電子郵件禮儀及郵件管理

--讓我們高效的溝通電子郵件禮儀及郵件管理整理課件整理課件如果你是初用郵箱新人。。。回復(fù)？全部回復(fù)？抄送？密送？整理課件整理課件請(qǐng)問有哪位同事知道被稱為中國(guó)“史上最牛女秘書〞的是誰(shuí)？答：原美國(guó)易安信公司(簡(jiǎn)稱EMC)職員瑞貝卡(秘書的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)商，總部在美國(guó)。整理課件職場(chǎng)故事：女秘書PK老板事件整理課件職場(chǎng)故事：女秘書PK老板事件整理課件職場(chǎng)故事：女秘書PK老板事件整理課件職場(chǎng)故事：女秘書PK老板事件本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對(duì)象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)〞。這樣一來，EMC中國(guó)公司的所有人都收到了這封郵件。瑞貝卡這種做法看上去十分過癮，其實(shí)相當(dāng)不職業(yè)。她今后找工作會(huì)很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒有其他方式可以溝通嗎？這種方式對(duì)當(dāng)事人沒有任何好處，職場(chǎng)中也無人會(huì)接受。整理課件整理課件整理課件整理課件召集公司舞蹈隊(duì)開會(huì)要抄送給誰(shuí)？整理課件整理課件整理課件郵件主題整理課件？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎1、無主題2、**關(guān)于您*年*月*日提出的**問題的回復(fù)3、王先生收4、關(guān)于**和**等相關(guān)問題的回復(fù)5、RE……

？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎整理課件○1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的○2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要…才能顯示完你的標(biāo)題○3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題○4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便于日后整理○5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!〞等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急〞之類的字眼?！?、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題○7、標(biāo)題千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字--簡(jiǎn)明、扼要整理課件整理課件某某整理課件？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)〞3、郵件中文字拼寫錯(cuò)誤？這樣的郵件恰當(dāng)嗎整理課件整理課件1、Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢；2、要用論述的語(yǔ)氣；3、Email正文多用〔一、〔一〕、1、〔1〕、A、a〕之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能防止拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的表達(dá)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信件中會(huì)顯得輕佻。整理課件整理課件整理課件？這樣處理

客戶郵件恰當(dāng)嗎1、現(xiàn)在忙，抽時(shí)間集中回復(fù)2、工作中交流的問題比較復(fù)雜，等等再說3、出差或休假中，不能回復(fù)郵件4、同一問題，反復(fù)回復(fù)郵件？這樣處理郵件恰當(dāng)嗎

回復(fù)郵件是我們與別人溝通交流的重要方式，

及時(shí)準(zhǔn)確是要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。整理課件及時(shí)回復(fù)郵件(1)收到重要郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重；(2)理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；(3)對(duì)每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)；(4)如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等〞；

重要：及時(shí)作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。整理課件當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡(jiǎn)單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源?；貜?fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的〞、“對(duì)〞、“謝謝〞、“道〞等字眼，這是非常不禮貌的。3、簽名字體規(guī)格

進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)整理課件不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。整理課件4、不要就同一問題屢次回復(fù)討論，不要蓋高樓要區(qū)分單個(gè)回復(fù)和全部回復(fù)(1)如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了；(2)如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該“全部回復(fù)〞，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情；(3)如果你對(duì)發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件?！稂c(diǎn)擊“回復(fù)全部〞前，請(qǐng)三思而后行！整理課件為防止無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定局部收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥〞、“無需行動(dòng)〞、“僅供參考，無需回復(fù)〞。

主動(dòng)控制郵件的來往整理課件郵件主題稱呼與問候正文附件結(jié)尾簽名正確使用發(fā)送、抄送與密送回復(fù)技巧整理課件你的郵箱是這個(gè)樣子的嗎？初始狀態(tài)假設(shè)干日月年后。。(1836)整理課件郵件文件夾分類1、單擊“其他4個(gè)文件夾〞下拉框--以163郵箱為例2、單擊下拉框中的“新建文件夾〞3、對(duì)話框中輸入文件夾名稱九鼎整理課件技巧：收件箱手動(dòng)清空太好了，沒有郵件需要處理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大腦將看過的郵件存檔到對(duì)應(yīng)的文件夾將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理〞文件夾整理課件通訊錄的管理--添加聯(lián)系人1、單擊“通訊錄〞2、單擊“新建聯(lián)系人〞3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存〞整理課件通訊簿的管理--聯(lián)系人分組九鼎1、單擊“通訊錄〞2、單擊“新建聯(lián)系組〞3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存〞整理課件設(shè)置姓名--自己的姓名3、填寫姓名2、選中“郵箱設(shè)置〞，單擊“個(gè)人資料〞1、單擊“設(shè)置〞整理課件設(shè)置姓名--發(fā)信人的姓名1、單擊“設(shè)置〞2、選中“郵箱設(shè)置〞，單擊“常規(guī)設(shè)置〞3、選中“優(yōu)先顯示通訊錄中對(duì)應(yīng)的姓名〞整理課件★電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。★你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人答復(fù)過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人的答復(fù)不屑一顧