的虛擬組織。照實際工作中最常見的會計和出納兩個角色(他們可以是一個部門，也可以不是一個部門，而是工作職能一樣的角色統(tǒng)稱)。角色設(shè)置〔1〕選擇【權(quán)限】→【角色】菜單，進入“角色治理”界面?！?〕單擊【增加】按鈕，翻開“增加角色”對話框，輸入角色編碼、角色名稱等信息，在“所屬用戶名稱”欄在選擇歸屬該角色的用戶，如下圖?！?〕單擊【增加】按鈕，保存設(shè)置。角色設(shè)置角色修改〔1〕在“角色治理”界面，選擇需要修改的角色，如“資產(chǎn)總管”?！?〕單擊【修改】按鈕，翻開“修改角色信息”對話框，在此對該角色信息進展修改，如下圖。〔3〕修改完畢，單擊【修改】按鈕，保存修改信息。〔4〕假設(shè)須刪除設(shè)置的角色，可選擇該角色，單擊【刪除】按鈕。修改角色信息2．用戶治理用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進展操作的人員。系統(tǒng)只有設(shè)置了具體的用戶之后，才能進展相關(guān)的操作。設(shè)置用戶后，系統(tǒng)會對登錄操作進展相關(guān)的合法性檢驗。用戶和角色設(shè)置不分先后挨次，用戶可以依據(jù)自己的需要先后設(shè)置，但就自動傳遞權(quán)限來說，通常狀況下應(yīng)當(dāng)首先設(shè)定角色，然后安排角色權(quán)限，之后再進展用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶時，選擇其歸屬某一個角色，用戶就自動具有該角色的權(quán)限。一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色，同時用戶還可以額外增加角色中沒有包含的權(quán)限。用戶治理主要包括用戶的增加、刪除、修改等維護工作，其具體介紹如下。增加用戶我們在建賬前進展操作員設(shè)置時，已經(jīng)介紹過增加用戶的操作，此處不再贅述。需要留意的是，用戶的編號在系統(tǒng)中必需唯一，用戶一旦被引用，則不能進展修改和刪除。修改和刪除用戶〔1〕以系統(tǒng)治理員或賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)治理，選擇【權(quán)限】→【用戶】菜單，翻開“用戶治理”窗口?！?〕選擇要修改信息的用戶，單擊【修改】按鈕，翻開“修改用戶信息”對話框。〔3〕對用戶的姓名、口令、所屬部門、所屬角色等信息進展修改，如下圖?！?〕修改完畢，單擊【修改】按鈕，保存并返回“用戶治理”窗口?！?〕如需刪除某一用戶，可在“用戶治理”窗口選中要刪除的用戶，單擊【刪除】按鈕。但是，已經(jīng)啟用的用戶不能刪除。修改用戶信息3．權(quán)限治理隨著企業(yè)對治理要求的不斷提高，系統(tǒng)權(quán)限治理也朝著更細、更深的方向進展。治理系統(tǒng)供給了權(quán)限的集中治理功能，包括功能權(quán)限治理、數(shù)據(jù)權(quán)限治理和金額權(quán)限治理。功能權(quán)限治理供給劃分更為細致的功能級權(quán)限治理功能。包括各功能模塊相關(guān)業(yè)務(wù)的查看和安排權(quán)限。在完成建賬后，應(yīng)首先進展功能權(quán)限設(shè)置，規(guī)定每個操作員對各模塊及細分功能的操作權(quán)限。數(shù)據(jù)權(quán)限是針對業(yè)務(wù)對象進展的掌握。數(shù)據(jù)權(quán)限治理可以通過字段級權(quán)限掌握和記錄級的權(quán)限掌握兩個方面進展查詢和錄入的權(quán)限掌握。金額權(quán)限治理主要用于完善內(nèi)部金額掌握，對具體金額數(shù)量進展級別劃分，對不同崗位和職位的操作員進展金額級別掌握，限制他們制單時可以使用的金額數(shù)量。數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限的設(shè)置，必需在功能權(quán)限安排之后才能進展。數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限需在“企業(yè)門戶”→“根底信息”→“數(shù)據(jù)權(quán)限”中設(shè)置，因此，我們將在根底設(shè)置一節(jié)中對其操作進展介紹。本節(jié)只介紹功能權(quán)限設(shè)置的具體操作。設(shè)置角色權(quán)限角色設(shè)置完成后，便可以為角色定義權(quán)限。用戶被設(shè)置為某一角色，便具有該角色的權(quán)限。角色治理可以便利掌握操作員權(quán)限，可以依據(jù)職能統(tǒng)一進展權(quán)限的劃分，其操作如下?！?〕選擇【權(quán)限】→【權(quán)限】菜單，翻開“操作員權(quán)限”窗口?！?〕選中“用戶類型”為“角色”的用戶，如“資產(chǎn)治理”?！?〕單擊【修改】按鈕，翻開“增加和調(diào)整權(quán)限--[角色0089]”對話框。〔4〕在“產(chǎn)品分類-權(quán)限選擇”列表中選擇該角色擁有的權(quán)限，如下圖。〔5〕單擊【確定】按鈕，“操作員權(quán)限”窗口右側(cè)列表框中即顯示該角色擁有的權(quán)限。假設(shè)要取消某一角色的權(quán)限，可在“產(chǎn)品分類-權(quán)限選擇”列表中單擊相應(yīng)權(quán)限前的復(fù)選框，取消“”，馬上該角色的此項權(quán)限取消。設(shè)置角色權(quán)限設(shè)置用戶權(quán)限設(shè)置賬套主管賬套主管可以對本賬套的操作員進展權(quán)限設(shè)置，系統(tǒng)默認賬套主管自動擁有所管轄賬套的全部權(quán)限。只有系統(tǒng)治理員可以指定或取消賬套主管?！?〕以系統(tǒng)治理員的身份注冊進入系統(tǒng)治理，選擇【權(quán)限】→【權(quán)限】菜單，翻開“操作員權(quán)限”窗口?！?〕在賬套下拉列表框中選擇要指定主管權(quán)限的賬套，在操作員列表框中選擇要賜予賬套主管權(quán)限的操作員，選中“賬套主管”復(fù)選框，如下圖。設(shè)置賬套主管（3）系統(tǒng)提示“設(shè)置用戶：[0002]賬套主管權(quán)限嗎？”，單擊【是】按鈕，用戶“馮秀蘭”即被賦予了賬套主管的權(quán)限。（4）如需取消賬套主管，可在操作員列表框選中要取消的賬套主管，單擊“賬套主管”前的復(fù)選框，取消

，系統(tǒng)提示“取消用戶：[0002]賬套主管權(quán)限嗎？”，單擊【是】按鈕，賬套主管的權(quán)限即被取消。設(shè)置操作員權(quán)限在管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)管理員和賬套主管都可以給操作員賦予權(quán)限，其具體步驟如下。（1）在“操作員權(quán)限”窗口中選擇要被賦予權(quán)限的操作員，單擊【修改】按鈕，打開“增加和調(diào)整權(quán)限--[用戶：0002]”對話框。（2）在“產(chǎn)品分類－權(quán)限選擇”列表中選擇要賦予操作員的權(quán)限，如圖所示。（3）單擊【確定】按鈕，“操作員權(quán)限”窗口右側(cè)列表框中即顯示該操作員擁有的權(quán)限。重復(fù)此操作，完成其他操作員的權(quán)限設(shè)置。（4）如果要取消某操作員的某項權(quán)限，可在“產(chǎn)品分類-權(quán)限選擇”列表中單擊相應(yīng)權(quán)限前的復(fù)選框，取消“

”，即將操作員的此項權(quán)限取消。設(shè)置操作員權(quán)限四、年度賬治理所謂年度賬，是指將每個賬套中的會計數(shù)據(jù)按年度進展劃分，并將這些不同年度的會計數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)庫中。年度賬可以作為系統(tǒng)操作的根本單位。由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，也便利了企業(yè)利用歷史數(shù)據(jù)進展查詢和分析。年度賬治理功能主要包括年度賬的建立、引入和輸出，結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù)。1．建立年度賬新的年度開頭時，通常應(yīng)當(dāng)首先建立新一年度核算體系，再進展與年度有關(guān)其他操作。年度賬的建立是在已有上年度賬套的根底上，通過建立新年度賬，自動將上個年度賬的根本檔案信息結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度賬中，其操作步驟如下。〔1〕以賬套主管的身份注冊，選擇需要進展建立新年度的賬套及上年的時間，進入系統(tǒng)治理?！?〕選擇【年度賬】→【建立】菜單，系統(tǒng)彈出建立年度賬界面，其中有兩個欄目，都為系統(tǒng)默認，無需進展任何操作。賬套：自動顯示為用戶注冊進入系統(tǒng)時所選的賬套。會計年度：自動顯示為所選會計賬套當(dāng)前會計年度加1的年度?！?〕假設(shè)確認可以建立新年度賬，單擊【確定】按鈕；如需調(diào)整，可單擊【放棄】按鈕，重新注冊登錄選擇。2．引入和輸入年度賬年度賬引入和輸出與賬套引入和輸出的含義根本全都，其作用都是對數(shù)據(jù)進展備份和恢復(fù)。二者的區(qū)分是所引入或輸出的數(shù)據(jù)范圍不同，年度賬操作中引入或輸出的是賬套中某一年度的年度數(shù)據(jù)，而不是整個賬套的全部數(shù)據(jù)。年度賬引入和輸出的操作與賬套引入和輸入的操作根本全都，不同之處在于引入備份文件的類型不同，年度賬備份文件的前綴名為UfErpYer。輸出年度賬操作時，“輸出年度數(shù)據(jù)”界面需要選擇具體年度。3．結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)通常狀況下，企業(yè)的會計工作都是連續(xù)性的，每到年末都需要啟用新年度賬，將上一年度相關(guān)系統(tǒng)的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度賬中。以賬套主管的身份注冊，選擇賬套，進入系統(tǒng)治理。選擇【年度賬】→【結(jié)轉(zhuǎn)上年】菜單，選擇相應(yīng)模塊結(jié)轉(zhuǎn)功能進展上年數(shù)據(jù)的結(jié)轉(zhuǎn)。4．清空年度數(shù)據(jù)在年度賬治理過程中，假設(shè)覺察年度賬中錯誤過多，或者不希望將上一年度的余額和其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，即可使用清空年度數(shù)據(jù)功能。“清空”并不是將年度賬的數(shù)據(jù)全部去除，而是要保存一些信息，如根底信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目報表等，保存這些信息主要是為了便利用戶使用清空后的年度賬重新做賬。以賬套主管的身份注冊，選擇賬套，進入系統(tǒng)治理。選擇【年度賬】→【清空年度數(shù)據(jù)】菜單，完成清空年度數(shù)據(jù)。其次節(jié)根底設(shè)置在會計電算化信息系統(tǒng)中，可以建立多個賬套，每個賬套由假設(shè)干個子系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中共享公共的根底信息，因此在啟用新賬套前，要依據(jù)企業(yè)的實際狀況和業(yè)務(wù)要求，進展根底信息設(shè)置。根底信息設(shè)置主要包括根本信息設(shè)置、根底檔案設(shè)置、數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置和單據(jù)設(shè)置等。一、根本信息設(shè)置根本信息包括系統(tǒng)啟用、編碼方案及數(shù)據(jù)精度。在根本信息設(shè)置過程中可以進展系統(tǒng)啟用設(shè)置，還可以對建賬時設(shè)定的編碼方案和數(shù)據(jù)精度進展修改。1．系統(tǒng)啟用系統(tǒng)啟用是對已安裝的治理系統(tǒng)中各子系統(tǒng)進展啟用設(shè)置，并記錄開頭使用的時間。全部系統(tǒng)在進入時都要推斷系統(tǒng)是否已經(jīng)啟用，未啟用的系統(tǒng)不能登錄，只有設(shè)置了系統(tǒng)啟用的子系統(tǒng)才能進展相應(yīng)的系統(tǒng)操作。系統(tǒng)啟用的方法有兩種：一是在創(chuàng)立賬套完成時進展系統(tǒng)啟用設(shè)置；一是在企業(yè)門戶中進展設(shè)置，其具體步驟如下?！?〕選擇“開頭”→“程序”→“用友ERP－U8”→“企業(yè)門戶”菜單，翻開“注冊[企業(yè)門戶]”對話框，輸入賬套主管的編號或姓名，在“賬套”下拉列表中選擇要進展根底信息設(shè)置的賬套，更改“操作日期”，單擊【確定】按鈕，進入企業(yè)門戶窗口，如下圖?！?〕在“設(shè)置”頁簽中選擇【根本信息】→【系統(tǒng)啟用】菜單，翻開“系統(tǒng)啟用”對話框。

企業(yè)門戶〔3〕單擊“GL總賬”復(fù)選框，彈出“日歷”對話框，在此選擇系統(tǒng)啟用的時間，如下圖?！?〕單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“確實要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎？”，單擊【是】按鈕，再單擊【退出】按鈕返回?！跋到y(tǒng)啟用”對話框2．編碼方案建立賬套時已經(jīng)對編碼方案進展了相應(yīng)的設(shè)置，在根本信息設(shè)置中可對其進展修改。修改時應(yīng)遵循從末級向上級的修改原則?！胺诸惥幋a方案”中列出了系統(tǒng)要求的“最大級數(shù)”、“最大長度”和“單級最大長度”的限制，設(shè)置編碼時須遵循此限制。3．?dāng)?shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度已在建立賬套時設(shè)置完成，在根本信息設(shè)置中可對其進展修改。定義數(shù)據(jù)精度小數(shù)位只能設(shè)置0～6，系統(tǒng)默認為2，用戶可依據(jù)實際需要進展設(shè)置。二、根底檔案設(shè)置根底檔案設(shè)置是指企業(yè)內(nèi)部各種根底信息數(shù)據(jù)的設(shè)置，是計算機系統(tǒng)運行必需的根底數(shù)據(jù)。在進展根底檔案設(shè)置前，通常應(yīng)手工整理出一份根底資料，這樣有助于初始建賬的順當(dāng)進展。系統(tǒng)將根底檔案劃分為機構(gòu)設(shè)置、往來單位設(shè)置、存貨設(shè)置、財務(wù)設(shè)置、收付結(jié)算設(shè)置及其他等類別。由于根底信息之間存在前后承接的關(guān)系，因此，根底檔案的設(shè)置應(yīng)遵循肯定的次序。1．機構(gòu)設(shè)置部門檔案部門檔案設(shè)置包括部門的編碼、名稱、負責(zé)人和部門屬性等信息的設(shè)置，其操作步驟如下。〔1〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中，選擇【根底檔案】→【機構(gòu)設(shè)置】→【部門檔案】菜單，翻開“部門檔案”窗口?！?〕單擊【增加】按鈕，依次輸入部門編碼、部門名稱等信息，如下圖。輸入完畢，單擊【保存】按鈕。部門檔案設(shè)置職員檔案職員檔案設(shè)置用于記錄本單位的職員信息，其操作步驟如下。〔1〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【機構(gòu)設(shè)置】→【職員檔案】菜單，翻開“職員檔案”窗口。〔2〕在部門列表中選擇要填加人員的部門，單擊【增加】按鈕，翻開“增加職員檔案”對話框。〔3〕輸入職員代碼、職員名稱等信息，如下圖。職員檔案設(shè)置〔4〕單擊【保存】按鈕，增進下一個職員檔案。要修改新增職員檔案，可單擊【首張】、【上張】、【下張】或【下張】按鈕。需要留意的是，修改職員檔案后，要單擊【保存】按鈕保存修改結(jié)果。〔5〕企業(yè)全部職員檔案輸入完畢，單擊【退出】按鈕，返回“職員檔案”窗口。再次單擊【退出】按鈕，退出“職員檔案”窗口。2．往來單位設(shè)置客戶分類假設(shè)企業(yè)需要對客戶進展分類，可通過此功能進展設(shè)置。用戶可以按行業(yè)或地區(qū)等分類標準對客戶進展分類治理，操作步驟如下。〔1〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【往來單位】→【客戶分類】菜單，翻開“客戶分類”窗口。〔2〕輸入客戶編碼、類別名稱，如下圖。客戶分類設(shè)置客戶檔案客戶是企業(yè)的重要資源，在進展根底設(shè)置時，需全面整理并輸入客戶檔案，以便有效地對客戶進展效勞和治理。客戶檔案設(shè)置的操作與職員檔案設(shè)置相像，其中分為“根本”、“聯(lián)系”、“信用”和“其他”幾個頁簽，企業(yè)可依據(jù)實際狀況分別輸入檔案，如下圖?？蛻魴n案設(shè)置供給商分類供給商分類主要是將供給商按行業(yè)、地區(qū)等進展劃分，建立供給商的分類體系。假設(shè)在建立賬套根底設(shè)置中選擇了對供給商進展分類，在設(shè)置供給商檔案之前必需先設(shè)置供給商分類，否則，在添加供給商檔案時系統(tǒng)會提示“沒有供給商分類，不行添加。”供給商檔案供給商檔案主要是為企業(yè)的選購治理、庫存治理、應(yīng)付賬治理效勞的。在用戶填制選購入庫單、選購發(fā)票和進展選購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨商檔案。在輸入單據(jù)時，假設(shè)單據(jù)上的供貨單位不在供給商檔案中，則必需在此建立供給商檔案。地區(qū)分類地區(qū)分類是企業(yè)以依照實際需要對客戶、供給商的所屬地區(qū)進展相應(yīng)的分類，建立地區(qū)分類體系，從而對客戶及供貨單位按地區(qū)進展統(tǒng)計、治理。3．存貨設(shè)置存貨分類存貨分類用于設(shè)置存貨分類編碼、名稱及所屬經(jīng)濟分類。假設(shè)在建立賬套根底設(shè)置中選擇對存貨進展分類，在添加存貨檔案前必需先設(shè)置存貨分類，否則，在添加存貨檔案時系統(tǒng)會提示“沒有存貨分類，不行添加?！庇嬃繂挝挥嬃繂挝恢饕糜谠O(shè)置對應(yīng)存貨的計量單位組和計量單位信息。存貨檔案存貨檔案主要是完成對存貨名目的設(shè)立和治理。伴同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應(yīng)稅勞務(wù)等也應(yīng)在存貨檔案中設(shè)置。4．財務(wù)設(shè)置財務(wù)設(shè)置是根底檔案設(shè)置中較為簡單和重要的局部，也是系統(tǒng)應(yīng)用的根底，其中包括會計科目、憑證類別、外幣設(shè)置、工程設(shè)置和被查科目設(shè)置。會計科目會計科目是對會計工作內(nèi)容進展科學(xué)分類核算的工程，用于分門別類地反映企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，同時也是登記賬簿、編制會計報告的根底。一般的財務(wù)軟件中都預(yù)置了現(xiàn)行會計制度規(guī)定的一級會計科目和局部二級會計科目。用戶可依據(jù)企業(yè)實際需要補充明細科目或修改科目屬性。增加會計科目系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)預(yù)置了行業(yè)一級科目，用戶可以按企業(yè)實際需要增加明細會計科目，操作步驟如下。〔1〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【財務(wù)】→【會計科目】菜單，翻開“會計科目”窗口?！?〕單擊【增加】按鈕，翻開“會計科目_新增”窗口，輸入科目編碼、科目名稱等信息，如下圖。增加會計科目科目編碼：是按科目編碼方案對每一科目進展編碼定義，以便于查詢和治理。設(shè)置一級科目編碼應(yīng)符合會計制度的統(tǒng)一編碼方案要求。明細科目編碼設(shè)置要依照建賬時設(shè)置的編碼規(guī)章，各級科目的編碼必需唯一?？颇棵Q：分為“科目中文名稱”和“科目英文名稱”，用戶至少輸入一種。在命名科目時，只需要命名本級科目名稱，不必帶上上一級科目名稱，且科目名稱須定義明確、標準、避開重名?？颇款愋停杭词前纯颇啃再|(zhì)劃分會計科目。會計科目分為資產(chǎn)、負債、權(quán)益、本錢、損益五大類。一級科目編碼的首位數(shù)字與科目類別依次對應(yīng)，因此，可依據(jù)科目編碼識別科目類型。一級以下科目類型系統(tǒng)會依據(jù)所屬的上一級科目類型自動設(shè)置。賬頁格式：是會計科目開設(shè)賬簿的明細賬格式。通常分為金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式和數(shù)量外幣式。各欄目說明如下：助記碼：是幫助記憶科目的符號，是輸入會計科目的幫助形式。通?？捎每颇棵Q的首字母作為助記碼。外幣核算：主要用以指定科目外幣核算的類型，并對外幣種類進展選擇。數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及進展數(shù)量金額核算科目的數(shù)量計量單位，如噸、件、個等。匯總打?。褐荒茉诳颇啃薷臅r設(shè)置。只有末級科目可以設(shè)置匯總打印，且匯總到的科目須設(shè)置成該科目本身或其上一級科目。封存：只能在科目修改時設(shè)置。設(shè)置為封存的科目在制單時不行使用。科目性質(zhì)〔余額方向〕：科目發(fā)生額增加時登記在借方的科目，科目性質(zhì)為借方；科目發(fā)生額削減時登記在貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。只有一級科目可以設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的性質(zhì)與其上一級科目性質(zhì)一樣。已經(jīng)輸入數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。幫助核算：即幫助核算的賬類。用于說明本科目除了總賬、明細賬核算外，是否有其他核算要求。幫助核算設(shè)置工程包括了部門核算、個人往來、客戶往來核算、供給商往來核算、工程核算。一個科目設(shè)置了幫助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)，將會登記在總賬和幫助明細賬上。日記賬：依據(jù)企業(yè)治理需要對所選科目記日記賬。銀行賬：對于銀行科目需要設(shè)置銀行賬。假設(shè)設(shè)置了銀行賬，在填制憑證時，則需要輸入幫助核算信息，以便利日后進展銀行對賬。受控系統(tǒng)：為加強各功能模塊系統(tǒng)間的無縫連接，在其他功能模塊中將可以使用總賬系統(tǒng)的會計科目。這些會計科目就成為其他系統(tǒng)的受控科目，其他系統(tǒng)即為該科目的受控系統(tǒng)。修改和刪除會計科目修改：通常需要對會計科目進展修改的狀況有三種：一是系統(tǒng)預(yù)置的科目中未指定幫助核算內(nèi)容，則需要在修改中進展幫助修改；二是系統(tǒng)中預(yù)置的會計科目不完全符合企業(yè)的實際狀況，需要修改；三是需要在修改中設(shè)置“匯總打印”和“封存”。修改步驟如下?！?〕在“會計科目”窗口中選擇要修改的會計科目，單擊【修改】按鈕，或雙擊要修改的會計科目。翻開“會計科目_修改”窗口。〔2〕單擊【修改】按鈕，對會計科目信息進展相應(yīng)的修改。刪除：未經(jīng)使用的會計科目，可以通過“刪除”功能來刪除，刪除會計科目時應(yīng)遵循自下而上的挨次。刪除操作與修改操作方法相像。指定會計科目指定會計科目是指定出納所專管的工程。通常是現(xiàn)金科目和銀行存款科目。指定會計科目后，才能執(zhí)行出納簽字，查詢現(xiàn)金日記賬及銀行存款日記賬，實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行治理的保密性。其操作步驟如下。〔1〕在“會計科目”窗口中選擇【編輯】→【指定科目】菜單，翻開“指定科目”窗口?！?〕單擊“現(xiàn)金總賬科目”單項選擇鈕，從“待選科目”列表框中選擇“1001現(xiàn)金”，單擊“”按鈕，將現(xiàn)金科目添加到“已選科目”列表中，如下圖。〔3〕單擊【確認】按鈕保存?！?〕“銀行總賬科目”和“現(xiàn)金流量科目”的指定與此操作相像。指定會計科目憑證類別為了便于治理和填制憑證，通常要對記賬憑證進展分類編制，用戶可依據(jù)本單位的需要選擇不同的分類方式進展憑證分類，其操作步驟如下。〔1〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽選擇【根底檔案】→【財務(wù)】→【憑證類別】菜單，翻開“憑證類別預(yù)置”對話框，如下圖。〔2〕單擊要選擇的憑證類別單項選擇鈕，如“收款憑證付款憑證轉(zhuǎn)賬憑證”，單擊【確定】按鈕，翻開“憑證類別”窗口?！皯{證類別預(yù)置”對話框〔3〕單擊【修改】按鈕，雙擊某一類別憑證對應(yīng)的“限制類型”欄，在下拉列表框中選擇限制類型?！?〕在“限制科目”欄中輸入或參照選擇科目，如下圖。憑證類別設(shè)置外幣設(shè)置企業(yè)假設(shè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)進展外幣及匯率的設(shè)置。在填制憑證時假設(shè)匯率變動，也應(yīng)先在此進展外幣匯率設(shè)置，操作步驟如下?！?〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【財務(wù)】→【外幣設(shè)置】菜單，翻開“外幣設(shè)置”窗口?！?〕單擊【增加】按鈕，輸入外幣符號、外幣名稱、匯率等信息，如下圖。外幣設(shè)置工程名目工程名目是用于工程大類的設(shè)置及工程名目和分類的維護。一個企業(yè)通常會有多種不同種類的工程，因此可以將具有一樣核算特性的一類工程定義成一個核算工程名目，并對這些工程進展分類處理與核算。定義工程大類定義工程大類包括工程大類名稱、定義工程次級和定義工程欄目，操作步驟如下?！?〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【財務(wù)】→【工程名目】菜單，翻開“工程檔案”窗口，如下圖。工程檔案〔2〕單擊【增加】按鈕，翻開工程大類定義向?qū)В凇肮こ檀箢惷Q”頁面中輸入新工程大類名稱，并選擇屬性，如下圖。定義工程大類名稱〔3〕單擊【下一步】按鈕，翻開“定義工程級次”頁面，定義工程級次，如左圖所示。〔4〕單擊【下一步】按鈕，翻開“定義工程欄目”頁面，承受系統(tǒng)默認定義工程欄目。如右圖所示，單擊【完成】按鈕返回。定義工程級次定義工程欄目指定核算科目指定核算科目是為設(shè)置了工程幫助核算的科目指定具體要核算的工程，建立工程與核算科目之間的對應(yīng)關(guān)系，操作步驟如下?！?〕在“工程大類”下拉列表中選擇工程大類的名稱，如“產(chǎn)品”，單擊【核算科目】選項卡。〔2〕在“待選科目”列表框中選擇需要核算的科目，單擊“”按鈕，將其添加到“已選科目”列表框，如下圖。〔3〕選擇完畢，單擊【確定】按鈕，完成科目指定。指定核算科目定義工程分類〔1〕選擇“工程分類定義”頁簽，單擊【增加】按鈕，在文本框中輸入工程的分類編碼和分類名稱，如下圖?！?〕輸入完畢，單擊【確定】按鈕。定義工程分類定義工程名目定義工程名目用于設(shè)置每個工程分類中所包含的具體工程，操作步驟如下?！?〕選擇“工程名目”頁簽，單擊右側(cè)【維護】按鈕，翻開“工程名目維護”窗口?！?〕單擊【增加】按鈕，輸入具體工程的“工程編號”、“工程名稱”、“所屬分類”等信息?！?〕輸入完畢，單擊【退出】按鈕，在“工程檔案”窗口中顯示設(shè)置完成的工程名目，如下圖。定義工程名目備查科目設(shè)置備查科目設(shè)置用于定義需要設(shè)置備查資料的科目。5．收付結(jié)算設(shè)置結(jié)算方式結(jié)算方式設(shè)置是用來建立和治理用戶在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式。會計電算化信息系統(tǒng)中設(shè)置的結(jié)算方式與財務(wù)結(jié)算根本全都，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等，其操作步驟如下?！?〕在企業(yè)門戶“設(shè)置”頁簽中選擇【根底檔案】→【收付結(jié)算】→【結(jié)算方式】菜單，翻開“結(jié)算方式”窗口。