集團公司財務制度費用支出審批管理及流程

華西生態(tài)財字[2013]第001號關于《費用支出審批管理及流程（試行）》的通知公司各部門：根據(jù)公司管理工作的需要，經公司研究決定，現(xiàn)將修訂后的《費用支出審批管理及流程（試行）》印發(fā)于后，請公司全體員工遵照執(zhí)行。特此通知附件：《費用支出審批管理及流程（試行）》財務部2013年1月3日注：設計公司財務制度參照集團公司相關財務制度執(zhí)行。主題詞：審批管理抄報：董事長、總經理擬稿：唐敏校稿：唐敏打印：毛敏（共印1份）簽發(fā)人：楊德費用支出審批管理及流程（試行）第一部分總則第一條為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，特制定本辦法。第二條本辦法根據(jù)相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、工程相關支出及專項支出等。第三條本辦法適用公司全體在職員工。第二部分借支管理規(guī)定及借支流程第一條借款管理規(guī)定(一)出差借支：出差人員憑審批后的《出差申請單》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理沖銷還款手續(xù)。(二)其他臨時借支，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支（特殊情況除外）。(三)各工程項目相關備用金借支，由建設公司指定的工程項目借支人憑審批后的《資金計劃申請審批表》按批準的額度辦理借款，平時辦理報銷，項目竣工結算后辦理還款手續(xù)。(四)各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。(五)借款報銷規(guī)定：(1)借款銷帳時應以借款相關申請單（或資金計劃申請單）為依據(jù)并附上相關真實即時合法的有效發(fā)票，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導同意認可并報公司領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借支人原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續(xù)，實行定額備用金的借支人須每一周結清一次，借支人必須按規(guī)定時限及時結清借款，前款不清后款不借；（3）借支單據(jù)是財務賬務處理的依據(jù)之一，報銷費用時借支單不予退還。(六)借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。3.購票:出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票（原則上機票一律用轉賬支票支付）或是備案。4.返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，報銷時須附即時合法的有效票據(jù)。根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費用報銷單→主管部門經理初審→公司內審部審核→財務部復核→總經理審批，單筆超過10000元的由董事長加批→公司監(jiān)事核準；原則上前款未清者不予辦理新的借支。第四條交通費報銷辦法及流程(一)費用標準：(1)在職員工因公外出辦事，原則上乘坐市內公共汽車，特殊緊急情況下可根據(jù)公司相關規(guī)定由部門申請、行政人事部批準后由公司派車。在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車,填寫《出租車申請單》。(2)市內因公公交車費應保存相應車票報銷。(3)私車公用報銷相關費用需事先按程序填報派車單。(4)由于加班發(fā)生的交通費，由行政人事部及部門主管（經理）共同確認，乘坐出租車的補填《出租車申請單》。（5）享有公司車費補貼的人員在成都市管轄范圍內辦事交通費自理。(二)報銷流程1.在職員工整理交通車票，在車票背面簽經辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好費用報銷單并附上出租車申請單或是派車單。2.審批:按日常費用審批程序審批。3.在職員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。第五條辦公費、低值易耗品等報銷辦法及流程（一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。（二）報銷流程1．購置申請:公司行政部每月5日前（特殊情況除外）根據(jù)各部門需求及庫存情況編制購置計劃，實際購置時根據(jù)購置申請單按日常費用管理辦法規(guī)定報批。2．報銷程序：報銷時經辦人憑已經批準的購買申請單和即時合法的有效票據(jù)按財務規(guī)定填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。第六條協(xié)調咨詢費、培訓費、資料費及其他報銷辦法及流程（一）費用標準1.協(xié)調咨詢費：申請辦法參照借支辦法。申請時由本人填寫《協(xié)調咨詢費申請單》，為了規(guī)范協(xié)調咨詢費的支出5000元以內（含5000元）由總經理審批，5000元以上的協(xié)調咨詢費應事先征得董事長的批準。2.培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司行政人事部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送行政人事部。行政人事部根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經理審批。3.資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資金計劃申請表》，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。(二)報銷流程：1.招待費由經辦人填寫費用報銷單并附上即時合法的有效票據(jù)與經審批的《業(yè)務費申請單》，按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2.培訓費由行政人事部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4.其他費用報銷參照日常費用報銷辦法及流程辦理。第四部分工薪福利及相關費用支出制度及流程第一條工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。第二條工薪福利支付流程(一)工資支付流程：（1）每月3日前由行政人事部將上月經公司總裁審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險等信息）轉交財務部；（2）財務部根據(jù)考勤表及支付標準編制工資表；（3）按費用審批程序審批（二）臨時工資或離職工資支付流程同工資支付流程。（三）社會保險支付流程：（1）由行政人事部將由公司總裁審批后的支付標準交財務部進相關的財務處理；（2）社會保險金由財務部協(xié)助行政人事部辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據(jù)應交行政人事部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。（四）其他福利費支出由公司行政人事部按審批后的支付標準填寫報銷單→經公司內審部審核→財務經理進行財務復核→報總經理審批、超過10000元的須由董事長加批→公司監(jiān)事核準，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。第五部分工程項目材料、機械費、人工等支出財務報銷辦法及流程第一條項目部所有費用實行預算管理、額度控制和行政審批三種管理方式進行管理。第二條投標保證金、項目材料、機械費、人工報銷財務辦法及流程。(一)辦理資金計劃申請：1.投標保證金辦理，經辦人憑審批后的投標審批單到財務辦理支付款。2.項目部零星開支采用備用金制度，各項目的備用金數(shù)額由總經理依據(jù)項目實際情況核定。凡是購進的各種材料及其物品必須持合法有效的購物發(fā)票、材料采購作業(yè)單，到財務部辦理相關款項支付。3.各項材料采購、機械臺班、勞務班組的確定必須簽定合同，主要材料的供應商必須具備一定資質，有過類似的供貨業(yè)績，且在最近五年內未發(fā)生過因供貨質量造成損失的事件；如是代理商除自身的資質證明外，必需提供所供產品的廠家資質證明。材料采購單位必須收集相關信息（包括合同單位的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、簽約代表人的合法身份證明等），提供復印件，歸入會計檔案備查。(二)審批報銷流程：經辦人員按財務規(guī)定填寫好費用報銷單并且附上即時合法的有效票據(jù)→項目經理初審→由公司內審部進行審核→建設公司總經理審批→財務經理復核→建設公司總經理審批→公司監(jiān)事核準→財務出納付款。(三)有關說明：（1）工程項目主要材料的采購報銷需附內審部核發(fā)的資金計劃申請單、采購部的采購作業(yè)單作為附件，單批或一個項目累計在5000元以上的材料采購必須簽訂采購合同并且作為報銷的附件；運輸費用須附有項目驗收簽字、運輸合同和運輸清單作為報銷附件；機械費用須附租賃合同、機械施工單證記錄作為報銷附件；人工費須附身份證復印件、考勤表、工資表作為報銷附件，且單筆在2000元以上的人工費還須附勞務協(xié)議以及合法有效的勞務發(fā)票作為報銷附件。（2）工程項目主要材料、主要的機械費用、大部分人工等都必須提供即時合法有效的發(fā)票；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單以轉賬支票形式付款。（4）報銷時按審批程序審批報銷：經辦人填寫報銷單→項目經理初審→工程部經理審查→公司內審部經理審核→財務經理復核→公司總經理審批→單筆500000元以上的工程款項由董事長加批→公司監(jiān)事核準；（5）財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款。第六部分報銷時間的具體規(guī)定為了協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便在職員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：一．財務報銷：公司財務部