辦公自動(dòng)化基本知識(shí)

第1章辦公自動(dòng)化根本知識(shí)《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》本章目錄1.1辦公自動(dòng)化概述1.2辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介1.3辦公信息系統(tǒng)的平安與保密1.1辦公自動(dòng)化概述

1.1.1辦公自動(dòng)化含義與作用11.1.2辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次21.1.3辦公自動(dòng)化的兩種模式31.1.4辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程41.1.5辦公自動(dòng)化人員的技能要求5《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.1.1辦公自動(dòng)化含義與作用

1．辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一局部辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以到達(dá)既定〔即經(jīng)濟(jì)、政治、軍事或其它方面的〕目標(biāo)?！掇k公自動(dòng)化實(shí)例教程》實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量。

實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化。2．辦公自動(dòng)化的作用1.1.2辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次

1．事務(wù)處理型2．管理控制型3.

輔助決策型《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.1.3辦公自動(dòng)化的兩種模式

1.個(gè)人辦公自動(dòng)化個(gè)人辦公自動(dòng)化指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容?！掇k公自動(dòng)化實(shí)例教程》2．群體辦公自動(dòng)化群體辦公自動(dòng)化用來支持群體間的動(dòng)態(tài)協(xié)同辦公，一般是指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。

1.1.4辦公自動(dòng)化的開展歷程1．辦公自動(dòng)化的起源2．辦公自動(dòng)化的開展現(xiàn)狀3．辦公自動(dòng)化的開展趨勢《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公效勞無人化辦公業(yè)務(wù)集成化辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化1.1.5辦公自動(dòng)化人員的技能要求

《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》信息檢索文稿處理表格繪制數(shù)據(jù)處理圖表創(chuàng)立幻燈片制作文件共享網(wǎng)絡(luò)發(fā)布辦公設(shè)備應(yīng)用1.2辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介

1.2.1辦公信息系統(tǒng)的含義11.2.2辦公信息系統(tǒng)的組成21.2.3辦公信息系統(tǒng)的類型31.2.4辦公信息系統(tǒng)的功能4《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.2.1辦公信息系統(tǒng)的含義

在2000年11月召開的辦公自動(dòng)化國際學(xué)業(yè)術(shù)研討會(huì)上，專家們建議將辦公自動(dòng)化更名為辦公信息系統(tǒng)〔OfficeInformationSystems，簡稱OIS〕，認(rèn)為：OIS是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人—機(jī)信息系統(tǒng)?！掇k公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.2.2辦公信息系統(tǒng)的組成

1．辦公人員2．辦公信息3．辦公流程4．辦公設(shè)備《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.2.3辦公信息系統(tǒng)的類型

《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》政府型事業(yè)型企業(yè)型經(jīng)營型專業(yè)型案例型控制型事務(wù)型1.2.4辦公信息系統(tǒng)的功能

《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1．辦公信息系統(tǒng)的根本功能從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的根本功能包括八個(gè)方面:公文管理、會(huì)議管理、部門事務(wù)處理、個(gè)人辦公管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、文檔資料管理、人員權(quán)限管理、業(yè)務(wù)信息管理。2．辦公信息系統(tǒng)的功能框架3．網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個(gè)完整的OIS應(yīng)具有七個(gè)方面的集成化功能：建立內(nèi)部通信平臺(tái)、建立信息發(fā)布平臺(tái)、工作流程自動(dòng)化、文檔管理自動(dòng)化、輔助辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)信息集成、實(shí)現(xiàn)分布式辦公。1.3辦公信息系統(tǒng)的平安與保密1.3.1辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義11.3.2辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素21.3.3辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理31.3.4辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法41.3.5辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案5《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.1辦公信息系統(tǒng)平安與保密的含義在辦公信息系統(tǒng)中，平安是指為防止有意或無意的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，防止企業(yè)遭受損失所采取的措施，包括硬件平安、軟件平安、數(shù)據(jù)平安和運(yùn)行平安；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.2辦公信息系統(tǒng)平安與保密的影響因素1．人為因素

人為因素是指系統(tǒng)運(yùn)行中由人的行為造成的不利因素。2．自然因素

自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對OIS的不利因素，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這一類因素的危害主要是針對系統(tǒng)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、通信線路等的。3．技術(shù)因素

《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》

物理方面軟件方面數(shù)據(jù)方面1.3.3辦公信息系統(tǒng)平安與保密的制度管理為確保辦公信息系統(tǒng)的平安，在系統(tǒng)平安和保密控制方面應(yīng)采取以下具體管理制度。(1)建立計(jì)算機(jī)管理和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，制定系統(tǒng)平安目標(biāo)和具體的管理制度。(2)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的關(guān)鍵場所，如主機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)據(jù)介質(zhì)庫房和終端室，應(yīng)視不同情況進(jìn)行平安保護(hù)，重要部位應(yīng)安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)。(3)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)啟用前進(jìn)行平安性檢查，重要部門的計(jì)算機(jī)在啟用前要報(bào)請有關(guān)部門進(jìn)行平安保密檢查，如有否計(jì)算機(jī)病毒或邏輯炸彈等非法程序侵入等。(4)執(zhí)行主要任務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)該做到專機(jī)、專盤、專用；重要數(shù)據(jù)應(yīng)定時(shí)、及時(shí)備份。《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.3辦公信息系統(tǒng)平安與保密的制度管理(5)采用口令識(shí)別、分級授權(quán)、存取控制等成熟的平安技術(shù)。(6)進(jìn)行平安審計(jì)，掌握非法用戶訪問或合法用戶的非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問題，及時(shí)制止非法活動(dòng)或者對剛出現(xiàn)的問題采取補(bǔ)救措施。(7)禁止使用來歷不明的磁盤，嚴(yán)禁玩游戲；慎重使用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來歷不明的電子郵件不要隨便查閱。(8)完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理與系統(tǒng)維護(hù)，做好數(shù)據(jù)的備份及備份的保管工作。(9)敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專人保管?！掇k公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.4辦公信息系統(tǒng)平安與保密的技術(shù)方法1．用戶認(rèn)證技術(shù)2．平安監(jiān)視技術(shù)3．“防火墻〞技術(shù)4．終端識(shí)別技術(shù)5．平安加權(quán)技術(shù)6．反病毒技術(shù)7．?dāng)?shù)據(jù)加密技術(shù)8．?dāng)?shù)字簽名技術(shù)9．用戶的自我保護(hù)《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.5辦公信息系統(tǒng)平安與保密的對策方案為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的平安，一般平安要求不太高的單位采用的辦公信息系統(tǒng)平安措施主要有：〔1〕加強(qiáng)系統(tǒng)平安的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息系統(tǒng)平安和保密管理制度；對有關(guān)涉秘人員，要簽訂保密協(xié)議；對全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進(jìn)行平安知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)；加強(qiáng)系統(tǒng)使用人員的平安意識(shí)，培養(yǎng)他們數(shù)據(jù)備份、信息保護(hù)、平安防范的根本能力?！?〕直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的平安控制機(jī)制，對用戶權(quán)限進(jìn)行控制和管理〔例如對Windows系統(tǒng)設(shè)計(jì)開機(jī)密碼，為應(yīng)用程序設(shè)計(jì)用戶權(quán)限和用戶密碼、對涉秘核心人員的《辦公自動(dòng)化實(shí)例教程》1.3.5辦公信息系統(tǒng)平安與保密