備品備件采購管理制度

第頁共頁備品備件采購管理制度一、目的和適用范圍1.1目的本制度的目的是為了規(guī)范公司備品備件的采購管理，確保備品備件的采購按照公司的需求和要求進行，保證備品備件的質(zhì)量、價格和供貨周期，提高公司的運營效率和降低成本。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及備品備件采購的人員，包括但不限于采購部門、各個部門的相關(guān)人員、質(zhì)量檢驗部門等。二、管理原則2.1管理原則備品備件的采購管理要堅持以質(zhì)量為導(dǎo)向、服務(wù)為宗旨、合理、透明、公正的原則，遵循《中華人民共和國招標投標法》及相關(guān)法律和規(guī)定，保證采購的合法性、合規(guī)性和真實性。2.2供應(yīng)商的選擇原則供應(yīng)商的選擇要根據(jù)供應(yīng)商的信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、價格合理性、售后服務(wù)等因素進行綜合評估和選擇，優(yōu)先選擇與公司合作多年、具備一定規(guī)模和實力的供應(yīng)商。三、采購流程3.1采購計劃編制根據(jù)公司的生產(chǎn)和經(jīng)營需要，各部門應(yīng)當提前編制備品備件的采購計劃，明確需求量、品種、規(guī)格等具體信息，并報送采購部門審核。3.2供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購計劃，對備品備件的供應(yīng)商進行調(diào)研，綜合考慮供應(yīng)商的信譽度、質(zhì)量認證、供貨能力、價格合理性等因素，編制供應(yīng)商名單，并報送公司管理層審批。3.3招投標/談判在備品備件采購金額較大或供應(yīng)商沒有指定的情況下，采購部門可以采取公開招標或詢價的方式進行采購。對于供應(yīng)商已經(jīng)確定的情況下，采購部門可以與供應(yīng)商進行談判，以獲取更優(yōu)惠的價格和服務(wù)。3.4評審和合同簽訂采購部門對于招標或詢價的結(jié)果和供應(yīng)商的投標文件進行評審，選擇最終的供應(yīng)商，并簽署采購合同。合同應(yīng)包括雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標準、交貨期限、付款方式等具體內(nèi)容。3.5采購執(zhí)行與驗收采購部門按照采購合同的規(guī)定與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，跟蹤備品備件的生產(chǎn)、運輸和交付情況。在備品備件到達后，由相關(guān)部門進行驗收，確保備品備件的質(zhì)量和數(shù)量與采購合同一致。3.6供應(yīng)商績效評估對于備品備件供應(yīng)商，每年進行一次績效評估，綜合考評供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，對供應(yīng)商的績效進行評價，并及時反饋評估結(jié)果給供應(yīng)商。根據(jù)供應(yīng)商的績效結(jié)果，采取相應(yīng)的激勵或懲罰措施。四、采購合同管理4.1合同備案公司采購部門簽訂的采購合同應(yīng)及時備案，合同備案應(yīng)包括合同的內(nèi)容、簽署人、生效日期和備案人等信息。4.2合同履約供應(yīng)商必須按照采購合同的約定交付備品備件，并按時提供相關(guān)的質(zhì)量認證、檢驗報告等必要的文件和資料。4.3合同變更如需對采購合同進行變更，需由相關(guān)部門提出變更申請，并經(jīng)采購部門審核，并報批相應(yīng)的管理層。4.4合同變更記錄采購部門應(yīng)當對采購合同的變更進行記錄，并將記錄歸檔保存。五、備品備件質(zhì)量管理5.1產(chǎn)品質(zhì)量標準備品備件的質(zhì)量標準應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)和公司的要求進行設(shè)定，并在采購合同中明確規(guī)定。5.2質(zhì)量檢驗采購部門應(yīng)當與供應(yīng)商約定備品備件的質(zhì)量檢驗方法和標準，并根據(jù)檢驗結(jié)果決定是否接受或退換。對于不合格的備品備件，供應(yīng)商需按照合同約定進行退換并承擔相應(yīng)的責任。5.3供應(yīng)商質(zhì)量管理采購部門應(yīng)定期對備品備件供應(yīng)商進行質(zhì)量管理和風險評估，對于質(zhì)量問題嚴重的供應(yīng)商，應(yīng)及時調(diào)整或終止合作關(guān)系。六、采購費用管理6.1采購費用核定采購費用包括備品備件的采購價格、運輸費用、保險費用等，采購部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)采購合同和實際情況進行費用核定。6.2費用審核和支付采購費用應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審核程序，符合審核要求后由財務(wù)部門按照相關(guān)支付流程進行支付。6.3費用管理采購部門應(yīng)加強對備品備件采購費用的管理，確保費用的合理性和正當性。七、違約責任7.1供應(yīng)商違約責任對于供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商限期履約，并保留采取法律措施的權(quán)利，如有損失，供應(yīng)商應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。7.2公司違約責任對于公司未按照合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)按照合同約定承擔相應(yīng)的違約責任，并承擔由此引起的損失。八、附則8.1本制度的解釋權(quán)歸公司管理層所有，并由公司管理層負責對本制度進行修訂和完善。8.2本制度自頒布之日起生效，并報備相關(guān)部門。8