哈爾濱市電子公文歸檔與管理實(shí)施細(xì)則

哈爾濱市電子公文

歸檔與管理實(shí)施細(xì)則主講人：張嵐細(xì)則共分二十四條涉及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范包括：《中華人民共和國檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》2003年《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》2006年《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》DA/T38-2008《哈爾濱市文書檔案機(jī)讀目錄格式規(guī)范》2004年《哈爾濱市紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》2007年《哈爾濱市文書檔案數(shù)據(jù)接收格式標(biāo)準(zhǔn)（試行）》2008年《哈爾濱市機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程（試行）》（即將制定）細(xì)則解讀

提綱一、引用標(biāo)準(zhǔn)、適用范圍、名詞解釋

二、各部門職責(zé)三、歸檔電子公文、目錄形成要求及歸檔范圍四、數(shù)據(jù)保存、移交時(shí)限、方式等。五、檔案館接收光盤后的職責(zé)六、解釋權(quán)

提綱一、引用標(biāo)準(zhǔn)、適用范圍、名詞解釋

二、各部門職責(zé)三、歸檔電子公文、目錄形成要求及歸檔范圍四、數(shù)據(jù)保存、移交時(shí)限、方式等。五、檔案館接收光盤后的職責(zé)六、解釋權(quán)內(nèi)容一、引用標(biāo)準(zhǔn)、適用范圍、名詞解釋

標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范：國家檔案局頒布的《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》。

適用范圍：本市各級(jí)行政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位，其它單位可結(jié)合實(shí)際參照?qǐng)?zhí)行。名詞解釋：電子公文，是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位通過哈爾濱市電子政務(wù)平臺(tái)或本部門辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

二、各部門職責(zé)

1、形成部門負(fù)責(zé)本單位電子公文的收集、整理、歸檔、移交，制定相應(yīng)的制度；電子公文移交檔案館前，其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性由形成單位負(fù)責(zé)。

2、監(jiān)督指導(dǎo)部門、檔案館各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本區(qū)域內(nèi)電子公文歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；各級(jí)檔案館負(fù)責(zé)接收已列入進(jìn)館范圍的各立檔單位形成的已歸檔的電子公文；進(jìn)館后，電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性由檔案館負(fù)責(zé)。

三、歸檔電子公文、目錄形成要求及歸檔范圍

（一）電子公文歸檔范圍參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《哈爾濱市機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程（試行）》要求。通過辦公系統(tǒng)進(jìn)行歸檔的公文，和紙質(zhì)公文執(zhí)行同一個(gè)歸檔范圍和保管期限規(guī)定；對(duì)紙質(zhì)公文進(jìn)行掃描歸檔形成電子文件的按照《規(guī)程（試行）》要求。

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范圍：永久和長期保存的重要的文件正本

不進(jìn)行數(shù)字化范圍：絕密、機(jī)密、秘密的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的不易公開文件材料；本機(jī)關(guān)黨組（黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議記錄；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；人民來信、來訪材料及處理人民來信、來訪形成的記錄；本機(jī)關(guān)黨員、干部、職工名冊；涉及司法、監(jiān)察、紀(jì)檢及組織人事工作中對(duì)有關(guān)人員違紀(jì)違法的調(diào)查與具體審理處理情況形成的文件材料；本機(jī)關(guān)及辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資；行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。

（二）電子公文、機(jī)讀目錄形成應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)單位通過歸檔模塊生成哈爾濱標(biāo)準(zhǔn)的XML文件（目錄、全文）。未應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)單位文件目錄要錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并能實(shí)現(xiàn)歸檔電子公文機(jī)讀目錄與全文建立互聯(lián)。應(yīng)錄入的項(xiàng)目、格式按照《哈爾濱市文書檔案機(jī)讀目錄格式規(guī)范》的要求；全文數(shù)據(jù)要進(jìn)行掃描，掃描內(nèi)容為符合《哈爾濱市機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程（試行）》要求的應(yīng)歸檔的紙質(zhì)公文正本，掃描模式、分辨率基本為200dpi、黑白二值，存pdf、tiff格式。特殊情況參照《哈爾濱市紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

（二）電子公文、機(jī)讀目錄形成應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)單位通過歸檔模塊生成哈爾濱標(biāo)準(zhǔn)的XML文件（目錄、全文）。未應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)單位文件目錄要錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并能實(shí)現(xiàn)歸檔電子公文機(jī)讀目錄與全文建立互聯(lián)。應(yīng)錄入的項(xiàng)目、格式按照《哈爾濱市文書檔案機(jī)讀目錄格式規(guī)范》的要求；全文數(shù)據(jù)要進(jìn)行掃描，掃描內(nèi)容為符合《哈爾濱市機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程（試行）》要求的應(yīng)歸檔的紙質(zhì)公文正本，掃描模式、分辨率基本為200dpi、黑白二值，存pdf、tiff格式。特殊情況參照《哈爾濱市紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。四、數(shù)據(jù)保存、移交時(shí)限、方式等。保存方式：光盤或脫機(jī)硬盤、磁帶等。移交介質(zhì)：光盤。刻錄數(shù)據(jù)的有效性、完整性、可用性要求。每一歸檔年度刻錄在一張光盤上。移交時(shí)限：2000年起的紙質(zhì)檔案必須數(shù)字化后移交。移交光盤一式兩份，盒上貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽的格式內(nèi)容將統(tǒng)一要求（見附表）。光盤內(nèi)容：8-10條規(guī)定的內(nèi)容、格式。文件材料：《歸檔電子公文登記表》、《歸檔電子公文移交、接收檢驗(yàn)登記表》

光盤內(nèi)容、格式具體要求：

Xml文件、全文文件夾

Txt格式的說明文件：內(nèi)容為全宗名稱、分類方案、歸檔年度、盤號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間等。每項(xiàng)另起一行開始。光盤保管、移交要求：每片獨(dú)立包裝，光盤表面不得貼標(biāo)簽，不得有劃痕，存放在遠(yuǎn)離磁場的地方。五、檔案館接收光盤后的職責(zé)保管：硬件環(huán)境（遠(yuǎn)離磁場、有害氣體、強(qiáng)紫外線環(huán)境，溫度、濕度要求）軟件環(huán)境(每三年定期讀取、處理、備份)鑒定、銷毀：參照國家關(guān)于鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)，銷毀電子文件時(shí)，連同保存介質(zhì)一并銷毀。利用：劃定檔案的開放、控制權(quán)限。未達(dá)到開放期限的檔案，確保有條件利用，保證檔案信息內(nèi)容的安全。保管單位制定相應(yīng)的利用制度。統(tǒng)計(jì)：對(duì)接收、保管、利用、銷毀進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。六、解釋權(quán)哈爾濱市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施、解釋。細(xì)則的體例要求。關(guān)鍵點(diǎn)：一、接收年限，2000年開始。各單位如果只有紙質(zhì)檔案，必須制作電子檔案，即必須實(shí)行雙套制管理，向檔案館雙套移交。二、已經(jīng)開展OA辦公的單位，歸檔電子公文必須打印一份紙質(zhì)的檔案，實(shí)現(xiàn)雙套制管理。三、未開展OA辦公的單位，每年要在紙質(zhì)公文歸檔立卷時(shí)，制作電子數(shù)據(jù)（目錄著錄、全文掃描）。掃描范圍按照《規(guī)程（試行）》。四、移交數(shù)據(jù)格式必須嚴(yán)格按照《細(xì)則》中關(guān)于數(shù)據(jù)格式的要求，否則檔案館數(shù)據(jù)庫無法接收。五、保管和定期備份要求，必須符合保管環(huán)境要求；每三年備份保證數(shù)據(jù)持續(xù)可讀。關(guān)鍵點(diǎn)：一、接收年限，2000年開始。各單位如果只有紙質(zhì)檔案，必須制作電子檔案，即必須實(shí)行雙套制管理，向檔案館雙套移交。二、已經(jīng)開展OA辦公的單位，歸檔電子公文必須打印一份紙質(zhì)的檔案，實(shí)現(xiàn)雙套制管理。三、未