某公司時間管理培訓(xùn)講座

某公司時間管理培訓(xùn)講座課程內(nèi)容安排：一、時間管理的重要性二、個人效能低下的原因三、如何做時間的主人，成就高效能的自我一、時間管理的重要性關(guān)于時間的格言一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。（中國諺語）完成工作的方法是愛惜每一分鐘。－－達(dá)爾文浪費時間是一樁大罪過。——盧梭

合理安排時間，就等于節(jié)約時間?！喔鶗r間是我的財產(chǎn)，我的田畝是時間。——歌德

世間任何節(jié)約，歸根到底是時間的節(jié)約?！R克思一萬年太久，只爭朝夕。——毛澤東時間是最高貴而有限的資源，不能管理時間，便什么都不能管理。——德魯克時間的價值想要體會“一年”有多少價值，可以去問一個重新補習(xí)的高考生；想要體會“一月”有多少價值，可以去問一個不幸早產(chǎn)的母親；想要體會“一周”有多少價值，可以去問一個定期周刊的編輯；想要體會“一天”有多少價值，可以去問“眼睛一閉一睜”的小沈陽；想要體會“一小時”有多少價值，可以去問一對等待相聚的戀人；想要體會“一分鐘”有多少價值，可以去問一個錯過火車的旅人；想要體會“一秒鐘”有多少價值，可以去問一個死里逃生的幸運兒；想要體會“一毫秒”有多少價值，可以去問一個錯失金牌的運動員。時間的四大特性（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。（3）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。（4）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。一生的工作時間有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學(xué)習(xí)：4年開會：3年打：2年找東西：1年工作：14年什么是時間管理？

問題在于“時間是無始無終的，而每個人的生命卻是有限的?！币虼耍瑫r間管理的對象不是“時間”，而是每一個“使用時間的人”，其本質(zhì)就是“自我管理”。另外，魯迅先生說“時間是組成生命的材料”，那么，管理時間，也就是管理生命，即管理自我。

時間管理的目的

——高效能效果：確定的期待結(jié)果；

效率：以最小的代價或浪費獲得結(jié)果；

效能：以最小的代價和浪費獲得最佳的期待結(jié)果。沒有效能的“杜偎”——

一個似乎就在你身邊經(jīng)常閃現(xiàn)的同事經(jīng)典案例三種錯誤的時間管理觀念

（1）把時間看做主人，做時間的奴隸；（2）把時間看做神秘之物，忽視時間的真實存在；（3）把時間看做敵人。

錯誤觀念一：做時間的奴隸視時間為主人、做時間的奴隸的人，將一切責(zé)任交托在時間手中。這種人深信“這只是時間問題”、“歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”這一類的說法。錯誤觀念二：忽視時間的真實存在忽視時間的存在的人，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。錯誤觀念三：視時間為敵人

管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能?！靶省被旧鲜且环N“投入——產(chǎn)出”的概念。當(dāng)管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”時，則被視為富有效率。效率與效能不應(yīng)偏廢，在效率與效能無法兼得時，管理者首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率?！闭_的時間管理觀念

時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。視時間為特殊的中性資源，關(guān)注對時間的有效運用，做時間的主人，做高效能的自我。

二、為什么會效能低下時光被盜不愿改善能力有待提升干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于馬經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？事必躬親對下屬工作不放心，凡事事必躬親，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。事必躬親電話干擾上司召見低效會議官僚作風(fēng)上司召見上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。

低效會議會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。

官僚作風(fēng)喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示和匯報，大大浪費了自己的時間。

時光大盜※打擾（或沒有預(yù)約）※重要性次序無所調(diào)整※沒有目標(biāo)、次序和計劃※叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕※個人缺乏組織能力※缺乏自律※會議※資料不完整或有所延誤※文書工作和繁文縟節(jié)※分不清責(zé)任和權(quán)力不愿改善自我超越外部激勵執(zhí)行能力低下業(yè)務(wù)技能人際技能概念技能三、如何做時間的主人，成就高效能的自我1、設(shè)定目標(biāo)2、時間管理的原則3、時間管理的技巧4、時間管理分析改善5、卡耐基的四個良好工作習(xí)慣目標(biāo)設(shè)定與時間管理

立定標(biāo)竿、全力以赴；立定標(biāo)竿的四個步驟；目標(biāo)設(shè)定原則；目標(biāo)設(shè)定的步驟；策略性的目標(biāo)設(shè)定；有效的專案管理。

立定標(biāo)竿、全力以赴

譬如射標(biāo)，一定要有一個靶，才會射中標(biāo)的。同樣地，人生若沒有目標(biāo)，只會任由環(huán)境影響，而非自己影響環(huán)境。根據(jù)耶魯大學(xué)研究，只有3%的學(xué)生為自己訂下目標(biāo)，而其他的學(xué)生則沒有。經(jīng)過長時間的研究指出，當(dāng)初有訂下目標(biāo)的3%學(xué)生，其成就遠(yuǎn)超過其余97%學(xué)生的總和。

立定標(biāo)竿的四個步驟

消除恐懼。不要擔(dān)心失敗，立定目標(biāo)是必須的；認(rèn)同每個人一定要有“目標(biāo)”這個想法；

完成耶魯大學(xué)七步驟；堅持目標(biāo)。一位希望追求成功的人須能堅持決不放棄，才會成功地達(dá)到目標(biāo)，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終于達(dá)成目標(biāo)。

目標(biāo)設(shè)定原則（SMART原則）

1、目標(biāo)要具體（Specific），例如“我想要當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位”等；

2、目標(biāo)必須是可衡量的(Measurable)；

3、目標(biāo)是可能實現(xiàn)的(Acceptable)；

4、目標(biāo)是切合實際的(Realistic)；

5、一定要設(shè)定時間表(Timetable)。

目標(biāo)設(shè)定的步驟

（1）寫下目標(biāo)：通常只想還是不夠，一定要寫下您的目標(biāo)，才能加深印象，進(jìn)入我們的潛意識；（2）設(shè)定優(yōu)先順序：目標(biāo)可能有很多，一定要排定其優(yōu)先順序；（3）擬定計劃：依據(jù)目標(biāo)之優(yōu)先順序擬定計劃；（4）對計劃設(shè)定優(yōu)先等級和先后順序；（5）排定時程表；（6）確實做、馬上做。

耶魯大學(xué)目標(biāo)設(shè)定的七個步驟

擬出目標(biāo)；

列出好處；

列出障礙點；

列出所需資訊；

列出尋求支持的對象；

訂定行動計劃；訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。

策略性的目標(biāo)設(shè)定

有效專案管理的內(nèi)容

當(dāng)在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執(zhí)行能力）將是成功的關(guān)鍵。

時間管理的原則

優(yōu)先順序的確定；

目標(biāo)ABC原則；

80/20原則；制訂計劃；養(yǎng)成習(xí)慣。

“四象限法”優(yōu)先順序的確定

時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。

三一四二強弱強弱緊迫性重要性案例：“四象限法”分析事情的輕重緩急假如現(xiàn)在是周一的晚上，面前是這幾天要做的事情，1、請用A、B、C、D分析各項事情的輕重緩急A重要、緊急B重要、不緊急C不重要、緊急D不重要、不緊急2、做一份周計劃安排表案例：“四象限法”分析事情的輕重緩急1、你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2、星期六是一個好朋友的生日——你還沒有買生日禮物和生日卡3、你有好幾個月沒有回家，也沒有打或?qū)懶?、有一份夜間兼職不錯，但你必須在周二或周三晚上去面試（19：00以前），估計要花一小時5、明天晚上有一個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6、明晚有一場演唱會7、你在圖書館借的書明天到期8、外地一個朋友邀請你周末去他那兒玩，你需要整理行李9、你要在周五交計劃書前把它復(fù)印一份10、明天下午2：00——4：00你有一個會議11、你欠某人200元錢，他明天也要參加那個會議12、你明天早上從9：00——11：00要聽一場講座13、你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面案例：“四象限法”分析事情的輕重緩急14、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15、你要好好洗個澡16、你負(fù)責(zé)的項目小組將在明天下午6：00開會，預(yù)計1小時17、你身上只有5元錢，需要取錢18、大家明晚聚餐19、你錯過了周一的例會，要在下周一前復(fù)印一份會議記錄20、這個星期有些材料沒有整理完，要在下周一前整理好，約2小時21、你收到一個朋友的信一個月了，沒有回信，也沒有打給他22、星期天早晨要出一份簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花費15個小時而且只能用業(yè)余時間23、你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24、下周二你要參加一個業(yè)務(wù)考試案例：“四象限法”分析事情的輕重緩急1、C不重要、緊急2、B重要、不緊急3、D不重要、不緊急4、A重要、緊急

5、B重要、不緊急

6、D不重要、不緊急7、C不重要、緊急

8、D不重要、不緊急

9、B重要、不緊急

10、A重要、緊急

11、A重要、緊急

12、C不重要、緊急13、A重要、緊急

14、D不重要、不緊急

15、D不重要、不緊急

16、A重要、緊急

17、C不重要、緊急

18、C不重要、緊急19、B重要、不緊急

20、C不重要、緊急

21、D不重要、不緊急

22、A重要、緊急

23、B重要、不緊急

24、B重要、不緊急案例：“四象限法”分析事情的輕重緩急周一上午13、17、下午22、周二上午12、1、7、下午10、11、16、22、5、18、6、周三上午下午4、23、周四上午9、8、下午22、20、21、周五上午下午22、2、19、24、周六上午15、下午22、24、周日上午24、14、下午3、

目標(biāo)ABC原則

目標(biāo)ABC原則就是在最有價值的那些項目旁邊,標(biāo)上大寫的A字,在稍低價值的項目旁邊標(biāo)上大寫的B字,在價值最低的項目旁邊標(biāo)上C字。

如何堅持目標(biāo)ABC原則

80/20原則

80/20法則：假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。

制訂計劃

所謂計劃，就是事先對時間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時間的利用效能，充當(dāng)時間的主人。計劃的目的就是幫助自己獲得清楚的想法，以便獲得清晰的行動。

日計劃

也可以用待辦單，也可以做日計劃。首先確定每天的重要事項，把一天的工作安排排好優(yōu)先的順序，然后完成排序第一的工作。為了確保計劃能一絲不茍地完成，務(wù)必將計劃寫下來，一份書面的每日計劃是你必備的工具，有了它就可以控制你的時間，能使你拒絕干擾。

周計劃

要使你的日計劃成為一個有效快速的過程，一般情況日計劃要遵守周計劃。因為一般重要的事項不是一天可以完成的，是一個連續(xù)的過程，周計劃是一個比較合適的時間計劃。同時，事情變化得比較快，你不可能預(yù)先定出來一個詳細(xì)的月計劃。

月計劃

月計劃提供一種宏觀的視野，會使周計劃更加有效。一般包括下一個月的重要事項，是一項較為長期的計劃。

你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（一）？

工作效率低、辦事拖拉；時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭；工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次；經(jīng)常被、不速之客干擾；上班時間不緊湊，晚上加班干；你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（二）？

什么事情都認(rèn)為自己做才好；沒有目標(biāo)，沒有計劃，人云亦云；零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間；沒有時間安排表，由別人來安排；不會休息、不會娛樂、沒有空閑。

必須養(yǎng)成的好習(xí)慣（二）

在固定的時間里處理往來的函件；

盡量將無用的文件處理掉；能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂；

除非萬不得已才召開會議；常年使用工作效率手冊。時間管理的技巧

時間管理的技巧之一

時間管理的技巧之二時間管理的技巧之三消除干擾據(jù)統(tǒng)計，干擾是時間管理最大的殺手之一，許多經(jīng)理人也認(rèn)為常占去他們大量的時間。

消除不速之客

不速之客--泛指未經(jīng)預(yù)約的訪客，主要來源為屬下員工，其次是同一階層的同事，再其次是組織以外的人士。為有效地應(yīng)付不速之客的干擾，秘書人員的協(xié)助幾乎是不可或缺的。

消除不速之客的有效途徑

由秘書全權(quán)安排約會事宜，或至少授權(quán)；秘書對約會事宜作初步安排；規(guī)定接見部屬的時間；在辦公室外接見外界不速之客；站立會客；讓秘書控制會談時間。

應(yīng)付意外事件

火車、飛機、公共汽車、輪船等依時間表運行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時間，是很明智的。

有效計劃

絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費1小時，在實施計劃中就可能節(jié)省3-4小時，并會得到更好的結(jié)果。如果你沒有認(rèn)真作計劃，那么實際上你正計劃著失敗。

當(dāng)日事當(dāng)日畢

清人文嘉有著名的《今日歌》：“今日復(fù)今日，今日何其少？今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日詩》，努力請從今日始。”

出差期間的時間利用

評估需要；

出差前的準(zhǔn)備工作；出差中要做的。

授權(quán)

授權(quán)可減輕本人工作負(fù)擔(dān)，提高下屬積極性。中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能力和知識水平。

保持辦公室整潔

保持整潔能夠提升我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴(yán)。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經(jīng)手一次，經(jīng)手五、六次才完成就很浪費時間，盡可能一次就把它做完，凡事若能預(yù)先準(zhǔn)備，才能有效地掌握時間。

優(yōu)化文件處理流程

投擲。

轉(zhuǎn)手。

行動。歸檔。

克服拖延的習(xí)慣

拖延必然要付出更大的代價。