廣三監(jiān)理檔案工作總結

PAGEPAGE1廣三高速公路擴建工程監(jiān)理檔案工作匯報廣東華路交通科技有限公司及佛山市盛建公路工程監(jiān)理有限公司聯(lián)合體二零一四年一月目錄一、 工程概況 2二、 總監(jiān)辦檔案管理概況 4三、 檔案控制措施、收集標準和依據(jù) 6四、 文件材料的形成、收集、整理、編目與歸檔情況 10五、 檔案工作中遇到問題和解決措施 13六、 對施工單位檔案的審核情況 15七、 檔案管理工作體會 16工程概況廣三高速公路東起于廣佛高速雅瑤立交，西至三水布心接G321國道，是珠三角連接粵西北和廣西的重要通道。原有公路主線標準橫斷面為雙向4車道，公路標準斷面共寬24.5m。本次擴建采用以原路基為主體進行左右兩側(cè)拼接加寬，由雙向4車道擴建為雙向8車道，加寬后公路標準斷面共寬為41m，起點樁號為K3+000.000，終點樁號為K33+528.953，止于三水森林公園南門接廣賀高速公路，路線長28.53Km，概算總投資18億元。本項目共設一個施工監(jiān)理合同段，路基橋涵工程共設10個施工標段，路面工程、機電工程、交通安全設施工程、綠化工程、生態(tài)綠化景觀林帶建設工程各設1個施工標段，共計15個施工單位。本項目于2009年8月1日正式開工，其中路基橋涵S02及S07合同段于2012年11月2日順利通過交工驗收，路基橋涵S01、S03、S04、S05、S06、S08、S10合同段于2012年12月26日通過交工驗收，路基橋涵S09、路面、機電、綠化、景觀合同段于2013年1月30日通過交工驗收。各參建單位具體如下：（1）建設單位：佛山廣三高速公路有限公司（2）設計單位：上海市政工程設計研究總院江蘇省交通規(guī)劃設計院有限公司（3）監(jiān)理單位：廣東華路交通科技有限公司及佛山市盛建公路工程監(jiān)理有限公司聯(lián)合體（4）各標施工單位、起至樁號及工程造價如下表所示：標段樁號工程造價(元)施工單位名稱S01K3+000～K4+80055096858中國第四冶金建設有限責任公司S02K4+800～K6+30068744363中鐵七局集團第三工程有限公司S03K6+300～K9+00095185511中國中鐵股份有限公司S04K9+000～K14+00062504216江西省路橋工程集團有限公司S05K14+000～K17+00056411368湖北天浩公路工程有限公司S06K19+000～K22+10048944592廣東冠粵路橋有限公司S07K22+100～K25+72086947186廣東晶通公路工程建設集團有限公司S08K25+720～K29+753.35079518642江西贛北公路工程有限公司S09K29+753.350～K31+20058004747朔州路橋建設有限責任公司S10K31+200～K33+528.95362008218浙江八詠公路工程有限公司路面標K3+000～K33+538.953299637946廣東筑波路橋工程有限公司交安標K3+000～K33+538.95358498778湖北省路橋集團有限公司機電標K3+000～K33+538.95338763165北京公科飛達交通工程發(fā)展有限公司綠化標K3+000～K33+538.9532585198河南鑫怡園林工程有限公司生態(tài)綠化景觀林帶建設工程K3+000～K33+538.95310291194廣東中綠園林集團有限公司總監(jiān)辦檔案管理概況在工程開工前，本辦根據(jù)《關于印發(fā)廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案管理辦法的通知》（粵交辦[2012]406號）、《佛山市公路建設項目檔案工作指南》（2008版）等規(guī)章制度和文件精神，并結合廣三高速公路擴建工程的項目特點，制訂了《廣三高速公路擴建工程檔案管理制度》和《檔案室人員崗位職責》等規(guī)章制度，要求各部門和監(jiān)理人員高度重視檔案管理工作，并將各項檔案規(guī)章制度、措施和工作等落實到位。在施工過程中，本辦組織各施工單位積極參加廣東省、佛山市質(zhì)監(jiān)站和管理處召開的各類檔案培訓，并主持召開了質(zhì)量檢測資料培訓、竣工檔案資料學習會議等，通過參加培訓和學習，有力提高了各檔案人員的業(yè)務水平，為竣工資料的整理奠定了良好的基礎。總監(jiān)、高監(jiān)定期或不定期地經(jīng)常性組織檢查本辦和各施工單位的各類資料收集和整理情況，并將相關檢查情況進行通報，通過不斷地努力和改進，本項目的檔案工作水平有了顯著提升。在技術資料形成過程中，我們堅持施工和資料同步的原則，并根據(jù)項目特點，制訂了《廣三高速公路擴建工程路基橋涵施工主要分項工程的檢測項目及其使用的質(zhì)檢表格一覽表》等規(guī)章制度和提出了各分項工程資料的具體填寫要求，提前完成各項資料填寫技術交底，并要求相關監(jiān)理人員和施工人員在施工過程中如實填寫，書寫字跡工整、頁面整潔、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、簽字及時完善以保證其內(nèi)在質(zhì)量和準確性、及時性、系統(tǒng)性，并及時進行收集和整理歸類。在現(xiàn)場施工完成后，本辦根據(jù)交通運輸部印發(fā)的《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，結合本項目實際情況，制定和印發(fā)了《廣三高速公路擴建工程施工與監(jiān)理文件材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》，有力地指導和規(guī)范了本項目各施工單位和監(jiān)理單位的文件材料編制整理及立卷歸檔工作，并要求施工單位配備足夠數(shù)量、有經(jīng)驗、有能力的檔案人員，確保本項目的檔案工作能按時、順利和嚴格按照相關要求完成?，F(xiàn)本辦和各施工標段的竣工歸檔資料已基本編制完成?？偙O(jiān)辦根據(jù)所監(jiān)理標段及工作要求，設立了工程部、合同部、中心試驗室及綜合辦公室，并設立了2個高級駐地辦，總監(jiān)理工程師為檔案管理第一責任人，全面負責和協(xié)調(diào)檔案工作事宜，各部室及高級駐地監(jiān)理工程師為部門檔案管理負責人，總監(jiān)辦設立2個專職檔案管理員，各部室及駐地辦設立了兼職檔案管理員，并明確了檔案管理員的職責與權限。各附屬工程檔案管理，由相關的專業(yè)監(jiān)理工程師負責及整理歸檔?？偙O(jiān)辦的檔案資料框架體系如下圖所示：總監(jiān)理總監(jiān)理工程師中心試驗室檔案員工程部檔案員合同部檔案員總監(jiān)辦檔案資料室綜合部檔案員駐地辦檔案員根據(jù)監(jiān)理合同和檔案管理工作要求，總監(jiān)辦配置了6臺電腦、3臺照相機、1臺攝像機、1臺掃描儀、4臺打印機及2臺復印機等作為檔案工作專用設備，其余各項設備配置等都能滿足檔案工作的實際需求，為檔案工作的順利開展墊下了有力的硬件基礎。 檔案控制措施、收集標準和依據(jù)為規(guī)范本項目施工單位和監(jiān)理單位的文件材料編制整理及立卷歸檔工作，本辦根據(jù)交通運輸部及廣東省交通運輸廳有關文件精神，結合廣三高速公路擴建工程施工及監(jiān)理工作實際，編制了《廣三高速公路擴建工程施工與監(jiān)理文件材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》（建議稿），于2012年5月11日呈報給管理處審批。2012年6月1日，管理處批復了本辦編制的建議稿。根據(jù)管理處在批復文件中提出的要求，本辦對建議稿進行了認真修改，編制完成了《廣三高速公路擴建工程施工與監(jiān)理文件材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》，本辦于2012年6月15日將該辦法印發(fā)給了各施工單位，要求其在文件材料編制整理及立卷歸檔工作中執(zhí)行。一、檔案控制措施建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，建設工程檔案直接反映建設工程質(zhì)量的好壞，建設工程檔案質(zhì)量符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，且滿足業(yè)主的實際需要。本辦采取做好建設項目檔案管理工作的控制措施具體如下：1、各級領導要高度重視建設項目檔案工作。本項目檔案管理工作由管理處統(tǒng)一領導，本辦配合落實相關檔案工作，要求各合同段的總工負責檔案工作。管理處根據(jù)本項目實際情況，采取了有效措施，與工程建設同步管理，確保本項目檔案完整、準確和系統(tǒng)。工程項目從立項開始，業(yè)主領導就指定了專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。2、加強對建設項目檔案工作的組織領導。本辦與2011年7月15日印發(fā)了《關于要求各合同段項目經(jīng)理部組建竣工資料整理工作小組的通知》，要求各合同段成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網(wǎng)絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。要求各施工單位要制定檔案工作計劃和檔案管理網(wǎng)絡，建立檔案管理制度，切實做好文件材料的形成、收集、整理及歸檔工作。要求各施工單位配備具有公路工程及相關專業(yè)學歷或技術職稱、能夠適應項目檔案管理工作的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性，同時提供檔案管理所需的經(jīng)費、設備和場地等條件。3、定期召開建設項目檔案工作會議和培訓。通過管理處對建設項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。本辦定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。為了做好廣三高速公路竣工資料整理歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化，本辦協(xié)同管理處在2011年7月29日舉辦了竣工資料整理歸檔專業(yè)知識培訓班，在2011年8月30日對各施工合同段進行了質(zhì)量檢測資料培訓等，通過各類形式的培訓，顯著提高了檔案人員的業(yè)務水平，提升了本項目檔案工作的質(zhì)量。4、堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。5、加強建設項目檔案管理制度建設。本辦制定了《廣三高速公路擴建工程檔案管理制度》和《檔案室人員崗位職責》等規(guī)章制度，要求各部門和檔案工作人員高度重視檔案管理工作，本辦定期對自身和各施工單位進行檢查，確保相關規(guī)章制度能落實到位。二、總監(jiān)辦檔案的收集標準和依據(jù)對于本項目工程檔案的收集,本辦要求達到《關于印發(fā)公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》(交辦發(fā)[2010]382號)、《關于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》(交公路發(fā)2010]65號)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T-11822-2008)的規(guī)定,分類科學,組卷合理,保持卷內(nèi)文件材料排列的合理有序。公路工程檔案資料的收集,嚴格依據(jù)竣交工驗收辦法,逐項排查,確保過程中產(chǎn)生的資料不遺漏。歸檔嚴格按照交辦發(fā)[2010]382號文執(zhí)行。哪些文件應該存檔,哪些文件不需存檔,文件資料的排序,嚴格按照辦法,按照施工工序的過程進行排序。案卷的構成則根據(jù)科學技術檔案構成的一般要求進行操作,確保所有參建單位統(tǒng)一規(guī)范,統(tǒng)一辦法。本項目并嚴格依照和執(zhí)行《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（JTGF80/1-2004）、《關于印發(fā)廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案管理辦法的通知》（粵交辦[2012]406號）、《佛山市公路建設項目檔案工作指南》（2008版）和《關于印發(fā)廣三高速公路擴建工程施工與監(jiān)理文件材料編制整理及立卷歸檔實施辦法的通知》（廣三擴建監(jiān)[2012]093號）等?？偙O(jiān)辦文件材料的形成、收集、整理、編目與歸檔情況本項目文件材料的形成與收集工作，按照“誰形成誰負責”的原則。具體收集范圍及整理單位按《廣東省公路建設項目文件材料歸檔范圍、保管期限及分類表》執(zhí)行。各參建單位要做到文件材料的形成與收集工作與項目建設同步實施。各有關單位要按照建設項目建設程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預立卷工作。在本項目建設過程中，管理處和本辦結合項目進度，對文件材料的形成與收集情況進行檢查指導。收集的文件材料應為原件，其中，供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復印件的，須在復印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存。收集歸檔的文件材料應能全面、準確反映工程建設的實際過程。其中勘測及測量基礎資料，施工、試驗和檢查記錄應是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存，表單填寫內(nèi)容規(guī)范，相關簽署手續(xù)完備，且為相關責任人親筆簽名。文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，格式基本統(tǒng)一，小于A4規(guī)格的出廠證明、材質(zhì)合格證等應粘貼在A4紙上;應使用不易褪色的書寫材料，禁止使用紅色墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等書寫或繪制；復印、打印文件及照片的字跡、線條應清晰并符合耐久性要求；使用熱敏材料形成的文件，應復印保存。聲像檔案：施工聲像檔案應從施工過程（隱蔽工程、關鍵工序、橋梁等結構物重點部位等）進行收集；監(jiān)理聲像檔案從項目質(zhì)量的監(jiān)理角度方面進行收集。數(shù)碼照片記錄在不可擦寫光盤上保存，同時還須沖印出6英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔；照片檔案的整理應符合國家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）要求。本項目監(jiān)理單位的文件材料由總監(jiān)辦負責進行組卷。監(jiān)理活動中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件、費用控制文件分別整理組卷。平行試驗及獨立抽檢的文件材料按施工合同段分別進行整理組卷。監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理日志、計量支付報表、監(jiān)理指令及監(jiān)理指令處理結果按施工。本項目檔案檔號采用如下格式：三級屬類代字二級屬類代字大類代字案卷順序號一級屬類代字三級屬類代字二級屬類代字大類代字案卷順序號一級屬類代字（1）G表示建設單位檔案分類中公路建設項目大類代字。（2）一級屬類代字：表示本項目是佛山廣三高速公路有限公司在此建設期間的第1個項目。（3）二級屬類代字：按《廣東省公路建設項目文件材料歸檔范圍、保管期限及分類表》進行分類。1表示立項審批文件；2表示設計基礎文件；3表示設計文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示監(jiān)理文件；7表示竣工文件；8表示科研項目文件。（4）三級屬類代字：本項目統(tǒng)一編寫的參建單位代號，只存在于施工文件類。S01合同段的代號為1，S02合同段的代號為2，S03合同段的代號為3，S04合同段的代號為4，S05合同段的代號為5，S06合同段的代號為6，S07合同段的代號為7，S08合同段的代號為8，S09合同段的代號為9，S10合同段的代號為10，路面合同段的代號為11，交安標的代號為12，機電標的代號為13，綠化標的代號為14，房建標的代號為15。因本項目只有一個監(jiān)理標，所以監(jiān)理文件沒有三級屬類代字?？偙O(jiān)辦工程檔案包括工程管理文件、原材料質(zhì)量保證文件、配合比設計驗證文件、各合同段、單位、分部、分項工程評定資料及監(jiān)理日志、巡視記錄、抽檢記錄、工程照片、電子文件等?，F(xiàn)已共形成檔案619卷，相片3冊，電子文檔1份，達到了資料預立卷驗收標準。本辦監(jiān)理資料在廣州市泰極信息科技有限公司的指導下，經(jīng)過組卷、卷內(nèi)目錄和分類目錄填寫，達到了檔案移交的要求。經(jīng)業(yè)主嚴格審查，資料收集規(guī)范、評定準確、簽字齊全，符合《竣工文件編制辦法》的要求。檔案工作中遇到問題和解決措施在廣三高速公路擴建工程的檔案工作中，本辦遇到了一些問題，經(jīng)過全體檔案工作人員的努力和各監(jiān)理人員的配合，本辦針對各問題采取了針對性和行之有效的改進措施，逐一解決了這些過程中的問題，達到了較為理想的效果，順利完成了總監(jiān)辦文件材料等的歸檔工作。具體問題和解決措施有以下方面：1、現(xiàn)場監(jiān)理與中心試驗室對工程質(zhì)量抽檢的對象不一致。項目初期，部分標段的現(xiàn)場監(jiān)理對工程實體的抽檢對象往往與中心試驗室的檢測對象不一致，如現(xiàn)場監(jiān)理人員對某座橋的4#A立柱進行了鋼筋和模板等質(zhì)量進行了抽檢，并形成了相關監(jiān)理抽檢質(zhì)量；然而中心實驗室卻未對該立柱進行砼抗壓強度檢測，而是對4#B立柱進行了檢測，且形成了其砼抗壓強度報告，導致未能形成一根立柱的完整的評定資料。為解決此問題，總監(jiān)辦要求現(xiàn)場監(jiān)理人員與中心試驗室加強溝通，對工程實體質(zhì)量抽檢進行統(tǒng)一且詳細的規(guī)劃，確?，F(xiàn)場監(jiān)理抽檢和試驗檢測對象一致，要求現(xiàn)場監(jiān)理提前告知中心試驗室其準備抽檢對象，中心試驗室做好相對應的試驗檢測工作，并及時將檢測報告反饋給現(xiàn)場監(jiān)理。在總監(jiān)、高監(jiān)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，抽檢對象不一致的問題得到了較好的解決。2、部分標段使用的質(zhì)量檢測表格和樣式不一致。本項目采用《佛山市公路建設項目檔案工作指南》（2008版）附件內(nèi)的表格記錄工程檢測數(shù)據(jù)和進行質(zhì)量評定，但存在部分標段卻未能正確該套表格，使得標段間的質(zhì)檢資料內(nèi)容不一致或缺失的現(xiàn)象，另外因該套表格未能涵蓋本項目整個工程的檢測項目，使得部分分項工程無相應的使用表格。為解決表格不統(tǒng)一的問題，本辦工程部制訂了《廣三高速公路擴建工程路基橋涵施工主要分項工程的檢測項目及其使用的質(zhì)檢表格一覽表》，并對施工單位的相關資料人員進行了指導和培訓，通過各方面的努力，各標段形成的質(zhì)檢資料所使用的表格和樣式基本一致。為解決某些分項工程無相配套表格的問題，本辦通過聯(lián)系和學習相鄰工程（如廣清高速）的先進做法，并結合實際情況，制訂了適合本項目特點的表格，且經(jīng)過佛山市質(zhì)監(jiān)站的批準使用，使得各分項工程都有相對應的質(zhì)檢表格。對施工單位檔案的審核情況經(jīng)過總監(jiān)辦的認真審核，各施工單位檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量情況如下：(1)檔案文件的內(nèi)容符合實際、準確性要求，記錄基本反映了工程建設實際情況。(2)檔案文字字跡清楚、圖表清晰整潔、簽字蓋章手續(xù)基本齊全。(3)竣工圖完整、圖樣清晰，圖幅符合標準，反映了工程形象面貌，做到圖物相符；簽字手續(xù)基