采購(gòu)管理概念培訓(xùn)教材

中國(guó)農(nóng)機(jī)院ERP系統(tǒng)建設(shè)工程采購(gòu)管理概念培訓(xùn)編寫人：韓序編碼：<CAAMS-PO-1.0>編寫日期：<20240301>版本：<1.0>2目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶3概述可以這樣說(shuō)，采購(gòu)模塊的核心就是采購(gòu)訂單，整個(gè)采購(gòu)模塊的功能，都是圍繞著采購(gòu)訂單的創(chuàng)立、審批、查詢、修改和接收這條主線來(lái)進(jìn)行的。采購(gòu)訂單既是供給商向我們送貨的依據(jù)，同樣也是我們與供給商進(jìn)行結(jié)算的依據(jù)。市場(chǎng)預(yù)測(cè)銷售訂單管理應(yīng)收款管理物料清單管理質(zhì)量管理方案管理采購(gòu)管理應(yīng)付款管理車間生產(chǎn)管理庫(kù)存管理資產(chǎn)管理本錢管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)4概述根據(jù)采購(gòu)模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購(gòu)模塊具有如下功能點(diǎn)：供給商管理創(chuàng)立采購(gòu)訂單審批采購(gòu)訂單查看、修改采購(gòu)訂單接收5目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶6供給商管理1、供給商名稱、供給商地點(diǎn)：系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，允許根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，來(lái)定義供給商名稱和供給商地點(diǎn)，如以下圖：美元供給商A人民幣供給商的有效性：對(duì)于某些供給商來(lái)講，我們可能僅僅在某一段時(shí)間內(nèi)，會(huì)發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)，但超過(guò)一定期限后，就不再合作，標(biāo)準(zhǔn)功能提供了供給商有效期的控制，可以設(shè)定供給商的失效時(shí)間。7供給商管理2、合格供給商列表：合格供給商列表規(guī)定了，當(dāng)前系統(tǒng)中的所有供給商中，哪些供給商是可以進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的，我們可以設(shè)定：某一物料類別的合格供給商列表某一物料的合格供給商列表不使用合格供給商列表對(duì)于一些比較貴重的原材料，需要嚴(yán)格控制采購(gòu)的來(lái)源；對(duì)于相對(duì)沒有那么嚴(yán)格，但還是需要進(jìn)行一定控制的原材料，可能需要對(duì)采購(gòu)來(lái)源做一個(gè)大體上的控制；對(duì)于一些常見且價(jià)值比較低的原材料，可能不需要進(jìn)行采購(gòu)來(lái)源的控制。8目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶9創(chuàng)立采購(gòu)訂單我們需要購(gòu)置什么？我們出于什么樣的原因購(gòu)置？我們以怎樣的方式購(gòu)置？關(guān)于創(chuàng)立采購(gòu)訂單，希望大家結(jié)合系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，掌握以下三點(diǎn)：10創(chuàng)立采購(gòu)訂單我們需要購(gòu)置什么？我們出于什么樣的原因購(gòu)置？不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購(gòu)，一般用于比較關(guān)鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。由某部門提出申請(qǐng)，而由采購(gòu)部負(fù)責(zé)進(jìn)行購(gòu)置的物料，如辦公用品。為滿足正常的生產(chǎn)需求而進(jìn)行的采購(gòu)我們以怎樣的方式購(gòu)置？統(tǒng)談統(tǒng)簽分談分簽統(tǒng)談分簽協(xié)定總額生產(chǎn)用原材料的采購(gòu)，如發(fā)動(dòng)機(jī)的采購(gòu)，擺動(dòng)篩的采購(gòu)辦公用品的采購(gòu)，如辦公用的A4紙，企業(yè)內(nèi)部可能不關(guān)心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關(guān)心購(gòu)置的總金額是多少11創(chuàng)立采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單的五要素：供給商、物料、數(shù)量、時(shí)間、價(jià)格供給商物料數(shù)量?jī)r(jià)格時(shí)間采購(gòu)訂單要素12創(chuàng)立采購(gòu)訂單1、行上具有采購(gòu)訂單上的行類型：貨物，費(fèi)用，外協(xié)3、協(xié)議與訂單---標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單，一攬子采購(gòu)協(xié)議，合同采購(gòu)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單一攬子采購(gòu)協(xié)議合同采購(gòu)協(xié)議已知貨物是是否已知價(jià)格是不確定否已知數(shù)量是否否已知時(shí)間是否否2、創(chuàng)立采購(gòu)訂單的方式：手工創(chuàng)立〔關(guān)鍵部品且采購(gòu)周期長(zhǎng)，采購(gòu)部門需要根據(jù)對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)，提前進(jìn)行購(gòu)置〕通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)創(chuàng)立采購(gòu)訂單〔一些非生產(chǎn)性的采購(gòu)需求，如辦公用品、設(shè)備等等，需要由各部門提交申請(qǐng)，再統(tǒng)一由采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)；由于操作相對(duì)繁瑣，所以生產(chǎn)過(guò)程中，很少用到該流程〕通過(guò)方案創(chuàng)立采購(gòu)訂單〔大量而一般的物料的采購(gòu)，多數(shù)是生產(chǎn)過(guò)程中價(jià)值較低的材料，可以通過(guò)方案下達(dá)采購(gòu)訂單〕13目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶14四、審批采購(gòu)訂單職務(wù)〔Job〕:組織中員工所擔(dān)任的工作，如采購(gòu)，質(zhì)檢等。職位〔Position〕:組織中員工所任職的崗位，如采購(gòu)員，采購(gòu)總監(jiān)。職位層次結(jié)構(gòu):組織中根據(jù)崗位級(jí)別的不同組成的有層次的結(jié)構(gòu)。審批權(quán)限:審批的范圍。如采購(gòu)金額,帳戶范圍,物品范圍，物品分類范圍等審批組:審批人所擁有的審批權(quán)限的集合。審批權(quán)限分配:給職位層次結(jié)構(gòu)上的各層分配審批組和審批單據(jù)。15四、審批采購(gòu)訂單審批的兩種方式:員工\主管結(jié)構(gòu):根據(jù)雇員和上級(jí)主管之間關(guān)系,由人員建立起的審批結(jié)構(gòu)。采購(gòu)員A采購(gòu)員B采購(gòu)員C

主管A主管B主管C職位層次結(jié)構(gòu):根據(jù)崗位級(jí)別的不同,由崗位組成的有層次的審批結(jié)構(gòu)。發(fā)生人員變動(dòng)后,只須變動(dòng)某個(gè)崗位上的人員信息,審批層次不變.

16四、審批采購(gòu)訂單標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)

審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)?？偨?jīng)理100萬(wàn)副經(jīng)理50萬(wàn)采購(gòu)科長(zhǎng)10萬(wàn)采購(gòu)員15千采購(gòu)員25千17目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶18五、查詢與修改采購(gòu)訂單1、采購(gòu)訂單的查詢：按照各種條件進(jìn)行采購(gòu)訂單的查詢，包括頭上的單據(jù)號(hào)、供給商、審批狀態(tài)，相關(guān)單據(jù)號(hào)〔采購(gòu)申請(qǐng)〕，和行上的物料、類別、交貨日期等等2、平安性級(jí)別控制：公有:任何用戶都可以訪問(wèn)所有單據(jù)私有:只有單據(jù)所有者可以訪問(wèn)這些單據(jù)采購(gòu):只有單據(jù)所有者以及定義為采購(gòu)員的用戶可以訪問(wèn)這些單據(jù)層次結(jié)構(gòu):只有單據(jù)所有者以及采購(gòu)審批層次結(jié)構(gòu)在該單據(jù)擁有者之上的用戶可以訪問(wèn)這些單據(jù)3、訪問(wèn)控制：

僅查詢：僅具有查看的權(quán)限，無(wú)法修改采購(gòu)訂單可修改：可以修改采購(gòu)訂單，但對(duì)采購(gòu)訂單的修改仍限定在一定范圍內(nèi)全部：可以對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行符合邏輯的任何修改4、審批后的采購(gòu)訂單，會(huì)在系統(tǒng)中留下事務(wù)處理記錄，作為歷史更改的一個(gè)保存信息?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)歷史信息的保存，有效的監(jiān)督采購(gòu)訂單整體的審批、修改、再審批的過(guò)程，提高采購(gòu)訂單的監(jiān)管力度。5、當(dāng)采購(gòu)訂單的金額小于之前的金額時(shí)，系統(tǒng)還是自動(dòng)置為已審批狀態(tài)，目前業(yè)務(wù)上是怎樣處理的？19目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶20六、供給商門戶1、準(zhǔn)許供給商用戶登陸供給商門戶提供為供給商用戶注冊(cè)的功能2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢功能提供對(duì)采購(gòu)單據(jù)、庫(kù)存現(xiàn)有量、接收、退貨等一系列采購(gòu)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢3、采購(gòu)方與供給商信息交互對(duì)于采購(gòu)單據(jù)確實(shí)認(rèn)，可以由采購(gòu)方審批通過(guò)后，傳遞至供給商，而供給商也可以對(duì)采購(gòu)方的采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)的結(jié)果以及導(dǎo)致該結(jié)果的原因，注釋在確認(rèn)的數(shù)據(jù)中，反響給采購(gòu)方；而采購(gòu)方，也可以對(duì)供給商所反響的信息做二次確實(shí)認(rèn)。21六、供給商門戶庫(kù)存模塊質(zhì)量模塊采購(gòu)模塊應(yīng)付模塊方案模塊供給商門戶訂單信息供給商信息接收信息現(xiàn)有量信息質(zhì)量信息發(fā)票信息付款信息方案需求預(yù)測(cè)22目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶23六、接收三種接收方式：直接接收、標(biāo)準(zhǔn)接收、檢驗(yàn)接收交貨接收標(biāo)準(zhǔn)接收直接接收要求檢查交貨接受拒絕返回到供給商檢驗(yàn)交貨接收24六、接收數(shù)量時(shí)間控制條件拒絕處理方式無(wú)警告接收的控制25目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購(gòu)訂單三、創(chuàng)建采購(gòu)訂單四、審批采購(gòu)訂單七、接收八、總結(jié)