辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

第頁共頁辦文、辦事、辦會工作程序和標(biāo)準(zhǔn)辦文、辦事、辦會工作程序和標(biāo)準(zhǔn)辦文、辦事、辦會工作程序和標(biāo)準(zhǔn)為進一步完善局系統(tǒng)工作機制，嚴(yán)格工作程序，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，進步工作效率和效勞程度，促進各項工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化運行，確保政令暢通和機關(guān)工作高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，根據(jù)中省市相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，現(xiàn)就進一步標(biāo)準(zhǔn)局機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序通知如下：一、辦文程序和標(biāo)準(zhǔn)〔一〕收文辦理程序和標(biāo)準(zhǔn)1、簽收、登記、擬辦。局機關(guān)公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。凡上級來文，屬“三密”文件的，按保密規(guī)定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記〔登記內(nèi)容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標(biāo)題、來文份數(shù)、分送范圍、初送擬辦人〕、編收文流水號，當(dāng)日送秘書科科長提出擬辦意見。2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關(guān)指導(dǎo)閱批。3、承辦。按照局指導(dǎo)的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關(guān)科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負(fù)責(zé)將局指導(dǎo)的批辦意見一個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送承辦單位辦理。4、催辦、查辦。公文處理需要批復(fù)、答復(fù)、報告結(jié)果的請示、督辦件等，原那么上一周內(nèi)〔特殊情況除外〕辦結(jié)。在公文承辦過程中，監(jiān)察室協(xié)助秘書科負(fù)責(zé)催辦、查辦工作，直至辦結(jié)。對回復(fù)結(jié)果的函件，由承辦科室及時向局有關(guān)指導(dǎo)報告，按時限要求反應(yīng)辦理情況。文件辦結(jié)后，承辦科室要及時消號并將完好的往來辦理件送還秘書科歸檔。5、立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，由秘書科專職人員將辦理過程中指導(dǎo)批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善搜集、保管整理，按文書歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求立卷、歸檔。6、來文辦理的其他要求〔1〕對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送指導(dǎo)閱批。〔2〕傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進展?！?〕除分辦人標(biāo)注“另送”者外，一般應(yīng)按順序傳遞。如遇指導(dǎo)外出，可超順序傳遞，指導(dǎo)回來后補簽相關(guān)手續(xù)?！?〕緊急公文應(yīng)隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽誤，如遇指導(dǎo)外出等特殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長聯(lián)絡(luò)有關(guān)指導(dǎo)，并按指導(dǎo)指示督辦落實。〔5〕經(jīng)局指導(dǎo)閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關(guān)單位、科室處理后，應(yīng)及時將辦結(jié)的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規(guī)定要求傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管?！?〕對未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級來文，原那么上局指導(dǎo)、秘書科科長一般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局指導(dǎo)已簽署意見的，秘書科應(yīng)及時補辦簽收、登記辦理手續(xù)?！?〕對直屬各單位、局機關(guān)各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應(yīng)先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局指導(dǎo)閱示、報送簽發(fā)，不得將文件資料直接報市級指導(dǎo)個人〔市上指導(dǎo)有特殊要求的除外〕，如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市指導(dǎo)批示的公文，應(yīng)及時將情況報告局主要指導(dǎo)，并告知局秘書科科長?！?〕對以下情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負(fù)責(zé)退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經(jīng)秘書科長把關(guān)簽字。不予受理的文件是：①公文內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關(guān)科室職權(quán)范圍可辦理的；④需與相關(guān)部門〔單位〕協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；⑤反映問題模糊、請示的內(nèi)容含混不清、行文不標(biāo)準(zhǔn)、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥工程經(jīng)費未列入方案、會議決議或指導(dǎo)批示的。⑦簽署合同協(xié)議未經(jīng)指導(dǎo)簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理?！捕嘲l(fā)文辦理程序和標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發(fā)—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，標(biāo)準(zhǔn)辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管指導(dǎo)，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要指導(dǎo)同志閱批。1.起草。公文主辦科室〔單位〕根據(jù)工作需要或指導(dǎo)要求，確定公文種類，完成公文初稿。2.審核。公文初稿由主辦科室〔單位〕負(fù)責(zé)人審核同意后，報秘書科校核，公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、科室負(fù)責(zé)校核；體例格式、主題詞標(biāo)引和文字表述由秘書科負(fù)責(zé)進一步標(biāo)準(zhǔn)；公文發(fā)送范圍、等級、密級由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。校核時如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序，內(nèi)容有不妥之處的文件，應(yīng)及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。3.報批。確需行文的，由公文主辦科室〔單位〕根據(jù)秘書科意見進展修改完善，由專職管理人員登記填寫發(fā)文審批單，依次呈報指導(dǎo)審核。4.再核。公文主辦科室根據(jù)指導(dǎo)意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及指導(dǎo)批示的文稿一并報秘書科再進展校核。凡屬標(biāo)準(zhǔn)性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。5.簽發(fā)。主辦科室〔單位〕將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關(guān)指導(dǎo)復(fù)核后，最后由局長簽發(fā)。6.印制。公文的印制由秘書科負(fù)責(zé)監(jiān)視，實行“誰呈報，誰印制”的原那么。需要以局名義印發(fā)的公文，經(jīng)過辦文程序批準(zhǔn)印發(fā)的，由呈報單位或科室承當(dāng)印制任務(wù)。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進展，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。7.蓋章。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長、黨委書記同意簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異前方可用印。8.分發(fā)。按照指導(dǎo)批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由局政務(wù)信息專管員負(fù)責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門〔單位〕按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報送。9.歸檔。凡以局名義產(chǎn)生的文件〔含資料、指導(dǎo)講話、工作報告、專項匯報等〕都一律歸檔。各基層單位和機關(guān)各科室代局?jǐn)M的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負(fù)責(zé)存檔，存檔內(nèi)容為：〔1〕指導(dǎo)批示原件；〔2〕文件簽發(fā)單；〔3〕紙質(zhì)公文2份；〔4〕word格式電子文本?！踩晨记绊氈?.局屬各單位、局機關(guān)各科室因工作需要或指導(dǎo)指示、會議決議等行文，要嚴(yán)格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定執(zhí)行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關(guān)部門單位。越級報送或與本部門職能無關(guān)的，一般不予受理〔局機關(guān)各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反應(yīng)面對面請示報告〕。所有報送市委、市政府的公文，均應(yīng)經(jīng)局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達(dá)清楚，實事求是。需要市政府或局答復(fù)的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯(lián)絡(luò)人的姓名、辦公和手機號碼，以便聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)解決。凡邀請市政府指導(dǎo)出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的根本情況，并附有活動議程方案，且由專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。4.行文格式。但凡上報市委〔辦〕、政府〔辦〕和局或需經(jīng)市政府常務(wù)會議研究的材料要統(tǒng)一格式，一律用a4紙張打印，原那么上以正式文件形式印制，公文要素齊全，表述準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)格式方面的錯誤。5.協(xié)調(diào)會簽。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后會簽上報，經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管指導(dǎo)和局長，由局指導(dǎo)審定，不能自作主張?！菜摹硰膰?yán)控制發(fā)文數(shù)量，進步辦文效率。對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文；通過簡報、便函、或、面商可以解決的，原那么上不正式發(fā)文。一般公文的擬稿，24小時內(nèi)完成；重要公文的擬稿，3天之內(nèi)完成，特殊情況按要求時限內(nèi)完成。為了減少報送公文的人力、物力等資浪費，降低本錢，進步效率，可以通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶嵭须娮庸木W(wǎng)上傳輸，不再印發(fā)紙質(zhì)文件。凡上級要求提供數(shù)據(jù)信息的非正式材料，原那么上以電子版或紙質(zhì)形式傳送，一般不掛文頭、文號。二、辦事程序和標(biāo)準(zhǔn)〔一〕局指導(dǎo)按照分工負(fù)責(zé)制履行職責(zé)，有職有權(quán)，職責(zé)清楚，各負(fù)其責(zé)，勇于負(fù)責(zé)。局指導(dǎo)班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關(guān)規(guī)定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關(guān)科室和單位實行分級管理，一級對一級負(fù)責(zé)。各單位各科室需市政府協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)報請局分管指導(dǎo)，經(jīng)局分管指導(dǎo)審定，并報局長同意后再向市政府分管指導(dǎo)專題請示匯報；特別重大事項由局主要指導(dǎo)向市政府主要指導(dǎo)請示匯報。原那么上不得越級匯報?！捕诚蚴猩现笇?dǎo)匯報工作要采取“預(yù)約制”。各科室及各單位指導(dǎo)需向市政府指導(dǎo)當(dāng)面請示、匯報工作的，除報經(jīng)局分管指導(dǎo)、主要指導(dǎo)同意或安排指派、市政府指導(dǎo)直接點名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室獲得聯(lián)絡(luò)，并告知詳細(xì)事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府指導(dǎo)約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市指導(dǎo)報告工作?！踩呈姓由霞壍木C合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。以局名義組織的各項詳細(xì)活動，由各業(yè)務(wù)科室〔單位〕牽頭負(fù)責(zé)擬定活動組織施行方案，經(jīng)分管指導(dǎo)和主要指導(dǎo)同意后，按方案組織施行，并按方案分工，各負(fù)其責(zé)落實好相關(guān)文字材料、活動現(xiàn)場、會務(wù)組織、食宿保障等各環(huán)節(jié)的工作，局秘書科負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、督辦落實?！菜摹硨嵭袝h決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉(zhuǎn)達(dá)和貫徹落實，但凡決議的事項必須無條件執(zhí)行，并及時報送涉及本單位、本科室承當(dāng)工作任務(wù)或落實會議精神情況的反應(yīng)信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監(jiān)察室要積極認(rèn)真負(fù)責(zé)地督辦落實，按時發(fā)送督辦單、通報落實情況。局定期對局指導(dǎo)、直屬單位負(fù)責(zé)人、機關(guān)科室負(fù)責(zé)人參會情況予以通報?！参濉硨τ趤頇C關(guān)辦理詳細(xì)事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認(rèn)真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。凡沒有正當(dāng)理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負(fù)責(zé)同志和經(jīng)辦人的責(zé)任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。〔六〕凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經(jīng)局主要指導(dǎo)同意，由秘書科酌情給予辦理?！财摺撤残柰獬隹疾鞂W(xué)習(xí)，無論是局指導(dǎo)、直屬單位、機關(guān)科室，都必須提早報告，經(jīng)過嚴(yán)格審批。事前要上報考察學(xué)習(xí)方案，方案包括：考察的目的、人數(shù)、時間、地點、線路、經(jīng)費及交通工具等內(nèi)容，經(jīng)局主要指導(dǎo)審批前方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將裝備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學(xué)習(xí)的情況，事后向局寫出書面考察報告?！舶恕尘种笇?dǎo)要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達(dá)、落實會議精神。凡局長指定局指導(dǎo)班子成員或科室負(fù)責(zé)人參加的緊急會議，參加會議的局指導(dǎo)或科室負(fù)責(zé)人必須按時參加，會后要及時傳達(dá)匯報會議精神，并催促會議精神落實到位。三、辦會程序和標(biāo)準(zhǔn)(一)會議類別局實行行政工作例會、局指導(dǎo)班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，發(fā)動部署工作。為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內(nèi)容、出席人員分為三類。1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關(guān)人員列席參加；②局指導(dǎo)班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析^p部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重要工作任務(wù)，主要是局指導(dǎo)班子成員參加，必要時按會議要求通知相關(guān)單位、科室負(fù)責(zé)人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協(xié)調(diào)安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局指導(dǎo)班子成員、局機關(guān)各科室、直屬各單位主要負(fù)責(zé)人參加，必要時通知相關(guān)人員參加。2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據(jù)工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管指導(dǎo)主持，局指導(dǎo)班子成員、局系統(tǒng)副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是發(fā)動部署、總結(jié)表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織施行，會前擬定方案。3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析^p、總結(jié)、協(xié)調(diào)解決城市建立維護管理等詳細(xì)工作和問題。局機關(guān)各科室召集的專業(yè)會議，由各科室自行組織。以局名義、局指導(dǎo)指定或局有關(guān)會議決定要召開的專題會，由局分管指導(dǎo)主持，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人參加并組織施行，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關(guān)科室或市直有關(guān)部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。局黨委書記主持的黨委會和局長主持的指導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會，原那么上會議地點設(shè)在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據(jù)情況由局秘書科或有關(guān)科室協(xié)調(diào)安排通知。局指導(dǎo)班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一穿插召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知?！捕掣黝悤h的審批一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開；②召開局指導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會由局長批準(zhǔn)和主持，原那么上單周召開指導(dǎo)班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。二類會議的審批：由局長、各分管指導(dǎo)、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經(jīng)局長審批。三類會議的審批：由局各分管指導(dǎo)或科室負(fù)責(zé)人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據(jù)申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經(jīng)分管指導(dǎo)審核后，報局主要指導(dǎo)審批，局秘書科備案?！踩硶?wù)工作組織程序和職責(zé)分工1、一類會議即局黨委會議、局指導(dǎo)班子碰頭會議、局行政工作例會統(tǒng)一由局秘書科負(fù)責(zé)會務(wù)籌辦工作，秘書科會前搜集征求協(xié)調(diào)局指導(dǎo)成員議題和意見，經(jīng)局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發(fā)、會議記錄由秘書科指定專人分工負(fù)責(zé)落實。2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務(wù)工作按照有關(guān)規(guī)定要求以及市政府和局主要指導(dǎo)的指示，在局分管指導(dǎo)的指導(dǎo)下，專門成立的會務(wù)組織機構(gòu)詳細(xì)負(fù)責(zé)組織施行，有關(guān)科室予以協(xié)助。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發(fā)由秘書科負(fù)責(zé)；會場衛(wèi)生、效勞工作、盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會務(wù)場地保障組負(fù)責(zé)。3、三類會議即局專題工作會議的會務(wù)工作由主辦科室負(fù)責(zé)，按程序辦理，并負(fù)責(zé)會務(wù)承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務(wù)效勞、會后會議紀(jì)要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。〔四〕其他需要明確的問題1、會議議題凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要指導(dǎo)直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務(wù)會議研究的，秘書科按規(guī)定程序運作，由議題相關(guān)科室提供相應(yīng)數(shù)量的書面材料及電子版報秘書科搜集，待有關(guān)指導(dǎo)審批匯總后，按工作規(guī)那么辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關(guān)科室研究討論并報局分管指導(dǎo)審核前方可送達(dá)秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門，必須事先征求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原那么上不臨時動議。2、電視會議上級召開的大型電視會議，綜合性的電視會議由秘書科根據(jù)市上通知要求，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)安排落實與會人員；專業(yè)性電視會議由對口分管科室聯(lián)絡(luò)安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負(fù)責(zé)及時傳達(dá)貫徹好會議精神。3、各類會議紀(jì)要局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀(jì)要由局長、黨委書記簽發(fā)，秘書科負(fù)責(zé)起