《秘書基礎》課件-第三章 信息與秘書工作2

第三章信息與秘書工作

02第二節(jié)秘書信息工作的特點、原則和要求明確:（1）針對性（2）綜合性（3）時效性（4）經常性一、秘書信息工作的特點特點秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內容：（1）結合業(yè)務

即注意信息工作的專業(yè)性（2）圍繞中心

即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行（3）針對問題

即按領導的指示、意圖，進行專題調查2．秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、

經常性的具體內容分別是什么？秘書信息工作的綜合性：領導決策，擬定計劃，制定措施，大都需要帶有全局性或綜合性的信息。而且，領導層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信息不是多種信息的堆砌拼湊，而是將多種有用的信息融合成一個有機整體。提供綜合性的信息服務，一般由秘書部門承擔，或由秘書部門組織有關部門共同完成。

秘書信息工作的時效性：秘書信息工作要特別注意時效性。時效性有及時性和適時性兩種形式。所謂及時性，即強調信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時性，即講究提供信息要選擇最佳時機。

秘書信息工作經常性這個特點，主要體現在起草文件和撰制各種文字材料上，還包括現在已廣泛使用的網上電子郵件。秘書信息工作的原則主要有三條：二、秘書信息工作的原則有哪幾條？具體內容分別是什么？1．追蹤原則：決策方案在實施過程中，必然會出現主客體狀況的變化，秘書人員應及時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機構和決策者準確掌握情況，及時調整、修訂、完善決策方案。2．超前原則：秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的：第一，任何信息總是產生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后，再快的信息，也有滯后性；第二，領導必須有所預見，走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間，爭主動，超前收集信息，向領導提供"預測性"信息。如果凡事總是事后了解，提供"馬后炮"信息，那就作用甚微。3．選優(yōu)原則：客觀上說，凡是信息都是有用的。但秘書必須針對工作需要，利用信息分類標準，對所接觸的信息，迅速準確地加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無效信息，哪些是干擾信息，從而對信息選優(yōu)。1．準確：即信息的內容要準確無誤，真實可靠。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統(tǒng)一。如實反映情況，才能保證各級領導機關及決策者依據真實的、準確的信息作出恰當的判斷和科學決策。如果信息不準，必然會給領導工作造成失誤。因此，準確，應是秘書信息工作的靈魂。2．及時：即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。社會主義市場經濟對秘書信息工作的時效性提出了更高的要求，不僅信息傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。如果信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重損失。3．全面：即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

三、秘書信息工作的要求這節(jié)課我們主要學習了秘書信息工作的特點、原則和要求。秘書信息工作有四大特點，即針對性、綜合性、時效性和經常性；秘書信息工作的原則包括追蹤原則、超前原則和選優(yōu)原則；秘書信息工作的基本要求是"準確、及時、全面、適用"。

課堂小結某公司王秘書從媒體上獲知我國數處發(fā)生森林大火的信息，預測我國木材、紙張將大幅漲價，便建議公司大批購進紙張庫存起來，不久公司贏利10萬元。其后，他了解到在一次全國訂貨會上，傳出機電產品從過去供不應求轉到了供過于求的市場信息，于是建議公司加速銷售庫存機電產品，并對該類商品實行限購方針。此舉使公司加速了資金周轉，提高了經濟效益。王秘書也被員工們稱為"神算子"。

課后練習參考答案：

信息是企業(yè)的命脈之一，這就要求企業(yè)秘書必須具有對信息的特殊敏感性，善于通過各種渠道發(fā)現有價值的信息，并能敏銳地掂量出它的重要意義，及時捕捉，向領導提供"預測性"信息。以上案例中的王秘書之所以被員工們稱為"神算子"，是因為他在實際工作中處處留心有價值的信息，并及時向公司提出建議，從而讓信息產生了巨大的經濟效益。

王秘書的這種對信息的超前預測，從秘書信息工作的特點來說，具有針對性和時效性；從秘書信息工作的原則來看，他把握了超前原則和選優(yōu)