機(jī)關(guān)檔案管理制度及技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度

PAGE1-電器有限公司質(zhì)量第一—顧客至上—誠實(shí)守信—持續(xù)改進(jìn)一、《綜合檔案室工作職責(zé)》二、《文件材料歸檔制度》三、《檔案庫房管理制度》四、《檔案保密制度》五、《檔案保管制度》六、《檔案查（借）閱制度》七、《檔案利用制度》八、《檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度》綜合檔案室工作職責(zé)1、宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，并努力完成上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。2、制訂和組織實(shí)施機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案的綜合管理水平。3、負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全鎮(zhèn)檔案工作，并負(fù)責(zé)對(duì)鎮(zhèn)屬各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4、負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管本鎮(zhèn)各類檔案及有關(guān)資料。

5、組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；6、嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和機(jī)關(guān)保密制度，組織做好檔案的密級(jí)調(diào)整工作，對(duì)已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。7、開展檔案的開放和利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工具，編寫檔案參考資料。積極開發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。8、維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范和技術(shù)保護(hù)工作；對(duì)損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，將予以處理；對(duì)保護(hù)檔案有功者，將給予表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)。9、負(fù)責(zé)組織機(jī)關(guān)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。10、開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。文件材料歸檔制度根據(jù)《檔案法》和市、區(qū)檔案局關(guān)于檔案立卷歸檔的要求，為及時(shí)、正確地做好本機(jī)關(guān)各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質(zhì)量，特作如下規(guī)定：一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。二、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍：1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料；三、檔案歸檔時(shí)間：1．本機(jī)關(guān)各部門應(yīng)在次年第一個(gè)月按要求把本部門上年應(yīng)歸的文件材料，進(jìn)行清退。然后，由檔案人員按照文件的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案室移交。2．機(jī)關(guān)文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前整理結(jié)束，然后歸檔。四、立卷歸檔要求：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部門文件辦理完畢，應(yīng)將具有保存價(jià)值的來文、復(fù)文，包括領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)的底稿、批示等材料（本機(jī)關(guān)發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文各一式兩份），以及歸檔范圍內(nèi)其它性質(zhì)的歸檔材料，收集齊全，及時(shí)送交辦公室歸檔。外出參加會(huì)議帶回的重要文件，整理一份送檔案室歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。檔案庫房管理制度1、庫房必須保持清潔、門窗堅(jiān)固，并設(shè)有防光、防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施。2、庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆物品、堆積其它雜物，進(jìn)入庫房不準(zhǔn)吸煙。3、非庫房管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)，禁止擅自進(jìn)入庫房翻閱檔案資料。4、做好庫房的溫濕度記錄，及時(shí)采取措施控制和調(diào)節(jié)溫濕度。5、經(jīng)常檢查庫房，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并作好記錄。檔案保密制度1、檔案工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密職責(zé)，嚴(yán)守保密制度，保守黨和國家機(jī)密，并定期進(jìn)行保密制度的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理。2、凡需查閱檔案材料者，均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并在閱檔室內(nèi)查閱。對(duì)密件檔案材料要按照規(guī)定范圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。提供利用時(shí)經(jīng)手人不得離開。3、需要復(fù)印密件檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照本機(jī)關(guān)規(guī)定的有關(guān)文件精神執(zhí)行。4、密件檔案材料的銷毀，要造具清冊(cè)上報(bào)審批，到指定地點(diǎn)銷毀，并有兩人監(jiān)銷。5、發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要及時(shí)上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。檔案保管制度1、機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量設(shè)置必要的檔案專柜，以及其它配套設(shè)施，并明確專人負(fù)責(zé)管理。2、檔案庫房是本機(jī)關(guān)的機(jī)要部位，非本室人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房，亦不得在內(nèi)辦公、會(huì)客。3、定期檢查檔案，做到卷目相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效措施。4、檔案櫥柜要擺設(shè)整齊，柜內(nèi)案卷排列合理。庫房?jī)?nèi)要做到清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好。5、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房?jī)?nèi)走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態(tài)。6、根據(jù)現(xiàn)有庫房設(shè)備條件，切實(shí)做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項(xiàng)安全防護(hù)管理工作。7、離庫時(shí)必須關(guān)好櫥、柜以及門、窗，切斷電源。檔案查（借）閱制度1、凡查閱本機(jī)關(guān)黨組會(huì)議、辦公會(huì)議記錄以及其它重要檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以上材料只限于有關(guān)人員在閱檔室查閱。2、凡涉及到個(gè)人的組織處理、歷史結(jié)論等內(nèi)容的檔案材料，必須由組織出面查閱。3、本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，要填寫《檔案查詢單》，須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)提供檔案利用效果情況。外部人員查閱檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、查閱檔案須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)。查（借）閱檔案時(shí)，必須保持案卷的整潔、完好。嚴(yán)禁將檔案文件隨意拆抽、裁貼、填注、勾劃、涂改、加點(diǎn)、污損。5、檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案查（借）閱管理制度與保管制度，對(duì)所查（借）閱的檔案負(fù)有督促檢查責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。做好利用檔案的記錄工作。檔案利用制度1、各部門人員原則上只能查閱本部門工作范圍內(nèi)的檔案，如需查閱其他部門的業(yè)務(wù)檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方能查閱。2、查閱檔案，必須講明利用目的，辦理登記手續(xù)，方能閱檔。3、外單位人員查閱本機(jī)關(guān)檔案，須持單位介紹信，辦理查閱手續(xù)，方可查閱。本機(jī)關(guān)檔案一律不外借。4、查檔者只限在閱檔室內(nèi)閱覽。如有特殊情況，酌情處理。借閱檔案一般定為二周。如不能按期歸回，必須辦理續(xù)借手續(xù)。5、查閱有密級(jí)的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可閱檔。6、調(diào)閱檔案者應(yīng)做到：注意保密，保護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、不得外借，如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)（定密檔案，需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應(yīng)保護(hù)檔案的整潔。如發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)情況，視情節(jié)輕重追究其責(zé)任。7、做好檔案利用反饋工作，利用者查檔結(jié)束后需如實(shí)題寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存檔。檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度1、檔案室對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用效果、存毀和檔案人員等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。2、檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定確定檔案的存毀。3、鑒定工作可采取定期或不定期方式，能過鑒定需要銷毀的檔案文件，必須逐卷逐件登記造冊(cè)、列出清單，并寫出鑒定報(bào)告，提交鑒定小組鑒定，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后方可銷毀。4、檔案銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，必須指派兩人以上負(fù)責(zé)，送至國家定點(diǎn)保密造紙廠實(shí)施監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽名。5、按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，凡屬向地方檔案館移交的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按要求移交。在移交時(shí)，雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名蓋章。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)收入全宗卷和有關(guān)檔案。合資電器有限公司技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度編輯日期：技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度一、適用范圍

本制度規(guī)定了技術(shù)研發(fā)中心檔案管理人員的職責(zé),以及技術(shù)檔案的建立、維護(hù)要求，規(guī)定了公司技術(shù)擋案的審查、批準(zhǔn)、復(fù)審、借閱及消毀的程序與規(guī)則。

本制度適用于技術(shù)研發(fā)中心關(guān)于技術(shù)檔案管理工作。二、檔案管理崗位責(zé)任制1、分管領(lǐng)導(dǎo)(技術(shù)研發(fā)中心)職責(zé)1.1、組織宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和公司關(guān)于檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。1.2、加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入議事日程，督促各相關(guān)技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目組按要求做好應(yīng)做的工作。1.3、關(guān)心檔案工作和檔案(室)的建設(shè)與發(fā)展，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與公司各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2、檔案員職責(zé)2.1、貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹公司檔案管理制度。2.2、對(duì)技術(shù)研發(fā)中心工作過程形成的各種擋案材料,負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和歸檔,同時(shí)負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.3、負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為技術(shù)研發(fā)中心的各項(xiàng)工作需要提供服務(wù)。2.4、按年度向公司擋案部門報(bào)送完整且備于查詢的各類檔案統(tǒng)計(jì)材料。3、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目（小組）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.1、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目確定后，負(fù)責(zé)配備兼職檔案管理人員，用于技術(shù)研發(fā)執(zhí)行過程中，各類檔案的收集、整理與立卷工作。3.2、幫助兼職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難,并不定期進(jìn)行抽查。3.3、組織項(xiàng)目小組人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行公司檔案工作的規(guī)章制度。3.4、積極配合兼職檔案人員做好項(xiàng)目檔案的歸檔工作,對(duì)歸擋材料的完整性、正確性與及時(shí)性負(fù)責(zé)。3.5、協(xié)同兼職檔案人員監(jiān)督、檢查項(xiàng)目執(zhí)行過程各類文件材料的立卷、整理組卷與歸檔驗(yàn)收等工作。3.6、負(fù)責(zé)檢查本項(xiàng)項(xiàng)兼職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)。4、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目兼職檔案人員職責(zé)4.1、根據(jù)項(xiàng)目不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，同時(shí)便于日常應(yīng)用,堅(jiān)持日常整理。4.2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.3、需要?dú)w檔的項(xiàng)目案卷，做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。4.4、保管好項(xiàng)目應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。4.5、主動(dòng)接受公司檔案人員對(duì)項(xiàng)目擋案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向公司檔案室移交相關(guān)檔案材料。4.6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。4.7、按公司檔案室的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案歸擋時(shí)再次整理，并編制檢索工具。三、檔案文件材料收集與歸檔制度收集歸檔范圍:本公司在技術(shù)研發(fā)過程中,形成的具有保存價(jià)值的，與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會(huì)議記錄、圖紙、登記表、獎(jiǎng)品(獎(jiǎng)狀)、照片、錄音帶與錄像資料等),都屬于技術(shù)研發(fā)中心工作過程應(yīng)收集歸檔的材料范圍。1、項(xiàng)目研發(fā)中心文件材料1.1、各種技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的專業(yè)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要。1.2、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、總結(jié)與匯報(bào)材料。1.3、針對(duì)技術(shù)研發(fā)工作形成的各種調(diào)查、檢查、考察報(bào)告。1.4、向公司請(qǐng)示工作形成的文書。1.5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、守則等。1.6、科研設(shè)備、技術(shù)/工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料。1.7、技術(shù)研發(fā)過程中重要活動(dòng)的照片、錄音/錄像資料。1.8、上級(jí)針對(duì)公司技術(shù)研發(fā)而頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗及獎(jiǎng)品等。1.9、電報(bào)與重要的研發(fā)工作日記。3、上級(jí)文件材料3.1、有關(guān)單位與本公司針對(duì)技術(shù)研發(fā)共同進(jìn)行工作、聯(lián)合召開會(huì)議等共同署名的文件材料。3.2、有關(guān)單位與本公司針對(duì)技術(shù)研發(fā)而簽訂的合同、合約與協(xié)議。3.3、有關(guān)單位與本公司涉及技術(shù)研發(fā)形成的重要來往文書。3.4、有關(guān)單位針對(duì)技術(shù)研發(fā)下達(dá)的方針、政策性文件。4、下級(jí)文件材料4.1、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過程中年/季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。4.2、重要的調(diào)查/檢查報(bào)告、典型材料、重要的請(qǐng)示等文件。4.3、重要的技術(shù)/工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料等。四、歸檔份數(shù)文字類檔案一式兩份，其中:正文與原簽發(fā)稿件各一份作為存檔使用，一份用于文件的匯編。五、歸檔方法和時(shí)間1、凡技術(shù)研發(fā)過程各研發(fā)項(xiàng)目形成的各類文件，由各項(xiàng)目專職人員負(fù)責(zé)收集，交由綜合檔案室歸檔。2、一項(xiàng)工作完成時(shí)(包括一個(gè)項(xiàng)目/一個(gè)會(huì)議/一個(gè)問題的解決等)，由各項(xiàng)目專職人員負(fù)責(zé)收集，交由綜合檔案室歸檔。3、外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí),應(yīng)即時(shí)交檔案員歸檔。4、每年一月底前,由技術(shù)研發(fā)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)全年形成的各類文件，進(jìn)行全面、徹底的歸檔檢查，把上年度應(yīng)歸檔的全部文件材料移交公司檔案室。六、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或兼職檔案員收集。2、正文與底稿(簽發(fā)稿),主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)均一起歸檔。3、歸檔文件材料檢查注意事項(xiàng)與要求：檢查應(yīng)蓋公章/檢查應(yīng)有（責(zé)任）簽字/文件的標(biāo)題、內(nèi)容/文件簽.收.發(fā)日期等。4、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿/原件，不得使用復(fù)制件替存。5、歸檔的照片、錄音/錄像材料要有文字說明。6、凡是歸檔的文件材料,必須經(jīng)過初步整理，把同一個(gè)具體問題的文件材料,集中在一起，按文件的先后順序,排列形成好完整的文擋。六、檔案鑒定1、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目完成后形成的各類檔案,歸擋前的鑒定工作由技術(shù)研發(fā)中心配合公司檔案室共同進(jìn)行。2、經(jīng)確定“存毀”的檔案,由技術(shù)研發(fā)中心與公司檔案室負(fù)責(zé)人共同簽字記錄,現(xiàn)場(chǎng)予以“存毀”。3、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。七、檔案借閱管理檔案的借閱,應(yīng)遵守以下規(guī)定:1、公司各相關(guān)部門借閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，按照公司制定的檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，需公司總經(jīng)理簽發(fā)意見，否則不得抄錄或借出。3、機(jī)密、絕密檔案借閱一律需公司總經(jīng)理簽發(fā)。4、現(xiàn)場(chǎng)查閱各門類檔案,嚴(yán)禁查閱人在檔案文件材料上劃道/