人事檔案借閱制度

人事檔案借閱制度2023-11-04目錄contents制度概述借閱規(guī)定借閱程序資料保管與歸還制度執(zhí)行與監(jiān)督相關(guān)表格與示例01制度概述定義人事檔案借閱制度是指規(guī)定人事檔案在何種情況下可以被借閱、如何借閱、借閱期限等的一套管理流程和規(guī)范。目的保障員工個(gè)人檔案信息的合法權(quán)益，維護(hù)員工隱私，確保檔案的安全與保密。定義與目的適用范圍與對(duì)象該制度適用于公司內(nèi)所有員工的人事檔案借閱管理。適用范圍公司員工、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門以及其他需要查閱員工人事檔案的人員。適用對(duì)象制定依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。制定原則依法依規(guī)、嚴(yán)格管理、方便查閱、確保安全。制定依據(jù)與原則02借閱規(guī)定借閱流程申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。經(jīng)批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人到檔案館領(lǐng)取檔案。檔案館工作人員核實(shí)檔案，辦理借閱手續(xù)。主管部門審核申請(qǐng)材料，決定是否批準(zhǔn)。03檔案館可根據(jù)實(shí)際需要決定是否批準(zhǔn)續(xù)借申請(qǐng)。借閱期限與續(xù)借01借閱期限為15天，不得延長(zhǎng)。02如需延長(zhǎng)借閱期限，須在借閱期限屆滿前向檔案館提出書面申請(qǐng)。以下人員具有借閱權(quán)限借閱權(quán)限與審批因工作需要，確需了解員工個(gè)人信息的其他人員。涉及員工個(gè)人信息的部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人。借閱權(quán)限與審批申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。主管部門審核申請(qǐng)材料，決定是否批準(zhǔn)。借閱審批流程VS經(jīng)批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人到檔案館領(lǐng)取檔案。檔案館工作人員核實(shí)檔案，辦理借閱手續(xù)。借閱權(quán)限與審批03借閱程序申請(qǐng)與受理申請(qǐng)人提交《人事檔案借閱申請(qǐng)表》和相關(guān)證明材料。人事檔案管理部門審核申請(qǐng)材料，符合要求的予以受理。受理人向申請(qǐng)人發(fā)放借閱證和密碼。010203資料審核與復(fù)印申請(qǐng)人憑借閱證和密碼進(jìn)入人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。審核通過(guò)后，人事檔案管理部門按照申請(qǐng)人要求進(jìn)行復(fù)制。申請(qǐng)人可在線查詢、瀏覽本人檔案信息，并選擇需要復(fù)制的內(nèi)容。人事檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)人提交的復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行審核。人事檔案管理部門與申請(qǐng)人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》。人事檔案管理部門向申請(qǐng)人提供已復(fù)制的人事檔案資料。申請(qǐng)人使用完畢后，按照協(xié)議規(guī)定歸還檔案資料。申請(qǐng)人需了解并遵守協(xié)議中相關(guān)規(guī)定。簽訂借閱協(xié)議04資料保管與歸還負(fù)責(zé)保管本部門員工的人事檔案，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理公司所有人事檔案，對(duì)檔案的借閱、歸還等進(jìn)行登記和監(jiān)督。檔案管理員資料保管責(zé)任人時(shí)間借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還人事檔案，一般不得超過(guò)15天。要點(diǎn)一要點(diǎn)二地點(diǎn)借閱人需將人事檔案歸還至檔案管理室，不得私自存放或帶出。資料歸還時(shí)間與地點(diǎn)檔案管理員需定期提醒借閱人歸還人事檔案，避免逾期。對(duì)于逾期未歸還的資料，檔案管理員應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)并聯(lián)系借閱人盡快歸還，若存在拒不歸還情況，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行追責(zé)。提醒追責(zé)逾期未歸還資料處理05制度執(zhí)行與監(jiān)督制度宣傳通過(guò)內(nèi)部通知、公告欄、企業(yè)微信等多種渠道，向全體員工宣傳人事檔案借閱制度的內(nèi)容、目的和意義，提高員工的制度意識(shí)和重視程度。培訓(xùn)實(shí)施組織針對(duì)人事檔案借閱制度的專項(xiàng)培訓(xùn)，詳細(xì)解讀制度條款，使相關(guān)工作人員明確職責(zé)和操作規(guī)范，確保制度的順利執(zhí)行。制度宣傳與培訓(xùn)定期對(duì)人事檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，包括檔案借閱的審批手續(xù)、借閱記錄、歸還情況等，確保制度執(zhí)行無(wú)偏差。檢查安排針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)，提醒相關(guān)部門和人員注意問(wèn)題，并限期整改。通報(bào)機(jī)制執(zhí)行情況檢查與通報(bào)違規(guī)處理對(duì)于違反人事檔案借閱制度的行為，依據(jù)制度規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的懲戒措施，如口頭警告、書面警告、罰款等。責(zé)任追究對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)丟失、損壞或信息泄露等后果的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。違規(guī)行為處理與責(zé)任追究06相關(guān)表格與示例1.申請(qǐng)人姓名記錄借閱申請(qǐng)人的姓名。2.申請(qǐng)人部門記錄申請(qǐng)人的所在部門。3.申請(qǐng)時(shí)間記錄申請(qǐng)借閱的日期。借閱申請(qǐng)表借閱申請(qǐng)表4.借閱期限記錄允許借閱的時(shí)間長(zhǎng)度。5.借閱理由描述借閱的目的和用途。6.審批狀態(tài)標(biāo)記審批是否通過(guò)以及審批結(jié)果。7.備注用于記錄其他相關(guān)備注信息。借閱審批表2.申請(qǐng)時(shí)間：記錄申請(qǐng)的日期。4.審批時(shí)間：記錄審批的日期。6.備注：用于記錄其他相關(guān)備注信息。1.申請(qǐng)人姓名：記錄申請(qǐng)人的姓名。3.審批人姓名：記錄進(jìn)行審批的人員姓名。5.是否同意借閱：標(biāo)記是否同意借閱，以及不同意的原因。010203040506借閱協(xié)議書1.借閱人姓名：記錄借閱人的姓名。2.被借閱單位：記錄被借閱的單位或部門。3.借閱物品：詳細(xì)列出被借閱的物品或檔案名稱。010203記錄借閱的起止時(shí)間。4.借閱期限描述借閱的目的和用途。5.借閱用途明確借閱人對(duì)檔案的保密責(zé)任和義務(wù)。6.保密協(xié)議借閱協(xié)議書7.違約責(zé)任：明確如違反協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和處罰措施。借閱協(xié)議書8.其他條款：根據(jù)具體情況，可包括其他相關(guān)協(xié)議條款。9.協(xié)議簽訂日期：記錄協(xié)議簽訂的日期。10.備注：用于記錄其他相關(guān)備注信息。1.申請(qǐng)人姓名記錄申請(qǐng)復(fù)印資料的人員姓名。3.資料名稱詳細(xì)列出需要復(fù)印的資料名稱或文件名稱。2.申請(qǐng)時(shí)間記錄申請(qǐng)復(fù)印的日期。資料復(fù)印申請(qǐng)表資料復(fù)印申請(qǐng)表4.復(fù)印份數(shù)記錄需要復(fù)印的份數(shù)。5.使用目的描述需要使用復(fù)印資料的目的和用途。6.審核人姓名記