合同檔案管理制度范文

第頁共頁合同檔案管理制度范文第一章總則第一條為加強公司合同檔案管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本制度。第二條公司的合同檔案管理工作必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保合同檔案的安全、完整和可追溯。第三條合同檔案管理工作的負責(zé)單位是公司的檔案管理部門，具體負責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等各項工作。第四條合同檔案管理工作應(yīng)以信息化為基礎(chǔ)，通過合同檔案管理系統(tǒng)進行檔案的錄入、查詢、借閱和銷毀等操作。第二章合同檔案的收集和整理第五條公司的各個部門在簽訂合同后，應(yīng)及時將合同副本交到檔案管理部門進行登記。檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的收集流程和文件，確保合同及時收集到位。第六條合同檔案的整理應(yīng)按照一定的分類原則進行。合同檔案可以按照合同類型、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，也可以根據(jù)需要設(shè)立其他分類標準。第七條合同檔案的整理應(yīng)做到精確、完整和規(guī)范，各類合同按照分類原則整理到相應(yīng)的案卷中，并編制檔案目錄，方便后續(xù)的查詢和使用。第八條合同檔案應(yīng)定期進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時進行修復(fù)和調(diào)整，確保合同檔案的質(zhì)量和準確性。第三章合同檔案的歸檔和借閱第九條合同檔案的歸檔應(yīng)按照固定的流程進行。在將合同檔案歸檔之前，需經(jīng)過檔案管理部門的審核，并進行記錄和登記。第十條合同檔案歸檔后，需進行封存和標記，確保合同檔案的完整和安全。合同檔案的標志應(yīng)包括檔案編號、收集時間、分類類別等信息。第十一條合同檔案可以根據(jù)需要進行借閱，但需經(jīng)過檔案管理部門的書面審批和登記。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，并承諾合同檔案的安全和完整。第十二條合同檔案的借閱時間一般不得超過15個工作日，超過時間需重新申請。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，禁止將合同檔案帶出公司。第四章合同檔案的銷毀第十三條合同檔案的銷毀必須經(jīng)過檔案管理部門的審核和批準，并按照相關(guān)規(guī)定進行。銷毀應(yīng)記錄銷毀時間、銷毀方式和銷毀人員等信息。第十四條合同檔案的銷毀應(yīng)按照一定的周期進行，一般可視合同的保管期限和需要進行歸檔的合同數(shù)量來確定。第十五條合同檔案的銷毀應(yīng)進行備份和歸檔，以備后續(xù)需要進行檢索和查詢。第五章管理制度的監(jiān)督和評估第十六條公司檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案管理工作進行監(jiān)督和評估。并根據(jù)評估結(jié)果進行工作改進和提升。第十七條公司的各個部門應(yīng)配合檔案管理部門的工作，保證合同檔案的質(zhì)量和準確性。第十八條檔案管理部門可以根據(jù)需要設(shè)置工作評估考核，對合同檔案管理工作進行績效評估。第六章附則第十九條合同檔案管理制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司的檔案管理部門所有。第二十條本制度自發(fā)布之日起正式生效，具體操作事宜將由公司的檔案管理部門詳細制定并公布。第二十一條本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有疑問，可向公司檔案管理部門咨詢。第二十二條本制度的修訂將根據(jù)公司的需要進行，修訂后將重新發(fā)布并實施。本合同檔案管理制度范文是一個通用的模