合同管理辦法

PAGE11PAGE12****股份有限公司制度編號：制度頁數(shù)：合同管理辦法編制人：責任人：審核人：批準人：主辦單位：人事企劃行政處發(fā)布日期：**年*月*日生效日期：**年*月*日第一章總則第一條為規(guī)范集團的合同管理,依法維護集團合法權益，充分發(fā)揮合同在生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合集團實際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于****股份有限公司（以下簡稱“集團”）和各子公司的各種合同管理活動。第三條本辦法所稱“合同”是指集團和各子公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對外所簽訂的旨在確立、變更或終止與相對方民事權利義務關系的各類合同、協(xié)議（勞動合同除外）等，包括采購、銷售、建設工程、加工承攬、外協(xié)、借款、運輸、倉儲、租賃、技術、服務等合同，還包括補充合同、補充協(xié)議、對外保函、備忘錄、訂貨單以及各類技術協(xié)議等其它具有合同性質(zhì)的法律性文件。本辦法所稱“合同管理”包括：合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息管理、招投標管理、合同談判和履行合同風險評估，合同文本的起草、簽訂、履行、變更、解除、糾紛的處理，合同管理臺賬、合同檔案的管理等一系列活動。本辦法所稱“合同印章”是指以集團及各子公司名義對外簽訂合同時所使用的公章、法定代表人名稱章及合同專用章等。第四條集團對合同實行兩級管理，即集團法務部門代表集團進行一級管理，集團各業(yè)務部門和各子公司進行二級管理。第二章合同管理職責第五條集團業(yè)務部門在訂立、履行、變更或解除合同以及發(fā)生合同糾紛時，應及時通知相關部門和一級合同管理部門，以保障集團經(jīng)營活動的計劃性和整體協(xié)調(diào)性。第六條集團法務部門為集團合同一級管理專業(yè)機構(gòu)，其工作職責如下：1、審查合同的合法性和合規(guī)性，對合同文本提出修改意見；2、監(jiān)督檢查合同的履行情況；3、制定和發(fā)布常用合同示范文本或標準格式合同；4、對合同進行收集、整理和歸檔，制定合同編碼規(guī)則，監(jiān)督管理各部門合同的統(tǒng)一編號、登記臺賬、分類歸檔執(zhí)行情況；（詳見附件一：《合同編碼規(guī)則》）5、協(xié)調(diào)、指導合同承辦部門的合同管理工作并提供法律意見；6、制定并組織集團合同承辦部門執(zhí)行集團合同管理的規(guī)章制度；7、參與集團重大合同、合作項目的談判、簽約；8、參與合同糾紛的處理，主導合同糾紛所致訴訟工作。9、負責法人授權委托代理人和業(yè)務部門的合同管理人員的法律培訓。第七條相關業(yè)務部門是合同的二級管理專業(yè)機構(gòu)，是合同的擬定、執(zhí)行部門，具體責任人為合同業(yè)務人員、專（兼）職合同管理員和法定代表人或授權簽訂合同的受托人，其工作職責如下：1、業(yè)務人員職責：負責合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息收集、組織招投標會議、合同談判等相關工作；合同文本的起草、報批、履行、變更、解除、糾紛的處理等活動。2、專（兼）職合同管理員職責：建立合同管理臺賬（包括合同簽訂、變更、解除、履行、質(zhì)量異議的臺賬）、合同原始檔案、客戶信息資料、招投標臺賬及資料的管理，同時對合同簽訂計劃、合同文本中標的物、數(shù)量、金額等必備的條款內(nèi)容進行核對，以及其他與合同有關的工作。3、法定代表人或授權簽訂合同的受托人，其主要職責是：（1）負責合同的簽訂、變更、解除、終止等有關手續(xù)的辦理，重大、復雜合同的簽訂，應在本部門負責人或集團法務部門的指導下進行；（2）協(xié)調(diào)、督促承辦合同的履行，并及時將合同履行過程中出現(xiàn)的重大異常情況向本部門負責人進行報告；（3）負責未進入法律程序的合同糾紛處理，協(xié)助集團法務部門處理進入法律程序的合同糾紛案件。第三章合同類型第八條常用業(yè)務合同分類如下：1、工程勘測類合同：建設工程合同、供用電、水、氣、熱力合同、工程技術合同、報告書編制及評估合同、測量合同、設備調(diào)試及安裝合同等；2、人事企劃、行政類合同：勞務外協(xié)合同、勞務合同、教育培訓合同、競業(yè)限制協(xié)議、保密協(xié)議、實習協(xié)議、返聘協(xié)議、贈與合同、租房合同（勞動合同除外）等；3、財務類合同：借貸款合同、融資租賃合同、擔保合同、并購重組合同、財產(chǎn)保險合同等；4、經(jīng)營、采購類合同：船舶建造合同、采購合同、銷售合同、委托合同、運輸合同、保管合同、倉儲合同等；5、設計、技術類合同：設計合同、技術開發(fā)合同、技術轉(zhuǎn)讓合同、技術咨詢合同、技術服務合同等；6、生產(chǎn)類合同：勞務外包合同、工程承攬合同、租賃合同等。第四章合同擬定、審批和簽訂第九條合同的簽訂應采取書面形式，不得在簽署書面合同之前先行開展業(yè)務活動；合同內(nèi)容涉及技術問題的，合同審核時應附相關專業(yè)技術意見。除集團本部和各子公司內(nèi)各公司間交易外，合同簽訂時，以對方首先加蓋合同專用章或公章為原則；合同文本使用傳真件的，事后應補齊對方蓋章原件，或針對合同傳真件與經(jīng)常性客戶簽訂確認書。第十條合同中載明的我方被授權人必須經(jīng)集團本部或各子公司書面授權，受托人簽訂合同及從事業(yè)務活動必須在集團或各子公司的授權范圍內(nèi)進行。受托人超越授權范圍以及在授權期限屆滿后所簽訂的合同無效，由此所導致的法律責任由受托人自行承擔。（詳見附件二：《授權委托書》）第十一條凡集團有標準格式合同或合同示范文本的，應優(yōu)先采用；對于經(jīng)常性業(yè)務，根據(jù)業(yè)務性質(zhì)，由集團法務部門和各業(yè)務部門擬訂標準格式合同或合同示范文本。第十二條下列合同需經(jīng)集團法務部門審核，并經(jīng)財務、成本及其他有關專業(yè)部門評審，合同評審分為書面會簽和召開專業(yè)評審會兩種形式。（詳見附件三：《合同評審會簽單》）1、以集團名義對外簽訂的各類書面合同。2、根據(jù)集團權責劃分等制度規(guī)定，各子公司需報集團審核批準的項目且以子公司名義對外簽訂的合同，應提交集團法務部門審核。任何人不得私自對合同標的進行分解，以掩蓋合同的真實性或越權審批合同。第十三條合同必須嚴格遵循逐級審批的原則，有條件的原則上應通過辦公自動化系統(tǒng)審批。未通過辦公自動化系統(tǒng)逐級審批的，需在報送審批人批準時填寫合同審批單。合同提交審批人審批時，需提交以下相應的資料：1、合同審批單；2、合同文本；3、合同的技術附件；4、變更或解除合同對應的原合同文本；5、外文合同必須有中文或英文譯本；6、其他要求提供的文件資料。第十四條凡是國家規(guī)定需由政府有關部門、機構(gòu)審批或公證的合同，由業(yè)務部門辦理相關的審批手續(xù)。第十五條合同的內(nèi)容由雙方當事人依照《中華人民共和國合同法》協(xié)商約定，根據(jù)示范文本要求填寫清楚，以確保合同全面履行。合同內(nèi)容應包括以下內(nèi)容：當事人的法定名稱和住所，合同標的，標的物的數(shù)量，標的物的質(zhì)量，價款或報酬，履行期限、地點和方式，保密條款，違約責任，解決爭議方法。除以上條款外，可根據(jù)合同性質(zhì)以及當事人的要求，協(xié)商約定其他條款。合同條款中，解決糾紛方式條款應盡量選擇仲裁方式，并力爭約定我集團所在地仲裁機構(gòu)仲裁。必須約定起訴方式的，力爭約定在我集團所在地法院訴訟。合同簽訂時，以對方先行加蓋合同印章為原則。若因特殊原因需由我集團先行蓋章的，由簽約人在《合同審批單》中注明，并由業(yè)務部門一級主管簽字確認后，方可由印章管理部門予以蓋章。合同簽訂時，必須在合同的每一頁上簽字確認或加蓋騎縫章，以保證合同完整性。第五章合同印章的使用與管理第十六條合同印章的使用與管理按照集團《印章管理辦法》執(zhí)行。第十七條對于進、出口合同，在對方及我方代表簽字后，我方必須加蓋合同專用章或公章，合同方能生效。第十八條在對外簽訂合同時，嚴禁在空白文本上蓋章。除國家法律、法規(guī)明文規(guī)定必須加蓋集團公章外，其它合同加蓋合同專用章。單份合同文本達兩頁以上的應加蓋騎縫章或在右下角雙方手簽。第六章合同的份數(shù)及存檔第十九條合同的具體份數(shù)按實際情況確定，我方至少留存一份，業(yè)務部門一份，集團財務、成本和法務部門及檔案室各一份。第七章合同的履行、變更和解除第二十條依法簽訂生效的合同具有法律約束力，一切與合同有關的部門及人員均必須全面履行，不得擅自修改、變更、解除或終止。第二十一條合同業(yè)務部門負責組織、協(xié)調(diào)合同中規(guī)定的我方義務的全面履行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務的履行。合同業(yè)務部門應隨時跟蹤合同的履行情況，并及時向本單位負責人匯報。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取解決措施。第二十二條合同簽訂后，若發(fā)現(xiàn)存在以下情形的，應及時與對方協(xié)商變更或解除合同，必要時可請求仲裁機構(gòu)或人民法院予以變更或解除。1、發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害我方利益的；2、我方實際履行確有不可克服的困難的；3、合同雙方發(fā)生名稱更名的；4、因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；5、履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；6、當事人一方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；7、當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；8、法律規(guī)定的其他情形。由于合同對方原因需要變更、解除合同的，應從維護集團合法權益出發(fā)，按照本辦法規(guī)定的合同管理流程謹慎處理。第二十三條變更或解除合同，一律采用書面形式。合同變更后，合同編號不予改變。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，合同變更部分與原合同具有同樣的法律效力。變更或解除合同的審批原則、審批權限及流程應依據(jù)原合同進行。變更或解除合同文本的，應單獨登記流水號臺賬，以便于管理和查閱。第八章合同糾紛的處理第二十四條合同糾紛由承辦部門及時協(xié)商處理，協(xié)商不成，需要訴訟或仲裁的，應在規(guī)定期限內(nèi)以書面形式上報分管領導和合同主管部門，并在集團的授權下配合集團法務部門向法院起訴或仲裁機構(gòu)申請仲裁，不得私自對外委托有關部門或個人處理糾紛。（詳見附件四：《合同糾紛處理程序》）第二十五條合同違約必須依法承擔違約責任。對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟損失還應索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟損失應由業(yè)務單位查清原因，以書面形式上報承辦單位負責人和分管本業(yè)務的集團領導，經(jīng)批示后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十六條通過協(xié)商或調(diào)解使合同糾紛得到解決的，必須形成書面協(xié)議，并由雙方代表簽字確認，同時必須將對方簽字代表持有的授權委托書作為書面協(xié)議的組成部分進行存檔。第九章合同臺賬及合同檔案管理第二十七條所有合同業(yè)務部門必須建立合同管理臺賬。對于合同簽訂計劃、合同簽訂、履行、變更、解除以及合同糾紛、客戶信息資料、招投標項目的管理等應單獨建立臺賬，以便管理與檢查，原則上合同管理臺帳每半年報送集團法務部門備案。（詳見附件五：《合同管理臺帳》）第二十八條合同履行過程中業(yè)務人員應妥善保管各種合同資料，合同履行完畢后及時將有關資料報本單位合同管理人員存檔，由合同管理員定期將合同資料移交集團檔案部門。業(yè)務單位應保留雙方蓋章的合同原件，如因特殊情況無法及時提供對方蓋章原件的，事后最遲在二十個工作日內(nèi)將對方蓋章原件歸檔留存；提供對方蓋章原件確有困難的，可以留存合同傳真件，但交易對方必須為經(jīng)常性客戶，且應針對傳真件簽訂年度或定期確認書。第十章合同管理的監(jiān)督檢查第二十九條合同管理部門應著重從以下幾個方面對合同進行監(jiān)督檢查：1、國家經(jīng)濟法規(guī)和本辦法的執(zhí)行情況；2、合同簽約人對客戶的資信調(diào)查情況，對合同資料的登記、保管情況。3、合同履約率；5、合同的履行狀況，未履行合同的原因、責任情況；6、合同產(chǎn)生糾紛的原因和對糾紛的處理情況。第三十條合同管理部門根據(jù)本辦法以不定期抽查的方式督促執(zhí)行，并以《合同管理調(diào)研報告》及《合同管理建議書》的形式向各級管理層報告合同管理情況。合同管理部門在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)合同管理人員有違反法律法規(guī)和本辦法情況的，及時提出糾正和整改意見，合同管理人員應積極整改。第十一章獎懲規(guī)則第三十一條合同審查、簽訂、履行、變更、解除過程中，存在下列情形之一，依據(jù)集團員工獎懲條例相關規(guī)定，視情節(jié)輕重給予主要責任者、次要責任者相應行政處分及經(jīng)濟處罰：1、違反規(guī)定簽訂合同，給集團造成經(jīng)濟損失的；2、沒有對合同對方進行資信審查，或?qū)彶椴徽J真、不準確，給集團造成經(jīng)濟損失的；3、沒有按照本辦法規(guī)定留存客戶三證資料給集團造成經(jīng)濟損失的；4、不負責任、玩忽職守，錯簽合同或購進偽劣產(chǎn)品造成集團經(jīng)濟損失的；5、應采用而未采用書面形式訂立合同，給集團造成經(jīng)濟損失的；6、濫簽人情合同，給集團造成經(jīng)濟損失及不良影響的；7、由于合同承辦部門或合同簽約人的原因造成我方承擔違約責任或被法律程序確認為我方違約而給集團造成經(jīng)濟損失的；8、合同履行過程中，因部門之間相互推諉影響合同的履行，而給集團造成經(jīng)濟損失的；9、簽訂的合同條款不完備或不規(guī)范給合同履行造成障礙或引發(fā)合同糾紛給集團聲譽造成極壞影響的；10、因相關合同資料保管不善，造成證據(jù)缺失、舉證不能或者敗訴而給集團造成經(jīng)濟損失的；11、對方違約給集團造成較大經(jīng)濟損失而未及時行使追償權的；12、合同無法履行沒有及時簽訂解除協(xié)議或者補充協(xié)議給集團造成經(jīng)濟損失的；13、集團各部門、子公司違反規(guī)定以部門、子公司的名義獨立對外簽訂合同導致合同無效而給集團造成經(jīng)濟損失的；14、合同簽約人員及合同管理人員違反集團制度規(guī)定泄露集團秘密給集團聲譽造成極壞影響或給集團造成重大經(jīng)濟損失者；15、其它違反本辦法給集團造成較大損失和不良影響的。第三十二條在合同簽訂、履行和合同糾紛案件的處理過程中，避免或挽回損失，或檢舉、揭發(fā)違法合同有功的員工，集團將根據(jù)《員工獎懲條例》給予獎勵。第十二章附則第三十三條集團各部門和子公司已制定的相關合同管理規(guī)定與本辦法相抵觸的，以本辦法為準。第三十四條本辦法經(jīng)總裁批準后發(fā)布，修訂時亦同。第三十五條本辦法由集團法務部門負責解釋。第三十六條本辦法附件：附件一：《合同編碼規(guī)則》附件二：《授權委托書》附件三：《合同評審會簽單》附件四：《合同糾紛處理程序》附件五：《合同管理臺帳》附件六：《合同管理流程》附件一：《合同編碼規(guī)則》編碼名稱合同編碼使用范圍普會系統(tǒng)、報支系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、、應收系統(tǒng)、應付系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設備系統(tǒng)、工程系統(tǒng)、外協(xié)系統(tǒng)位數(shù)7位編碼構(gòu)成：位數(shù)1234567項目屬性NNNNXXX例子1003001編碼方式：年份后2位月份后2位流水號3位備注：屬性中用N表示阿拉伯數(shù)字，X表示英文字母與阿拉伯數(shù)字均可以。示例：如2012年1月份簽訂了第一份合同，則合同編碼為“1201001”。附件二：授權委托書編號：委托單位:委托人：，受托人：姓名；性別；身份證號；職務；電話茲委托并授權上述受托人于以下期間在以下授權范圍內(nèi)就以下事項代理委托人履行職權：委托事項：授權范圍：三、有效期：此授權委托書自簽發(fā)之日起生效，有效期至：[]1、上述委托事項完成之日；[]2、在此前委托人書面撤銷受托人的代理權之日止；[]3、截至于年月日；委托人（簽章）：受托人（簽章）：簽發(fā)日期：附件三：合同評審會簽單表單編號：YF610JM009-A-001記錄編號：合同信息合同名稱合同編號合同概述合同金額合同相對方合同類別主辦部門合同確定方式□招標□議標□指定□其它合同形成過程經(jīng)辦人：年月日部門主管：年月日相關部門審核評審部門評審意見評審人□同意□須修改□同意□須修改□同意□須修改□同意□須修改集團法務