談RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)中的應(yīng)用

摘要：隨著技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）被認(rèn)為對(duì)于應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)流程自動(dòng)化轉(zhuǎn)型十分重要，特別是它可以自動(dòng)化的進(jìn)行系統(tǒng)診斷和判斷何時(shí)系統(tǒng)需要人工參與。因此它在會(huì)計(jì)審計(jì)工作中是一個(gè)全新的項(xiàng)目，在此類系統(tǒng)的持續(xù)開發(fā)過(guò)程中有著巨大的前景。迄今為止，理論未能充分解釋如何進(jìn)行此類部署。為了填補(bǔ)這一空白，本文概述了不斷發(fā)展的RPA生態(tài)系統(tǒng)，并確定了在會(huì)計(jì)和審計(jì)中成功采用RPA系統(tǒng)必須克服的基本困難。這些困難構(gòu)成的挑戰(zhàn)主要包括但不限于：首先是構(gòu)建RPA系統(tǒng)步驟的繁瑣。在實(shí)際應(yīng)用中，構(gòu)建RPA系統(tǒng)需要繁瑣的步驟，包括流程設(shè)計(jì)，腳本編寫和測(cè)試等。這需要有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行支持，同時(shí)也需要充分了解業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求。其次是構(gòu)建系統(tǒng)過(guò)程中的如何與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容問(wèn)題。這需要對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行深入的了解，以便在構(gòu)建RPA系統(tǒng)時(shí)可以正確地與其進(jìn)行兼容。RPA系統(tǒng)的精度和可靠性也是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。RPA系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和可靠性是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的關(guān)鍵因素。因此，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行不斷的監(jiān)測(cè)和更新以確保其精度和可靠性。同時(shí)，也需要對(duì)RPA系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行充分的測(cè)試和驗(yàn)證，以確保其符合業(yè)務(wù)需求。關(guān)鍵詞：機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）；會(huì)計(jì)審計(jì)；系統(tǒng)診斷；兼容性隨著科技的不斷發(fā)展，機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）被越來(lái)越多地應(yīng)用于企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，尤其是在會(huì)計(jì)和審計(jì)領(lǐng)域。RPA可以大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和準(zhǔn)確性，減少人為錯(cuò)誤和重復(fù)工作。一、RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)中應(yīng)用的重要性機(jī)器人流程自動(dòng)化RPA在會(huì)計(jì)方面，RPA可以快速診斷和處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理的速度和準(zhǔn)確性，并大大減少了人工干預(yù)的必要性。RPA在審計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用同樣具有巨大的潛力和前景。首先，RPA系統(tǒng)可以快速準(zhǔn)確地處理海量數(shù)據(jù)，使得審計(jì)工作更加高效，準(zhǔn)確性更高。其次，RPA系統(tǒng)可以在不影響正常業(yè)務(wù)運(yùn)行的情況下，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的系統(tǒng)診斷和判斷，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理，提高了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制能力。此外，RPA系統(tǒng)還可以大大減少人工干預(yù)的必要性，從而減少了人為因素對(duì)數(shù)據(jù)處理的影響，并且可以將人力資源重新分配到更重要的任務(wù)中去，如策略規(guī)劃和決策制定等。雖然RPA系統(tǒng)在會(huì)計(jì)和審計(jì)工作中廣泛應(yīng)用是一種趨勢(shì)，但是RPA系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用仍處于起步階段。到2017年，只有15%的公司認(rèn)為他們已經(jīng)掌握了RPA使用（PWC2017）。從2017年以后隨著四大會(huì)計(jì)公司（德勤，普華永道，安永，畢馬威）相繼推出各自的RPA系統(tǒng)，RPA在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用也得到了蓬勃的發(fā)展。盡管自動(dòng)化有許多好處，但大多數(shù)公司尚未充分利用它們。這說(shuō)明在RPA的使用中存在著諸多問(wèn)題。而且只有正確實(shí)施RPA，才能讓公司從技術(shù)進(jìn)步中獲益。公司在實(shí)施RPA系統(tǒng)時(shí)面臨許多問(wèn)題，其中主要困難在于需要牢記一些重要的關(guān)鍵步驟，需要解決系統(tǒng)的可靠性，以及如何維護(hù)系統(tǒng)等等。這些挑戰(zhàn)也都出現(xiàn)在從上世紀(jì)末開始曾大量研究和推薦過(guò)企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中。到現(xiàn)在為止，ERP系統(tǒng)的使用也是喜憂參半（田玉山，2013）。此外，也有一些對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)對(duì)RPA的使用及其帶來(lái)的困難和可能性進(jìn)行了一些研究（戚蓓蓓，2018）。迄今為止，會(huì)計(jì)和審計(jì)RPA系統(tǒng)缺乏對(duì)如何正確使用RPA系統(tǒng)的全面概述。二、RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)中應(yīng)用的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題（一）安裝RPA過(guò)程中的現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)由于繁瑣和緩慢的會(huì)計(jì)和審計(jì)系統(tǒng)，許多公司和單位在分配稀缺資源和做出有針對(duì)性的決策方面面臨困境。由于人工操作的大量參與，當(dāng)前使用的電子表格中存在相當(dāng)大的延遲、不準(zhǔn)確和過(guò)時(shí)數(shù)據(jù)等問(wèn)題。由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)不佳以及數(shù)據(jù)庫(kù)和電子表格中的數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)量不足，可能會(huì)損失大量不必要的資金，例如最近導(dǎo)致股東損失1億美元的電子表格錯(cuò)誤（TanG.，2014）。這些問(wèn)題需要開發(fā)新技術(shù)和框架來(lái)解決，并填補(bǔ)可持續(xù)資源管理和流程質(zhì)量方面的空白。下面我們將分析在后臺(tái)為采購(gòu)訂單開具發(fā)票的典型后臺(tái)程序的案例，來(lái)說(shuō)明如何填補(bǔ)這一空白。以人為主導(dǎo)的手動(dòng)流程、RPA部署以及RPA認(rèn)知技術(shù)的增強(qiáng)都是它們?nèi)绾喂ぷ鞯氖纠?。要通過(guò)手動(dòng)方法驗(yàn)證采購(gòu)訂單，用戶必須定期登錄系統(tǒng)以查看訂單。之后，客戶的合同規(guī)定了訂單的定價(jià)或折扣。除此之外，采購(gòu)訂單將按照流程中的說(shuō)明進(jìn)行發(fā)送和計(jì)費(fèi)。此過(guò)程容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，并且可能因主觀判斷水平的不同而變得復(fù)雜?；谲浖鉀Q方案的RPA機(jī)器人可用于自動(dòng)執(zhí)行此操作。該程序最初檢索來(lái)自客戶端系統(tǒng)的數(shù)據(jù)并檢查新訂單。采購(gòu)訂單在下載時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)到舊系統(tǒng)。根據(jù)客戶的合同，人工監(jiān)督員驗(yàn)證訂單的合法性和正確性。此時(shí)，自動(dòng)化機(jī)器人將采購(gòu)訂單上傳到企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)，例如SAP或Oracle。根據(jù)客戶協(xié)議，此處會(huì)自動(dòng)應(yīng)用折扣。訂單從客戶系統(tǒng)下載，然后由程序放入舊系統(tǒng)。RPA會(huì)從客戶合同中提取和匹配重要信息，并且將折扣自動(dòng)應(yīng)用于簽過(guò)客戶協(xié)議的客戶。由于自動(dòng)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)流程對(duì)人類來(lái)說(shuō)難度要大得多，這些工作思路已被簡(jiǎn)化為只需要人工監(jiān)督的自動(dòng)化形式。有趣的是，審計(jì)師更喜歡人工處理而不是決策輔助或基于知識(shí)的技術(shù)（黃勇，等，2020）。但是概念驗(yàn)證（POC）可以支持此類系統(tǒng)的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)，并專注于在特定情況下通過(guò)自動(dòng)化進(jìn)行可行的改進(jìn)。比如，一種基于物聯(lián)網(wǎng)解決方案的POC可用于跟蹤急救人員的健康和位置，可以在非常短的時(shí)間內(nèi)完成安裝調(diào)試，并投入使用，當(dāng)然具體時(shí)間取決于項(xiàng)目的復(fù)雜性和規(guī)模（ADI公司，2016）。（二）RPA系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的沖突如何解決RPA系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的沖突，或者新舊系統(tǒng)的集成是在財(cái)務(wù)領(lǐng)域?qū)嵤㏑PA最困難的方面之一。現(xiàn)有系統(tǒng)指的是仍在企業(yè)中使用的舊技術(shù)和軟件系統(tǒng)，這些系統(tǒng)通常與RPA等新技術(shù)不兼容。這可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的兼容性、傳輸和完整性問(wèn)題。另一個(gè)相關(guān)的問(wèn)題是如何處理在現(xiàn)有系統(tǒng)中的遺留數(shù)據(jù)。遺留數(shù)據(jù)是指存儲(chǔ)在之前提到的現(xiàn)有系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可能格式不同、不完整或使用不同的方式輸入的，因此很難有效地把它們輸入到新系統(tǒng)中。（三）RPA系統(tǒng)的監(jiān)督與維護(hù)適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和維護(hù)對(duì)于RPA系統(tǒng)的成功實(shí)施和長(zhǎng)期有效性至關(guān)重要。如果沒有管理框架，RPA系統(tǒng)可能會(huì)變得難以管理，無(wú)法滿足企業(yè)和組織的需求，甚至?xí)?dǎo)致錯(cuò)誤。RPA系統(tǒng)的管理框架應(yīng)包含許多基本要素：政策和程序：這些應(yīng)概述RPA系統(tǒng)相關(guān)人員的角色和責(zé)任，以及維護(hù)和保養(yǎng)程序。監(jiān)控和報(bào)告：這應(yīng)包括RPA系統(tǒng)的例行監(jiān)控以確保其按預(yù)期運(yùn)行，以及報(bào)告任何已識(shí)別的問(wèn)題或錯(cuò)誤。風(fēng)險(xiǎn)管理：應(yīng)包括識(shí)別和管理與RPA系統(tǒng)相關(guān)的所有潛在風(fēng)險(xiǎn)，例如數(shù)據(jù)安全性和合規(guī)性。變更管理：這應(yīng)包括管理和批準(zhǔn)RPA系統(tǒng)修改的方法，例如新流程和更新。為RPA系統(tǒng)實(shí)施管理框架將需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)組織部門和利益相關(guān)者之間的協(xié)作。除了將使用RPA系統(tǒng)的部門外，IT部門也應(yīng)積極參與實(shí)施過(guò)程。必須讓最終用戶參與流程，以確保RPA系統(tǒng)滿足他們的要求并得到有效利用。三、RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)中的具體應(yīng)用在會(huì)計(jì)中，RPA可以自動(dòng)化一系列重復(fù)性任務(wù)，例如賬單處理、賬戶分類、賬戶對(duì)賬等。此外，它還可以幫助會(huì)計(jì)師自動(dòng)化分類和整理數(shù)據(jù)，并自動(dòng)更新賬戶余額和利潤(rùn)損失表。RPA還可以在發(fā)現(xiàn)異常時(shí)自動(dòng)發(fā)送警報(bào)并進(jìn)行處理。這些過(guò)程的自動(dòng)化可以減少人工錯(cuò)誤和快速處理大量數(shù)據(jù)，從而提高精度和效率。在審計(jì)中，RPA可以幫助審計(jì)師快速訪問(wèn)和分析大量數(shù)據(jù)，并自動(dòng)檢測(cè)異常。審計(jì)師可以使用RPA來(lái)識(shí)別可能的風(fēng)險(xiǎn)，例如重復(fù)支付、不合規(guī)的交易等，從而更快地發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。此外，RPA可以自動(dòng)化審計(jì)過(guò)程中的一些繁瑣任務(wù)，例如數(shù)據(jù)提取和報(bào)告生成。這可以節(jié)省時(shí)間和資源，并減少人為錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。RPA可以用于整個(gè)會(huì)計(jì)審計(jì)流程中，從數(shù)據(jù)提取和分類，到賬戶對(duì)賬和審計(jì)報(bào)告的生成。使用RPA可以大幅度減少繁瑣的手動(dòng)操作，縮短審計(jì)周期，并提高審計(jì)精度和效率。此外，RPA可以幫助審計(jì)師自動(dòng)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)變化，并及時(shí)發(fā)送警報(bào)以進(jìn)行處理。這種自動(dòng)化能力可以幫助審計(jì)師更好地控制風(fēng)險(xiǎn)和管理整個(gè)審計(jì)過(guò)程。四、RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)中應(yīng)用的建議在研究領(lǐng)域中可能發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)因素有很多，而且重要性各不相同。（一）在安裝RPA系統(tǒng)之前，企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)首先了解相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)授權(quán)管理層不完全理解這個(gè)概念時(shí)，對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)和新系統(tǒng)的例程檢查具有很大的風(fēng)險(xiǎn)。為了重新設(shè)計(jì)現(xiàn)有系統(tǒng)，負(fù)責(zé)創(chuàng)建或提供新系統(tǒng)的程序員或IT專家必須全面了解現(xiàn)有系統(tǒng)的接口和內(nèi)部工作原理。如果您是高層管理者，您可能以前從未處理過(guò)這些概念，這意味著您需要接受大量有關(guān)該主題的學(xué)習(xí)。而且，如果專業(yè)水平低下，相關(guān)利益者存在相當(dāng)大的濫用風(fēng)險(xiǎn)。因此，我認(rèn)為擁有正確的動(dòng)機(jī)至關(guān)重要。RPA實(shí)施是一個(gè)商業(yè)項(xiàng)目，重點(diǎn)應(yīng)放在經(jīng)濟(jì)回報(bào)上。如果IT優(yōu)先級(jí)過(guò)高，系統(tǒng)的最終目標(biāo)可能會(huì)在混亂中丟失。這可能是決定如何將RPA納入當(dāng)前傳統(tǒng)職業(yè)在多大程度上被RPA取代的一個(gè)因素。（二）關(guān)于和現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容問(wèn)題，中介軟件為企業(yè)提供了克服這些障礙的方法。中介軟件是充當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)和RPA系統(tǒng)之間橋梁的軟件。它支持在系統(tǒng)之間無(wú)縫傳輸數(shù)據(jù)，并將舊有遺留數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為RPA兼容格式。此外，中介軟件可以提供一個(gè)集成層，幫助彌合不同系統(tǒng)之間的差距，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。這有利于更順暢的實(shí)施過(guò)程，并確保RPA系統(tǒng)能夠有效地訪問(wèn)和利用數(shù)據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，借用這些軟件可以成為解決將RPA與現(xiàn)有系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成相關(guān)難題的有效解決方案。它通過(guò)彌合不同系統(tǒng)之間的差距，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠且可供RPA系統(tǒng)訪問(wèn)。（三）關(guān)于RPA系統(tǒng)的維護(hù)，需要安排定期維護(hù)和更新，以確保RPA系統(tǒng)以最佳狀態(tài)運(yùn)行并解決任何已發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或錯(cuò)誤。這可能包括測(cè)試、備份和安全更新?？傊琑PA系統(tǒng)的適當(dāng)治理和維護(hù)對(duì)于確保其長(zhǎng)期有效性和成功是必不可少的。實(shí)施由政策和程序、監(jiān)控和報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理和變更管理組成的治理框架，并安排定期維護(hù)和更新。五、結(jié)束語(yǔ)和未來(lái)展望總的來(lái)說(shuō)，RPA對(duì)于會(huì)計(jì)和審計(jì)領(lǐng)域的自動(dòng)化轉(zhuǎn)型具有重要的作用。它可以提高效率、降低成本，減少錯(cuò)誤和重復(fù)性工作，同時(shí)還可以加強(qiáng)審計(jì)的可追溯性和準(zhǔn)確性。然而，采用RPA系統(tǒng)并不是一項(xiàng)輕松的任務(wù)，需要解決一些挑戰(zhàn)和困難，如系統(tǒng)兼容性、精度和可靠性等問(wèn)題。未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和RPA生態(tài)系統(tǒng)的完善，RPA在會(huì)計(jì)和審計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用將會(huì)更加廣泛和深入。在未來(lái)企業(yè)級(jí)別的應(yīng)用中，用RPA系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行調(diào)度工作并讓它“無(wú)監(jiān)督地”