中國(guó)銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

匯報(bào)人：2023-12-30中國(guó)銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定目錄檔案管理概述會(huì)計(jì)檔案分類與內(nèi)容檔案保管與存儲(chǔ)要求檔案借閱、復(fù)制與利用檔案信息化管理與安全保密措施監(jiān)督檢查與責(zé)任追究機(jī)制建立01檔案管理概述會(huì)計(jì)檔案定義會(huì)計(jì)檔案是指銀行在經(jīng)營(yíng)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及與之相關(guān)的其他資料。重要性會(huì)計(jì)檔案是銀行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是銀行進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、決策支持的重要依據(jù)，也是監(jiān)管部門實(shí)施監(jiān)管的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)于規(guī)范銀行會(huì)計(jì)行為，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。定義與重要性會(huì)計(jì)檔案應(yīng)全面、完整地反映銀行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。完整性原則安全性原則可追溯性原則會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄密，確保檔案的保密性和安全性。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立清晰的索引和歸檔系統(tǒng)，便于查詢和追溯，確保檔案的可追溯性和便捷性。030201檔案管理原則本規(guī)定適用于中國(guó)銀行及其所屬分支機(jī)構(gòu)的所有會(huì)計(jì)檔案管理工作。適用范圍本規(guī)定適用于所有參與銀行會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員，包括會(huì)計(jì)人員、檔案管理人員、審計(jì)人員等。同時(shí)，銀行的其他部門和人員也應(yīng)了解和遵守本規(guī)定的相關(guān)要求。適用對(duì)象適用范圍及對(duì)象02會(huì)計(jì)檔案分類與內(nèi)容記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、合同等。原始憑證會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制的，用于記錄會(huì)計(jì)分錄的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。記賬憑證涉及外匯業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證，如結(jié)匯憑證、售匯憑證等。外匯憑證會(huì)計(jì)憑證類檔案

會(huì)計(jì)賬簿類檔案總賬按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的，用于總括反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)賬簿。明細(xì)賬按照明細(xì)科目設(shè)置的，用于詳細(xì)反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。日記賬按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記的會(huì)計(jì)賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。資產(chǎn)負(fù)債表利潤(rùn)表現(xiàn)金流量表所有者權(quán)益變動(dòng)表財(cái)務(wù)報(bào)告類檔案01020304反映單位在某一特定日期財(cái)務(wù)狀況的報(bào)表。反映單位在一定會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)表。反映單位在一定會(huì)計(jì)期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物流入和流出的報(bào)表。反映單位所有者權(quán)益各組成部分當(dāng)期增減變動(dòng)情況的報(bào)表。記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清單。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)單位每年度編制的，反映全年財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告。年度財(cái)務(wù)報(bào)告其他類會(huì)計(jì)檔案03檔案保管與存儲(chǔ)要求保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，設(shè)定不同的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（15-50年）和短期（15年以下）三種。銷毀規(guī)定對(duì)于保管期滿的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀前需編制銷毀清冊(cè)，并經(jīng)過(guò)審批后方可執(zhí)行。銷毀過(guò)程需進(jìn)行監(jiān)督和記錄，確保檔案安全徹底銷毀。保管期限及銷毀規(guī)定設(shè)施配備庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等，以及溫濕度控制、消防等設(shè)施，確保檔案的完整與安全。專用庫(kù)房設(shè)立專用檔案庫(kù)房，用于存放會(huì)計(jì)檔案。庫(kù)房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防塵等要求，確保檔案安全。環(huán)境條件庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合檔案保管的要求，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控。存儲(chǔ)設(shè)施與條件要求檔案移交前，應(yīng)做好移交清冊(cè)的編制工作，明確移交的檔案范圍、數(shù)量和時(shí)間等。移交準(zhǔn)備移交雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)進(jìn)行檔案的清點(diǎn)、核對(duì)和簽收工作。移交過(guò)程中需確保檔案的安全與完整。移交過(guò)程接收方在接收檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類和編目工作，確保檔案的規(guī)范管理和方便利用。接收與整理檔案移交和接收流程04檔案借閱、復(fù)制與利用借閱人需填寫《中國(guó)銀行會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并提交至檔案管理部門。借閱申請(qǐng)檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批。對(duì)于涉及重要或機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門審批。審批程序經(jīng)審批同意的借閱申請(qǐng)，借閱人需在檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取所需檔案。借閱登記借閱申請(qǐng)及審批程序復(fù)制權(quán)限01原則上，會(huì)計(jì)檔案不得隨意復(fù)制。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。范圍限制02復(fù)制內(nèi)容應(yīng)限于檔案中的非涉密部分，且僅限于滿足工作需要的最小范圍。對(duì)于涉及客戶隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁復(fù)制。復(fù)制登記03經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)制行為，需在檔案管理部門辦理登記手續(xù)，注明復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。復(fù)制權(quán)限和范圍限制借閱人應(yīng)妥善保管和使用所借檔案，不得涂改、污損、丟失或以其他方式損害檔案完整性。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明來(lái)源和出處。利用方式借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的涉密信息。對(duì)于違反規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。同時(shí)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如有特殊情況需延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。注意事項(xiàng)利用方式及注意事項(xiàng)05檔案信息化管理與安全保密措施采用高可用、高擴(kuò)展性的系統(tǒng)架構(gòu)，支持大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定性和高效性。系統(tǒng)架構(gòu)包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、銷毀等全生命周期管理功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面管理。功能模塊制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式規(guī)范，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)要求恢復(fù)策略制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，包括恢復(fù)流程、恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)驗(yàn)證等，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。災(zāi)難備份建立異地災(zāi)難備份中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)，提高數(shù)據(jù)安全保障能力。備份策略定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，包括完全備份、增量備份和差異備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略制定123建立完善的保密制度，明確檔案信息的保密等級(jí)、保密期限、保密責(zé)任人等，確保檔案信息不被泄露。保密制度采用嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和篡改。訪問(wèn)控制定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查系統(tǒng)漏洞和安全隱患，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)和完善。安全審計(jì)安全保密制度完善和執(zhí)行06監(jiān)督檢查與責(zé)任追究機(jī)制建立03強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式，提高中國(guó)銀行員工對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部監(jiān)督重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)。01設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)在中國(guó)銀行內(nèi)部設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。02制定監(jiān)督檢查流程制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查流程，包括檢查頻率、檢查內(nèi)容、檢查方式等，確保監(jiān)督檢查工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。內(nèi)部監(jiān)督檢查制度設(shè)計(jì)明確審計(jì)范圍和目標(biāo)與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)明確審計(jì)范圍和目標(biāo)，包括對(duì)中國(guó)銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作的合規(guī)性、有效性等方面進(jìn)行評(píng)估。加強(qiáng)溝通與協(xié)作建立有效的溝通機(jī)制，與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)保持密切聯(lián)系，及時(shí)提供所需信息和支持，確保審計(jì)工作的順利進(jìn)行。選擇合適的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)中國(guó)銀行應(yīng)選擇具有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和良好聲譽(yù)的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，確保審計(jì)工作的獨(dú)立性和客觀性。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)合作與溝通中國(guó)銀行應(yīng)制定詳細(xì)的違規(guī)行為責(zé)任追究制度，明確違規(guī)行為的定義、責(zé)任追究的程序和標(biāo)準(zhǔn)等。制定