(管字002)合同管理規(guī)定

文件名：合同管理規(guī)定文件號：管字002號版本/修改狀態(tài)：A/6-PAGE1-編寫：物流管理部審核：伍思球審批：伍思球受控狀態(tài)：發(fā)布：2003.6.11修改：2010.5分發(fā)號：1.0目的對物流服務、物資經(jīng)銷和經(jīng)營場地租賃等合同的起草、評審、簽訂和履行過程進行管理，確保公司有能力滿足客戶的要求，并按要求履行合同條款，降低責任風險。2.0適用范圍適用本公司各種銷售合同的評審、協(xié)調、履行、監(jiān)督和修訂管理。3.0職責3.1公司物流管理部負責制定《合同管理規(guī)定》，并對實施情況進行監(jiān)督檢查。3.2公司貿(mào)易管理部負責對物資經(jīng)銷合同評審與履行實施監(jiān)督檢查，開展經(jīng)銷業(yè)務的各單位負責制定合同管理實施細則。3.3事業(yè)部負責對所轄各單位合同管理的履行情況實施監(jiān)督檢查。3.4各單位分管經(jīng)理負責組織、協(xié)調本單位的合同管理工作。3.5各單位業(yè)務部門、設備部門、運輸部門、安全部門、法律部門、財務部門等參與相關業(yè)務合同的管理工作。4.0工作過程描述合同簽訂合同評審、填寫意見客戶要求的識別履行情況監(jiān)督合同履行合同簽訂合同評審、填寫意見客戶要求的識別履行情況監(jiān)督合同履行4.1合同分類4.1.1常規(guī)合同。針對本公司現(xiàn)提供的以下服務項目所訂的合同。4.1.1.1倉儲保管業(yè)務；4.1.1.2配送、運輸業(yè)務；4.1.1.3經(jīng)營場所租賃業(yè)務；4.1.1.4集裝箱業(yè)務；4.1.1.5物資經(jīng)銷業(yè)務。4.1.2特殊合同。常規(guī)合同外的合同均視為特殊合同，包括針對新的服務項目或對服務設施、設備及人員等有特殊要求的服務項目所訂的合同。4.2合同起草4.2.1合同簽訂部門應明確客戶要求，根據(jù)客戶要求起草合同，并將合同主要內(nèi)容記錄到《合同評審表》中，以便于評審時使用。4.2.2合同的內(nèi)容應符合1999年10月1日發(fā)布的《中華人民共和國合同法》，嚴格遵守國家法律、法規(guī)和政策規(guī)定。堅持協(xié)商一致、平等互利、誠實守信的原則。4.2.3除即時清結的情況外，簽訂合同必須采取書面形式。合同文本可采用公司的標準合同范本或各單位自定的文本或使用客戶提供的文本。合同條款應填寫完整，用詞準確，意思表示詳盡，必要時增加補充條款加以約定。4.2.4倉儲保管合同必須在合同中規(guī)定預留提貨憑證樣本，詳細要求見《倉儲業(yè)務管理規(guī)定》。樣本原件由合同管理部門交倉儲部門管理使用（倉儲部門要簽收），4.3合同評審4.3.1合同評審應在合同簽訂前進行，以確保合同的合法性、完整性和明確性，以及合同雙方對合同內(nèi)容理解一致，本單位有能力滿足合同要求。4.3.2各單位應制定具體的合同評審制度，按合同標的金額和合同性質規(guī)定審批權限。4.3.34.3.4合同簽訂部門負責填寫《合同評審表》中相關內(nèi)容（包括客戶的潛在要求）4.3.4.1倉儲部門負責評審貨場、倉庫條件能否滿足要求；4.3.4.2配送運輸部門負責評審配送、運輸能力，交付時間能否滿足要求，并確保貨物在運輸途中不破損、不短缺；4.3.4.3設備保障部門負責評審設備能力能否滿足要求；4.3.4.4安全保衛(wèi)部門負責評審貨物的防火等級和本單位防火、防盜條件能否滿足要求，對貨物安全性的評價執(zhí)行《安全工作管理規(guī)定》中的相關要求；4.3.4.5經(jīng)銷業(yè)務部門負責評審所提供物資的品種、規(guī)格、數(shù)量等能否滿足客戶要求；4.3.4.6貿(mào)易管理部門負責評審此筆業(yè)務操作是否規(guī)范、可行；4.3.4.7在合同評審過程中，評審人員對合同中有關內(nèi)容和要求提出疑問或修改意見時，由合同簽訂部門與客戶聯(lián)系。合同修改后必須重新評審。4.4合同的簽訂與履行4.4.1合同簽定的授權4.4.1.1各分公司的物流業(yè)務合同和租賃經(jīng)營業(yè)務合同簽定由公司法定代表人授權各分公司總經(jīng)理簽定，各分公司總經(jīng)理可以轉授權。根據(jù)各分公司總經(jīng)理的任期，公司法定代表人每三年向各分公司總經(jīng)理簽發(fā)一次授權書。分公司總經(jīng)理職務發(fā)生變更時，原授權書自動失效，由公司根據(jù)新的任命重新進行授權。4.4.1.2未經(jīng)授權的人員無權代表企業(yè)簽訂合同。委托代理人必須在授權范圍及期限內(nèi)行使代理權，禁止越權代理。4.4.2經(jīng)辦人員在外地參加訂貨會或商談業(yè)務需要簽訂合同時，可在授權范圍內(nèi)預簽合同，但須回本企業(yè)后要按規(guī)定的審批程序完備各項手續(xù)。4.4.3不方便當面簽訂合同時，可以以傳真的方式簽訂合同，傳真合同上必須有雙方印鑒4.4.4合同簽訂后，由合同簽訂部門將合同及附件的復印件交給合同履行4.4.5合同的履行部門對合同的履行情況負責，必要時通過合同簽訂部門及時與客戶4.4.6各單位質管辦、業(yè)務部門共同組織合同履行情況的檢查工作，檢查內(nèi)容為是否按合同要求履行合同。新簽訂的合同應在合同履行一個月內(nèi)進行檢查，其它合同應每半年進行一次抽查4.5合同的變更和終止4.5.1合同履行過程中對合同條款進行的任何修改，都必須重新進行評審和審批，并在《合同評審表》中具體注明，同時及時發(fā)放到相關部門。4.5.2客戶提出修改合同時，要有客戶的書面請求；我方提出修改合同時，要經(jīng)過客戶同意。4.5.3如對方不履行或不完全履行合同，經(jīng)調查核實后我方有權單方面決定變更或終止原合同，并以書面形式通知對方。如因此對企業(yè)造成損失，除不可抗力等原因可免除責任外，應要求對方負責賠償。4.5.4不允許簽訂顯失公平和無法履行的合同。如發(fā)現(xiàn)此類合同，經(jīng)辦人員應及時向法院或仲裁機構申請辦理變更或終止手續(xù)。因不及時辦理合同變更或終止的手續(xù)而發(fā)生經(jīng)濟糾紛，并給本企業(yè)帶來損失的，應追究直接責任人和有關領導的責任。4.6合同的管理4.6.1應建立合同臺帳，實行檔案化管理。合同檔案包括：合同文本、授權委托書、協(xié)議書、補充協(xié)議書、洽談紀要、數(shù)據(jù)電文、電報信函、電話記錄、對方資信材料和各類憑證、單據(jù)等。合同檔案和評審記錄由各單位辦公室（總經(jīng)辦）或指定相應部門負責分類、編號、歸檔、保管，并填寫《業(yè)務合同目錄》。4.6.2應指定專人保管合同專用章，制定合同專用章的管理及使用規(guī)定。因合同專用章管理不嚴和使用不當，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的，應追究有關人員的責任。4.6.3應加強合同管理的宣傳和教育，組織合同管理人員、經(jīng)辦人員進行有關法律知識培訓