公文與項(xiàng)目傳遞文件寫作交流

1公文與項(xiàng)目傳遞文件寫作交流目錄公文概述公文的常用文種公文的寫作格式、行文規(guī)則及其借鑒發(fā)文、收文辦理常用文種的使用與寫作23公文概述定義公文，是黨政機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，為行使職權(quán)、實(shí)施管理、商洽和交流工作，而制作的具有法定效力和規(guī)范體式的文件屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一個(gè)重要組成部分。4公文概述公文的特點(diǎn)是特定的作者制定和發(fā)布的具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式需要履行法定的程序文字必須莊重、樸實(shí)、準(zhǔn)確、精煉5公文概述公文的分類按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文按其時(shí)限要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文6公文概述公文的格式公文一般由：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。項(xiàng)目文件……目錄公文概述公文的常用文種公文的寫作格式、行文規(guī)則及其借鑒發(fā)文、收文辦理常用文種的使用與寫作78公文的常用文種根據(jù)《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例》，14個(gè)：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，13個(gè)：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要9公文的常用文種9個(gè)相同：決定、意見、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定屬國家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告10公文的常用文種上述18個(gè)文件，是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。相同：9個(gè)

決定、通知意見、通報(bào)報(bào)告、請示批復(fù)、函會(huì)議紀(jì)要行政：4個(gè)

命令議案公告通告黨：5個(gè)

決議指示公報(bào)條理規(guī)定11公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）1.命令（令）：適用于：依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。1.發(fā)布令：發(fā)布法規(guī)，規(guī)章，規(guī)定，辦法等；2.行政令：戒嚴(yán)、動(dòng)員、通緝令等；3.嘉獎(jiǎng)令：令是最高規(guī)格的嘉獎(jiǎng)，不同于“決定”（只是獎(jiǎng)懲）；4.任免令：任免的國務(wù)院組成人員。12公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）13公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）2.決定：適用于：對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。特點(diǎn)有二：（1）決策性。決定表現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)安排的決策，集中體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指揮意志、處置意圖和政治傾向。（2）制約性。決定內(nèi)容具有不可更動(dòng)的確定性，他制約著下級機(jī)關(guān)必須遵照執(zhí)行。如：集團(tuán)辦發(fā)[2013]12號：關(guān)于表彰伊犁項(xiàng)目先進(jìn)集體的決定14公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）3.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。4.通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者通知的事項(xiàng)。5.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。6.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。15公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）7.通知：適用于：批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。是應(yīng)用極為廣泛的知照性公文。16公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）7.通知（可分為6類）：1.發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。2.批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。3.轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。17公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）7.通知（可分為6類）：4.指示性通知：用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾。18公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）19公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）8.報(bào)告：適用于向（上級機(jī)關(guān)）匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。其特點(diǎn)主要包括：內(nèi)容的匯報(bào)性語言的陳述性行文的單向性成文的事后性雙向的溝通性20公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）8.報(bào)告：報(bào)告的類型（5類）：工作報(bào)告情況報(bào)告建議報(bào)告答復(fù)報(bào)告報(bào)送報(bào)告21公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）22公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）9.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。其特點(diǎn)主要包括：必須是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的行文；請示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的；必須是為了向上級請求批準(zhǔn)。23公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）9.請示：請示的類別：請求指示的請示請求批準(zhǔn)的請示請求批轉(zhuǎn)的請示24公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）25公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）10.批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。26公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）12.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間：商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。從廣義上講，就是信件。除直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間，一律用“函”。函的特點(diǎn)：溝通性、靈活性、單一性27公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）12.函：函的分類：按性質(zhì)分：公函、便函。按發(fā)文目的分：發(fā)函、復(fù)函。按內(nèi)容和用途分：商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報(bào)送材料函等等。項(xiàng)目文件中的函……28公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）返回29公文的常用文種-舉例（行政機(jī)關(guān)）13.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)：紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，不真實(shí)材料不應(yīng)寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓、概其要，以簡潔精煉的文字高度概括會(huì)議內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會(huì)者的一致意見，又可兼顧個(gè)別同志有價(jià)值的看法。條理性。會(huì)議紀(jì)要要對會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。30公文的常用文種-項(xiàng)目項(xiàng)目常用的文種及其行文方向：通知：下行文、平行文報(bào)告：上行文請示：上行文函：平行文（發(fā)函、復(fù)函）會(huì)議紀(jì)要：上行文、平行文、下行文31公文的常用文種-項(xiàng)目項(xiàng)目傳遞文件的意義：項(xiàng)目合同中，均會(huì)包括有關(guān)“合同文件”的組成、優(yōu)先解釋順序等內(nèi)容。例如：構(gòu)成合同組成部分的其他文件，包括雙方在履行合同過程中形成的通知、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、補(bǔ)充文件、傳真件、指令、變更和洽商等書面形式的文件。如果本項(xiàng)中有任何含義不明確或矛盾之處，應(yīng)以時(shí)間倒序優(yōu)先執(zhí)行。合同更改須經(jīng)雙方授權(quán)代表正式簽字方能有效。目錄公文概述公文的常用文種公文的寫作格式、行文規(guī)則及其借鑒發(fā)文、收文辦理常用文種的使用與寫作3233一、公文的寫作格式公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限，其中"絕密"、"機(jī)密"級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)明"特急"、"急件"。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。34一、公文的寫作格式（3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。（4）發(fā)文字號，應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。（5）上行文，應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，"請示"應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（6）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。35一、公文的寫作格式（7）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（8）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（9）印章（略）：騎年壓月，上大下小。（10）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（11）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)）應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（12）主題詞（略）。（13）抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。36二、公文的行文規(guī)則及其借鑒意義行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。以政府為例：政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以“函”的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對外正式行文。（集團(tuán)公司……）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文，或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。37二、公文的行文規(guī)則及其借鑒意義部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。（業(yè)主……）向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。目錄公文概述公文的常用文種公文的寫作格式、行文規(guī)則及其借鑒發(fā)文、收文辦理常用文種的使用與寫作3839一、發(fā)文的一般要求發(fā)文辦理，指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日。40一、發(fā)文的一般要求草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，通常第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”，第4層為“（1）”。也用“1.”、“1.1”、“1.1.1”等5.應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。6.使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明。使用國際組織外文名稱或其縮寫，應(yīng)當(dāng)在第1次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。7.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。41一、發(fā)文的一般要求擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。42二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）42公司級文件：

標(biāo)注發(fā)文字號，加蓋公司印章，規(guī)范文件格式。俗稱“紅頭文件”中國化學(xué)工程集團(tuán)公司文件中國化學(xué)集團(tuán)辦發(fā)〔2010〕10號關(guān)于××的通知××公司

：為貫徹落實(shí)集團(tuán)公司2010年企業(yè)負(fù)責(zé)人會(huì)議精神，推動(dòng)××××二○一○年四月二十六日公司印章公司與部門具有不同的行文權(quán)限：43二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）中國化學(xué)集團(tuán)發(fā)〔2012〕1號中國化學(xué)集團(tuán)辦發(fā)〔2012〕1號？問題：發(fā)文機(jī)關(guān)代字的意義（承辦和聯(lián)系單位）44二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）45二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）公司與部門具有不同的行文權(quán)限：部門文件：

部門一般不得向下級單位正式行文（不得以部門名義批復(fù)公司審批權(quán)限的事項(xiàng)）。中國化學(xué)工程集團(tuán)公司辦發(fā)〔2012〕1號所屬企業(yè)辦公室：

******************************二○一○年四月二十六日部門印章46二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）幾個(gè)例子：1、全文僅兩個(gè)層次可以跳層（第一層必須是一、）2、全文三個(gè)層次以上不可以跳層3、全文應(yīng)保持一致4、分層次會(huì)使文件更清晰標(biāo)準(zhǔn)格式：一、（一）1．（１）47二、集團(tuán)公司有關(guān)要求（規(guī)定）幾個(gè)例子：主送單位和抄送單位相同？48三、發(fā)文的常見問題1.文種誤用：主要表現(xiàn)在報(bào)告和請示的錯(cuò)用、并用。如：如《××局關(guān)于解決辦公室的申請》、《××局關(guān)于解決項(xiàng)目前期費(fèi)用的報(bào)告》、如《××局關(guān)于購買辦公設(shè)備經(jīng)費(fèi)的請示報(bào)告》。報(bào)告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。（1）行文目的不同：報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級批復(fù)。（2）公文內(nèi)容不同：請示可圍繞請求事項(xiàng)反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請示事項(xiàng)。（3）規(guī)范性用語不同：報(bào)告用“以上報(bào)告如有不妥，請指示”、“特此報(bào)告”等；請示用“當(dāng)否，請批復(fù)”，“特此請示，請批復(fù)”。49三、發(fā)文的常見問題2.隨意請報(bào)：“請報(bào)”指以單位名義向上級報(bào)送“請示”、“意見”“報(bào)告”。隨意請報(bào)主要有三種情況：主送個(gè)人，如“x書記”、“x總”。多頭主送。越級上報(bào)。50三、發(fā)文的常見問題3.公文組成要素不全：主要有三種情況：上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。缺附件說明。成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。51三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：公文標(biāo)題通式為“行文單位+關(guān)于+事由（內(nèi)容）+的+文種（公文種類）”，成為“三要素”。凡有固定版頭的文件，因已表明發(fā)文單位，行文單位名稱可省略，即“兩要素”。主要有9種情況：52三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：（1）標(biāo)題缺少行文單位（上行文），不莊重、不嚴(yán)肅，不利辦理。（2）標(biāo)題無文種，受文者不得要領(lǐng)，失去公文嚴(yán)肅性。將一般公文誤作法定公文，如《關(guān)于…的規(guī)劃》、《關(guān)于…的總結(jié)》轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》隨意省略文種：如《××局關(guān)于召開全市水土保持工作會(huì)議的有關(guān)事宜》。53三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：（3）不倫不類的標(biāo)題：有2種情況：兩個(gè)文種并用：如關(guān)于……的請示報(bào)告、關(guān)于……任免決定的通知?；煊梦姆N：如將“請示”錯(cuò)用成“申請”。（4）標(biāo)題中介詞“關(guān)于”應(yīng)用而未用：如《××局優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的科技帶頭人生活待遇的通知》。54三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：（5）標(biāo)題中事由表達(dá)不全/表達(dá)有誤：搭配不當(dāng)：如《×公司關(guān)于進(jìn)一步搞活困難企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法》、《中共×黨委關(guān)于認(rèn)真做好表彰2003年度優(yōu)秀黨員的通知》缺少內(nèi)容：如《關(guān)于出國考察的請示》55三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：（6）標(biāo)題不精：如《關(guān)于認(rèn)真做好安全生產(chǎn)管理和文明施工管理及安全標(biāo)準(zhǔn)化工地建設(shè)工作的通知》。標(biāo)題要主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔，盡量避免使用長句?？尚薷臄M為：《關(guān)于認(rèn)真做好安全生產(chǎn)管理及有關(guān)工作的通知》。（7）題不達(dá)意：事由不清，如《××局關(guān)于××河流改造的請示》和《××局關(guān)于要求解決××河流治理經(jīng)費(fèi)的請示》；題意不清，如《關(guān)于設(shè)備問題的通知》。56三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：（8）隸屬不清：主要是轉(zhuǎn)文性通知（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）。如《×縣人民政府關(guān)于印發(fā)×市人民政府關(guān)于加強(qiáng)基層民兵工作的意見的通知》，《中共×區(qū)委辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)×市×?xí)浽凇習(xí)h上講話的通知》。（9）用詞重疊：詞語重疊，如《×局關(guān)于申請解決淤地壩工程建設(shè)前期費(fèi)的請示》；引用重疊，如《×公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部〈關(guān)于××年××工作有關(guān)問題的通知〉的通知〉的通知》。57三、發(fā)文的常見問題4.公文標(biāo)題出現(xiàn)病、誤：解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，使轉(zhuǎn)文性通知的標(biāo)題簡潔精練，可采用的處理方法：一是省略重復(fù)詞語；二是簡化被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)；三是文號替代標(biāo)題；四是刪去中間層次?？筛臄M為《×縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)×市人民政府×省人民政府國務(wù)院關(guān)于堅(jiān)決制止占用基本農(nóng)田進(jìn)行植樹等行為的緊急通知的通知》。58三、發(fā)文的常見問題5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題：（1）段落層次不清，主次不分，不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如“一、”、“二、”、……，“1.”、“2.”、……。分出段落、層次，更容易閱讀、抓住重點(diǎn)。（2）不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言（形象化地反映客觀現(xiàn)實(shí)的藝術(shù)）、客套話（“請予以協(xié)助為盼！”、“謝謝！”等）、嚴(yán)厲措辭（“我們要求你們”、“你們必須”）。對下發(fā)文通知、提要求可用：請遵照執(zhí)行，請于……年…月…日前完成并上報(bào)……，等。59三、發(fā)文的常見問題5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題：（3）繁瑣冗長，多套話。如“根據(jù)……精神，在……指導(dǎo)下，在……關(guān)懷下，在……大力支持下，我們……”等。（4）詞語搭配不當(dāng)。如“人民的生活水平普遍增加了?！保ㄌ岣撸?、“上述問題，今后準(zhǔn)備進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)?！保ń鉀Q和糾正）、“各單位必須要……”等。60三、發(fā)文的常見問題5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題：（5）定語錯(cuò)位造成歧義：如“市長把我們五個(gè)縣領(lǐng)導(dǎo)召集到一起專門研究了這個(gè)問題?！?、“原建設(shè)部副部長××來公司視察工作?！保?）引文文號錯(cuò)放在文件名前：如“根據(jù)教育部教高〔2002〕3號文件頒布的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》（修訂）的文件精神，……”（項(xiàng)目文件……）（7）標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)用、常識性錯(cuò)誤、錯(cuò)別字等。61四、收文的一般要求收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。62四、收文的一般要求收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。公文歸檔、公文管理（略）。目錄公文概述公文的常用文種公文的寫作格式、行文規(guī)則及其借鑒發(fā)文、收文辦理常用文種的使用與寫作6364一、通知通知，適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。通知是適用范圍較廣、使用頻率較高的下行文。通知結(jié)構(gòu)模式：根據(jù)通知文種的實(shí)際使用情況，可以分為指示性通知、傳達(dá)性通知、發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）性通知等。65一、通知1.指示性通知、傳達(dá)性通知（使用最多）。上級單位對下級單位就某一問題做出具體指示；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。主要有：（1）要求下級周知或辦理，如啟用印章通知，調(diào)整、撤銷機(jī)構(gòu)的通知，依據(jù)上級精神對下級提出要求的通知等。（2）會(huì)議通知。標(biāo)題：采用“關(guān)于+事由+文種（通知）”的形式。正文。先寫通知緣由（交待發(fā)布通知的背景、目的、理由等）；然后用“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“為此，特作如下通知”等進(jìn)行過渡；后用冒號，開啟下文；再寫通知事項(xiàng)（要明確、具體地交待出應(yīng)知和應(yīng)辦的事項(xiàng)）。范例如下：66關(guān)于召開××工作會(huì)議的通知公司本部各部門，……：為進(jìn)一步做好××××工作，經(jīng)研究，決定召開××工作會(huì)議，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間：×月×日×?xí)r，會(huì)期×天（小時(shí)）。二、會(huì)議地點(diǎn)：……。三、與會(huì)人員：……。四、會(huì)議議程：……。五、有關(guān)要求：1.著裝要求。參加本部正式會(huì)議（含電視電話會(huì)議、視頻會(huì)議等），夏季男士一般為淺白色短袖襯衣，深色西褲；女士一般為淺白色短袖襯衣，深色西褲或套裙。其他季節(jié)，一般為深色西服，淺白色襯衣。參加國家電網(wǎng)公司電視電話會(huì)議及公司大型工作會(huì)議等須系領(lǐng)帶。2.設(shè)備調(diào)試?！?。3.會(huì)場紀(jì)律。參加會(huì)議一般應(yīng)提前五分鐘入場，手機(jī)關(guān)閉或調(diào)為震動(dòng)，按照會(huì)議座次或有關(guān)要求就坐。坐姿端正，注意力集中，認(rèn)真做好記錄。……。4.報(bào)名回執(zhí)?！?。5.食宿費(fèi)用?！?。聯(lián)系人：××電話：××。特此通知。附件：報(bào)名回執(zhí)

××××年×月×日67一、通知2.發(fā)布性通知。上級單位對下級單位就某一事項(xiàng)作出具體規(guī)定，用以發(fā)布法規(guī)和規(guī)章制度時(shí)使用。標(biāo)題。應(yīng)使用完全性標(biāo)題，一般形式為“關(guān)于發(fā)布……的通知”、“關(guān)于印發(fā)……的通知”，“……”為被發(fā)布的公文名稱。如：關(guān)于印發(fā)《集團(tuán)公司內(nèi)部交易（項(xiàng)目總分包）會(huì)計(jì)核算暫行辦法》的通知（中化工程集團(tuán)財(cái)發(fā)〔2009〕299號）。正文。一般包括兩層內(nèi)容：用介詞結(jié)構(gòu)前置的句式，即“現(xiàn)將……”引出被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章制度名稱；提出貫徹執(zhí)行的希望或要求，常用“請認(rèn)真執(zhí)行”、“請照此執(zhí)行”等習(xí)慣性語句。涉及重大事項(xiàng)的通知，應(yīng)：（1）說明發(fā)文的原因、依據(jù)、背景和所印發(fā)的文件；（2）根據(jù)內(nèi)容需要提出具體執(zhí)行要求。68一、通知3.轉(zhuǎn)發(fā)通知。用以轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)不受等級，只要符合有關(guān)規(guī)定都可以使用。特點(diǎn)就是“轉(zhuǎn)”字，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)可以要求下級執(zhí)行或參考，還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況作具體要求或補(bǔ)充規(guī)定。4.批轉(zhuǎn)通知（使用較少）。用以批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文。就是對被轉(zhuǎn)發(fā)的公文作出同意或原則同意并要求有關(guān)單位遵照執(zhí)行或參照執(zhí)行的。批轉(zhuǎn)性公文只是在上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)公文時(shí)才能使用。

5.任免通知。任命和免去干部職務(wù)的通知。正文主要內(nèi)容為“依據(jù)……，經(jīng)研究，任命\任免職\任職\免職……”69一、通知注意事項(xiàng)：1.勿給不相隸屬的單位發(fā)通知。如與其有關(guān)聯(lián)，用“函”或在通知中“抄送”。[習(xí)慣上，業(yè)主→（總）承包商、總承包商→分包商、監(jiān)理→承包商等場合，也用“通知”]2.勿將向公眾告知的事項(xiàng)發(fā)通知。應(yīng)用“通告”。70二、通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。一般是下行文。1.表彰性通報(bào)。用以在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)，評價(jià)經(jīng)驗(yàn)、宣傳先進(jìn)、樹立榜樣等。一般先敘述先進(jìn)事跡（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事跡、做法、結(jié)果），后進(jìn)行分析評議，指出典型意義，或概括主要經(jīng)驗(yàn)，語言要簡明概括；最后提出表彰或發(fā)出號召。2.批評性通報(bào)。用以批評錯(cuò)誤。如批評嚴(yán)重違法違紀(jì)事件及其有關(guān)人員，總結(jié)事故教訓(xùn)等。如《關(guān)于××事故的通報(bào)》。通報(bào)緣由（事故或錯(cuò)誤事實(shí)的經(jīng)過、時(shí)間、地點(diǎn)、事故、后果等）；對事故進(jìn)行分析（事故原因、性質(zhì)及其危害）；提出處分決定；最后寫明此類事故的措施，對癥下藥，提出告誡，或重申某一方面的紀(jì)律。71二、通報(bào)3.情況性通報(bào)。用以傳達(dá)重要精神或情況。即傳達(dá)上級重要指示精神、重要會(huì)議精神，指出工作的重點(diǎn)或必須關(guān)注的問題。如《關(guān)于××情況的通報(bào)》。正文關(guān)鍵在于對情況的掌握要準(zhǔn)確、全面、充分（包括敘述情況、分析情況，闡明意義，提出指導(dǎo)性意見）。有關(guān)事項(xiàng)：表彰先進(jìn)，有時(shí)用命令，有時(shí)用決定，有時(shí)用通報(bào)；批評錯(cuò)誤，有時(shí)用決定，有時(shí)用通報(bào)；需要周知的事項(xiàng)，有時(shí)用公告，有時(shí)用通告，有時(shí)用通報(bào)。72三、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題。1.商洽函。用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。發(fā)函的標(biāo)題一般為《關(guān)于××的函》，內(nèi)容包括商洽原由和商洽的具體事項(xiàng)。如：總承包項(xiàng)目部發(fā)業(yè)主商洽會(huì)議安排的函。[一般事先雙方就會(huì)議安排主要事項(xiàng)溝通確定后，也可直接用“通知”文種]73三、函2.詢問答復(fù)函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)問題的函。復(fù)函標(biāo)題一般為《關(guān)于××的復(fù)函》，事由要針對來函確定。正文開頭部分要引述對方來函，寫明函復(fù)的具體意見；結(jié)尾用“特此函復(fù)”、“謹(jǐn)作答復(fù)”等作結(jié)束語。如：總承包項(xiàng)目部發(fā)業(yè)主答復(fù)設(shè)計(jì)變更的函。開頭處一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：貴方《……》（文號，日期）一文收悉?，F(xiàn)就文中……，經(jīng)……，現(xiàn)函復(fù)貴方如下：74三、函3.請批函、批準(zhǔn)函：分別由向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)務(wù)主管部門向不相隸屬的機(jī)關(guān)單位制發(fā)。不要誤用為請示、報(bào)告、批復(fù)。75三、函編制函的注意事項(xiàng)：1.一事一函，直陳其事。2.發(fā)函/去函：先寫明商洽、請示、詢問或告知事項(xiàng)的依據(jù)、背景、緣由（采用敘述和說明的寫法，簡明扼要），語氣謙和，既不巴結(jié)，也不生硬。結(jié)語可用“特此函達(dá)”、“請予以接洽為荷”等。如需對方回復(fù)，結(jié)束語可用“請函復(fù)”、“請復(fù)”、“請批準(zhǔn)”等。3.復(fù)函：先寫來函的標(biāo)題及文號，依據(jù)，對來函提出的問題予以答復(fù)，結(jié)束語可用“特此函復(fù)”、“此復(fù)”。76三、函4.語言要禮貌、得體、尊重對方。對上要尊重、謙敬，但不恭維逢迎；對下要嚴(yán)肅，但不自傲訓(xùn)人；對平行單位、不相隸屬單位，以禮待人，用商量口氣，不盛氣凌人。一般不用“必須”、“應(yīng)該”、“注意”、“要求”等指示性語言。77三、函5.比較講究文學(xué)修辭?！昂钡某Ｓ迷~語主要有：擬、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙惠允、貴、貴單位、貴方、敝、為荷、為盼、請、提請、商請等。舉例：1、項(xiàng)目文件——“關(guān)于第三方無損檢測單位招標(biāo)問題的函”的復(fù)函（T10016-T09-0579，2011.08.23）2、項(xiàng)目文件——關(guān)于盡快啟動(dòng)2012年項(xiàng)目建設(shè)工作的請示（T10016-T09-0929，2012.02.07）78四、會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。主要內(nèi)容：1．會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題：一是會(huì)議名稱+文種，如《第二次學(xué)位委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要》；二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)+內(nèi)容+文種，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。三是正、副標(biāo)題，正題—主旨意義；副題—會(huì)議名稱+文種。2.正文：開頭——會(huì)議概況，時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、議題、主持人、出席人、缺席人、列席人等（對會(huì)議有總體了解）：主體/議題——闡述會(huì)議內(nèi)容、主要精神及議定事項(xiàng)，簡明扼要。結(jié)尾：結(jié)束語，希望和要求。落款、簽字。79五、報(bào)告適用于向上級單位（領(lǐng)導(dǎo)）匯報(bào)工作，反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級詢問。1.報(bào)告有的是主動(dòng)向上級報(bào)的，有的是上級要求報(bào)的。2.為方便上級領(lǐng)導(dǎo)閱讀、辦理，報(bào)告內(nèi)容要盡量簡明扼要，不講大道理，篇幅不宜過長。3.報(bào)告是向上級匯報(bào)工作，或答復(fù)詢問的文件，上級可以“只看不答復(fù)”。因此，報(bào)告不要夾帶“請求上級答復(fù)的事項(xiàng)”；如果有，就用“請示”，否則可能耽誤工作。本來是挺急的請示，寫成報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)看了沒下文了，就有可能誤事。80五、報(bào)告正式公文的報(bào)告常用的主要有3類：1.反映情況報(bào)告。下級向上級匯報(bào)某種情況、某一問題、某項(xiàng)活動(dòng)，或工作中某些方面狀況時(shí)