檔案管查詢管理制度

檔案管理查詢制度一、制度背景檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。為有效管理和利用企業(yè)檔案，保障企業(yè)信息資產(chǎn)的安全與可追溯性，規(guī)范檔案查詢行為，特制訂本制度。二、制度目的本制度旨在通過(guò)規(guī)范檔案查詢行為、建立完善的查詢管理流程、確保檔案查詢的安全和可控性、提供充分的查詢支持，以提升公司檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，落實(shí)檔案管理職責(zé)，促進(jìn)信息資源的有效利用與價(jià)值提升。三、主要內(nèi)容1、查詢權(quán)限只有被授權(quán)的人員可以進(jìn)行檔案查詢，相關(guān)人員需經(jīng)過(guò)授權(quán)并通過(guò)認(rèn)證方可使用查詢系統(tǒng)，查詢結(jié)果僅限于授權(quán)范圍內(nèi)瀏覽；查詢權(quán)限分類，一般員工只能查看與工作、業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案資料，如需查詢其他檔案資料需經(jīng)過(guò)上級(jí)部門批準(zhǔn)并授權(quán)。2、查詢流程申請(qǐng)階段：查詢?nèi)藛T通過(guò)預(yù)設(shè)途徑（如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)）提交查詢申請(qǐng)并說(shuō)明查詢目的和資料范圍；審批階段：相關(guān)管理人員對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行審批，并審查查詢申請(qǐng)的合法性，審批通過(guò)則通知查詢?nèi)藛T進(jìn)行查詢，否則通知查詢?nèi)藛T查詢失敗原因；查詢階段：查詢?nèi)藛T按照查詢授權(quán)方式進(jìn)行查詢，并記錄查詢結(jié)果；查詢結(jié)果和資料保存階段：查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行截圖和保存，并將查詢結(jié)果和查詢資料按照公司檔案管理制度存入檔案庫(kù)。3、查詢范圍查詢范圍應(yīng)準(zhǔn)確明確，設(shè)置查詢范圍、查詢資料以及查詢條件，嚴(yán)禁查詢未授權(quán)資料。查詢范圍應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整，不可超出授權(quán)查詢范圍，查詢細(xì)節(jié)應(yīng)以保密為優(yōu)先原則。4、安全保障為確保檔案查詢的安全性，查詢管理保障應(yīng)具備以下內(nèi)容：檔案庫(kù)存放設(shè)備應(yīng)當(dāng)實(shí)施安全保障，包括安防防范、設(shè)備接入認(rèn)證、身份驗(yàn)證、設(shè)備安全管控等；查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)認(rèn)證；查詢管理應(yīng)當(dāng)記錄查詢?nèi)藛T的查詢流程及結(jié)果。5、查詢管理和維護(hù)檔案查詢管理人員應(yīng)當(dāng)維護(hù)好查詢?cè)O(shè)備，確保設(shè)備的正常使用和存儲(chǔ)安全；查詢管理人員需要定期進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和查詢功能的通暢性；查詢管理人員應(yīng)當(dāng)保證查詢管理流程的規(guī)范性和查詢結(jié)果的真實(shí)性，對(duì)查詢中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決和處理。四、制度執(zhí)行本制度的制定、修改、解釋及執(zhí)行均由公司檔案管理專員主導(dǎo)、執(zhí)行。五、違規(guī)處理對(duì)查詢工作中的違規(guī)行為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于口頭警告、書面警告、經(jīng)濟(jì)處罰等，嚴(yán)重者應(yīng)當(dāng)追究其相關(guān)責(zé)任并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)查詢管理人員在查詢工作中的違規(guī)行為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)處理，相關(guān)人員