歸檔文件整理規(guī)則講義2007三

企業(yè)歸檔文件整理規(guī)則太倉市檔案局顧江峰聯(lián)系電話：53531980、實(shí)施歸檔文件整理規(guī)則的意義１、減少歸檔文件整理的工作量２、有利于檔案的開放利用３、有利于檔案工作的現(xiàn)代化管理二、歸檔文件整理規(guī)則適用范圍、整理對(duì)象及整理環(huán)節(jié)１、適用范圍各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位２、整理對(duì)象是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢的，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)材料

包括執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的企業(yè)、事業(yè)單位形成的黨群工作、行政工作、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理前四大類紙質(zhì)材料３、整理單位及環(huán)節(jié)（１）整理單位：以“件”為單位進(jìn)行整理（２）整理環(huán)節(jié)：件的確定－裝訂－分類－排列－編號(hào)－編目－裝盒－排架４、時(shí)間要求各單位一般應(yīng)在下一年度的第二季度內(nèi)完成文件歸檔整理工作三、歸檔文件整理的原則１、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用２、貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn)便高效、科學(xué)地開展文件歸檔整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化四、歸檔文件整理要求１、歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確每個(gè)單位都應(yīng)制定符合本單位實(shí)際情況、科學(xué)合理的文件歸檔范圍和保管期限表制定流程：檔案部門制定各職能科室修改←→３、如果實(shí)行文檔一體化，要做好以下幾項(xiàng)工作（１）嚴(yán)格登記（２）及時(shí)收集（３）嚴(yán)格檢查（４）隨辦隨歸特別要注意內(nèi)部文件的收集歸檔五、歸檔文件整理方法（一）、件的確定１、一般以每份文件為一件２、幾種特殊情況一是有些文種的文件，如正文與附文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，各部分獨(dú)立性較強(qiáng)，易被分散使用，造成歸檔不全或歸檔后查不到，應(yīng)此作為一件處理；二是在實(shí)際工作中，有些種類的文件，如正本與其它稿本、原件與復(fù)制件等，如果彼此間相互脫離，其中之一在檢索上往往沒有太大價(jià)值，而且會(huì)增加不必要的編目工作，因此明確其為一件。三是還有一些文件，如單一的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)需要相互查證，因此也作為一件四是有些文件如會(huì)議記錄、介紹信存根、式樣同一的表格，不便拆散整理，或無每張作為一件歸檔的必要，可作為一件３、對(duì)上述情況具體的“件”的確認(rèn)（１）文件正本與不同稿本（２）正文與附件（３）正文與文件處理單等（４）原件與復(fù)制件（５）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文（６）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)（７）來文與復(fù)文（８）沒裝訂的式樣同一的表格（９）不便拆開整理的會(huì)議記錄（二）、文件的修整主要包括修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物及折疊１、對(duì)破損文件進(jìn)行修裱２、對(duì)字跡模糊或易退變的文件材料進(jìn)行復(fù)制３、去除文件上易腐蝕的金屬物４、對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊（三）、裝訂１、裝訂的順序?qū)追菸募鳛橐弧凹钡臍w檔文件，對(duì)這些文件的排序２、裝訂方式及用品（１）采用不銹鋼釘在左上角或左側(cè)進(jìn)行裝訂（推薦）（２）采用縫紉機(jī)在左上角或左側(cè)進(jìn)行裝訂（３）采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式進(jìn)行裝訂（用于裝訂較厚的文件）紙張的對(duì)齊：采用左上角裝訂的把文件紙張的左上角對(duì)齊采用左側(cè)裝訂的把文件紙張的左下角對(duì)齊一個(gè)單位所采用的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一（四）、分類分類是歸檔文件整理工作的基本步驟，是將歸檔文件按來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)聯(lián)系的過程它主要包括選擇分類層次、制定分類方案、文件的歸類等具體內(nèi)容１、選擇分類層次本規(guī)則規(guī)定歸檔文件可以按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問題來進(jìn)行分類（１）按年度分類（２）按保管期限分類（３）按機(jī)構(gòu)或問題分類上面三種分類方法，年度和保管期限是必選項(xiàng)，分類層次最多三層，最少二層小單位選擇二層大單位選擇三層２、制定分類方案分類方案是在確定分類方法后，標(biāo)列各級(jí)類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。（１）確定分類法太倉地區(qū)在機(jī)關(guān)宜采用年度－－機(jī)構(gòu)（問題）－－保管期限年度－－保管期限（小單位采用）企業(yè)問題－年度－保管期限（２）制定分類方案按年度和保管期限分類時(shí)，其類目名稱是固定的，“××年”和“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”按機(jī)構(gòu)（問題）分類，類目名稱應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況來設(shè)定按機(jī)構(gòu)設(shè)置類目，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類目，機(jī)構(gòu)名稱就是類目名稱按問題設(shè)置類目，要注意按本單位基本職能設(shè)置，力爭(zhēng)簡(jiǎn)明、符合邏輯舉例分類法：年度－機(jī)構(gòu)－保管期限分類方案：２００３：辦公室永長(zhǎng)短業(yè)務(wù)科永長(zhǎng)短保管科

永長(zhǎng)短……２００４：辦公室永長(zhǎng)短業(yè)務(wù)科永長(zhǎng)短保管科

永長(zhǎng)短……２００５：…舉例分類法：年度－問題－保管期限分類方案：２００３：黨群工作永長(zhǎng)短行政工作永長(zhǎng)短

教育教學(xué)工作永長(zhǎng)短……２００４：黨群工作永長(zhǎng)短行政工作永長(zhǎng)短

教育教學(xué)工作永長(zhǎng)短……２００５：…舉例分類法：年度－－保管期限分類方案：２００３：永長(zhǎng)短永長(zhǎng)短

永長(zhǎng)短……２００４：永長(zhǎng)短永長(zhǎng)短

永長(zhǎng)短……２００５：……企業(yè)單位分類法：?jiǎn)栴}－－年度－－保管期限分類方案：黨群工作類：2003永長(zhǎng)短2004永長(zhǎng)短……行政工作類：2003永長(zhǎng)短2004永長(zhǎng)短……經(jīng)營(yíng)管理類2003永長(zhǎng)短……生產(chǎn)技術(shù)管理類2003永長(zhǎng)短……３、文件的歸類（１）按年度歸類正確判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定歸檔文件整理質(zhì)量的關(guān)鍵之一。①一般文件歸入文件簽發(fā)年度②跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度③幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度（２）按保管期限歸類歸檔文件屬于永久、長(zhǎng)期、短期中的哪個(gè)保管期限就歸入哪個(gè)保管期限類中（３）按機(jī)構(gòu)（問題）歸類①按機(jī)構(gòu)歸類時(shí)，原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)出的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中；以單位名義發(fā)出的文件，則歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中，業(yè)務(wù)部門起草，以單位或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬于該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)中，否則歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)中。②按問題分類時(shí)，文件內(nèi)容屬于哪個(gè)問題就歸入哪個(gè)問題類（五）、排列文件的排列原則：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列1、事由的定義：事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。2、事由的確認(rèn)：一部分文件與相關(guān)文件關(guān)系緊密，針對(duì)同一件具體的事情（問題），屬于同一段較緊密的工作過程，這樣的文件材料屬于同一個(gè)事由。3、文件的排列：同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。（六）編制歸檔號(hào)1、歸檔號(hào)的定義：歸檔號(hào)是將歸檔文件在全宗中的位置予以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，以反映分類、排列這些系統(tǒng)整理工作的成果。2、歸檔章的加蓋及填寫采用紅色印泥一般加蓋在文件首頁的上端居中空白位置上，文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2004保管期限：填寫歸檔文件的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）室編件號(hào)：歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，每年從“1”開始流水標(biāo)注館編件號(hào)：檔案進(jìn)檔案館時(shí)編制的流水號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）：填寫歸檔文件所屬的機(jī)構(gòu)（問題），用中文名稱填寫總頁數(shù)：歸檔文件有圖文的頁面的總數(shù)機(jī)關(guān)歸檔章式樣及填寫全宗號(hào)年度室編件號(hào)016200415機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號(hào)總頁數(shù)業(yè)務(wù)科永久18全宗號(hào)年度室編件號(hào)200415機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號(hào)總頁數(shù)0永久18企業(yè)歸檔章式樣及填寫（七）編目1、歸檔目錄的形成及目的在對(duì)歸檔文件進(jìn)行系統(tǒng)的分類、排列、編號(hào)后，需要將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來，以備查找利用之需，這就形成了歸檔文件目錄2、編目的要求必須做到“準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入”3、如何編目根據(jù)《實(shí)施辦法》規(guī)定，編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目，如來文與復(fù)文為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)排在最前面的文件進(jìn)行編目。成套的會(huì)議、刊物等文件材料、同一事由形成的文件材料雖然集中排列中一起，但是由若干件組成，須逐件編目。4、編目的具體操作（1）件號(hào)：填寫室編件號(hào)（2）責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，也就是文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱（3）文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫完整。如太檔發(fā)[2004]16號(hào)（4）題名：填寫文件的標(biāo)題題名就是文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是最重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分組成，如《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》。也有許多文件將發(fā)文機(jī)關(guān)放在文頭中說明，標(biāo)題直接由問題和文件構(gòu)成。題名的填寫主要有以下幾種情況：①文件只有一個(gè)題名（正題名），填寫時(shí)照實(shí)抄錄②文件有副標(biāo)題或并列題名，正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名無須抄錄③有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”號(hào)填寫在目錄中。如“太倉市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)蘇檔發(fā)[2003]18號(hào)文件的通知”應(yīng)重?cái)M題名并抄錄為“太倉市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[江蘇省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知”。④在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若題名比較籠統(tǒng)，需要進(jìn)一步著錄。⑤有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補(bǔ)充或說明。在正件與附件作為一件時(shí)，如果目錄中只著錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢，此時(shí)在正題名后抄錄附件題名外加“（）”。如：“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文件建設(shè)的決定（附：市民公約）”（5）日期：文件的形成時(shí)間即落款日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20030606。（6）頁數(shù)：文件中有圖文的頁面的總數(shù)（7）備注：注釋文件需要說明的情況。包括文件的密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注1業(yè)務(wù)科太檔發(fā)[2003]20號(hào)關(guān)于開展檔案年度執(zhí)法檢查的通知2003020452業(yè)務(wù)科太檔發(fā)[2003]25號(hào)關(guān)于下發(fā)《太倉市歸檔文件整理規(guī)實(shí)施意見》的通知20030506185、歸檔文件目錄的裝訂歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，目錄編制的方式視需要而定，可以與分類方案一致，也可以有所不同。①采有“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”分類法，可以每年每個(gè)機(jī)構(gòu)（問題）裝訂一本，也可以按不同保管限每年裝訂3本目錄

②采用“年度-保管期限”分類法可一年編制一本，也可以每年分保管期限編制三本目錄歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱太倉市檔案局年度2003保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）業(yè)務(wù)指導(dǎo)科歸檔文件目錄只用于裝訂成冊(cè)，不再需要在檔案盒中放置歸檔文件目錄檔案管理軟件所產(chǎn)生機(jī)讀歸檔文件目錄除打印成紙質(zhì)目錄外，同時(shí)要拷貝到耐久可脫機(jī)保存的載體上備份存檔，一般一式二份，推薦一次寫光盤為載體六、裝盒歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，不要求同一事由的歸檔文件放入同一檔案盒，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入一盒就可。1、裝盒應(yīng)遵循的原則：不同形成年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不要放入同一盒中采用機(jī)構(gòu)（問題）分類的，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。2、檔案的尺寸及樣式檔案盒外形尺寸長(zhǎng)310mm,寬220mm盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為10mm、20mm、30mm、40mm等。3、檔案盒封面、盒脊的填寫太倉市檔案局機(jī)關(guān)盒脊項(xiàng)目的填寫全宗號(hào)016年度2003保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）業(yè)務(wù)指導(dǎo)科起止年號(hào)室1536館盒號(hào)企業(yè)盒脊標(biāo)簽式樣及填寫填全宗號(hào)填年代號(hào)填大類代號(hào)填室編件號(hào)（起止號(hào)）200401-20紅線條表示永久綠線條表示長(zhǎng)期藍(lán)線條表示短期檔案盒必須使用由江蘇省檔案局監(jiān)制的無酸紙檔案盒可使用印章來填寫全宗名稱、機(jī)構(gòu)（問題），印章尺寸為：檔案盒全宗名稱：12*2.4cm檔案盒機(jī)構(gòu)（問題）：1.5*0.6cm檔案盒可采取橫放或豎放二種二式4、盒內(nèi)備考表的填寫（1）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況（2）整理人：填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名；（3）檢查人；填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；（4）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期備考表應(yīng)放每盒所有歸檔文件的最后七、排架上架方法應(yīng)與本單位歸檔文件的分類法一致。采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類法采用年度－問題－保管期限分類法2002黨群工作永久長(zhǎng)期短期行政工作永久長(zhǎng)期短期教育教學(xué)工作永久長(zhǎng)期短期2003黨群工作永久長(zhǎng)期短期行政工作永久長(zhǎng)期短期教育教學(xué)工作永久長(zhǎng)期短期2004采用年度－問題－保管期限分類法2002業(yè)務(wù)科永久長(zhǎng)期短期保管科永久長(zhǎng)期短期征編科永久長(zhǎng)期短期2003業(yè)務(wù)