信箱運(yùn)行流程管理制度

信箱運(yùn)行流程管理制度一、制定目的為保證本單位信箱流程運(yùn)作的順暢、高效，規(guī)范信件的管理和處理流程，提高信件處理的質(zhì)量和效率，特制定此制度。二、適用范圍本制度適用于本單位所有incoming和outgoing的信件。三、信件的收寄收信：本單位負(fù)責(zé)人指定收寄信員，在每日辦公時(shí)間對信箱進(jìn)行巡檢。收到信件后，收寄信員應(yīng)檢查發(fā)信人地址、聯(lián)系方式，簽收日期等內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄在日志上，并及時(shí)轉(zhuǎn)交到收文員或相關(guān)部門。寄信：本單位信函擬制范圍應(yīng)根據(jù)單位規(guī)定的工作程序和職責(zé)分工。每個(gè)信箋必須使用標(biāo)準(zhǔn)信箋，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容書寫，必須由口頭或書面授權(quán)的主管簽字或蓋章，然后由本單位專職收寄信員將其裝入信封并登記發(fā)送記錄。四、信件的收文登記信函交給收文員司機(jī)時(shí)，必須提供有關(guān)的發(fā)信人地址、聯(lián)系方式、簽收日期等相關(guān)信息。收文員應(yīng)當(dāng)在收到文件時(shí)在文件外部注明領(lǐng)取日期并及時(shí)填寫領(lǐng)取登記卡或其他手續(xù)以及處理收文對象。五、信箱運(yùn)行流程日常巡檢：保證在本單位規(guī)定的辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)行巡檢。信件收?。菏占男艈T在日常巡檢過程中，將信箱中的所有收信件交到收文員進(jìn)行日常的登記和歸檔工作。收文登記：信函交給收文員后，收文員在文件外部注明領(lǐng)取日期并及時(shí)填寫領(lǐng)取登記卡、交通費(fèi)用和其他手續(xù)。辦理收文手續(xù)：信函經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽署或者主管機(jī)關(guān)審批后，可進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理。歸檔存檔：對收文處理后的文件應(yīng)及時(shí)將其歸檔存儲起來，并對其進(jìn)行標(biāo)識和分類?；匦糯饛?fù)：對于需要回復(fù)的來信，應(yīng)及時(shí)給予回復(fù)答復(fù)。六、責(zé)任部門信箱巡檢：由本單位負(fù)責(zé)人指定收寄信員進(jìn)行日常巡檢。收文登記：由本單位負(fù)責(zé)人指定收文員負(fù)責(zé)信件的收取、登記、歸檔工作。辦理收文手續(xù)：由各個(gè)職能部門負(fù)責(zé)和主管機(jī)關(guān)審批后進(jìn)行。七、執(zhí)行結(jié)果評估本單位應(yīng)定期對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改，以保證本機(jī)構(gòu)的工作效率和信件處理效率。八、附則本制度自頒布之日起實(shí)施。九、