實(shí)施檔案統(tǒng)一管理工作方案

實(shí)施檔案統(tǒng)一管理工作方案檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)開展中起著不可替代的作用，但企業(yè)檔案的價值并不經(jīng)常以貨幣量化的形式直接表達(dá)出來，更多的是滲透、凝結(jié)在企業(yè)日常的各項(xiàng)活動中。的檔案統(tǒng)一管理是在堅(jiān)持和開展可持續(xù)開展理念的前提下，吸收了檔案管理的前端控制和全程管理思想，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、科檔一體化，最終形成集團(tuán)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，在集團(tuán)范圍內(nèi)優(yōu)化配置檔案資源為目標(biāo)，形成集團(tuán)檔案管理的規(guī)?；?、集約化優(yōu)勢，使集團(tuán)檔案信息資源隨著企業(yè)利益共同體的建立真正成為一個系統(tǒng)的整體。檔案館經(jīng)過多年來的檔案數(shù)字化建設(shè)，已建立起60多萬條數(shù)據(jù)的檔案資源庫，同時對主要生產(chǎn)單位的檔案資源進(jìn)行了整合，完全實(shí)現(xiàn)了各單位通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案，充分滿足各方面的檔案利用需求。檔案統(tǒng)一管理工作，牽涉到每一個單位，需根據(jù)統(tǒng)管單位工作特點(diǎn)，重建管理流程，優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)管理。為進(jìn)一步推動和實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，積極有效推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作和數(shù)字化檔案館建設(shè)，盡快完成各單位的檔案移交接收工作，特制定本實(shí)施工作方案。統(tǒng)管后實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)整個檔案業(yè)務(wù)流程的全面自動化，實(shí)行專業(yè)化管理，提供專業(yè)化的優(yōu)質(zhì)效勞；建成各類數(shù)字檔案信息資源庫，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和挖掘，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用效勞；提供先進(jìn)的檔案利用手段，讓企業(yè)內(nèi)部檔案利用者通過企業(yè)局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)在任何時刻、任何地點(diǎn)較好地享有檔案信息利用效勞；檔案實(shí)體集中管理，節(jié)省庫房面積，降低管理本錢；實(shí)現(xiàn)檔案歸檔率100%，同時有效地促進(jìn)企業(yè)整體管理水平提高。管理模式檔案實(shí)現(xiàn)一級管理，使檔案機(jī)構(gòu)集中、人員集中、業(yè)務(wù)〔檔案實(shí)體〕集中，全方位提供檔案利用效勞。檔案管理全方位采用計(jì)算機(jī)管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全部通過計(jì)算機(jī)完成。屆時，檔案館將建立起一個完整的檔案實(shí)體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。檔案實(shí)體管理模式新的檔案實(shí)體管理模式是在集團(tuán)公司范圍內(nèi)只保管紙質(zhì)檔案一套，不再重復(fù)、多份保管，同時納入統(tǒng)管范圍內(nèi)的各單位均不再保存檔案。紙質(zhì)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作全部由檔案館組織完成。建檔、檔案實(shí)體均采取專業(yè)化管理，各門類檔案均配置相關(guān)專業(yè)的人員進(jìn)行管理。數(shù)字檔案館運(yùn)行模式檔案館已建立的企業(yè)數(shù)字檔案館既不是模仿紙質(zhì)檔案為主體的實(shí)體檔案館，也不是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的封閉的檔案信息庫，而是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用根底上，把分散于不同載體，不同地理位置的檔案信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的企業(yè)綜合檔案信息資源為處理核心，為企業(yè)生產(chǎn)、管理和決策提供可靠的檔案信息效勞的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。其運(yùn)行模式主要包括數(shù)字加工與效勞管理、檔案信息效勞兩方面。1、數(shù)字加工與效勞管理模式建立檔案數(shù)字化加工管理生產(chǎn)流程，配備充足、符合要求的人員，對原有和即將產(chǎn)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化，同時，對分散于各處的檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、數(shù)字化后錄入到現(xiàn)行電子檔案管理系統(tǒng)。2、檔案信息效勞模式檔案工作統(tǒng)管后，提供檔案信息的利用效勞就顯得特別突出，將根據(jù)具體情況靈活采取以下形式來滿足利用者的需求：網(wǎng)上提供檔案查詢、打印。目前檔案館已加快館存檔案的數(shù)字化以及檔案館與各二級單位的檔案整合工作，已完全實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢；建立一個快速效勞通道，提供“快餐式”的檔案利用效勞。利用者提出需求后，檔案館應(yīng)快速反響，最遲在半個工作日之內(nèi)或更短時間內(nèi)把檔案復(fù)制件或電子文件送到利用者手中；制作檔案復(fù)制件，同時制作數(shù)據(jù)光盤，存放在工作現(xiàn)場，提供應(yīng)技術(shù)人員使用。檔案復(fù)制件僅限于設(shè)備圖，光盤數(shù)據(jù)僅限于設(shè)備隨機(jī)資料。充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，繼續(xù)完善檔案館網(wǎng)上主頁內(nèi)容、現(xiàn)行文件中心，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件效勞、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢等；開展檔案信息咨詢效勞，定向、定題為用戶進(jìn)行交互式信息咨詢，并運(yùn)用跟蹤反響、搜索代理、代查代譯等方式代用戶查詢、傳遞信息；運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展檔案館的效勞功能，提高檔案效勞質(zhì)量。管理機(jī)構(gòu)設(shè)置在集團(tuán)公司設(shè)立綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)------檔案館(國家檔案局注冊編號為：XXXXX)，堅(jiān)持檔案的綜合管理思想，把分散的檔案信息集中起來，建立起現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并把其管理納入到整個企業(yè)管理中加以完善；除設(shè)計(jì)檔案分庫(設(shè)于設(shè)計(jì)院)、人事檔案分庫(由人事部管理)機(jī)構(gòu)和檔案管理崗位保存外，其它各單位檔案資料室和檔案員崗位取消。設(shè)計(jì)檔案分庫由本單位改建成檔案資料室，按要求自行管理。人事檔案管理逐步過渡，最終由檔案館統(tǒng)一管理；股份公司及各子公司檔案均委托集團(tuán)公司檔案館進(jìn)行數(shù)字化管理，網(wǎng)絡(luò)提供利用，檔案實(shí)體定期移交檔案館管理；檔案館內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)按建檔管理、檔案實(shí)體管理、數(shù)字化檔案館三個模塊組成，具體如下列圖：統(tǒng)管范圍除設(shè)計(jì)院外，其它各單位均納入本次檔案統(tǒng)管范圍；特別說明：原設(shè)立的各二級單位綜合檔案資料室和機(jī)關(guān)部室的資料室不再當(dāng)作檔案保管場所；基建技改工程前期資料、施工資料、工程預(yù)結(jié)算資料、設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)檔案(不含對外設(shè)計(jì)檔案)、人事部的勞資檔案、培訓(xùn)檔案、綜合部、法律部的有關(guān)檔案、審計(jì)檔案、紀(jì)檢檔案等也納入本次統(tǒng)管范圍；施工過程的工程檔案管理直接納入檔案館的統(tǒng)一管理范圍。六、檔案統(tǒng)管工作的組織和實(shí)施人員編制的核定和人員招聘、培訓(xùn)(已完成)；工作分工：納入統(tǒng)管范圍內(nèi)單位必須完成的工作提交本單位固定資產(chǎn)清單和設(shè)備清單的電子版文件，便于建立設(shè)備檔案，組織檔案數(shù)據(jù)。該項(xiàng)工作要求在接到檔案館發(fā)出的開展檔案整合通知后10個工作日內(nèi)完成；全面催促本單位管理人員和專業(yè)技術(shù)人員清理自己保存的圖紙和技術(shù)資料，并移交檔案館歸檔保存，該項(xiàng)工作要求在接到檔案館發(fā)出的開展檔案整合通知后15個工作日內(nèi)完成；對歸檔入庫(是指本單位的檔案資料室)的檔案由檔案館全面接收，各單位應(yīng)指定專人配合，并創(chuàng)造相應(yīng)的檔案整合、移交接收條件；安排技術(shù)人員配合檔案館人員做好本單位檔案資源的配置工作；安排人員配合檔案館做好備件圖的清理歸檔、標(biāo)識等工作。檔案館必須完成的工作編制檔案統(tǒng)管工作方案(請見附件一)，認(rèn)真組織實(shí)施；編制各單位檔案整合(數(shù)字化整合工作流程請見附件二)及接收檔案的工作方案，認(rèn)真組織實(shí)施；組織充足人員完成統(tǒng)管范圍內(nèi)單位的檔案數(shù)字化及檔案整合工作；對統(tǒng)管范圍內(nèi)單位的管理人員和技術(shù)人員進(jìn)行全員性培訓(xùn)和考核，使其到達(dá)能快速查找檔案和利用檔案的上年目地；全面接收統(tǒng)管范圍內(nèi)的檔案；履行統(tǒng)管后各單位檔案收集、整理、提供利用以及檔案咨詢等職責(zé)；針對檔案統(tǒng)管后的工作情況，及時編制各項(xiàng)管理方法或細(xì)那么，便于指導(dǎo)和開展工作。檔案資源整合，全面接收進(jìn)館目前已全面完成檔案統(tǒng)管的單位有一鋼廠、高線廠、寬板廠，其它單位按檔案館提出的要求按期完成。對在整合過程中檔案原件和復(fù)制件的管理，按以下方案進(jìn)行：1、原件〔紙質(zhì)檔案〕管理紙質(zhì)檔案由原來的兩套制管理改為一套制管理。已保存的經(jīng)檔案館整合后的這套紙質(zhì)檔案，包括圖紙和技術(shù)資料，稱之為“原件”，由檔案館全面接收進(jìn)館管理，一般不作借出使用。2、復(fù)制件〔紙質(zhì)檔案〕管理這里所指的“復(fù)制件”是相對于“原件”而言，“復(fù)制件”主要是指用于日常生產(chǎn)維護(hù)的工藝設(shè)備檔案資料。復(fù)制件由檔案館作出標(biāo)識，由使用單位直接配置到各專業(yè)崗位技術(shù)人員手中，供專業(yè)人員日常使用，不納入檔案管理范疇，不作集中管理要求。復(fù)制件的制作由需求單位提出制作內(nèi)容，經(jīng)檔案館審定后配合完成復(fù)制件制作的具體工作。復(fù)制件的制作費(fèi)用由使用單位承當(dāng)，列入各單位的生產(chǎn)本錢。七、統(tǒng)管工作要求(一)統(tǒng)管工作是否完成以單位雙方負(fù)責(zé)人在檔案交接文據(jù)簽字同意后為準(zhǔn)，在沒有與檔案館完成檔案交接工作前(以雙方負(fù)責(zé)人簽字為準(zhǔn))，各單位必須指定專人仍然要履行檔案管理職責(zé)，確保檔案保管平安，及時提供檔案利用，并配合檔案統(tǒng)管工作的實(shí)施；(二)在沒有新的檔案管理制度或方法、細(xì)那么頒發(fā)前，的檔案管理仍執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度或方法、細(xì)那么；(三)檔案統(tǒng)管工作的實(shí)施，是集團(tuán)公司一件大事，任何單位和個人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向檔案館歸檔，或者將應(yīng)當(dāng)向檔案館移交的檔案據(jù)為單位所有，拒絕向檔案館移交，或者拒絕配合檔案統(tǒng)管工作的實(shí)施；(四)檔案統(tǒng)管工作納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對配合完成較好的單位給予表揚(yáng)和獎勵，對不配合檔案統(tǒng)管工作實(shí)施的影響統(tǒng)管進(jìn)度的，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。檔案統(tǒng)管工作實(shí)施進(jìn)度考核方案另行制定。附件一：檔案統(tǒng)管工作實(shí)施方案附件二：檔案數(shù)字化整合工作流程附件三：檔案館檔案利用效勞管理區(qū)域劃分和人員配置圖附件四：檔案館人員通訊錄附件一：檔案統(tǒng)管工作實(shí)施方案檔案統(tǒng)管工作實(shí)施方案序號實(shí)施內(nèi)容完成時間相關(guān)說明1編制方案提交論證，報(bào)公司審批一個月時間〔2006年2月至3月〕已完成2繼續(xù)進(jìn)行基建檔案、設(shè)備檔案的整合2017年12月1、設(shè)備隨機(jī)資料光盤提供(表現(xiàn)形式：光盤實(shí)物)；2、實(shí)體完成設(shè)計(jì)院、檔案館、各二級單位的整合、合并一套完整的檔案(表現(xiàn)形式：實(shí)體和目錄、電子文件、網(wǎng)絡(luò)查詢)；3、構(gòu)建新的管理流程，解決設(shè)備檔案的動態(tài)管理(表現(xiàn)形式：制度和實(shí)際運(yùn)作)3聲像檔案的整合2017年6月1、刻錄DVD光盤(表現(xiàn)形式：光盤實(shí)物)；2、信息、聲像文件錄入到系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢(表現(xiàn)形式：目錄、電子文件、網(wǎng)絡(luò)查詢)構(gòu)建新的管理流程4文書檔案整合2007年12月1、信息掃描錄入到系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢(表現(xiàn)形式：目錄、電子文件、網(wǎng)絡(luò)查詢)2、構(gòu)建新的管理流程5合同、協(xié)議檔案整合2007年6月1、信息掃描錄入到系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢(表現(xiàn)形式：目錄、電子文件、網(wǎng)絡(luò)查詢)2、構(gòu)建新的管理流程6工程預(yù)結(jié)算檔案整合2006年12月1、信息掃描錄入到系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢(表現(xiàn)形式：目錄、電子文件、網(wǎng)絡(luò)查詢)2、構(gòu)建新的管理流程7產(chǎn)品科研檔案整合2007年6月構(gòu)建新的管理流程8人事檔案資源整合2007年12月已有資源全部整合完畢9檔案資源歸納、匯總2007年12月形成新的增值效勞10實(shí)體統(tǒng)管2007年12月形成新的實(shí)體管理模式11知識資源管理研究2006年12月前期理念導(dǎo)入、研究，相關(guān)人員培訓(xùn)附件二：檔案數(shù)字化整合工作流程數(shù)字化加工數(shù)字化加工修改整合檔案館、整合單位及設(shè)計(jì)院的資料實(shí)體為一套原件，要求目錄、備考表齊全，并用封條封口保存，存放地點(diǎn)另定明確整合對象下達(dá)任務(wù)制訂方案聯(lián)系對方主管根據(jù)需求下達(dá)工作任務(wù)單后實(shí)施準(zhǔn)備除質(zhì)量檢驗(yàn)資料外，其它檔案資料均要求掃描，提前報(bào)送方案，檢查掛接效果錄入清點(diǎn)分工明確標(biāo)準(zhǔn)錄入審核結(jié)果錄入資料多，內(nèi)局部好工，同時對所錄資料進(jìn)行初步整理按《操作指南》標(biāo)準(zhǔn)錄入，填寫好《案卷質(zhì)量跟蹤表》對錄入完的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，反映在《案卷質(zhì)量跟蹤表》上現(xiàn)場清點(diǎn)點(diǎn)國根據(jù)錄入記錄，清點(diǎn)檔案館或室存檔案，清點(diǎn)內(nèi)容：題名、圖號、變更單、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、背脊是否正確、齊全根據(jù)院存目錄，檢索已錄入記錄，查漏補(bǔ)缺鑒定實(shí)物鑒定由整合小組提出要求，單位組織相關(guān)人員，提出鑒定意見補(bǔ)錄信息根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果對錄入的錯誤信息進(jìn)行修改，如題名、圖號等補(bǔ)錄對清點(diǎn)過程中的漏錄、補(bǔ)充的圖紙等進(jìn)行補(bǔ)錄，要求按標(biāo)準(zhǔn)錄入實(shí)物處理原件整理整理復(fù)制件根據(jù)需求制作復(fù)制件掃描掛接備件圖標(biāo)識了解備件信息錄入按備件圖審核歸檔操作流程進(jìn)行操作從備件方案員處取到備件號與圖號對應(yīng)的一覽表底圖整合信息合并鑒定報(bào)銷毀與原有藍(lán)圖數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，如相符，進(jìn)行合并，反之保存經(jīng)確認(rèn)，記錄相符，圖紙相符，提出銷毀清單，辦理銷毀手續(xù)整合報(bào)告辦理移交編制報(bào)告列出原件與復(fù)制件目錄并填寫移交文據(jù)，辦理移交手續(xù)針對整合過程的工作并按式樣編制工作報(bào)告，按時提交附件三：檔案館檔案利用效勞管理區(qū)域劃分和人員配置圖檔案館檔案利用效勞管理區(qū)域劃分和人員配置圖檔案檔案館區(qū)域檔案利用效勞管理員XXXXXXXXXXXXXXX軋材區(qū)〔一軋廠、二軋廠、煉軋廠、高線廠〕鋼后區(qū)〔一鋼廠、二鋼廠、板材廠〕鐵前區(qū)〔焦化廠、原料廠、煉鐵廠、燒結(jié)廠〕區(qū)域檔案利用效勞管理員XXXXXXXXXXXXXXX軋材區(qū)〔一軋廠、二軋廠、煉軋廠、高線廠〕鋼后區(qū)〔一鋼廠、二鋼廠、板材廠〕鐵前區(qū)〔焦化廠、原料廠、煉鐵廠、燒結(jié)廠〕社區(qū)等其它單位輔助區(qū)〔動力廠、熱電廠、計(jì)控部、制氧廠、廢鋼部〕社區(qū)等其它單位輔助區(qū)〔動力廠、熱電廠、計(jì)控部、制氧廠、廢鋼部〕附件四：區(qū)域檔案利用效勞管理工作流