采購管理子系統(tǒng)課件

ERP應(yīng)用人才資質(zhì)認證系列教材之采購管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)主畫面日常業(yè)務(wù)流程根本信息的設(shè)置系統(tǒng)概述期初開賬一二三四五常用報表六1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.1系統(tǒng)特色采購管理子系統(tǒng)有哪些特色呢？采購部采購管理子系統(tǒng)中提供了多角度的請購、采購、進貨的進度管控報表方便在日常作業(yè)中做跟催及管理，到達準時交貨的目的。針對公司內(nèi)部對供給商的評估及管理，提供供給商ABC分析表等分析報表，將供給商做等級區(qū)分，提供給管理者制定采購政策時的參考依據(jù)。對于日常采購工程，系統(tǒng)將詳實記錄商品報價信息及供給商價格變動過程，作為公司內(nèi)部審查和核準的依據(jù)。對于采購價格管理，系統(tǒng)提供了價格異常以及交貨異常及交貨異常的管理報表，用來檢核采購是否有異常，供管理者來評估供給商與采購人員的績效…………1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)詢價

采購核價

與供應(yīng)商建立「伙伴」情誼

采購

請購以最低的成本

實時的送達需要的地方

向供應(yīng)商提出需求

正確質(zhì)量的物品

1.2系統(tǒng)效益系統(tǒng)效益采購作業(yè)是企業(yè)必備的機能，因為大部份的企業(yè)都無法自制產(chǎn)銷所需的物料。

系統(tǒng)效益A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商D供應(yīng)商必須由其它供給商制造后，再交由企業(yè)接手制造組裝或是銷售販賣，來創(chuàng)造出更大的附加價值與利潤。1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.3與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)采購系統(tǒng)存貨管理物料需求方案應(yīng)付賬款自動分錄批次需求方案產(chǎn)品結(jié)構(gòu)根本信息進口管理工單管理1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.4采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發(fā)票付款單各部門物料需求用品短缺供應(yīng)商接單供應(yīng)商狀況調(diào)整采購變更單實際領(lǐng)用＋庫存量庫存增加，應(yīng)付增加。庫存減少，應(yīng)付減少。應(yīng)付賬款增加庫存無影響，應(yīng)付減少。應(yīng)付賬款減少財務(wù)處理-見【財務(wù)模塊篇】需求狀況修正修正∩系統(tǒng)主畫面錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價格管控3.根底設(shè)置如果在采購條款里，供給商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金，那么需要在這個字段輸入訂金比率。3.1錄入供給商信息同表示一批采購序號，是否可分屢次進貨。初次交易日自行輸入，最近交易日期那么由進貨單回寫。ABC等級：按供給商的進貨凈額來評定供給商的重要性等級，可自行輸入，也可通過本系統(tǒng)的“供給商ABC分析表〞，由系統(tǒng)評級來更新等級。交貨評級和質(zhì)量評級：評定供給商的交貨時程、質(zhì)量狀況?？勺孕休斎?，也可通過本系統(tǒng)的“供給商評級’，由系統(tǒng)執(zhí)行評級更新等級。已核準：可交易，開窗也可查詢。尚待核準：開窗查詢不到，無法交易，會提示"尚待核準"。不準交易：開窗查詢不到，無法交易，會提示“不準交易〞核準狀況的變更錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價格管控3.根底設(shè)置3.2錄入品號信息〔采購〕成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數(shù)碼相機-SL系列」的主要采購供給商，經(jīng)過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。后續(xù)該品號的默認采購供給商遇到存貨即將缺乏時的補貨方法，依據(jù)品號特性選擇固定/變動前置天數(shù)：按采購此產(chǎn)品的前置天數(shù)。不管采購一個或多個都需要消耗的時間，稱為〞固定前置天數(shù)“；會隨著采購的數(shù)量多少而改變的時間，稱為〞變動前置天數(shù)“。批量：配合變動前置天數(shù)使用，例如供給商生產(chǎn)2000個料件，需要消耗1天的時間。某一采購品號需于7/20交貨4,000pcs；9天

7天1天)(

x2,0004,000=+=固定前置天數(shù)變動前置天數(shù)批量采購量采購前置天數(shù)+=)x(2,000pcs批量變動前置天數(shù)固定前置天數(shù)7654321（未考慮假日表）7/207/11交貨日采購日計算出前置天數(shù)，作為推算預(yù)計采購日的依據(jù)。錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價格管控3.根底設(shè)置3.3價格管理作為采購時的參考單價標準進價：手動輸入最近進價：最近一張進貨單審核回寫記賬本位幣=原幣*匯率記錄各供給商的核價數(shù)據(jù)或是實際進價數(shù)據(jù)。由更新核價的單據(jù)審核回寫或手動輸入而來基本信息子系統(tǒng)

限制品號的采購進價不得超過上限價格假設(shè)要管制，系統(tǒng)會以「供給商核價」、「最近進價」或「標準進價」作為基準和判斷的依據(jù)，來控管采購單價的范圍。例如：「數(shù)碼相機-SL系列」向「三星公司」采購的第一取價順位是＄4,000。表示采購單價必須低于或等于4,200元「單價上限率」設(shè)置為5%最高采購單價=供給商單價x(1+單價上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200假設(shè)要啟用進價控制，不僅需要勾選【錄入品號信息】里的“進價控制〞，而且也要需勾選【設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)】里單據(jù)的“進價控制〞。進價>4200所以會報錯錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價格管控3.根底設(shè)置3.4數(shù)量管理當采購料件進貨時，可以設(shè)定進貨數(shù)量是否可以超過原始采購的數(shù)量。進貨數(shù)量最多只能到110pcs最大可進貨量=(采購數(shù)量x(1+超收率))－采購已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「數(shù)碼相機-SL系列」的采購數(shù)量100pcs。「超收率」設(shè)置為10%錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價格管控3.根底設(shè)置3.5設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)主要單據(jù)性質(zhì)用途31.請購單用于內(nèi)部發(fā)生采購需求，做請購申請時使用32.核價單常用于供應(yīng)商商品價格，需內(nèi)部審核時使用33.采購單采購時使用的單據(jù)34.進貨單采購進貨時使用的單據(jù)35.退貨單收料后材料有問題，需辦理退料/退貨時使用的單據(jù)36.詢價單采購前詢價時使用更新核價：表示單據(jù)審核時，該單據(jù)的單價信息是否要更新〞供給商料件價格〞，更新后，輸入核價單或采購單以及進貨單時，單價都可以由供給商料件價格檔得來。系統(tǒng)提供了〞計算機自動編號“和〞手動編號“兩種方式。選好編碼方式后，還要搭配〞年位數(shù)“和〞流水號位數(shù)“，最后從編碼格式可以看出設(shè)置后的模板。針對進貨單、退貨單是否一定要輸入采購單才可辦理收料、退料，目的是防止無采單的收料、退料發(fā)生。每一張進貨單或退貨單審核的同時立即產(chǎn)生一張采購發(fā)票，稱之為「直接開票」。適用「隨貨附發(fā)票」的進貨模式使用，如果企業(yè)的賬款采月結(jié)制，就不適用直接開票的特性4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.1請購流程作業(yè)目的：按公司內(nèi)部管理需求，在寄發(fā)正式采購單給供給商前，先進行內(nèi)部需求的審查，由授權(quán)主管審查此需求的合理性。再由倉管或相關(guān)單位來確認是否已經(jīng)有庫存了，或是有可以取代的庫存品，這樣一來就可以預(yù)防多買，或是造成呆滯等本錢浪費的狀況發(fā)生。采購部門請購部門未核準核準錄入請購單打印單據(jù)憑證核準1.MRP單據(jù)修改請購單憑證留底存查請購來源(由系統(tǒng)自動產(chǎn)生請購單)2.LRP3.再補貨建議表

4.BOM自動請購

5.訂單轉(zhuǎn)請購

維護請購信息采購流程9.其它新增錄入詢價錄入詢價單詢價單「選定」輸入各家供給商的報價價格決定交易的供給商否是審核需求日期=單據(jù)日期+固定前置天數(shù)+(采購單位換算為庫存單位后的數(shù)量)/批量*變動前置天數(shù).已拋轉(zhuǎn)過重復(fù)生成：如果之前有拋轉(zhuǎn)過請購單，那么再次重新拋轉(zhuǎn)時需要勾選此選項，首次拋轉(zhuǎn)不需勾選。選擇預(yù)交貨日計算方式有三種方式：第一種：按訂單預(yù)交貨日減1，表示按照訂單預(yù)計交貨給客戶的日期往前倒推算；第二種：按前置天數(shù)推算，表示按照請購時間再加上品號的前置天數(shù)往后推算；第三種：按訂單預(yù)交貨日減前置天數(shù)推算，表示按照訂單預(yù)計交貨給客戶的日期往前到推算。拋轉(zhuǎn)類別可以選擇是請購還是采購，之后選擇要生成的采購單或請購單。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.2采購流程作業(yè)目的：如何協(xié)助公司購置到「價廉物美」的物料，也就是如何「降低合理本錢」、「提高及穩(wěn)定質(zhì)量」、「確保交貨期限」，更重要是「提高工作效率」，幫助銷售與生產(chǎn)的運作順暢，不發(fā)生停工待料。正式下采購?fù)ㄖo供給商的對外憑證，記錄著供給商、商品、數(shù)量、單價、預(yù)計交貨日…。同時也用來追蹤后續(xù)商品進貨的進度作業(yè)流程：(1)維護請購信息目的：采購人員針對品號管轄范圍已審核的請購信息，進行采購審查動作，并且做采購發(fā)單前最后相關(guān)信息的審核。(2)從請購單生成采購單目的：當采購人員在“維護請購信息〞做好最后的采購信息維護后，即可執(zhí)行此作業(yè)，產(chǎn)生正式的采購單。(3)錄入采購單目的：為正式下采購單給供給商的依據(jù)。錄入采購單

采購部門請購部門未核準核準錄入請購單打印單據(jù)憑證核準單據(jù)修改采購單憑證傳給供給商直接采購維護請購信息

從請購單生成采購單

采購預(yù)計進貨表供應(yīng)商采購交貨狀況表進貨追蹤采購審查無請購流程零星采購緊急采購

發(fā)現(xiàn)有一張當天上午來自業(yè)務(wù)-張明達的請購單維護采購信息供給商編號：請購單上的參考供給商。如果要分供給商采購，可在這維護不同供給商信息會默認原請購的數(shù)量及單位，可視情況再進行調(diào)整。將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經(jīng)審核過了。鎖定后，原請購單不能撤銷審核修改。如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購置此品，點擊「指定結(jié)束」按鈕時。結(jié)束碼就會更新為「y：指定結(jié)束」。如果請購單很多，一局部要采購，一局部尚不要采購，便可以利用「鎖定碼」選項篩選請購單。假設(shè)置為Y，那么當采購數(shù)量合計<請購數(shù)量時，會將請購單單身置為指定結(jié)束。假設(shè)置為N，當采購數(shù)量合計>=請購數(shù)量時，請購單單身會變?yōu)樽詣咏Y(jié)束。采購碼、采購單號：執(zhí)行“從請購單生成采購單〞后，系統(tǒng)將會生成采購單的單號回寫到“維護請購信息〞中，并且采購碼被勾選。該請購已生成采購單且采購數(shù)量>=請購數(shù)量那么系統(tǒng)自動更新結(jié)束碼為“自動結(jié)束〞。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.3采購變更流程作業(yè)目的：

可記錄采購單變更的歷史信息，以方便信息的查詢，并可將變更單打印成書面，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，便于協(xié)調(diào)后續(xù)的備料及生產(chǎn)。采購部門供給商端未核準核準打印單據(jù)憑證核準單據(jù)修改采購變更單憑證采購單憑證錄入采購變更單1.供應(yīng)商/品號/工單/采購預(yù)計進貨表2.供應(yīng)商采購交貨狀況表采購單進度追蹤后續(xù)追蹤傳送給供給商供給商提出變更錄入采購單更新系統(tǒng)會將原始采購單單頭的信息，帶進采購變更單單頭。

每變更一次，「變更版本」就會＋1。每一張訂單單號最多可變更9999次。較小版本變更未審核，不得變更較大版本采購部-蔡佳玲就接獲「三星公司」業(yè)務(wù)的來電，該業(yè)務(wù)表示1月10日采購單所訂購的數(shù)量因生產(chǎn)不及，需延后至1月14日出貨。

修改日期為1/144.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.4進貨/進貨驗收流程作業(yè)目的：進貨指錄入采購進貨相關(guān)信息。進貨驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由品管部門來維護檢驗狀態(tài)。供給商端倉管部門采購部門質(zhì)檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新合格數(shù)量送質(zhì)檢部門采購單憑證錄入采購單數(shù)量增加對庫存的影響進貨單驗收檢驗退回驗收件供給商送貨進貨單憑證不合格錄入進貨單供應(yīng)商評核管理供應(yīng)商ABC分析表供應(yīng)商進貨統(tǒng)計表供應(yīng)商進貨異常表..審核找到這筆「數(shù)碼相機-SL系列」的進貨單號

錄入驗收結(jié)果驗收數(shù)量為實際入庫，庫存增加的數(shù)量。

報廢數(shù)量：記錄在入庫之前，檢驗報廢的數(shù)量。破壞數(shù)量：記錄在驗收的時候所做的破壞性試驗導(dǎo)致商品受到破壞的數(shù)量。假設(shè)全數(shù)驗收通過，檢驗狀態(tài)會自動呈現(xiàn)「合格」。只要輸入驗收數(shù)量，系統(tǒng)會自行計算驗退數(shù)量。〔驗退數(shù)量=進貨數(shù)量－驗收數(shù)量-報廢數(shù)量-破壞數(shù)量〕【進貨單驗收】審核后，對應(yīng)的【錄入進貨單】自動審核，庫存數(shù)量增加，而且同時更新進貨單的檢驗狀態(tài)、驗收數(shù)量、計價數(shù)量、驗收日期。更新為進貨單的累計驗收數(shù)量

N:未結(jié)束尚未結(jié)束，已交數(shù)量<采購數(shù)量Y：自動結(jié)束已交數(shù)量>=采購數(shù)量y：指定結(jié)束表示尚未全數(shù)進貨，但剩余未進貨的局部不會交貨了，必須做指定結(jié)束的動作?！部赏ㄟ^【錄入采購變更單】或【結(jié)束采購單】作業(yè)來執(zhí)行〕。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.5驗退流程作業(yè)目的：當進貨驗收，發(fā)生不良品需退回供給商時，等待退回的商品稱為「驗退件」當供給商取回驗退不良品時，將退回信息記錄在「退回驗退件」里。供給商端倉管部門采購部門質(zhì)檢部門待驗錄入進貨單送質(zhì)檢部門采購單憑證錄入采購單進貨單驗收檢驗退回驗收件供給商送貨進貨單憑證不合格通知倉管人員數(shù)量無影響對庫存的影響通知采購人員取回驗退件系統(tǒng)自動帶出

不合格的商品從來沒有允收入庫過，只是從企業(yè)的進料檢驗區(qū)退回給供給商，所以登錄數(shù)據(jù)后，并不會影響「應(yīng)付賬款」。同時，對原有的庫存數(shù)量也不會造成任何影響。執(zhí)行【退回驗退件】后，進貨單的“驗退碼〞被勾選。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.6進貨退回流程作業(yè)目的：如果原材料或零組件在入庫后，才發(fā)現(xiàn)料件質(zhì)量不良，或因特殊原因必須將料件退回給原供給商時，就需按退貨流程處理。由采購人員負責(zé)和供給商協(xié)調(diào)后，通過「錄入退貨單」記錄退貨及折讓信息。產(chǎn)品確定退回，使用退貨單記錄退回商品信息，之后可能換取新貨。產(chǎn)品不退回，而以應(yīng)付金額減少的方式處理，稱為折讓。采購部門打印單據(jù)憑證倉管部門錄入退貨單（審核）供給商端核準N錄入退貨單類型=退貨持續(xù)溝通同意退貨否退貨問題反應(yīng)與溝通協(xié)調(diào)供應(yīng)商取回應(yīng)付賬款減少對賬款的影響備貨數(shù)量減少對庫存的影響YNY打印單據(jù)憑證核準N錄入退貨單類型=折讓持續(xù)溝通同意折讓否應(yīng)付賬款減少對賬款的影響數(shù)量不變對庫存的影響YY折讓問題反應(yīng)與溝通協(xié)調(diào)采購部門倉管部門供給商端財務(wù)部門建議設(shè)置兩個單別，來處理「退貨」及「折讓」狀況。已交數(shù)量根據(jù)退貨數(shù)量減少5個，結(jié)束碼為「未結(jié)束」