行政助理工作手冊(cè)互聯(lián)網(wǎng)資料

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行政助理工作手冊(cè)

一、前臺(tái)工作

（一）接待及門禁管理。

1、前臺(tái)人員上班期間應(yīng)留意得體著裝，化淡妝；

2、公司門禁要求24小時(shí)關(guān)閉，上班時(shí)間（9:00-17:30）前臺(tái)應(yīng)隨時(shí)有人在崗。若行政助理有需要臨時(shí)離開，應(yīng)支配人代為值班并交代留意事項(xiàng)；

3、禮貌接待來訪人員，主動(dòng)詢問來訪事由；公司領(lǐng)導(dǎo)或來訪客戶進(jìn)門時(shí)主動(dòng)為其開啟電子門禁；

4、準(zhǔn)時(shí)、禮貌地接聽電話并正確轉(zhuǎn)接；接聽電話時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)用語，熟記公司總機(jī)號(hào)及常用分機(jī)號(hào)，快速轉(zhuǎn)接不延誤；

5、前臺(tái)公共區(qū)域應(yīng)時(shí)刻保持潔凈干凈，無紙屑等可見污漬。接待室（502、503）、會(huì)議室隨時(shí)留意保持干凈。

6、午休時(shí)間（11:45-13:30）和夜間值班員接班前（每周一至周五17:30-18:30，周六16:00-17:30）前臺(tái)實(shí)行輪班制支配人員值班。行政助理每月30日需排定下月午、晚間值班表，并將電子版發(fā)送到全部輪值人員。（注：因周六夜班值班員接班時(shí)間較晚，輪值人員可依據(jù)公司人員的留守狀況適當(dāng)支配下班時(shí)間，臨走前須叮囑最終離開的人員關(guān)閉電器和鎖門）

7、午間值班時(shí)關(guān)閉大廳不需要的照明，秉持節(jié)省用電的原則。無人使用時(shí)關(guān)閉電扇、電燈、空調(diào)。夏天室內(nèi)溫度超過28度時(shí)方可開啟空調(diào)，空調(diào)溫度不應(yīng)低于28度；大廳區(qū)域空調(diào)遙控器由行政助理持有，允許其他員工借用但需要準(zhǔn)時(shí)歸還。

8、每天上午巡查茶水間，如衛(wèi)生狀況較差應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行清潔；留意更換飲水機(jī)用水，若存水不多應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知送水。

（二）會(huì)議支配和保管借用

1、登記會(huì)議室預(yù)約（一般要求提前一天預(yù)約），合理支配會(huì)議室的使用，確保各項(xiàng)會(huì)議的順當(dāng)召開，避開沖突；借出的投影儀和投影筆必需準(zhǔn)時(shí)收回，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)整理睬議室，使其恢復(fù)干凈，便利下次使用；重要會(huì)議召開前應(yīng)提前預(yù)備布置會(huì)場(chǎng)。

2、留意保管前臺(tái)存放的2臺(tái)筆記本和一臺(tái)投影儀，謹(jǐn)防丟失；借出后應(yīng)記好借用人并準(zhǔn)時(shí)收回。

3、公司辦公室備用鑰匙由行政助理專人保管，未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人。鑰匙盒鑰匙在下班后應(yīng)上鎖并將鑰匙妥當(dāng)保管。

4、簽收寄送到公司的快遞和文件，登記《快遞簽收表》，做好保管工作并準(zhǔn)時(shí)通知相關(guān)收件人領(lǐng)取。

5、公司證照復(fù)印件、掃描件的保管和領(lǐng)用，準(zhǔn)時(shí)做好登記。

（三）通訊錄更新

每月最終一天從人事專員處獲得人員異動(dòng)表，更新下一月公司通訊錄，并發(fā)送到各部內(nèi)勤處核對(duì)。獲得反饋后，于3日前將新通訊錄發(fā)布至OA系統(tǒng)，供公司員工下載查看。

二、行政助理工作

（一）行政費(fèi)用管理

1、妥當(dāng)使用行政備用金并做好記錄工作，留意資金平安；每月月底提溝通程進(jìn)行報(bào)銷。

2垃圾清運(yùn)費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、電話費(fèi)；辦公用品、資產(chǎn)選購及修理、單據(jù)和膠帶印制以及復(fù)印機(jī)租賃費(fèi)用（具體費(fèi)用類別參見《2023行政日常費(fèi)用》表）。其中橫線部分涉及到外勤，可由聘請(qǐng)專員呂文軒幫助，行政助理應(yīng)適時(shí)做好提示工作。

3、準(zhǔn)時(shí)、全面地制作當(dāng)月行政資金方案并發(fā)送至行政主管補(bǔ)充、審核，經(jīng)行政經(jīng)理確認(rèn)無誤后，于每月3號(hào)下班前提交到財(cái)務(wù)部。

4、各類費(fèi)用的核對(duì)和報(bào)銷工作應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)完成，并記錄好相應(yīng)的監(jiān)控表格；當(dāng)月發(fā)生的全部費(fèi)用應(yīng)精確?????、詳盡地記錄在《行政費(fèi)用明細(xì)表》表中，以作為行政費(fèi)用數(shù)據(jù)資料。

5、辦公用品、A4紙的申請(qǐng)和管控應(yīng)參照年度預(yù)算進(jìn)行。

（二）資產(chǎn)管理

1、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)新購、調(diào)撥變動(dòng)、離職交接、報(bào)廢申請(qǐng)等相關(guān)手續(xù)的準(zhǔn)時(shí)辦理和存檔。

2、每年對(duì)全公司進(jìn)行兩次資產(chǎn)盤點(diǎn)，內(nèi)容包括檢查賬實(shí)是否全都、資產(chǎn)存放地點(diǎn)、資產(chǎn)的完好性、資產(chǎn)責(zé)任人的落實(shí)等；修正資產(chǎn)盤點(diǎn)表的信息，出具固定資產(chǎn)分析報(bào)告，切實(shí)做到賬實(shí)相符、賬賬相符。

3、固定資產(chǎn)的申購流程：資產(chǎn)申請(qǐng)人提交OA“資產(chǎn)申購流程”貨比三家進(jìn)行詢價(jià)并在在流程中明確說明獲得批準(zhǔn)后選購資產(chǎn)資產(chǎn)申請(qǐng)人驗(yàn)收資產(chǎn)并填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收單》回收《資產(chǎn)驗(yàn)收單》，其中一聯(lián)隨發(fā)票一同提交財(cái)務(wù)報(bào)銷（另一聯(lián)行政部留存）。

4、固定資產(chǎn)的修理流程：收到修理申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫《資產(chǎn)修理申請(qǐng)表》支配修理。若資產(chǎn)修理費(fèi)用較高，應(yīng)依據(jù)資產(chǎn)殘值狀況打算是否修理或是新購。

5、固定資產(chǎn)的處置流程：提交“固定資產(chǎn)處置流程”，寫明資產(chǎn)狀況和處置方案，批準(zhǔn)后即可按處置。

（三）各類辦公用品的選購、領(lǐng)用、報(bào)銷和分?jǐn)偣ぷ?/p>

1、每月25日左右從OA上下載、匯總各部提交的辦公用品申購需求；

2、盤點(diǎn)當(dāng)月的辦公用品存余，修改實(shí)際庫存量；

3、依據(jù)年度《辦公用品預(yù)算表》調(diào)整、掌握辦公用品選購金額（灌粉要求各部按需申請(qǐng)，不必按月方案次數(shù)）；提交“辦公用品匯總審批流程”。

4、準(zhǔn)時(shí)將選購清單報(bào)至供貨商，支配送貨；將辦公用品下發(fā)至各部并要求部門領(lǐng)取人簽字。

5、如各部需要額外申請(qǐng)辦公用品，視狀況進(jìn)行辦公用品申購的線下流程；行政助理需對(duì)各種額外發(fā)生的辦公用品費(fèi)用做好分?jǐn)傆涗洝?/p>

（四）其他工作

1、撰寫各類通知、申請(qǐng)等文書，發(fā)布文件。

2、將接收的商超訂單傳真準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交，或掃描給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

3、收到集團(tuán)刊物后準(zhǔn)時(shí)下發(fā)并做好簽收登記。

4、幫助部門組織和籌辦集團(tuán)、公司的各類活動(dòng)。

5、各類行政類外聯(lián)客戶的信息更