公文寫作常見問題十解

公文寫作常見問題十解公文寫作十解一、公文的文面結(jié)構(gòu)主要有哪些要素？公文的文面結(jié)構(gòu)是個公文格式問題，是公文規(guī)范性的重要體現(xiàn)。最常用的有以下8個要素構(gòu)成：1、版頭①“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。②“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。2、發(fā)文字號機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+順序號機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)的簡化代稱，一經(jīng)確定，不得隨意改動。年份用公元紀(jì)年標(biāo)記，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規(guī)范。3、標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+（關(guān)于）事由+（的）文種4、主送機(jī)關(guān)頂格，后加冒號。少數(shù)直接面向社會或全體的文件可省略主送機(jī)關(guān)。該要素要注意主送機(jī)關(guān)之間的排列順序和標(biāo)點(diǎn)符號的使用。從系統(tǒng)的角度說，應(yīng)按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大家領(lǐng)導(dǎo)班子排序應(yīng)為：縣委、人大、政府、政協(xié)；從級別的角度說，應(yīng)按由高至低的順序排列。不同系統(tǒng)、不同級別的主送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，同一系統(tǒng)、同一級別的主送機(jī)關(guān)之間用頓號隔開。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機(jī)關(guān)為“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委，縣委各部委，縣直機(jī)關(guān)各單位和各人民團(tuán)體黨委（黨組、總支、支部），湯泉池管理處黨委”各主送機(jī)關(guān)間用逗號而不是用頓號隔開是因?yàn)樗鼈冸m處于同一級別但分屬于不同系統(tǒng)。當(dāng)公文的主送機(jī)關(guān)為平級機(jī)關(guān)時(shí)，可按公文的內(nèi)容與主送機(jī)關(guān)關(guān)系的密切程度安排先后順序。5、正文。排印正文時(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)尾隨文后，即點(diǎn)號不能打頭，標(biāo)號不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。6、附件寫在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識。格式為：附件：序號+標(biāo)題+件數(shù)附件的標(biāo)題不加書名號，標(biāo)題與件數(shù)空一字距，其末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實(shí)作用，有的則用于向上級機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的附件，此類附件實(shí)際是主件。7、發(fā)文機(jī)關(guān)（落款）政府機(jī)關(guān)僅以版頭和印章為標(biāo)志，不寫落款。黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱。8、成文日期會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期。特殊情況署印發(fā)日期，如電報(bào)。發(fā)文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字。二、容易用錯寫錯的字詞如何區(qū)辨？1、“二”與“兩”使用“二”的地方：①自然數(shù)。②序數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)。使用“兩”的地方：①一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺機(jī)器”。②概數(shù)。如“三兩天”。2、“倍”的運(yùn)用“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時(shí)的誤用?！霸黾恿恕笔窃谠瓟?shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個原數(shù)。二是與“增加到”合用時(shí)的誤用?！霸黾拥健笔前ǖ讛?shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因?yàn)椤氨丁敝荒苡糜谠黾?，不能用于降低或減少。如果說用于減少，就應(yīng)該加“負(fù)”字。3、“以上”與“以下”的運(yùn)用“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達(dá)方法的數(shù)目概念，習(xí)慣上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)?！被颉笆臍q以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)?！?、“制定”與“制訂”的運(yùn)用“制定”即制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線?！薄爸朴啞奔粗谱?、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度?！?、“物質(zhì)”與“物資”的運(yùn)用“物質(zhì)”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念?！拔镔Y”即指具體的財(cái)物資源。6、“需要”與“須要”的運(yùn)用“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語?！绊氁奔凑f明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。7、“權(quán)力”與“權(quán)利”的運(yùn)用“權(quán)力”即可以管轄、統(tǒng)治、支配別人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定賦予的可以享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利?！?、“截止”與“截至”的運(yùn)用“截止”即到期停止?！敖刂痢奔吹健瓰橹?。9、“違反”與“違犯”的運(yùn)用“違反”即不遵照，反著方向做。“違犯”即違背，觸犯。10、“以至”與“以致”的運(yùn)用“以至”即到，直到。用于時(shí)間、數(shù)量、范圍的延伸或擴(kuò)大?！耙灾隆奔磁茫纱硕斐?，用于下半句的開頭，表示結(jié)果。11、“象”與“像”的運(yùn)用在公文寫作中重點(diǎn)要注意，當(dāng)“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時(shí)不能寫作“象”。12、“的”、“地”與“得”的運(yùn)用“的”、“地”、“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語里都念“de”?！暗摹庇迷诿~前，是定語的標(biāo)志；“地”用在動詞和形容詞前，是狀語的標(biāo)志；“得”用在動詞和形容詞后，是補(bǔ)語的標(biāo)志。13、“部署”與“布置”的運(yùn)用“部署”即指全局重大工作的安排。“布置”即指全局具體工作和事項(xiàng)的安排。14、“既”與“即”的運(yùn)用“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用?！凹础毕喈?dāng)于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。15、“和”、“與”、“及”的運(yùn)用“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達(dá)的意思上有輕重的分別，即前重后輕。三、如何處理公文標(biāo)題制作中的幾個棘手問題1、解決轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題冗長繁瑣問題層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，由于“過橋”機(jī)關(guān)多，很容易造成該類公文標(biāo)題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：①只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的通知；②直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；③在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；④只用本機(jī)關(guān)發(fā)文的標(biāo)題，而將其它機(jī)關(guān)的標(biāo)題概括為文件。2、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號的運(yùn)用為了保持標(biāo)題簡煉和整潔大方，一般地盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：①可用書名號。主要用于法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題等。②可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》③可用引號。如：《中共中央關(guān)于堅(jiān)持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》3、長標(biāo)題的排列根據(jù)標(biāo)題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。四、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)范的？第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內(nèi)部常使用“一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。五、公文中的數(shù)字運(yùn)用有哪些規(guī)范要求？公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫成文日期。不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的普發(fā)式公文（決議、決定、條例、意見、規(guī)章等）加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。六、公文字體和字?jǐn)?shù)有哪些規(guī)范要求？主標(biāo)題字號一般應(yīng)為二號標(biāo)宋字體，副標(biāo)題的字號應(yīng)小于主標(biāo)題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋字體。以16K紙型編排，每頁文字20行，每行25個字。以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標(biāo)宋字體，“主題詞”三字應(yīng)用三號黑體。公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。七、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號有哪些講究？1、并列短語中的頓號、逗號的使用。并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當(dāng)中便不用頓號。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個”不寫成“五、六個”，“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)”不寫成“各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。并列短語各項(xiàng)之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應(yīng)用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光?！?、破折號、省略號同點(diǎn)號連用。破折號和省略號都是標(biāo)號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應(yīng)該用點(diǎn)號的，可以用了點(diǎn)號再加破折號或者省略號。3、引號同點(diǎn)號連用凡是完整地照錄別人的話，末了的點(diǎn)號（多為句終號）放在引號之內(nèi)。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌?！庇终f：“看菜吃飯，量體裁衣?！狈彩前岩淖鳛樽髡咭痪湓挼囊徊糠?，末了的點(diǎn)號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。4、句內(nèi)括號與句外括號的使用。句內(nèi)括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點(diǎn)號，點(diǎn)號應(yīng)放在括號之后，括號內(nèi)部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經(jīng)是一個句子。如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統(tǒng)的意見）集中起來（經(jīng)過研究，化為集中的系統(tǒng)的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅(jiān)持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗(yàn)這些意見是否正確。句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點(diǎn)號用在括號之前。括號內(nèi)部如果是句子，可以用句號。如：全國各族人民間的大團(tuán)結(jié)萬歲?。ㄩL時(shí)間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產(chǎn)黨萬歲?。ㄈ珗銎鹆?。熱烈的經(jīng)久不息的鼓掌，轉(zhuǎn)為歡呼。）八、加蓋印章應(yīng)注意哪些問題？發(fā)文機(jī)關(guān)印章是證明公文效力的重要表現(xiàn)形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫?，下騎年蓋月”。區(qū)別不同情況有以下具體要求：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。九、怎樣提煉公文的主題詞？撰寫文稿時(shí)應(yīng)在文中標(biāo)明主題詞，具體要求和做法是：1、全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容，即確認(rèn)公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。2、認(rèn)真進(jìn)行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質(zhì)，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關(guān)鍵性語句準(zhǔn)確、精煉地進(jìn)行主題概括。3、在有關(guān)機(jī)關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應(yīng)的最專指的主題詞，其詞形務(wù)必與詞表中規(guī)定的詞形相一致。4、如在詞表中沒有與公文主題相對應(yīng)、專指性強(qiáng)的主題詞時(shí)，要在詞表中選取與公文主題直接相關(guān)，最相鄰的主題詞進(jìn)行相配。組配后有多義性時(shí)，應(yīng)放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進(jìn)行組配時(shí)，也采用最直接的上位詞。5、應(yīng)有效把握對公文主題的標(biāo)引深度，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。6、主題詞的排列次序應(yīng)科學(xué)合理。一般應(yīng)按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進(jìn)行組配時(shí)應(yīng)按以下次序：主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時(shí)，一般按語法關(guān)系和邏輯順序排列；通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細(xì)分的作用；位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區(qū)名、地名以及機(jī)構(gòu)名稱等方面的主題詞；時(shí)間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存左的時(shí)間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報(bào)告等。十、公文版記如何標(biāo)識？公文版記主要內(nèi)容與標(biāo)識規(guī)范如下：“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字。印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉拍數(shù)字標(biāo)識。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。一、行文中的常見錯誤1、濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題；（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報(bào)或開會等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報(bào)上全文公布過；（6）在部門之間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時(shí)就行文。2、行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文；（2）應(yīng)該一個機(jī)關(guān)單獨(dú)行文的搞成幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。二、文種使用中的常見錯誤1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請”、“鄭重聲明”等。2、誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計(jì)劃類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點(diǎn)》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點(diǎn)的通知”。3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報(bào)告”、“請示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報(bào)告，將報(bào)告誤用為請示，將“請示”、“報(bào)告”合用為“請示報(bào)告”，“請示”和“報(bào)告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報(bào)告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。4、越權(quán)使用文種。超出本機(jī)關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實(shí)際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；按照國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《行政規(guī)范制定程序暫行條例》的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國人大常委會制定的法規(guī)，國務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會制定或通過（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。如：《中華人民共和國城市道路管理?xiàng)l例》。基層單位制定有關(guān)規(guī)章制度時(shí)可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。5、降格使用文種。應(yīng)該用命令、指示發(fā)布的公文而用通知發(fā)布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府發(fā)布重要行政規(guī)章，不是用令發(fā)布而用通知發(fā)布。這種降格使用，必然影響行文的權(quán)威和效力。三、版頭使用中的常見錯誤1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報(bào)告、請示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級的重要報(bào)告、請示。2、使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。3、使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件四、發(fā)文字號中的常見錯誤1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。2、括弧不對。《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定發(fā)文年度用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。3、位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。4、序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。5、一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個單位的發(fā)文字號。6、一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。7、跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。8、字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997]×號。9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字樣。10、自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見錯誤1、上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名2、下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名3、標(biāo)注不規(guī)范簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。六、公文標(biāo)題中的常見錯誤1、缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”。2、用發(fā)文字號代替文件名稱如：“關(guān)于××字〔1997〕第×號文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。3、文字累贅如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決××××的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。4、濫用標(biāo)點(diǎn)符號除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書名號。常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號，如《關(guān)于認(rèn)真貫徹〈×××決定〉的通知》、《關(guān)于批轉(zhuǎn)〈××××報(bào)告〉的通知》、《關(guān)于〈××××請示〉的批復(fù)》，標(biāo)題中加書名號是錯的。5、缺少文種如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。另外，在公布事項(xiàng)、工作要點(diǎn)的公文中也常缺少文種，如：《××大學(xué)一九九×年重點(diǎn)抓的八件實(shí)事》就缺少“決定”這一文種。6、發(fā)文機(jī)關(guān)簡稱不規(guī)范如：《××市計(jì)委二〇〇×年工作計(jì)劃》，“計(jì)委”容易引起歧義，如果是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會”應(yīng)簡稱為“計(jì)經(jīng)委”，如果是“計(jì)劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“計(jì)生委”。七、主送機(jī)關(guān)中的常見錯誤1、缺主送機(jī)關(guān)除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁下端。2、主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。3、多頭主送主送機(jī)關(guān)不止一個。向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。4、主送個人公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。5、越級主送一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機(jī)關(guān)。八、正文中的常見錯誤1、錯別字主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”……2、標(biāo)點(diǎn)符號錯誤常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……3、數(shù)字使用不規(guī)范應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。4、隨意簡稱如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。5、引文標(biāo)注錯誤未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉?！?、隨意使用字體字號正確的是使用3號或4號仿宋體。7、隨意設(shè)定字距行距正確的字距為0點(diǎn)距（電腦打字點(diǎn)距下同）；行距為24點(diǎn)距。九、無正文說明標(biāo)識中的常見錯誤常見錯誤是落款和發(fā)文時(shí)間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機(jī)關(guān)等之上標(biāo)明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因?yàn)楣牡恼氖侵钢魉蜋C(jī)關(guān)以下，生效標(biāo)識以上具體反映公文內(nèi)容的部分。十、附件標(biāo)識中的錯誤1、有附件不標(biāo)注2、附件名未標(biāo)全稱3、標(biāo)注不規(guī)范“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號。4、內(nèi)容不適在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注。十一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中的錯誤1、未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替2、發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱3、位置不當(dāng)常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時(shí)；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時(shí)。十二、成文日期標(biāo)識中的常見錯誤1、將擬稿日期作為成文日期2、將打印日期作為成文日期3、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用在發(fā)文機(jī)關(guān)署名后標(biāo)識成文日期時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識時(shí)用漢字標(biāo)識。4、標(biāo)識不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時(shí)期必須將年月日標(biāo)示完整。5、位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機(jī)關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時(shí)，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。6、將月日寫成“分子式”如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。十三、機(jī)關(guān)印章使用中的常見錯誤1、當(dāng)用不用干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。2、不當(dāng)用卻用了印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。3、位置不當(dāng)用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。4、模糊不清未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。十四、主題詞標(biāo)識中的常見錯誤1、不標(biāo)引主題詞2、將標(biāo)題簡單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。3、任意生造主題詞不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計(jì)算機(jī)對公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。4、未先標(biāo)類別詞5、任意組配6、亂用標(biāo)點(diǎn)符號兩個主題詞之間應(yīng)該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號（但組配標(biāo)引時(shí)可用頓號分開）。十五、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識中的常見錯誤1、使用已廢除了的“抄報(bào)”或“報(bào)”、“送”、“發(fā)”2、抄送個人公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機(jī)關(guān)秘書部門決定。3、抄送主送機(jī)關(guān)既然是主送機(jī)關(guān)就不必再抄送了。4、濫抄濫送將向上級機(jī)關(guān)的“請示”同時(shí)抄送平級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機(jī)關(guān)。5、標(biāo)識不規(guī)范抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點(diǎn)符號使用不當(dāng)。十六、公文處理的誤區(qū)造成公文處理不規(guī)范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，其對公文規(guī)范化的危害不小。為推進(jìn)公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認(rèn)識，走出誤區(qū)。常見的有以下8種：1、按老一套辦法辦文《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家機(jī)關(guān)公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》、《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》、《標(biāo)號符號用法》、《出版物漢字使用管理規(guī)定》等，都是公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時(shí)，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文發(fā)展的動態(tài)，在公文實(shí)踐中力求使用最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，盡量準(zhǔn)確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布很長一段時(shí)間后還抱著老一套不放。2、不加分析地把上級來文作為范文由于有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)存在對公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時(shí)出現(xiàn)不合規(guī)范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認(rèn)為上級秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文都是正確的，即使有時(shí)發(fā)現(xiàn)了與公文規(guī)范不一致的地方，也認(rèn)為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。所以，每一個文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認(rèn)識統(tǒng)一到公文規(guī)范上來，選擇范文時(shí)要按公文規(guī)范進(jìn)行判斷，不能認(rèn)為發(fā)文單位的級別越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時(shí)，要求級別越高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。3、發(fā)往國外的函件用外文漢語是聯(lián)合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現(xiàn)了對中國主權(quán)、中國文化的尊重。外國人就不會因?yàn)槟悴欢馕亩挠媚銍奈淖帧?、發(fā)往港澳臺的函件用繁體漢字國際上以簡化字為漢語的標(biāo)準(zhǔn)用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據(jù)《出版物漢字使用管理規(guī)定》：“向臺灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報(bào)紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報(bào)海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當(dāng)成附件被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機(jī)組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)署名前不得標(biāo)注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標(biāo)印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。6、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)?！稐l例》和《辦法》規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行校核。公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。就是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行核發(fā)。7、用計(jì)算機(jī)起草公文時(shí)僅將定稿歸檔由于辦公自動化的發(fā)展，許多文秘人員直接在計(jì)算機(jī)上起草文稿，各次修改過程也直接在機(jī)上進(jìn)行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現(xiàn)修改過程，對于非常重要的文稿，一旦出現(xiàn)問題，難以分清責(zé)任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實(shí)原件。8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔傳真件不能代替正式公文，因此，對于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時(shí)補(bǔ)寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時(shí)間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。由于復(fù)印件也容易退色，這時(shí)可使用固色劑延長文檔保存期限。公文寫作常見問題分析1、文種使用不當(dāng)。有的公文作者不了解或不會正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等兩三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺澹褂脮r(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。從公文寫作實(shí)踐來看，具體有以下公文要注意區(qū)分：①“請示”和“報(bào)告”的適用與區(qū)別?！罢埵尽笔寝k件，需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)，上級機(jī)關(guān)不批準(zhǔn)，你還辦不成。“報(bào)告”是閱件，一般不需回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項(xiàng)的，就不能用“報(bào)告”來處理，否則很容易誤事。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般可采用兩種辦法來解決:一是將“報(bào)告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報(bào)；二是以請示公文為主，將報(bào)告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。②“決定”和“意見”的適用與區(qū)別?！皼Q定”、“意見”都屬于決策性文件的一種，都用于安排部署重要工作。其區(qū)別是：“決定”一般用于重要決策的出臺和重大活動的部署，帶有較強(qiáng)的政策性和嚴(yán)肅性，這從“決定”二字的含義就可看出來，“決”是“決斷”的意思，“定”是“確定”的意思?！皼Q定”既出，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，通常情況下，人們一看文件上有“決定”二字，就知道非同小可，有“大動作”出臺了。另外，“決定”一般是就較長時(shí)期的工作進(jìn)行部署，比如管一年、兩年甚至更長時(shí)間，短時(shí)期的工作一般不宜用“決定”。而“意見”同樣用于安排部署重要工作，但相對而言，所決策的事項(xiàng)沒有“決定”那么重大，語氣沒有“決定”那么嚴(yán)肅，進(jìn)效可長可短。如《中共蒼溪縣委關(guān)于開展“富民惠民，改善民生”作風(fēng)建設(shè)活動的意見》。需要指出的是，“意見”的剛性雖不如“決定”強(qiáng)，但并不意味著不重要、可