公文寫作基礎知識

公文寫作基礎知識

第一章公文寫作概述

第一節(jié)公文概述

一、公文及在現(xiàn)代經濟活動中的寫作意義

公文即公務文書，是指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在

進行公務活動時所使用的體式完整、內容系統(tǒng)的各種書面材料。

公文有狹義和廣義之別。狹義的公文是指《國家行政機關公

文處理辦法》中確定的13類14種公文。

廣義的公文，既包括《國家行政機關公文處理辦法》中確定

的13類14種法定性公文文種，也包括司法、軍事、外交、科技

等部門專用公文以及機關常用應用文，諸如倡議書、請柬等等。

還包括改革開放以來，由于社會經濟活動的空前活躍，在內部經

濟管理運作和日常經濟交往中應運而生的經濟公文寫作，例如市

場調查報告、商務說明書等等。

公文寫作在現(xiàn)代經濟活動中具有特殊的意義。隨著社會經濟

活動的日趨頻繁和信息網絡的日臻完善，各種信息在整個經濟活

動中的地位和作用越來越受到人們的重視，而在一切經濟活動中,

任何一個經濟部門要實現(xiàn)一定的經濟目的，都要利用各種實用文

體負載經濟及其它信息來實現(xiàn)。在這方面，公文寫作就是重要的

媒介物，起著紐帶和橋梁的作用。各經濟部門、企業(yè)在對內對外

一系列經濟活動中，很大程度上需要依靠公文寫作來執(zhí)行政策、

指導工作、溝通關系，以使整個經濟活動像機器一樣運轉靈活。

此外，由于公文寫作中的各類實用文體，有的是為傳達上級機關

意圖和政策界限，使受文單位或其他收受對象有據(jù)可依、有憑可

查而制發(fā)的，因此它是依照黨和國家的意志管理和協(xié)調各部門的

依據(jù)和憑證，具有重要的價值。

當前隨著企業(yè)信息化工作的重要地位日益突出，無紙化辦公

的發(fā)展趨勢也將公文寫作推進到了一個新的重要高度。

二、公文的分類

明確公文的分類，可以使我們更好地掌握和運用公文。公文

的分類有不同的出發(fā)點和側重點，公文的類別劃分，目前還沒有

十分統(tǒng)一的方法。

（一）按使用范圍劃分

常規(guī)情況下把公文分為政務公文、專用公文、經濟公文和日

常事務類公文四類。

1、政務公文：黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位普遍使用的,

用以指導工作、規(guī)范行為、交流信息的有固定體式的公務文書。

這種公文是機關、團體和企事業(yè)單位辦事的重要依據(jù)，是國家管

理政務的重要手段。政務公文具有通用的性質。這種公文一般包

括兩個要素：內容有關公務活動；形式規(guī)范統(tǒng)一。政務公文包括

法定文種和非法定文種。

（1）法定文種是指國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處

理辦法》明文規(guī)定的“十三類十四種”公文，即：命令（令）、決定、

公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、

會議紀要。

(2)非法定文種一般來說有“九類十四種”，即：計劃、總結、

調查報告、簡報、講話稿、提案、建議書、合同、聘書、章程、

條例、規(guī)定、辦法、電報。

2、專用公文：在科研、財經、司法、軍事、外交等這類具有

專門職能的部門在某種專業(yè)活動及一定業(yè)務范圍中使用的文書文

件。包括科研文書、財經文書、司法文書、軍事文書、外交文書

等，如科研報告、實驗報告、可行性研究報告、學術論文、設計

說明書、起訴書、公訴書、法律意見書、答辯狀、判決書、審計

報告、訓令、照會、條約、聲明等。

3、經濟公文：經濟活動中形成并使用的文字材料。這類公文

雖然也有較為規(guī)范的格式，但因其寫作內容豐富因而其寫作格式

也呈現(xiàn)出一種靈活性，這類公文包括經濟合同、市場調查報告、

市場預測報告、經濟活動分析報告、產銷分析報告、質量分析報

告、廣告、意向書、商務說明書等。

4、日常事務公文：機關、團體、企事業(yè)單位普遍使用的指導

日常工作、處理日常事務、交流工作情況、研究工作問題時所使

用的公務文書。常見的有規(guī)章制度、簡報、計劃、總結、演講稿、

述職報告、倡議書、建議書、挑戰(zhàn)書、表揚信、賀信、感謝信、

慰問信、聘書、請柬、證明、介紹信、啟事等。

(二)按行文方向劃分

行文方向即發(fā)文方向，它表示收文單位的地位，反映了機關

團體、單位之間的關系，是劃分公文種類的重要標準。

1、上行文，指發(fā)往上級機關、單位的公文。

2、平行文，指發(fā)往平行的或不相隸屬的機關、單位之間的公

文。

3、下行文，指發(fā)給下屬機關、單位的公文。

（三）按來源和運轉方向劃分

1、收進公文（收文），指本機關收到其他機關、單位、團體的

公文。

2、外發(fā)公文（發(fā)文），指發(fā)往本機關（單位）之外的機關、單位、

團體的公文。

3、內發(fā)公文（內發(fā)文），指發(fā)給本機關、單位內部相關部門、

人員的公文。

（四）按處理時限劃分

按此劃分表示公文所談事項的緊急程度。

1、緊急公文（特急件），通常當日辦復。

2、急辦公文（急件），通常3日內辦復。

3、常規(guī)公文（平件），通常7—10日內辦復。

（五）按機密程度劃分

指內容涉及有關機密，按照密級的規(guī)定劃分的公文。

1、絕密文件，指內容涉及黨和國家重要機密，在一定時間內

需要絕對保密的公文，為密級最高的公文。

2、機密文件，指內容雖然不涉及黨和國家重大核心秘密，但

在一定時期、一定范圍內需要嚴格保密的公文。

3、秘密文件，即雖不涉及重大機密事項，但卻有一定保密要

求的公文。

以上三個等級的公文，在擬稿、審核、簽發(fā)、印制、封發(fā)、

傳遞、閱讀、保管、清理、移交、立卷、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)必須

按照《保密法》的相關要求辦理。

4、普通公文，指不涉及機密事項的公文，即通常所說的普發(fā)

文。

（六）按傳閱對象和范圍劃分

1、內部公文。內部公文又分為一般內部公文和指定傳閱對象

的內部公文。

2、公開公文。一般指通過張貼或新聞媒體公布的公文。

三、公文的特點

（一）公文的特點

1、法定性

公文是由依法存在的機構、組織或其領導人，根據(jù)自己的職

能和權限制發(fā)的公務文書，具有法定性。

2、權威性

公文一經簽發(fā)公布，在它所涉及的范圍內就具有很強的權威

性和行政約束力。所謂“令出必行，禁之必從”，就是指公文特有的

行政約束力和強制性。

3、實用性

制發(fā)公文是為解決公務活動中的實際問題，或者是為完成某

項工作，具有明顯的業(yè)務性和實用性。

4、規(guī)范性

為維護公文的權威性及其法定效用，保證公文運轉、處理的

有序、便捷和嚴密，國家統(tǒng)一了公文格式。公文的制作及生效必

須符合規(guī)范和法定程序。

5、時效性

公文的時效性體現(xiàn)在它對時間的要求上，公文要在特定的時

間發(fā)生特定的作用，因此具有很強的時效性。

第二節(jié)提高公文寫作能力的方法

一、參與實踐，增強整體素質

古人學文、為文，強調才、膽、識、力、學。

寫作能力是一種綜合能力。尤其是公文寫作因其文體特殊的

作用和其法定性、權威性、實用性、規(guī)范性和時效性的特點，對

寫作者更是提出了較為嚴格的素質要求。

1、政治素質

公文代表的不是作者個人的觀點和意志，而是代表整個制發(fā)

機關的觀點和意志，體現(xiàn)上級機關的意圖，因此要求寫作者具有

較高的政治素質和超前的思想意識,，重視理論學習，熟悉、領會

黨和國家的有關政策，提高政策水平，隨時把握社會發(fā)展中出現(xiàn)

的新形勢、新變化，了解出臺的新政策。有了這種政治素質，寫

作中才會胸有成竹、高屋建飄。

2、經濟意識

公文寫作不僅要求作者具有政治素質及嚴密的邏輯思維能

力，而且要求作者具備較強的經濟意識。對經濟活動尤其是行業(yè)

的經濟活動及反映經濟事物的各種術語熟悉和了解，這樣，才能

使公文寫作內容準確、豐富。

3、業(yè)務素質

這是對寫作者的基本要求。只有熟悉本部門業(yè)務，才能對工

作提出有價值的建議，提出切實可行的措施。業(yè)務生疏或對業(yè)務

一知半解，寫出來的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不僅影

響辦文效率，也會影響制作部門的權威，甚至給工作帶來意想不

到的損失。因此公文寫作必須學好業(yè)務。

二、學習寫作知識，熟悉常用文體

學習公文寫作，無疑是應當從“寫''人手。只學理論而不寫作,

理論只會是一片飄渺的云霧，或只是一些抽象的概念和知識。有

寫作實踐而無理論指導，文章的要領難以領會，影響公文的質量,

工作勢必受到影響。因此，要寫好公文，使公文更好地發(fā)揮作用，

就需要學習修辭、邏輯、語法及謀篇布局等寫作知識。

修辭是表述能力的基礎，學習修辭尤其要注意掌握修辭方法

中“煉”字的功夫。所謂“煉”字，是指用詞、用字的準確。在公文寫

作中，用詞、用字可以從“粗通”起步，首先保證文從字順，逐步減

少以至消滅語病，提高表達技巧，最后達到嫻熟運用字詞的“精通”

佳境。

表述能力是思維能力的表現(xiàn)，公文寫作特別要重視邏輯性、

條理性的訓練，使自己的思路更加清晰，這樣才會使文章表述得

嚴謹、縝密。

謀篇布局是表述的框架，在掌握遣詞造句的基礎上，學習謀

篇布局的技巧，可以使寫作結構完整，達意順暢。

寫好公文，除了學習和運用寫作知識外，由于公文寫作大都

有較為固定的寫作格式，因此熟悉寫作文體也是重要的前提。學

習公文寫作應首先掌握常用的幾種公文文體，然后觸類旁通。如

熟悉了“市場調查報告”、“經濟活動分析報告”，那么，若以后遇到

上述類型的報告文體，心中也就有了底。能否舉一反三，觸類旁

通，除了要有創(chuàng)造性思維能力、接觸新問題要再學習外，關鍵還

在于學習常用文體時，要掌握其基本形態(tài)和規(guī)律。

三、多讀古今中外范文

多讀好文章，會得到潛移默化的滋養(yǎng)，日久天長，就能從中

吸取許多有益的東西。古人云：讀書破萬卷，下筆如有神，講得

就是這個道理。

多讀，是指認真閱讀古今中外的優(yōu)秀公文。如秦李斯的《諫

逐客書》、漢劉邦的《人關告諭》、東漢諸葛亮的《出師表》等都

是言簡意賅的古代公文代表作。此外，還指多讀古今中外名著，

廣泛涉獵各方面的書籍。只有博采眾長，才能厚積薄發(fā)，為公文

寫作奠定扎實的基礎。

第二章政務公文寫作

第一節(jié)報告

一、報告的性質及類型

報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議

的上行文。

報告是下情上達的重要途徑之一。上級機關依據(jù)它來制定方

針政策，指導下級工作；下級機關通過它來反映情況，取得上級

對工作的支持和指導。

根據(jù)報告的目的可以將其分為：呈報性報告和呈轉性報告。

呈報性報告是指由下級機關把工作情況及意見直接呈報上級

機關，使其了解的報告。

呈轉性報告是指由下級機關把某項工作情況和有關此工作的

意見、措施呈報上級機關，使其了解并要求其批轉有關部門參考、

執(zhí)行的報告。這類報告一經上級機關批轉，就具有了等同于上級

機關的權威和效力，其中的意見及措施等就具有了指令性。下級

機關常常用這種方式取得上級機關對某項工作的支持和指導，以

此推動工作。

二、報告的結構與寫法

（一）報告在寫作格式上主要有標題、發(fā)文字號、主報機關、

正文、發(fā)文機關和發(fā)文日期等項內容。如果有附件，則應在正文

下面一行空兩格后寫明附件的件數(shù)和名稱。有抄報機關的，應在

末頁的下半部分寫明。報告的標題，一般不寫發(fā)文機關，只寫事

項和文種。

（二）正文的寫法

1、呈報性報告

首先寫報告的原因和目的，其次寫報告內容，這是行文重點,

最后用“以上若有不妥（當），請指示。”等用語結尾。報送、轉呈相

關文件和材料，通常用“如無不當，請批復”，“妥否，請批復”等常

用語結尾。

2、呈轉性報告

首先寫明報告的原因，其次具體闡述工作安排的有關規(guī)定、

措施和方法，最后常用“以上報告如無不妥，請予批轉執(zhí)行?！钡冉Y

束收文。

三、報告寫作時應當注意的問題

報告與請示是兩種文種，所以報告中不應當含有請示事項，

以免上級機關只注意情況而忽略請示的內容，影響批復的重點。

［例文］

郵電部人事司關于郵電部門調整出國人員

審批單位的備案報告

中央組織部黨政外事干部局：

隨著我國改革開放和郵電通信事業(yè)的進一步發(fā)展，郵電部門

對外交往日益頻繁，近幾年來出國（境）人員大量增加，審批工作

日益繁重。根據(jù)中央辦公廳、國務院辦公廳中辦發(fā)［1993］23號

文件規(guī)定，經我部黨組研究，擬增加郵電部門56個單位為因公臨

時出國人員審批單位。為加強對因公出國人員審查工作的管理，

我部制定了《郵電部門出國（境）人員審查工作暫行規(guī)定》，擬同時

由部黨組頒布執(zhí)行。

請予審查。

附件：1、郵電部門增加因公臨時出國人員審批單位名單

2、郵電部門出國（境）人員審查工作暫行規(guī)定

郵電部人事司

XXXX年X月X日

第二節(jié)請示

一、請示的性質

請示是下級機關請求上級機關對某一工作、事項給予指示、

批準的上行文。

請示中涉及的事情是發(fā)文機關在職權范圍內無法解決的；或

者事關重大，為防止失誤和慎重起見，需要上級機關了解并給予

指示的；或是因無明確規(guī)定而難以處理的；或是對某些方針、政

策、法規(guī)把握不準或有不同理解，希望上級給予解釋、指示的等

等。在上級機關對請示內容未做出答復前，發(fā)文機關一般不得擅

自行動。因此，請示必須在工作、事情進行之前或采取措施之前,

而且請示要求上級機關不管同意與否都必須及時給予批復。

二、請示的特點

（一）一文一事。不可以在一個請示中請示兩個或兩個以上的

問題或事項。

（二）不能多頭請示，一般只報一個上級主管機關。如涉及其

他機關，可用抄送的形式。

（三）一般不能越級，如果情況特殊，必須越級時，則應同時

抄送被越過的機關。

三、請示的結構與寫法

（一）請示在寫作格式上主要包括標題、發(fā)文字號、主送機關、

正文、發(fā)文機關、發(fā)文日期等內容。如果有附件，則應在正文下

面一行空兩格處寫明附件的件數(shù)和名稱。有抄報機關的，應在末

頁下半部分寫明。

（二）正文的寫法

首先交代請示事項或問題的背景、原因，然后提出請示的具

體事項，最后用“妥否，請批示”、“當否，請批示”等常用語結束全

文。

四、報告和請示的區(qū)別

報告和請示都屬于上行文，都是反映情況，陳述意見。但報

告是向上級機關匯報工作、說明情況用的匯報性文件，目的是讓

上級機關或部門了解情況，因此，報告不一定需要答復；請示是

向上級機關說明情況、陳述意見、請求批準、解決某個問題時用

的請示性文件。由于行文目的不同，所以請示與報告的區(qū)別在于:

（一）內容不同

請示必須一文一事，報告的涉及面可以很廣泛。

（二）對象不同

請示只主送一個領導機關，不能越級請示，報告可以多頭主

送。

（三）處理方式不同

請示必須批復，報告則一般不用批復。

（四）行文時間不同

請示必須事先行文，報告則既可事前，也可在事情進行中或

事后行文。

［例文］

關于連接集團公司0A系統(tǒng)設備購置的請示

XXX主任：

最近集團公司已將我中心連接集團公司0A系統(tǒng)的程序編制完

備，只因我中心與之連接的三臺電腦均為奔騰n及賽揚機型，不

能達到連接0A系統(tǒng)的配置要求（能安裝office2000和window200

等軟件），因而無法連接集團公司的0A系統(tǒng)。為盡快實現(xiàn)與集團

公司的0A連接，及時了解集團公司的有關指示精神和最新信息，

實現(xiàn)與集團公司工作方式改變的銜接，提高工作效率和辦事效率,

特申請購置三臺電腦（方正奔騰W機型和IBM奔騰IV機型），費用

約為30000元。

可否，請批示。

XX部

2002年10月11日

第三節(jié)通知

一、通知的性質

通知是一種使用廣泛的公務文書。適用于批轉下級機關的公

文；轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求

下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和

聘用干部。

二、通知的特點

（一）使用范圍廣泛

任何一級機關、企事業(yè)單位、社會團體都可以發(fā)通知。

（二）使用頻率高

由于通知使用范圍廣，行文簡便，所以使用頻率高。在公文

中，通知是使用最多的一個文種。

三、通知的種類

根據(jù)通知的性質和使用范圍，通知可以分為批轉性通知、指

示性通知、告知性通知、會議通知、任免通知等。

四、通知的結構和寫法

（一）通知在寫作格式上包括標題和正文兩部分內容。標題由

三部分組成：發(fā)文機關名稱、事由、文種。有的還要根據(jù)具體情

況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。在

一定范圍內制發(fā)的普遍告知性通知可省略發(fā)文機關或事由。

“頒布”、“印發(fā)”、“發(fā)布”、“批轉”、“轉發(fā)”類通知，應該在標

題中把被轉發(fā)的文件制發(fā)機關寫明。

（二）正文的寫法

1、轉發(fā)性通知

轉發(fā)性通知包括印發(fā)性通知和批轉性通知，其正文一般比較

簡單，句式基本固定。要寫明對所批轉或轉發(fā)的文件的意見或評

價，并分別情況表明批轉、轉發(fā)目的，如要求下級機關“參照執(zhí)行”、

“遵照辦理”、“研究執(zhí)行”、“認真貫徹執(zhí)行”等等。轉發(fā)上級文件時

要避免出現(xiàn)“通知的通知”的形式。

有的批轉、轉發(fā)文件的通知，不僅要表明批轉、轉發(fā)目的和

要求，還要在其中提出具體的指示性意見。

2、指示性通知

首先寫出本通知的依據(jù)和目的，其次寫通知的具體任務和要

求。要寫清楚處理問題的原則、具體措施或辦法。

3、告知性通知

告知性通知的正文需寫清楚要告知的事項，即通知的事項、

意義或重要性、希望或要求等。

4、會議通知

簡單的會議通知，只需寫明會議的名稱、時間、地點、內容、

參加者、要求等。

復雜的會議通知，一般應寫明會議目的、名稱、開會時間、

會議地點、會議議題、參加人員范圍、入場憑證、報道時間及地

點、與會人員須攜帶的文件材料或其他要求事項。

5、任免通知

任免通知只需寫明任免的依據(jù)和內容（時間、人員、具體職務

等）即可。

［例文］

關于企業(yè)信息化建設臨時工作組職能的通知

企業(yè)信息化建設臨時工作組：

根據(jù)工作需要，經研究，企業(yè)信息化建設臨時工作組的職能

為：負責先期實施項目前期工作，協(xié)調相關部門的關系；與相關

部門組成各專業(yè)聯(lián)合小組，負責除生產系統(tǒng)之外的企業(yè)信息化網

絡的建設、維護與管理；負責研究和制定企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，研究

和制定相關的標準、規(guī)范；負責協(xié)調企業(yè)信息化網絡與各生產系

統(tǒng)的接口規(guī)范及銜接；負責研究和制定集團公司項目實施總體方

案，并負責對各省公司項目建設方案進行指導；根據(jù)集團公司總

體戰(zhàn)略和流程再造要求，負責企業(yè)應用系統(tǒng)的管理和改造。

企業(yè)信息化建設臨時工作組內設：綜合技術組、流程管理組、

工程管理組。

中國移動通信集團公司委員會

年月日

第四節(jié)函

一、函的性質

適用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題；向有

關部門請求批準等。

二、函的特點

（一）行文自由。使用時沒有嚴格的上下級級別約束。

（二）用途廣泛。商洽工作、詢問和答復問題等都可用函。

（三）靈活多樣。寫作方式靈活，行文靈活。

三、函的種類

（一）商洽函：不相隸屬的機關之間商洽辦理某一事項，請求

協(xié)助解決某一問題。

（二）詢問函：詢問工作情況或某一問題。

（三）答復函：答復有關機關詢問的事項。

（四）請示函：向主管部門請求批準。

（五）周知函：告知一個單位某些情況，不需回函。

四、函的結構與寫法

（一）函的結構一般包括以下幾個部分：標題、公文編號、主

送機關、正文、落款。

（二）函的正文內容與寫法

1、發(fā)函：首先寫明發(fā)函的理由；其次寫明需要商洽、詢問、

告知、催辦、請求的具體事項；最后用“特此函詢，望予函告”，“特

此商洽，望能同意”，“請予研究函復''等結尾。

2、復函：首先概述來函內容作為復函依據(jù)，其次寫明對來函

作出回答，最后用“特此函復”、“謹此函告”等結尾。

［例文］

關于敬請配合加快文件處理速度的函

各處室、部門：

一段時間以來，各處室、部門擬制的文件打字積壓現(xiàn)象嚴重。

7月20日查看了33份待打的文件材料中，積壓30天的一份（6月

21日簽發(fā)）、積壓1024天的13份（7月10日6月26日簽發(fā)）、積

壓9天以下的19份（7月11日7月19日簽發(fā)）。由于文件的積壓,

影響了我公司通過文件實施管理的效率。

為了解決上述問題，確保公文的時效性，促使員工盡快熟練

地操作微機，經研究做出如下規(guī)定：

一、加強辦公室內部管理，嚴格控制發(fā)文。對可發(fā)可不發(fā)的

文件，堅決不發(fā)。

二、整頓各種“信息”。除了“xx信息”外,其他各“信息，,辦公

室不負責打字。

三、除省公司文件（含有關紅頭文件）、省公司領導在專業(yè)工

作會議上的報告，全局性工作匯報材料外，其他文字材料辦公室

不予打字。

四、打字人員打印文件、材料必須由公司主管領導、辦公室

主任簽字，不得擅自支援。

以上規(guī)定，請惠于諒解、配合和支持。

xx移動公司辦公室

XXX年X月X日

第五節(jié)會議紀要

一、會議紀要的性質

會議紀要是根據(jù)會議的主導思想和會議記錄，對會議的重要

內容、決定事項進行整理、綜合、摘要、提高而形成的一種具有

記實性、指導性的公文。它適用于記載和傳達會議情況和議定事

項。

二、會議紀要的使用范圍和作用

（一）會議紀要的使用范圍

會議紀要適用于有一定規(guī)模的比較重要的會議，記載、傳達

會議情況和議定事項。這種會議往往是為了解決當前工作中的某

項實際問題而召開的，會上要對有關方針政策進行研究并作出重

大決策。紀要的作用是將會上分析討論的問題、形成的決議記錄

下來，形成正式文件。經常的事務性的會議，不需要寫紀要。

（二）會議紀要的作用

1、向上級匯報會議情況，以便得到及時的指導。

2、向下屬單位傳達會議精神和會議決議，以更好地貫徹會議

精神，指導具體工作，解決相關問題。會議紀要是行政部門用以

領導和推動工作的重要工具。

三、會議紀要的類型

（一）決議型會議紀要

這類紀要都是各級黨政機關的領導層集體開會決定事項所使

用的一種紀要。這類會議紀要主要涉及日常工作，內容比較簡單,

因此可以上報下發(fā)，以溝通情況。

（二）重要工作會議紀要

領導機關就某地區(qū)、某部門的重大工作問題召開專門會議，

以后撰寫會議紀要上報下發(fā)或請上級批準，又叫部署型的會議紀

要。

（三）學術會議的會議紀要

這類紀要屬于討論型的會議紀要，因此不具有法定的行政權

威性。

四、會議紀要的寫法

（一）標題

一般在“紀要''之前冠以會議名稱即可，如“培訓中心主任辦公

會會議紀要”。

（二）開頭

介紹會議的基本情況，包括開會的根據(jù)和目的、會議的起止

時間、參加會議的人員、會議的基本議程和主要活動以及會議的

結果。

（三）寫作主體

主要記寫會議主要精神，研究的問題，討論的意見，議定的

事項等。

（四）結尾

一般指明方向，提出希望。也可以將紀要內容寫完，即自行

結束。

五、寫作會議紀要應注意的問題

（一）注意記實性。要真實地反映會議的精神、討論的問題以

及形成的決議，但也不是有言必錄，記流水帳。在忠實于會議主

要精神前提下，可以對會議的內容進行分析歸納，取其精華，摘

其要而記之。

（二）突出中心。有時一個會議要涉及許多問題，寫紀要時一

定要抓住這次會議所集中解決的主要問題，形成紀要的中心。

（三）紀要涉及的認識和結論應當是經會議討論統(tǒng)一通過了

的，如有保留意見，可另作說明。對于尚未解決的問題，也可以

附記于紀要之后。

［例文］

XXXX公司培訓中心主任辦公會會議紀要

培訓中心召開主任辦公會議，會議由主任主持，副主任、財

務部、物業(yè)管理公司的負責人以及有關人員參加了會議。會上主

任介紹了信息產業(yè)部決定在我培訓中心舉辦學習貫徹新出臺的

《中華人民共和國電信條例》和《互聯(lián)網信息服務管理辦法》培

訓班的情況，并強調指出這次部里在我們這里辦班是我們改制后

第一次辦這么高規(guī)格的培訓班，加上移動中青班等培訓班，我們

的培訓任務很重，一定要全力以赴，通力合作，解決好辦班吃、

住、行的問題，以高效優(yōu)質的服務圓滿地完成培訓任務。會議經

過研究議定了如下事項：

一、關于住宿問題。為適應辦班需要，會議決定對學5樓進

行裝修改造。裝修改造要高標準、高質量。同時對學2樓的內部

設施進行檢修。

二、關于餐飲問題。會議決定為食堂配齊炊事工具，購買2

臺冷藏柜，為服務員配齊制服。

三、關于交通問題。會議同意運輸部增加一名駕駛員。并強

調因辦班較多，一定要合理調配車輛，保證辦班用車。

出席：XXX、XXXo

XXX、XXX、XXX、XXXo

第三章日常事務公文

第一節(jié)計劃

一、計劃的性質和作用

計劃是機關、企事業(yè)單位或個人對將要進行的工作、生產與

學習提出的預想目標，并制定出實現(xiàn)這個目標的具體步驟、方法

和措施所使用的公務文書。

計劃是管理職能實施的開始，是計劃性文體的統(tǒng)稱。常見的

設想、規(guī)劃、工作要點、工作安排、方案、意見等均屬計劃范疇。

古人云：“凡事預則立，不預則廢。”“深計遠慮，所以不窮?！?/p>

意思是無論做什么事，事先有計劃才能成功，沒有計劃，就易導

致失敗。搞經濟工作也是同樣的道理。在市場經濟中，制定計劃

作為一種科學的工作方法，對經濟活動，對學習、工作和生產有

重要的指導、推動和保證作用。

二、計劃的種類

按范圍分，有個人計劃、班組計劃、單位計劃、國家計劃。

按性質分，有綜合計劃、專題計劃。

按內容分，有生產計劃、工作計劃、學習計劃等。

按時間分，有年度計劃、季度計劃、月計劃等。

三、計劃的格式與寫法

計劃一般有三種寫作形式：第一種是條文敘述式；第二種是

圖表表述式；第三種是圖表加條文式。

下面僅就普遍使用的條文敘述式的寫作做一介紹。

（一）標題

計劃的標題通常由單位、時限、計劃內容和文種組成。如《中

國移動通信集團公司培訓中心2000年培訓計劃》。有時可以根據(jù)

具體的寫作情況省略單位或時間。如《2003年工作計劃》。

未定稿的計劃，可以在標題下一行用括號力口注“草案”、“初稿”、

“討論稿”等。

（二）正文

計劃的的正文通常有前言、主體、結語等幾部分。

1、前言

前言主要寫制定計劃的依據(jù)、指導思想，有的也概括前一階

段工作或寫出目標要求。

2、主體

主體是計劃的寫作核心部分，一般包括兩部分內容。

（1）任務和要求。主要寫在計劃時間內要完成的工作及要達到

的指標，要寫明完成任務的數(shù)量、質量和程度。

（2）方法和措施。寫明完成某項工作采取的方法、措施、具體

步驟、時間分配、人力、物力、財力的安排等，這部分應寫得具

體可行。

3、結語

可以重申計劃的意義，也可以提出注意事項或發(fā)出號召。有

時不寫這部分，主體結束即結束。

（三）落款

落款包括制定日期、制定者、附件。

［例文］

XX移動公司2001年培訓工作計劃

根據(jù)省公司《2001年員工培訓工作要點》，結合我公司的實際

情況，現(xiàn)將今年的員工培訓工作安排如下：

一、指導思想

今年的員工培訓工作本著面向生產、注重實用、講求實效的

原則，以崗位培訓為重點，采取多渠道、多層次的方式開展員工

培訓。

二、管理者培訓

為提高管理干部的管理水平，今年繼續(xù)選送部分年齡在30歲

以下，參加各類管理培訓班。

三、員工培訓

員工培訓仍以崗位培訓為重點，生產工種的員工在去年完成

崗位資格培訓（即等級考試）的基礎上，著重抓好上一等級的培訓

和發(fā)展新業(yè)務的應急短期培訓。培訓中應貫徹按需施教、學用結

合、講求實效的原則，既要加強理論學習，更要突出技能培訓，

同時要加強思想政治教育和職業(yè)道德教育。

四、抓好學歷教育

函授是培養(yǎng)在職人員適應工作需要的主要學歷教育形式，各

相關單位應給予必要的時間參加函授站的面授，幫助學生解決一

些實際問題。參加地方的成人自學考試和電大也是比較好的學習

形式。從往年的情況看，學文科的多，學理科的少。我們提倡選

擇與本崗位工作有關的專業(yè)參加學習，有利于學以致用。

五、認真檢查職工培訓計劃執(zhí)行情況，制訂好職工培訓規(guī)劃。

各下屬公司應認真檢查職工教育培訓計劃的執(zhí)行情況，抓好

落實，爭取完成2001年的培訓計劃。同時制定符合本企業(yè)實際的

職工教育培訓規(guī)劃。

XXX移動公司

2001年x月x日

第二節(jié)總結

一、總結的性質和作用

總結是對已經完成的某一時期內或某一專項工作進行檢查、

回顧，從中找出經驗和教訓而形成的一種文字材料。

日常工作中常用的小結、體會，實際上也是總結，不過它反

映的內容較為單純或經驗不成熟、時間較短、范圍較小。

總結作為一種回顧與思索的手段，不僅是搞好工作的重要環(huán)

節(jié)，而且是培養(yǎng)管理者的好方法。具體地說，總結在經濟工作的

實踐中有如下作用：

1、有利于提高工作效率?？偨Y的目的是對以往的工作進行全

面、系統(tǒng)的回顧，找出經驗和差距，避免在今后的工作中走彎路。

2、有利于避免工作中的盲目性。通過總結，可以從過去的實

踐中找出規(guī)律性的東西，避免盲目性，提高自覺性。

二、總結的種類

按內容分，有工作總結、活動總結、學習總結、思想總結等。

按時間分，有年度總結、季度總結、月份總結、階段總結等。

按范圍分，有部門總結、單位總結、班組總結、個人總結等。

按性質分，有綜合性總結、專題總結等。

三、總結的基本結構和寫法

總結因內容、對象的各異，因而在寫法上也是多種多樣的。

不過總結的內容還是有相對穩(wěn)定的組成部分和結構形式?？偨Y一

般可分為三部分：標題、正文和落款。

（一）標題

總結的標題通常有三種寫法。一是類似公文式的標題，一般

由單位名稱、期限、總結對象和文種組成。如《培訓中心2000年

度工作總結》，有時也可只寫事由和文種。二是概括總結內容或以

觀點來標明，如《多種經營是致富之路》。三是用一個生動形象的

正標題，然后加副標題挑明，如《堅持責、權、利結合企業(yè)換新

貌——xx市移動公司實現(xiàn)管理創(chuàng)新》。

（二）正文

正文通常由前言、主體、結語等幾部分組成。

1、前言

總結的前言部分一般交代具體工作的政策依據(jù)、主客觀條件

等背景材料，也概括介紹總結的對象、范圍、目的。

2、主體

取得的成績及經驗。這部分是總結的主要內容。重點分析取

得的成績以及取得成績的原因和作法，總結出帶有規(guī)律的經驗。

存在的問題和教訓。工作中的主要問題和教訓，要寫得具體

真實，以利于今后工作中的改進。

3、結語

結語的內容主要是對下一步工作的設想、安排、意見等。

（三）落款

總結的落款包括署名和日期。單位總結的署名，一般不放在

落款處，而寫在標題中或標題下。有的總結隨文發(fā)送，所以總結

上不署名。個人總結署名，一般寫于正文后的右下方。

［例文］

三步曲唱紅“市場”經

------山西移動通信xxx營業(yè)部經驗介紹

2000年，山西xxx營業(yè)部還只是個僅有6000用戶，年營業(yè)額

不足800萬元，欠費率高達82%的xxx市移動分公司的末流企

業(yè)，但現(xiàn)在他們已發(fā)展用戶13萬，營業(yè)額到8月份突破1000

萬元，增幅比例達到36%,欠費率控制在1%,僅用8個月時間

就使用戶翻了一番，企業(yè)人均創(chuàng)收達50萬元，各項業(yè)務發(fā)展都走

在全市同行業(yè)前列，營業(yè)廳成為全省的“示范窗口”，公司被省消協(xié)

評為“誠信單位是什么妙方使xxx移動通信獨占鰲頭呢?職工們

異口同聲的說：是xxx經理調查、培育、發(fā)展市場的三步曲唱紅了

“市場”經。

調查市場

1990年10月，年僅36歲的xxx剛任xxx移動通信營業(yè)部經理,

就針對全縣欠費率高、客戶停機的多、發(fā)展速度緩慢的狀況，組

織20多名職工深入全縣220個村莊進行市場調查。他親自深入農

戶，走訪群眾，了解農民對企業(yè)的意見和要求。不少職工主觀認

為，農村那么落后，移動通信費用又高，農民誰使用手機呢?但XXX

卻深信自己的判斷，農村人口是城市人口的6倍以上，生活條件

又在不斷改善，必然是一個潛在的大市場。他們從農村的基本數(shù)

據(jù)人手，按片區(qū)進行了細劃，通過一個半月的時間，調查了6萬

余戶農民家庭的收支和可支配財力，以及擁有的汽車、農用車、

摩托車的使用范圍，固定電話、移動電話數(shù)量，為發(fā)展農村市場

找準了方向和切入點。

xxx根據(jù)市場調查的情況，在全縣建立了13個合作營業(yè)廳，

發(fā)展農村移動業(yè)務營銷員247個，使農民不出村就可辦理各種業(yè)

務。他們還利用“村長工程”，引導農村干部使用移動電話，發(fā)展農

村經濟。目前，全縣220個行政村的438名書記、村長，已有357

人使用了中國移動的手機。8月份他們開展租賃手機業(yè)務后，一個

月凈增用戶3000個，農村的用戶就占到85%以上。

培育市場

xxx為了鞏固老客戶發(fā)展新客戶，及時扭轉宣傳思路，將企業(yè)

的品牌宣傳與業(yè)務宣傳并重，與縣電視臺和《xxx報》報社聯(lián)合舉

辦專題節(jié)目，每周都有新業(yè)務宣傳。xxx還把新業(yè)務制作成版面和

錄音逐村逐鎮(zhèn)進行宣傳，在各種會議上放置宣傳版面，由營業(yè)人

員現(xiàn)場演示講解操作，使廣大群眾對移動公司有了更全面的了解。

xxx還發(fā)動職工與客戶交朋友，每月定期召開大客戶座談會、

聯(lián)誼會，認真聽取客戶的意見。春節(jié)到來前，XXX通過郵政禮儀為

49戶大客戶送去鮮花和問候。定期對大客戶進行新業(yè)務培訓。對

全球通簽約客戶，XXX通過入網資料，查出用戶的生日，為他們送

去一束鮮花、一盒蛋糕。遇有大客戶的紅白喜，XXX都是親自到場

祝賀和表喪，使客戶與中國移動通信形成鐵的關系。到目前，XXX

移動通信的大客戶和集團客戶沒有一戶流失。

發(fā)展市場

失去一個客戶容易，而得到一個客戶卻需要周到細致服務。

XXX不斷研究客戶的變化情況，針對性地制定不同政策。他責成專

人為客戶辦理購機、選號、維修、繳費一條龍服務，讓所有的客

戶都能享受到XXX移動的文明服務，中心營業(yè)廳在省公司暗查明訪

質量調查中成績名列第一。XXX縣農民蔬菜日光溫室大棚達2萬

個，農民們的大棚建到哪里，XXX就把預約服務和營銷代辦發(fā)展到

哪里。

為了改善XXX移動通信的通話質量,XXX還千方百計爭取投資,

在硬件建設上下功夫。他在調查中發(fā)現(xiàn)新紡、白村、劉峪、北蘇

村、水西等地的信號弱，他多次到分公司爭取網絡建設資金和設

備，在全縣建立13個基站，使全縣消除了移動通信盲點，移動信

號覆蓋了全縣2跖個村莊，覆蓋率在94%以上。

由于服務質量的改善，xxx移動通信的新業(yè)務收入逐月遞增，

新業(yè)務收入占到總收入的78%,2000年8個月的發(fā)展速度等于

前6年的發(fā)展總和。

第三節(jié)值班記錄

、值班記錄的含義

值班記錄是指把工作期間發(fā)生的事情、客戶的意見或建議（客

戶投訴）如實記錄下來的書面材料。它是了解員工工作情況及把握

客戶需求，不斷改進工作的有效途徑。

二、值班記錄的特點

（一）記實性

值班記錄應是反映工作期間的實際情況，不能主觀臆斷，隨

意刪改。

（二）直接性

值班記錄是作者親自如實記錄下來的所聽所見，因此記錄的

材料是直接的第一手材料。

（三）原始性

值班記錄不允許加工、整理（可順通語句），因此原始性是值

班記錄最重要的特點。

三、值班記錄的寫法

值班記錄的寫法一般有二種，表格式和條文式。

一種是表格式，即將寫作要素（值班者姓名、值班時間、崗位、

值班記錄等欄）通過表格固定下來。

二種是條文式，即將寫作要素通過文字表述出來。條文式值

班記錄寫作要素應包括值班者姓名、值班時間、崗位、工作中存

在的問題、客戶意見或建議（客戶投訴）、客戶姓名等，要求一一

寫清。

第四章經濟公文

第一節(jié)經濟活動分析報告

一、經濟活動分析報告的概念和種類

（一）經濟活動分析報告的概念

經濟活動分析報告，是根據(jù)計劃指標、會計核算、統(tǒng)計資料

以及調查研究獲得的其他資料，對經濟活動情況進行分析研究，

從而做出分析評價之后寫成的書面報告。

（二）經濟活動分析報告的種類

經濟活動分析報告，從時間看，一般的分析報告多是作為年

度、季度、月份報表資料的文字說明部分，帶有定期性；從內容

上看，分析報告一般是以經濟活動的數(shù)據(jù)為主進行分析；從形式

上看，分析報告一般都與表格相結合。

經濟活動分析報告按目的和內容可分為三種。

1、全面分析報告

它是把某一部門或某一單位在一定時期內的經濟活動作為一

個整體，根據(jù)各項主要經濟指標，進行綜合性的分析研究后而寫

成的書面報告。

2、簡要分析報告

這種分析報告一般是圍繞幾個財務指標、計劃指標、或抓住

一兩個重點問題進行分析，以觀察經濟活動的趨勢和工作改進的

程度。

3、專題分析報告

對工作中的薄弱環(huán)節(jié)和關鍵問題做專門的重點的分析；總結

某一方面的先進經驗或揭露某一方面的問題，以便及時推廣或采

取措施加以改講。

二、經濟活動分析報告的結構與寫法

一般來說，經濟活動分析報告的結構是根據(jù)分析的內容與目

的而定的。因此一般的分析報告都要有情況，有數(shù)據(jù)，有分析，

有針對性意見。它的基本格式是：

（一）標題

經濟活動分析報告的標題，通常有兩種寫法。一是公文式標

題，即寫出單位名稱、時間、內容及文種，如《XX市移動公司一

年來全面提高經濟效益的情況分析》；二是用有內容概括的省略式

標題，如《關于迅速整頓成品資金的建議》。

（二）正文

正文可以分為開頭、主體和結尾三部分

1、開頭

開頭又叫導語，多數(shù)是概括說明生產的形勢，針對分析的問

題，介紹一些基本情況，提出問題，說明進行經濟活動分析的目

的。有的分析報告沒有開頭，把開頭的內容放在正文分析的說明

中。

2、主體

主體的內容可以分為兩個部分：一是介紹情況，主要是數(shù)據(jù),

二是針對上述部分的數(shù)據(jù)用文字分析論證。

3、結尾

結尾主要針對主體中分析的情況，提出改進意見、建議和措

施。有的分析報告沒有結尾部分，在主體部分分析清楚就結束

［例文］

開發(fā)農村移動通信市場淺析

改革開放以來，大同市把農業(yè)放在經濟工作首位來抓，不斷

增加農業(yè)投入，走上市場經營性農業(yè)開發(fā)之路，物質流的增大，

必將產生對信息流的需求，農村信息的交流傳遞量將會成倍增加,

農村市場不容忽視。據(jù)調查，截至2000年底，大同市農村居民平

均每百戶擁有電冰箱14臺、摩托車13輛、大型家具377、彩色電

視機48臺、固定電話普及率已達313%以上。

數(shù)據(jù)表明廣大農民物質生活已有很大提高，文化生活也日益

豐富，農村正在逐漸成為一個新的投資熱點，企業(yè)產業(yè)結構的調

整將會帶來農村的“二次革命”，這種局面的出現(xiàn)形成了對移動通信

的大量需求?，F(xiàn)就此方面的情況進行如下分析：

一、農村固定電話市場現(xiàn)狀

今年以來，大同電信分公司集中人力、物力、財力加大對重

點鄉(xiāng)鎮(zhèn)和重點村莊的線路建設投入，同時采取“先占市場、后建市

場”的營銷策略，不斷擴大農村固定電話網絡的覆蓋面，從而大大

激發(fā)了農民安裝電話的熱情，使農村固定電話用戶呈現(xiàn)出了前所

未有的增長勢頭。大同市農村電話人均普及率為313%,戶均普

及率已達1099%。從整體上考察得知，大同市有近11%的農村

家庭已具備了基本通信工具，但作深入分析，不難發(fā)現(xiàn)，安裝固

定電話越多的縣區(qū)，申請辦理移動電話的用戶也越多，這充分說

明：移動電話與固定電話間有著互相依賴、互相促進、互相帶動

的關系，尤其是在電話普及率相對較高的情況下更是如此，因為

農民已經開始嘗試到了通信工具為其生活帶來的便利，隨之會產

生擁有更多便利的欲望。

二、開發(fā)農村市場存在的問題分析

問題一：受地方經濟疲軟狀況的誤導，主觀斷定，在農村根

本就沒有移動通信發(fā)展的空間，因此，克服認識上的障礙，轉變

觀念，增強市場意識，對開發(fā)農村市場是至關重要的。

問題二：現(xiàn)有的農村代辦經理中，大部分是兼職代辦工作，

發(fā)展移動業(yè)務積極性不高，因此，優(yōu)化現(xiàn)有營銷體系，及時兌現(xiàn)

代辦酬金是提高營銷質量的根本保證。

問題三：農村代辦經理對移動通信業(yè)務知之甚少，調查中發(fā)

現(xiàn)，部分代辦經理對一些新業(yè)務的使用功能