IT固定資產(chǎn)管理辦法

IT固定資產(chǎn)管理辦法文件修訂版本號(hào)修訂日期作者修訂簡(jiǎn)述V1.02014-9-14陳彥斐起草目錄文件修訂 11. 總則 32. 員工PC分配標(biāo)準(zhǔn) 33. IT資產(chǎn)申請(qǐng)流程 33.1 新入職員工的電腦申請(qǐng) 33.2 正式員工的電腦申請(qǐng)： 43.3 部門(mén)IT公用設(shè)備（非個(gè)人）的申請(qǐng)流程： 54. IT資產(chǎn)使用及維護(hù) 54.1 IT資產(chǎn)登記及發(fā)放 54.2 IT資產(chǎn)被盜 64.3 IT資產(chǎn)遺失 64.4 IT資產(chǎn)維修 64.5 IT資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 74.6 IT資產(chǎn)借用 74.7 IT資產(chǎn)歸還 85. IT固定資產(chǎn)報(bào)廢管理 85.1 固定資產(chǎn)報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn) 85.2 固定資產(chǎn)報(bào)廢流程 9總則為了加強(qiáng)公司IT固定資產(chǎn)的管理工作，進(jìn)一步完善IT固定資產(chǎn)管理制度，保證IT固定資產(chǎn)的完好率和使用率，以保障公司各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行，特制定本辦法。員工PC分配標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)設(shè)計(jì)類(lèi)PC的發(fā)放，包括臺(tái)式機(jī)和筆記本對(duì)象人群：這部分PC針對(duì)特殊崗位人員發(fā)放，主要包括開(kāi)發(fā)、營(yíng)建、設(shè)計(jì)、IT研發(fā)、預(yù)算等。便攜式筆記本對(duì)象人群：崗位級(jí)別在11級(jí)或11級(jí)以上的員工。辦公應(yīng)用類(lèi)PC，包括臺(tái)式機(jī)和筆記本對(duì)象人群：崗位級(jí)別在11級(jí)以下并且不屬于特殊崗位的人員，具體分配筆記本或臺(tái)式機(jī)將由其直接主管和部門(mén)負(fù)責(zé)人確定，默認(rèn)發(fā)放臺(tái)式機(jī)。IT資產(chǎn)申請(qǐng)流程新入職員工的電腦申請(qǐng)：HR招聘組在線填寫(xiě)新員工Offer，確認(rèn)新員工崗位、所在部門(mén)、直接主管信息直接主管在線審批Offer，并確認(rèn)新員工是否需要PC，11級(jí)以下員工可以選擇臺(tái)式機(jī)或筆記本（辦公應(yīng)用類(lèi)）部門(mén)負(fù)責(zé)人在線審批Offer，對(duì)新員工PC進(jìn)行再次確認(rèn)系統(tǒng)發(fā)出流程請(qǐng)求，在ITPortal中生成PC申請(qǐng)記錄IT根據(jù)當(dāng)時(shí)庫(kù)存?zhèn)錂C(jī)狀態(tài)決定是否需要發(fā)起采購(gòu)。一般有庫(kù)存機(jī)器，優(yōu)先考慮發(fā)放庫(kù)存。新員工報(bào)道當(dāng)天，從HR處拿到AD賬號(hào)密碼后可以聯(lián)系IT領(lǐng)取電腦，并完成線上簽收。IT將根據(jù)公司機(jī)器發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)來(lái)為新員工準(zhǔn)備機(jī)器，如若員工有特殊需要，請(qǐng)入職后自行上ITPortal申請(qǐng)。正式員工的電腦申請(qǐng)：正式員工，如出現(xiàn)下列情況，可在ITPortal上自行申請(qǐng)新的設(shè)備：因經(jīng)常出差，需要將原配置臺(tái)式機(jī)更換為筆記本；原入職時(shí)沒(méi)有分配電腦，后期需要重新申請(qǐng)使用公司電腦；原使用設(shè)備超過(guò)保修期，需要維修更換部件或提升性能需要額外增加配件（內(nèi)存、硬盤(pán)等）；設(shè)備使用已超過(guò)報(bào)廢期限，影響工作效率新申請(qǐng)?jiān)O(shè)備；申請(qǐng)流程如下：訪問(wèn)ITPortal:,請(qǐng)用AD賬號(hào)登入；選擇IT辦公資產(chǎn)管理；選擇IT辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)；在申請(qǐng)采購(gòu)詳情中選擇添加；根據(jù)需求選擇合適的資產(chǎn)類(lèi)別，配置類(lèi)型，填寫(xiě)申請(qǐng)理由等（帶紅色*號(hào)的為必填項(xiàng)），完成后點(diǎn)擊新增；需要通過(guò)IT審核，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，IT總監(jiān)進(jìn)行線上審批；電腦準(zhǔn)備完成，通知領(lǐng)用，領(lǐng)用結(jié)束后，請(qǐng)登入ITPortal確認(rèn)接收；確認(rèn)接收后，新申請(qǐng)的機(jī)器將掛在您的名下，請(qǐng)自行登陸ITPortal，點(diǎn)擊《個(gè)人IT資產(chǎn)查詢》模塊查詢您名下的資產(chǎn)，如若您名下原來(lái)有的IT資產(chǎn)還未歸還，請(qǐng)聯(lián)系總部IT支持及時(shí)歸還。部門(mén)IT公用設(shè)備（非個(gè)人）的申請(qǐng)流程：部門(mén)IT公用設(shè)備（如打印機(jī)、稅控電腦、電話會(huì)議設(shè)備、開(kāi)票機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等）的申請(qǐng)，建議由部門(mén)指定人員來(lái)提交，同時(shí)申請(qǐng)人應(yīng)做好資產(chǎn)的簽收及保管，部門(mén)的公用設(shè)備也將轉(zhuǎn)到申請(qǐng)人名下。（申請(qǐng)流程同3.2）如果申請(qǐng)人離職，請(qǐng)及時(shí)通知IT辦理公用設(shè)備的轉(zhuǎn)移。IT資產(chǎn)使用及維護(hù)設(shè)備使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)IT設(shè)備并做好日常保養(yǎng)工作，如電腦出現(xiàn)故障，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系總部IT支持人員解決。對(duì)于丟失或者需維修設(shè)備，應(yīng)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)處理，細(xì)則如下：IT資產(chǎn)登記及發(fā)放新購(gòu)入IT設(shè)備總部支持人員會(huì)在申請(qǐng)人認(rèn)領(lǐng)設(shè)備前將設(shè)備在ITPortal上進(jìn)行入庫(kù)操作，并在設(shè)備上粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。使用人收到IT資產(chǎn)后，請(qǐng)第一時(shí)間上ITPortal進(jìn)行簽收，同時(shí)有妥善保管申請(qǐng)資產(chǎn)的義務(wù)，不得擅自丟棄、轉(zhuǎn)移設(shè)備于他人。如若發(fā)現(xiàn)名下設(shè)備信息與ITPortal上登記的不符，或機(jī)器上的資產(chǎn)標(biāo)簽?zāi)p等情況，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系總部IT支持。IT資產(chǎn)被盜員工將被盜經(jīng)過(guò)發(fā)郵件給部門(mén)負(fù)責(zé)人及總部IT支持組，同時(shí)提供被盜的公安相關(guān)證明（例如：報(bào)案證明等），總部IT支持核實(shí)情況后，郵件回復(fù)同意報(bào)廢，員工應(yīng)自行填寫(xiě)固定資產(chǎn)報(bào)廢單（詳見(jiàn)附件1）并完成報(bào)廢流程（詳見(jiàn)流程5.2），同時(shí)總部IT將在ITPortal上做好資產(chǎn)被盜登記。員工被盜機(jī)器報(bào)廢后，自行上ITPortal重新申請(qǐng)PC，IT資產(chǎn)遺失員工將遺失原因發(fā)郵件給部門(mén)負(fù)責(zé)人及總部IT支持組，總部IT支持核查該員工遺失機(jī)器的具體信息后，郵件回復(fù)同意報(bào)廢，員工應(yīng)自行填寫(xiě)資產(chǎn)報(bào)廢單（詳見(jiàn)附件1）并完成報(bào)廢流程（詳見(jiàn)流程5.2），同時(shí)總部IT將在ITPortal上做好資產(chǎn)遺失登記。員工賠償完成后，請(qǐng)自行上ITPortal重新申請(qǐng)PC。IT資產(chǎn)維修IT設(shè)備維修期間，IT部將根據(jù)實(shí)際情況調(diào)配備用資源，以降低對(duì)員工工作的影響。IT設(shè)備維修通常有以下幾種情況：保修期內(nèi)正常損壞總部：將設(shè)備交至總部IT支持檢測(cè)維修，同時(shí)IT部提供備用設(shè)備；分公司：可直接聯(lián)系官方售后當(dāng)?shù)厣祥T(mén)免費(fèi)維修；保修期外正常損壞總部：將設(shè)備交至總部IT支持檢測(cè)維修，同時(shí)IT部提供備用設(shè)備分公司：?jiǎn)T工可將設(shè)備快遞至總部，同時(shí)總部安排備用設(shè)備快遞至城區(qū)員工，待維修完畢后收回人為損壞，即由于員工使用不當(dāng)導(dǎo)致的損壞，如機(jī)器進(jìn)水、摔壞等總部IT支持可配合安排維修，維修費(fèi)用由使用人直接支付供應(yīng)商100%使用人承擔(dān)說(shuō)明：IT提供備用設(shè)備，員工都需在ITPortal上填寫(xiě)IT設(shè)備借用申請(qǐng)，具體流程請(qǐng)參考4.4；員工使用的個(gè)人設(shè)備（非公司資產(chǎn)）維修費(fèi)用及丟失損失均由個(gè)人承擔(dān)，公司不負(fù)責(zé)賠付。IT資產(chǎn)轉(zhuǎn)移員工名下的個(gè)人電腦不允許私自轉(zhuǎn)移。遇特殊原因，如部門(mén)公用設(shè)備保管人離職或換崗等，需提供雙方當(dāng)事人確認(rèn)郵件并得到部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意，郵件中需提供資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)套號(hào)、資產(chǎn)序列號(hào)、資產(chǎn)型號(hào)等，同時(shí)提供轉(zhuǎn)移者和接收該資產(chǎn)員工的姓名及工號(hào)。IT資產(chǎn)管理員收到郵件后會(huì)在ITPortal上進(jìn)行資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。IT資產(chǎn)借用員工因工作需要臨時(shí)借用公司IT設(shè)備時(shí)，需在ITPortal上填寫(xiě)IT辦公設(shè)備借用申請(qǐng)流程如下:訪問(wèn)ITPortal:,用AD賬號(hào)登入選擇IT辦公資產(chǎn)管理3）選擇IT辦公用品借用申請(qǐng)4）在申請(qǐng)借用詳情中點(diǎn)擊添加5）根據(jù)需求，選擇合適的資產(chǎn)類(lèi)別，配置類(lèi)別等并填寫(xiě)借用期限（最長(zhǎng)為1個(gè)月），完成后點(diǎn)擊新增6）IT總部支持根據(jù)庫(kù)存現(xiàn)狀判斷是否同意借用7）借用完成，請(qǐng)登入ITPortal完成確認(rèn)接收，借用設(shè)備也將掛在借用員工名下8）借用到期，請(qǐng)及時(shí)歸還IT資產(chǎn)IT資產(chǎn)歸還員工離職需要到IT處辦理資產(chǎn)歸還手續(xù)，凡是名下IT資產(chǎn)沒(méi)有歸還的，HR將有權(quán)拒絕辦理離職相關(guān)手續(xù)。特殊情況員工在沒(méi)有辦理離職手續(xù)卻已經(jīng)離開(kāi)公司的，ITPortal將會(huì)自動(dòng)將該員工的電腦掛到其直接領(lǐng)導(dǎo)名下，同時(shí)郵件告知該領(lǐng)導(dǎo)，離職員工的領(lǐng)導(dǎo)需通知HR一起及時(shí)追回該員工的IT資產(chǎn)并歸還總部IT。IT固定資產(chǎn)報(bào)廢管理固定資產(chǎn)報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)按照財(cái)務(wù)規(guī)定，固定資產(chǎn)報(bào)廢年限為五年或未滿五年，但滿足報(bào)廢條件的IT設(shè)備，用戶可像IT部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)，IT部將視資產(chǎn)情況決定是否予以報(bào)廢更換。如同意報(bào)廢，員工可在完成報(bào)廢流程后（詳見(jiàn)流程5.2），自行上網(wǎng)申請(qǐng)更換（詳見(jiàn)流程3.2）未滿五年的IT設(shè)備如出現(xiàn)故障，報(bào)廢原則如下：維修費(fèi)用若低于資產(chǎn)殘值，原則上將安排售后付費(fèi)維修。維修費(fèi)高于資產(chǎn)殘值，如無(wú)特殊原因，IT部將建議用戶申請(qǐng)報(bào)廢該設(shè)備。固定資產(chǎn)報(bào)廢流程1）遺失報(bào)廢流程：申請(qǐng)人員提出報(bào)廢申請(qǐng)→IT資產(chǎn)管理員確認(rèn)并發(fā)送郵件告之資產(chǎn)相關(guān)信息→申請(qǐng)人員填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)單→部門(mén)主管簽核→申請(qǐng)人將報(bào)廢申請(qǐng)單、資產(chǎn)管理部門(mén)確認(rèn)郵件等遞交財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)單編號(hào)并將回執(zhí)遞交申請(qǐng)人→申請(qǐng)人員在1個(gè)工作日后將賠償款項(xiàng)遞交財(cái)務(wù)資金組→資金組收款并開(kāi)立收據(jù)→申請(qǐng)人將收據(jù)、申請(qǐng)單回執(zhí)掃描件發(fā)郵件給IT資產(chǎn)管理員→IT資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)廢后通知申請(qǐng)人和財(cái)務(wù)→財(cái)務(wù)當(dāng)月在系統(tǒng)中報(bào)廢和清理資產(chǎn)。2）使用期滿或其他報(bào)廢流程：申請(qǐng)人員提出報(bào)廢申請(qǐng)→IT資產(chǎn)管理員