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第頁共頁工貿企業(yè)檔案管理制度模版第一章總則第一條為了規(guī)范工貿企業(yè)的檔案管理工作,提高工作效率,保護企業(yè)的檔案資源,特制定本制度。第二條工貿企業(yè)的檔案管理工作,應遵循合法、規(guī)范、便捷、安全、高效的原則。第三條工貿企業(yè)的檔案管理工作,應按照《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定進行,以及其他國家法律法規(guī)的要求。第四條工貿企業(yè)的檔案管理工作,應與企業(yè)的現(xiàn)代化信息管理工作相結合,共同發(fā)揮作用,互相支持。第二章檔案管理的職責和組織第五條工貿企業(yè)的檔案管理部門是負責企業(yè)檔案管理的專門機構。第六條檔案管理部門的職責包括:(一)制定檔案管理制度和規(guī)范,確保檔案管理工作的順利開展;(二)負責企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設和維護;(三)制定并實施檔案管理培訓計劃,提高員工的檔案管理意識和能力;(四)負責檔案的收集、整理、編目、存儲、利用和銷毀工作;(五)負責檔案的安全保護和防火、防災工作;(六)開展檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和評估。第七條檔案管理人員的基本職責:(一)具備檔案管理專業(yè)知識和技能;(二)負責檔案的收集、整理、編目、存儲、利用和銷毀工作;(三)負責電子檔案系統(tǒng)的維護和管理;(四)負責檔案的安全保護和防火、防災工作;(五)參與檔案管理培訓,提高自身的檔案管理水平;(六)遵守檔案管理相關制度和規(guī)定。第三章檔案的收集和整理第八條檔案的收集包括主動收集和被動收集兩種方式。主動收集是指檔案管理部門按照工貿企業(yè)的業(yè)務需求和檔案管理規(guī)定,主動采集企業(yè)各部門的相關檔案資料。被動收集是指檔案管理部門接收企業(yè)各部門主動上交的檔案資料。第九條檔案的整理是指將收集來的檔案資料進行分類、歸檔、編目等工作。檔案的整理應按照工貿企業(yè)的組織結構、業(yè)務流程和檔案管理規(guī)定進行。第十條檔案的整理應按照以下基本步驟進行:(一)初步整理:對檔案資料進行分類、檢查、登記和初步編目;(二)完善整理:對初步整理后的檔案資料進行深入檢查和整理,確保資料的完整和準確;(三)案卷整理:將完善整理后的檔案資料按照一定的要求裝訂為案卷,編制案卷目錄。第十一條檔案整理工作應建立檔案清理和整理計劃,并按照計劃進行,確保工作的有序進行。第四章檔案的編目和存儲第十二條檔案的編目是指對整理后的檔案資料進行編號、分類和索引,建立檔案目錄,方便檢索和利用。第十三條檔案的編目應按照工貿企業(yè)的業(yè)務流程和檔案管理規(guī)定進行,確保編目的統(tǒng)一和規(guī)范。第十四條檔案的存儲是指將編目后的檔案資料按照一定的規(guī)范和要求進行保管和保存。第十五條檔案的存儲應按照以下基本要求進行:(一)確保檔案的安全和完整性;(二)按照檔案的保密級別進行存儲;(三)設置合適的存儲環(huán)境,防止檔案的老化和損壞;(四)建立檔案存儲管理制度,定期檢查和維護存儲設施。第十六條檔案的存儲應根據檔案的保密級別和使用頻率進行劃分,確保存儲的合理和方便。第五章檔案的利用和借閱第十七條檔案的利用包括內部利用和外部利用兩種方式。內部利用是指工貿企業(yè)內部部門或人員按照工作需要使用檔案。外部利用是指工貿企業(yè)向其他組織或個人提供檔案資料。第十八條檔案的利用應按照工貿企業(yè)的檔案管理規(guī)定進行,確保利用的安全和合法。第十九條檔案的內部利用應符合以下基本要求:(一)按照檔案管理規(guī)定向有關部門或人員提供需要的檔案資料;(二)確保利用的檔案資料的保密性;第二十條檔案的借閱是指工貿企業(yè)向內部外部部門或個人提供檔案資料的服務。第二十一條檔案借閱應符合以下基本要求:(一)申請檔案借閱時,應提供合法的證明材料;(二)檔案借閱應按照一定的流程和程序進行;(三)工貿企業(yè)有權對檔案借閱行為進行審查和監(jiān)督。第六章檔案的保護和銷毀第二十二條檔案的保護是指對檔案資料進行安全管理,防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。第二十三條檔案的安全保護應按照以下基本要求進行:(一)建立合適的檔案保密制度和安全管理制度;(二)設置合適的防火、防災設施;(三)加強檔案的監(jiān)控和防范措施;(四)制定檔案保護計劃,定期檢查和維護檔案安全。第二十四條檔案的銷毀是指檔案管理部門根據法律法規(guī)的規(guī)定和企業(yè)的檔案管理規(guī)定,對一定時期內無需保留的檔案資料進行合法的銷毀。第二十五條檔案的銷毀應按照以下基本要求進行:(一)制定檔案銷毀計劃,并經過相關部門的審批;(二)銷毀過程中要確保檔案的完全銷毀,防止檔案資料的泄露;(三)銷毀記錄要進行保存和備案。第七章檔案管理的監(jiān)督和評估第二十六條工貿企業(yè)的領導和檔案管理部門都有責任對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。第二十七條檔案管理的監(jiān)督和檢查應以下述方式進行:(一)定期召開檔案管理會議,傳達檔案管理的要求和經驗;(二)抽查檔案管理工作的情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改;(三)接受檔案管理監(jiān)督的檢查,接受相關部門的資質認定。第二
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