某集團大宗采購工作指南

PAGEPAGE1物美集團大宗采購工作指南說明：大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1％或全年采購金額超過2000萬人民幣的品項。目的建立和執(zhí)行這個制度是為了建設物美集團高水平的采購環(huán)境，提高供應商的素質和供貨質量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質量意外事故，同時可以降低采購本錢，防止采購中的徇私舞弊。但對象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達能、帕爾瑪特這樣物美沒有議價能力的供應商，可能也不能采取這套工作指南。這套工作指南的特點是在制度管理部設置第三方詢價〔至少需兩人〕和大宗采購監(jiān)督員〔至少需三人，其中一人負責監(jiān)督方案制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點設定；一人負責監(jiān)督過程復核、資料審查；一人負責資料收集、檢驗、鑒別?！彻ぷ髁鞒虉D后備供應商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作標準，數(shù)據(jù)庫管理操作標準銷售模塊訂貨訂單處理操作標準：后備供應商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作標準，數(shù)據(jù)庫管理操作標準銷售模塊訂貨訂單處理操作標準：新品開發(fā)操作標準：新品開發(fā)操作標準：老品補貨老品新合同新品老品補貨老品新合同新品供應商資格認證操作標準：認證方案、認證標準、認證程序、認證方法、認證結果處置、認證表格匯總新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作標準：供應商資格認證操作標準：認證方案、認證標準、認證程序、認證方法、認證結果處置、認證表格匯總新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作標準：第三方詢價模塊庫存充足采購合同作業(yè)操作標準：預算、調查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準、簽約、記帳促銷方案訂貨操作標準：第三方詢價模塊庫存充足采購合同作業(yè)操作標準：預算、調查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準、簽約、記帳促銷方案訂貨操作標準：庫存缺乏庫存缺乏配送模塊配送指令合同執(zhí)行操作標準：時間、數(shù)量、質量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產流程控制、異常預警、汰換、合同修改、追索配送模塊配送指令合同執(zhí)行操作標準：時間、數(shù)量、質量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產流程控制、異常預警、汰換、合同修改、追索預算模塊預算模塊結算支付申請操作標準：結算支付申請操作標準：執(zhí)行模塊執(zhí)行模塊集團信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預算數(shù)據(jù)、結算數(shù)據(jù)集團信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預算數(shù)據(jù)、結算數(shù)據(jù)監(jiān)控模塊監(jiān)控模塊采購流程圖相關各方職責1．集團總裁〔1〕。主持供應商資格認證和大宗采購合同評審，控制會議進程，協(xié)調各種矛盾和沖突。保證工作按既定程序和標準完成。〔2〕。聘請供應商資格認證和大宗采購合同評審的咨詢專家。〔3〕。參考各種信息，形成決議，確定合格供應商，批準大宗采購合同的簽約和執(zhí)行。2．認證委員和評審委員：主要由四個業(yè)態(tài)公司總經理，四個業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團財務部總監(jiān)、集團制度管理部總監(jiān)、集團法律事務部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。根據(jù)咨詢專家調查報告，評價意見，供應商自報材料，第三方詢價報告，其他調查報告和信息，具體工作人員的現(xiàn)場說明，投票決策。3．大宗采購監(jiān)督人員：〔1〕。執(zhí)行和監(jiān)控的關鍵點：供應商認證；合同議價；合同執(zhí)行監(jiān)控?！?〕。執(zhí)行和監(jiān)控的內容：檢查是否按程序完成工作*.供應商認證程序：核實文件、實地調查、資質評估、會審、儲藏、簽約、汰換等等。*.合同議價程序：預算、調查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準、簽約、記帳等等。*.合同執(zhí)行監(jiān)控程序：時間、數(shù)量、質量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產流程控制、異常預警、汰換、合同修改、追索等等。檢查工作標準是否到達*.供應商認證工作標準：規(guī)模、管理、質量、裝備、合作度、價格、能力、競爭力評價等等。*.合同議價工作標準：雙贏，長期合作，附加條件優(yōu)惠，價格理想〔市場平均價〕，其他代價低，風險可控等等*.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標準:完成率，可靠性，異常率等等。檢查預定工作方法是否執(zhí)行，應用的工具是否完整和合格檢查工作是否按時完成*.供應商認證工作時間表*.合同議價工作時間表*.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時間表檢查所附圖、表、單是否標準、完整*.供應商認證所附圖、表、單：*.合同議價所附圖、表、單：*.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單：現(xiàn)場調查供應商現(xiàn)場巡查配送、驗收、質檢、收貨、運輸、庫存等等、4．第三方詢價人員：〔1〕。定期對樣本商品進行市場調查和網絡查詢；〔2〕。協(xié)調各下屬單位采購與銷售在進貨價格上下上的扯皮，以便分清責任，精確考核；〔3〕。為監(jiān)督控制采購合同議價提供依據(jù)；〔4〕。實時掌握競爭對手的經營企圖等等?！?．大宗采購績效考核人員按物美集團績效考核方法進行考核。6．大宗采購咨詢專家主要由物美內部有經驗的采購人員、財務人員和店鋪銷售人員組成，由集團總裁聘請，給一定報酬，定期輪換。主要負責現(xiàn)場調查供應商的資質、規(guī)模、質量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產管理水平、運營管理水平、配送能力、財務狀況等等，并作出個人評價，以供集團決策。程序和方法1．供應商資格認證〔1〕。供應商資格認證準備〔2〕。投寄招標文件〔3〕。檢核投標文件〔4〕。樣品檢驗和評估〔5〕。供應商現(xiàn)場調查〔6〕。供應商資格評估〔7〕。會審〔8〕。投寄供應商入圍通知2．大宗采購合同評審〔1〕。大宗采購合同評審準備〔2〕。供應商報價〔3〕。議價和第三方詢價〔4〕。其他附加條款〔5〕。專家審核〔6〕。會審〔7〕。核實預算價格法律〔8〕。簽約3．大宗采購合同執(zhí)行〔1〕。供貨時間和數(shù)量控制〔2〕。商品質量和衛(wèi)生控制〔3〕。商品價格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項控制〔4〕。運輸、配送、保險、返傭和贊助控制〔5〕。商品促銷方案控制〔6〕。商品生產流程控制〔7〕。異常預警、汰換〔8〕。合同修改〔9〕。退貨和索賠4．大宗采購合同支付〔1〕。單據(jù)核實〔2〕。對帳〔3〕。審核預算第三方詢價質檢〔4〕。傳票〔5〕。劃款主要表單1．供應商資格認證〔1〕。供應商資格認證準備工作清單格式〔2〕。大宗采購招標邀請格式〔3〕。供應商投標文件格式〔4〕。樣品檢驗和評估表格式〔5〕。對供應商現(xiàn)場調查清單格式〔6〕。供應商資格認證評估表格式2．大宗采購合同評審〔1〕。大宗采購合同評審準備工作清單格式〔2〕。大宗采購合同專家審核表格式〔3〕。簽約程序傳票格式〔4〕。大宗采購合同要點為降低工作本錢和磨合本錢，盡量使用物美原來的工作程序和表單，這樣可以盡快的取得成效。附錄：主要表單格式1．供應商資格認證〔1〕。供應商資格認證準備工作清單格式供應商資格認證準備工作清單〔1〕。完成分店鋪商品規(guī)劃〔1〕。完成分店鋪商品規(guī)劃〔2〕。完成新開店鋪方案和商品規(guī)劃〔3〕。完成大宗采購招標方案〔4〕。印刷大宗采購招標邀請書〔5〕。印刷供應商投標書〔6〕。印刷樣品檢驗和評估表〔7〕。印刷供應商現(xiàn)場調查清單〔8〕。印刷供應商資格認證評估表〔9〕。印刷供應商資格認證會審表〔10〕。印刷供應商入圍通知〔2〕。大宗采購招標邀請格式物美集團大宗采購招標邀請書編號;交貨時間：數(shù)量、交貨批次：規(guī)格、包裝：品項：交貨時間：數(shù)量、交貨批次：規(guī)格、包裝：品項：促銷條件：交貨地點：退貨條件：支付條件：支付方式：驗收方法：衛(wèi)生標準：質量標準：促銷條件：交貨地點：退貨條件：支付條件：支付方式：驗收方法：衛(wèi)生標準：質量標準：初審合格招標流程初審合格招標流程供應商提供樣品供應商投標招標邀請供應商提供樣品供應商投標招標邀請對供應商現(xiàn)場調查樣品合格樣品檢驗和評估對供應商現(xiàn)場調查樣品合格樣品檢驗和評估專家評估專家評估發(fā)入圍通知書認證合格供應商資格認證委員會會審發(fā)入圍通知書認證合格供應商資格認證委員會會審進入大宗采購合同談判程序進入大宗采購合同談判程序聯(lián)絡電話：領取投標文件地點截標時間招標時間聯(lián)絡電話：領取投標文件地點截標時間招標時間〔3〕。供應商投標文件格式物美集團大宗采購供應商投標書編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：生產設備清單生產設備清單質量管理體系認證文件質量管理體系認證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務報表衛(wèi)生檢疫證號三年銷售記錄和主要客戶三年財務報表衛(wèi)生檢疫證號產權證明管理制度配送能力產權證明管理制度配送能力品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結算要求等等投標品項品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結算要求等等投標品項促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報價促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報價投標日期保證人電話代理人電話投標人電話投標日期保證人電話代理人電話投標人電話〔4〕。樣品檢驗和評估表格式物美集團大宗采購樣品檢驗和評估表編號：樣品送審公司名稱：公司地址：電話：樣品送審公司名稱：公司地址：電話：平安許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：平安許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：生產許可證：生產工藝：員工人數(shù)：生產工廠：送審品項：生產許可證：生產工藝：員工人數(shù)：生產工廠：送審品項：生產設備清單生產設備清單質量管理體系認證文件質量管理體系認證文件主要客戶保質期衛(wèi)生檢疫證號主要客戶保質期衛(wèi)生檢疫證號檢驗地點、設備、技術檢驗時間送審時間檢驗地點、設備、技術檢驗時間送審時間品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質量、衛(wèi)生、保質期、成分、有毒物質等等檢驗工程結果品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質量、衛(wèi)生、保質期、成分、有毒物質等等檢驗工程結果檢驗結論采購監(jiān)督簽名檢驗員簽名專家評分檢驗結論采購監(jiān)督簽名檢驗員簽名專家評分〔5〕。對供應商現(xiàn)場調查清單格式物美集團大宗采購對供應商現(xiàn)場調查清單編號：核實營業(yè)執(zhí)照〔到當?shù)毓ど叹趾藢崱澈藢崰I業(yè)執(zhí)照〔到當?shù)毓ど叹趾藢崱澈藢嵍悇盏怯涀C〔到當?shù)囟悇站趾藢崱澈藢嵭l(wèi)生許可證〔到當?shù)匦l(wèi)生部門核實〕核實產權證明〔到當?shù)赝恋鼐?、房產局核實，機器設備要求供應商提供原始發(fā)票，到原生產廠家核實?！炽y行存款核實，要求供應商提供每月隨機抽取三天得銀行對帳單，共計十二個月，到銀行核實。應收應付要求供應商提供清單，發(fā)函或電話核實。測試質量控制系統(tǒng)的有效性。測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。檢查原料進貨渠道。10．考察現(xiàn)場管理。11．核實目前主要客戶的真實性。12．抽查管理制度執(zhí)行的有效性。13．評估設備水平、生產能力。14．評估工藝路線和操作方法。15．評估設備、儀器維護水平。16．過去供應其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。17．供應商領導的個人評價,人品、性格;組織能力;方案能力;執(zhí)行能力;控制能力。18．表格a.規(guī)模:.資產及結構，重點是分析資產質量b.負債及結構，重點是分析債權人結構c.生產設備和工藝，重點是分析質量和產能d.員工人數(shù)及結構，重點是分析管理水平e.行業(yè)水平，重點分析競爭力和開展?jié)摿.效益、/銷售收入及結構g.經營狀況、.庫存結構和時間、.周轉率及結構、訂貨量h.管理根底、員工素質i.償債能力j.領導的法律意識調查時間：采購監(jiān)督簽名：復核人簽名：調查人簽名：調查時間：采購監(jiān)督簽名：復核人簽名：調查人簽名：〔6〕。供應商資格認證評估表格式物美集團供應商資格認證評估表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：生產設備生產設備質量管理體系認證文件質量管理體系認證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務報表衛(wèi)生檢疫證號三年銷售記錄和主要客戶三年財務報表衛(wèi)生檢疫證號產權證明管理制度配送能力產權證明管理制度配送能力管理得分總分值5財務情況經營情況評審分數(shù)得分總分值5管理得分總分值5財務情況經營情況評審分數(shù)得分總分值5得分總分值5現(xiàn)場管理得分總分值5現(xiàn)場管理得分總分值5組織制度得分總分值5組織制度得分得分總分值5總分值10供應能力設備規(guī)模、產能過去是否按期供貨得分得分總分值5總分值10供應能力設備規(guī)模、產能過去是否按期供貨得分總分值5工藝、操作技術得分總分值5工藝、操作技術得分總分值20價格價格得分總分值20價格價格得分得分總分值10總分值10進料控制、生產管理質量保證體系質量管理得分得分總分值10總分值10進料控制、生產管理質量保證體系質量管理得分總分值10成品保管運輸?shù)梅挚偡种?0成品保管運輸?shù)梅挚偡种?設備維護得分總分值5設備維護得分總分值5檢查標準評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名得分總分值5檢查標準評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名2．大宗采購合同評審〔1〕。大宗采購合同評審準備工作清單格式大宗采購合同評審準備工作清單〔1〕。完成分店鋪年度預算〔1〕。完成分店鋪年度預算〔2〕。完成新開店鋪方案及其大宗采購方案〔3〕。完成分店鋪大宗采購方案〔4〕。印刷大宗采購制式合同〔5〕。印刷供應商報價書〔6〕。印刷大宗采購合同專家審核表〔7〕。印刷簽約程序傳票〔2〕。大宗采購合同專家審核表格式物美集團大宗采購合同專家審核表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產許可證衛(wèi)生許可證稅務登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產工廠：經營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：合同主要條款摘要同主要條款摘要合同主要條款摘要同主要條款摘要管理水平水平供應能力管理水平水平供應能力衛(wèi)生檢疫證號合作潛力質量管理配送能力合作潛力質量管理配送能力商品條件得分總分值5供貨及時包裝、規(guī)格、品種評審分數(shù)得分總分值10商品條件得分總分值5供貨及時包裝、規(guī)格、品種評審分數(shù)得分總分值10得分總分值5品牌得分總分值5品牌得分總分值5市場份額得分總分值5市場份額得分得分總分值10總分值10質量保證質量保證退貨得分得分總分值10總分值10質量保證質量保證退貨得分總分值5衛(wèi)生保證得分總分值5衛(wèi)生保證得分總分值20價格價格得分總分值20價格價格得分得分總分值5總分值5贊助返傭附加條款得分得分總分值5總分值5贊助返傭附加條款得分總分值5促銷得分總分值5促銷得分總分值10配送得分總分值10配送得分總分值5保險評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名得分總分值5保險評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名〔3〕。簽約程序傳票格式物美集團大宗采購合同簽約程序編號采購金額采購品項供應商名稱合同編號采購金額采購品項供應商名稱合同編號集團總裁意見評估報告意見評審會議意見合同執(zhí)行時間集團總裁意見評估報告意見評審會議意見合同執(zhí)行時間合同主要條款摘要合同主要條款摘要附件清單：對后面所附大宗采購合同是否同意附件清單：對后面所附大宗采購合同是否同意集團制度管理部總監(jiān)：大宗采購監(jiān)督：集團制度管理部總監(jiān)：大宗采購監(jiān)督：第三方詢價：業(yè)態(tài)公司總經理：業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)：集團財務部總監(jiān)：集團法律事務部總監(jiān)：集團財務部總監(jiān)：集團法律事務部總監(jiān)：店鋪代表意見：專家意見：店鋪代表意見：專家意見：督辦人：簽約代表：簽約時間：督辦人：簽約代表：簽約時間：〔4〕。大宗采購合同要點物美集團根據(jù)自己具體情況，對不同的種類的商品，應分別制定制式合同。但大宗采購合同有一些要點要注意：a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應具體，防止使用綜合品名；商品的規(guī)格應規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。b.商品的質量和包裝:合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂〔交〕貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退方法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。c.商品的價格和結算方式:合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定