省時省力Excel讓工作井井有條(全文)

精品文檔-下載后可編輯省時省力Excel讓工作井井有條(全文)日常工作中實施一些比較復(fù)雜的項目，往往需要多個部門的協(xié)作，如果安排不當，就會延時誤工。為此，許多單位引用了專業(yè)的項目管理軟件，比如微軟的Project。不過這一軟件用起來太復(fù)雜，實際上對于個人來說，要想管理好項目，通過日常所用的Excel就足夠了，它完全可以替代Project的工作，大大提高效率，節(jié)約我們的時間。

比如國慶長假馬上就要來臨，某酒廠需要制作一個超市促銷項目，這個項目涉及到生產(chǎn)車間、檢驗車間、物流部和駐商場促銷部多個部門的協(xié)作。為了保證整個項目的實施，就必須制定一個詳細促銷計劃。下面介紹如何通過Excel來制作和管理該項目規(guī)劃（其他的項目任務(wù)可能不同，但是方法是通用的）。

首先要確定項目的總體規(guī)劃（即Work）是進行國慶商場專柜的促銷，提振公司第3、4季度的銷售額。接下來就要對項目進行分解（即breakdown），明確每個部門的分工和合作，這樣才能確保項目的順利實施。根據(jù)以往項目的實施經(jīng)驗，這里將其分為6個子項（即structure）。啟動Excel后將A1A3三行并一行合并居中，然后在A4開始依次輸入子項目的說明，開始和截止的時間，同時在右側(cè)使用填充的方法加入日期和星期，方便我們可以按照時間去檢查項目的完成進度（圖1）。

分解項目的主要目的就是節(jié)約時間，提高工作效率。因此在完成子項目的內(nèi)容的建設(shè)后還可以制作甘特圖，方便我們及時查看工作進度。甘特圖的建立使用顏色來填充時間表格，并且顏色可以和實際負責人對應(yīng)起來。比如選中D4（A組長）單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的窗口切換到“填充”，然后選擇一個合適的顏色如紫色進行填充（圖2）。

接著按照A組長的時間進度（9.15-9.18），在右側(cè)時間選中對應(yīng)時間段，選擇其中的時間表格后同上，使用同一種顏色進行填充，這樣紫色的部分就對應(yīng)A組長的完成時間段（圖3）。

操作同上，繼續(xù)將D5D9的單元格也填充為同一顏色，這樣就完成甘特圖的建設(shè)了。甘特圖建設(shè)完畢，無論是項目經(jīng)理還是各自的子項目負責人，通過不同顏色標注可輕松看到自己負責的項目和所需時間（圖4）。

對于一個整體項目來說，很多子項目是環(huán)環(huán)相扣的，因此對于需要在指定時間內(nèi)完成的項目，我們必須要確保一些關(guān)鍵的時間點。這些時間點稱之為“關(guān)鍵里程碑”，它是一個階段工作必須要保證的時間點，而這個時間點的順利完成與否，決定了里程碑以后的各項工作能不能保證順利進行。比如上述項目中的進駐商場和商場專柜的鋪貨，因為商場的國慶促銷是9.29日晚7：00開始，因此必須確保上柜的商品要在9.29日晚7：00之前完成，9.29日就是關(guān)鍵時間點。為了確保類似關(guān)鍵時間點可以在項目管理中突出顯示，這里通過插入關(guān)鍵里程碑的方式來實現(xiàn)。

如果要在9.29插入關(guān)鍵里程碑，在項目中選中S8（9.29對應(yīng)的單元格），右擊選擇“插入批注”，然后輸入需要提示的關(guān)鍵批注，并將其顏色填充為醒目的紅色（圖5）。

操作同上，在每個關(guān)鍵時間點均插入關(guān)鍵里程碑，這樣在整個項目的管理中，我們就可以通過紅色來進行醒目的提醒和區(qū)分。如果有多個里程碑時間點，為了更直觀地查看，還可以通過插入圖標的方式，制作一個里程碑時間圖示（圖6）。

完成項目管理的內(nèi)容建設(shè)后，在后續(xù)的實際管理中還要及時跟進，這樣才能促使項目及時完成。在上述內(nèi)容建設(shè)過程中，我們使用了甘特圖、里程碑等專業(yè)工具進行項目的建設(shè)，在后續(xù)的管理中同樣可以利用這些來及時查看項目實施進度。比如C組長我們使用綠色標記，這樣需要查看C組負責的內(nèi)容時，我們只要選中D6，接著右擊選擇“篩選按所選單元格顏色進行篩選”（圖7）。

這樣本項目里所有綠色的項目都會自動歸集在一起，既方便參與者查看，也方便管理者查看負責人的進度，以便更好地管理項目以節(jié)約時間（圖8）。

移動設(shè)備的提醒

俗話說“計劃趕不上變化”。生活中總會出現(xiàn)需臨時調(diào)整日程安排的情況。在家我們可借由PC便簽進行事件提醒，外出時再用手機端APP管理行程安排。如果能將PC與手機事件提醒的通道打通，不就能做到跨平臺的“任務(wù)交接”了嗎？

>簡單易用的“提醒”

支持多設(shè)備提醒同步的軟件有很多，在這里筆者向大家推薦“提醒”（下載地址：http：///），該軟件支持Windows、iOS和Android三大主流系統(tǒng)，用賬號即可登錄使用。

提醒的使用非常簡單，在手機端運行后即可隨意添加鬧鐘或提醒事件，使用方法與Android系統(tǒng)原生日歷提醒很像，可以自定義事件、鈴聲以及重復(fù)提醒的次數(shù)等參數(shù)（圖1）。此外，我們在PC上登錄http：///網(wǎng)頁客戶端，同樣可以定制不同需求的提醒事件，而PC端和手機端的提醒數(shù)據(jù)會自動同步（圖2），簡單便捷。

>優(yōu)先級更高的Wi-Fi

筆者坐公交車上班時，每次經(jīng)過一段特定區(qū)域就會出現(xiàn)無法聯(lián)網(wǎng)的問題。原來，這個區(qū)域剛好是CMCC網(wǎng)絡(luò)覆蓋點，只要手機開著Wi-Fi就會自動接入該網(wǎng)絡(luò)。可惜，我沒有開通免費的CMCC服務(wù)，此時就等同于接入了一個無效的Wi-Fi而失去聯(lián)網(wǎng)能力（智能手機為了節(jié)省流量，在接入Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)時會自動屏蔽3G/4G信號）。

>將CMCC掃地出門

如果你不想讓手機自動接入CMCC一類的無效Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)而影響正常上網(wǎng)，可以在外出前關(guān)閉手機的Wi-Fi功能，或進入“設(shè)置WLAN高級設(shè)置”，選擇類似“手動連接”的功能來禁止手機自動連接無線網(wǎng)絡(luò)（圖6）。需要注意的是，并非所有Android手機的系統(tǒng)都在WLAN高級設(shè)置里提供了手動連接功能，此類手機就需要通過修改系統(tǒng)配置文件將CMCC屏蔽于千里之外了。

在手機獲取Root權(quán)限后，通過RE管理器刪除“/etc/wifi/”目錄中的“default_ap.conf”文件，然后再進入“/data/misc/wifi/”目錄，選擇編輯“wpa_supplicant.conf”文件，刪除“network={

ssid="CMCC"key_mgmt=NOMEpriority=100000credit=1operater=1}”內(nèi)容并保存（圖7），重啟手機后CMCC就再也不會自動連接了。

根據(jù)這種思路，我們還可以將那些不需要密碼就會自動登錄的無效Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)屏蔽掉，能夠避免手機偶爾自動接入這些網(wǎng)絡(luò)而失去聯(lián)網(wǎng)能力的可能。

明明白白時間去哪了

和軟件相似，人自身也有很多資源，其中最重要的就是時間資源。就以我的朋友老萬來說，他每天的工作就是查資料、搞測試、報選題、寫稿子，雖然每天都重復(fù)著這些事情，但是很多時候會覺得時間不夠用，于是我向他推薦了現(xiàn)在比較流行的GettingThingsDone（GTD）時間管理方法。不論從事什么工作，相信對你也都會有所幫助。

GTD雖然是一套行之有效的管理方法，但是要想有效地執(zhí)行，還是需要專業(yè)的軟件支持才可以。還好，目前用于時間管理的軟件比較多，比如Doit.im就是一款比較有名的時間管理軟件。在進行時間管理時，第一步就是將腦子里所有的想法，無論大小都放到Doit.im軟件的收集箱中。

啟動Doit.im后點擊左側(cè)的“收集箱”，接著點擊右側(cè)窗口下方的“添加新任務(wù)”按鈕。在彈出的設(shè)置對話框里分別設(shè)置任務(wù)的標題和描述，設(shè)置完成以后點擊“保存”按鈕即可。除了通過添加按鈕外，在窗口上方的輸入框中可以輸入任務(wù)名稱，按下回車鍵后就可以快速添加任務(wù)（圖1）。Doit.im還可以通過特殊字符來快速添加任務(wù)，如“@”可以為任務(wù)設(shè)置情境，“#”可以為任務(wù)選擇項目，“&”可以為任務(wù)設(shè)置標簽等。

可能很多用戶會覺得上面的設(shè)置太簡單，設(shè)置窗口不是還有很多的選項嗎，為什么不一起進行設(shè)置并保存呢？實際上，現(xiàn)在的生活節(jié)奏加快，經(jīng)常是計劃沒有變化快，一次設(shè)定所有任務(wù)的屬性不僅會花掉很多的時間，而且隨著時間的推移可能有的設(shè)置屬性又會修改，這樣無異于之前的設(shè)置時間都浪費掉了。

所以當頭腦中現(xiàn)有的想法都錄入完畢后，接下來就是對當天或第二天要執(zhí)行的任務(wù)進行編輯和整理。首先在執(zhí)行列表中選擇要處理的任務(wù)名稱，點擊鼠標右鍵選擇“編輯”，接著在彈出的對話框中根據(jù)需要設(shè)定聚焦、標簽、項目等屬性，當編輯完成后就能一目了然地顯示出來（圖2）。

Doit.im為了更好地管理這些任務(wù)，允許用戶為其指定日期、項目、情境、優(yōu)先級等內(nèi)容。我們可以根據(jù)自身的需求，創(chuàng)建一些相關(guān)的項目。點擊窗口左上角的齒輪按鈕，在彈出的菜單中選擇“新增”中的“新項目”，然后在“標題”欄中輸入新的項目名稱進行保存即可（圖3）。按照同樣的方法還可以新建標簽、情景、目標等內(nèi)容。

碎片化與突發(fā)事件

為了避免拖沓延誤交稿時間，老萬為自己指定了較嚴格的計劃，并且采用“番茄工作法”進行工作?！胺压ぷ鞣ā币笥脩粼?5分鐘以內(nèi)專注于一件事情，25分鐘后利用五分鐘來休息或者臨時干其他的事。而25分鐘對于老萬來說，足夠完成一篇小的稿件。

所以當老萬每天打開Doit.im客戶端后，點擊“今日待辦”箱子后就可以看到今天要處理的所有事務(wù)。在列表中找到和稿件相關(guān)的任務(wù)名稱，接著在任務(wù)名稱上點擊鼠標右鍵，選擇菜單里面的“立即處理”命令，這樣該任務(wù)就會和其他待辦的任務(wù)區(qū)分開來（圖1）。以后當這條任務(wù)執(zhí)行完畢，在Doit.im客戶端的對應(yīng)任務(wù)上打上鉤就行了。

除此之外，還可以利用好Doit.im軟件的提醒功能，讓軟件及時提醒用戶要處理的任務(wù)。同樣首先找到相應(yīng)的任務(wù)名稱，點擊鼠標右鍵選擇“編輯”命令。在彈出的對話框中找到“提醒”選項，在彈出的窗口點擊“添加提醒”并設(shè)定一個提醒時間就可以了。時間一到，軟件就會彈出一個提示窗口告知用戶該執(zhí)行某條任務(wù)了（圖2）。

雖然“番茄工作法”是一項非常不錯的方法，但也給包括老萬在內(nèi)的很多用戶的執(zhí)行帶來了困難，因為經(jīng)常要受到電話、即時通訊軟件等的打擾。這樣已經(jīng)安排好的任務(wù)就會受到影響，而這些任務(wù)就要重新進行調(diào)整。

老萬曾經(jīng)聽過一個職業(yè)經(jīng)理人的講座，他將事務(wù)分成“緊急且重要的”、“緊急的”、“重要的”和“不重要的”四級，而Doit.im的優(yōu)先級選項正好和這個觀點類似。老萬在處理“緊急且重要的”事務(wù)時，會首先創(chuàng)建一個新的任務(wù)，除了設(shè)置任務(wù)的名稱和描述以外，點擊其中的“優(yōu)先級”按鈕（圖3）。在彈出的菜單里面選擇最高的等級“高”，關(guān)閉窗口以后就可以看到一個紅色的提示條。

如果有多條“緊急且重要的”事務(wù)，那么老萬會創(chuàng)建一條任務(wù)，通過鼠標左鍵雙擊運行該任務(wù)名稱。在彈出的設(shè)置窗口的“添加子任務(wù)”輸入任務(wù)名稱，輸入一條子任務(wù)后按下回車鍵再輸入一條子任務(wù)（圖4）。設(shè)置完成后點擊“轉(zhuǎn)換成項目”按鈕，再點擊左側(cè)列表中的“下一步行動”箱子，在里面就可看到剛剛創(chuàng)建的任務(wù)，然后一條條執(zhí)行就可以了。

知識管理井然有序

最簡單的知識管理方法就是用Windows自帶的資源管理器來管理，顧名思義，“資源管理器”本來的職能就是用來管理資源的，所以不能讓它“屈才”，我們要盡可能好好利用它，還它本來的職能。

使用資源管理器可將各種渠道獲得的資料直接以文件的形式保存在本地，結(jié)合自身的搜索功能或搜索軟件來管理和查詢。這就要求首先做好文件夾和文件結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，不能隨便找個目錄存放。文件夾可按資料類別建立，可分層建立，文件夾名稱要能反映資料類別的大體內(nèi)容，內(nèi)容可以逐級遞進，而文件名要更加具體地反映文件內(nèi)容。例如：在規(guī)劃連續(xù)劇資料的文件結(jié)構(gòu)體系時，建立第一級文件夾“連續(xù)劇”，第二級文件夾“韓劇”、“日劇”、“美劇”等，文件名則命令為類似“連續(xù)劇-韓劇-大長今”的結(jié)構(gòu)。這樣，當需要搜索時，無論從文件夾名稱，還是從文件名出發(fā)，都能很快定位到所需的文件。

用如上方法建立文件結(jié)構(gòu)體系后，由于文件夾和文件名實現(xiàn)了規(guī)范化命名，因此，只需使用系統(tǒng)自身的搜索功能，就可隨時方便地搜索到所需的文件。以Windows8.1為例，只需在資源管理器窗口右上角的搜索框中輸入關(guān)鍵字或關(guān)鍵字組合，系統(tǒng)會輕松過濾出符合條件的文件。但是要注意，文件資料要先納入到系統(tǒng)“庫”與文件索引的范圍內(nèi)（圖1）。

快速搜索資料，一是依賴于資料文件本身的文件名，二是依賴于搜索軟件索引功能的強弱。善于將二者結(jié)合起來使用，文件搜索效率必將會有很大提高。由于系統(tǒng)自帶的搜索功能只限于對建立了索引的庫中的內(nèi)容進行搜索，搜索效率也不是很高。所以為了提高效率，往往會使用第三方工具軟件進行文件快速搜索。

此外，對于日常記錄寫作或部分復(fù)制而收集的內(nèi)容，我們還可以用專門的知識管理工具來管理。傳統(tǒng)的知識管理軟件有許多，然而最近發(fā)展比較好的莫過于帶有云存儲功能的筆記類軟件。這里向大家推介使用云筆記類軟件“有道云筆記”、“印象筆記”等，這些都可作為日常的知識管理軟件。

使用云筆記軟件，不但可以將資料在本地系統(tǒng)化地管理和存儲，利用云筆記軟件對不同設(shè)備和平臺的支持，利用各種平臺上的相應(yīng)客戶端，可將資料通過云端同步到不同的設(shè)備上，隨時隨地調(diào)用。云筆記還可以實現(xiàn)在軟件內(nèi)對所管理的資料進行按關(guān)鍵字快速搜索，無論是管理資料還是查詢資料都非常方便（圖2）。

除了下載文件的管理、知識性的筆記管理外，我們平時瀏覽網(wǎng)頁時，常常會看到好的內(nèi)容，這其中或許是整個網(wǎng)頁，或許是其中的文字或圖片等部分內(nèi)容，這時可能需要像傳統(tǒng)的“剪報”那樣把這些有用知識收集起來。在這種情況下，可通過云收藏工具來快速實現(xiàn)資料的收藏。

云收藏工具收集網(wǎng)頁資料，一般是通過在瀏覽器中添加資料收集插件進行的。目前，許多網(wǎng)盤或瀏覽器均推出資料收集類的插件。比如，有道云筆記網(wǎng)頁剪報、360網(wǎng)頁快存云收藏、百度云收藏、網(wǎng)頁助手等。這些插件類的工具，都為網(wǎng)上搜集資料提供了極大的方便。

以使用360安全瀏覽器為例，只需在360應(yīng)用市場搜索“有道云筆記網(wǎng)頁剪報”應(yīng)用，在擴展區(qū)添加有道云筆記網(wǎng)頁剪報一項，之后打開要收藏的網(wǎng)頁，點擊擴展區(qū)“有道云筆記”按鈕，就可以將網(wǎng)址、網(wǎng)頁或網(wǎng)頁正文，選擇性地保存在自己的云盤中（圖3）。

除了以上所述的網(wǎng)頁插件外，還可以利用云盤與瀏覽器聯(lián)合的“云收藏”功能來實現(xiàn)網(wǎng)頁的云端保存。以使用360安全瀏覽器為例，安裝最新版的360安全瀏覽器7版之后，在工具欄上會出現(xiàn)一個云朵圖標，點擊此圖標即可將網(wǎng)頁收藏到360云盤中