監(jiān)理資料的管理及保修階段的服務工作

監(jiān)理資料的管理及保修階段的服務工作第一節(jié)監(jiān)理資料的管理監(jiān)理資料的管理從實施過程上分，可分為事前管理、事中管理和事后管理等三個階段，事前管理的停止點一般設在第一次監(jiān)理交底會議結束時，事中管理的停止點一般設在工程竣工驗收會議結束時，而事后管理的停止點一般設在公司總部簽發(fā)項目監(jiān)理資料審核合格證書之時。1.加強事前管理，做到“知已知彼”監(jiān)理資料事前管理的主要工作內容是制訂相應制度、落實責任到人、掌握有關要求、做好監(jiān)理交底等，做到不但要清楚監(jiān)理資料的做法及要求，還要了解工程施工資料的內容及要求。一套完整、嚴密、詳細、合理的制度是做好監(jiān)理資料管理的前提條件，對于涉及到監(jiān)理資料管理方面的工作都需以制度的形式加以規(guī)定，以保證在后續(xù)的工作中做到“凡事有據可查、凡事有人記錄、凡事有人負責”。對此，我公司在ISO9000：2000質量管理體系工作文件中專列了“監(jiān)理資料管理制度”一章，就監(jiān)理資料的管理做了較詳細具體的規(guī)定，但是，在實際的監(jiān)理工作中，項目監(jiān)理機構還須將此制度細化，根據工程的實際情況及“誰監(jiān)理、驗收，誰負責”的原則就監(jiān)理日記、監(jiān)理表格的填寫；監(jiān)理資料的收集、整理；定期檢查；監(jiān)理資料交接、報審流程；上墻資料的類型、更換及填寫；監(jiān)理資料管理責任人、職責等做詳細的規(guī)定，以達到規(guī)范化、制度化之目的，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管。監(jiān)理資料既然是工程項目實施過程中最直接的反映，監(jiān)理人員就應該熟悉和掌握工程的有關特征、監(jiān)理資料的有關要求。對于不同的工程，比如房屋建筑工程、市政道路工程、橋梁隧道工程、鋼結構工程或園林綠化工程，監(jiān)理資料的內容和形式特別是附件資料都存在著較大的差異，這就要求我們監(jiān)理人員熟悉工程特征，掌握相應工程施工、監(jiān)理資料的內容及做法，編制符合工程特征的監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則等，做到“對癥下藥”。對于監(jiān)理資料，我公司根據不同的工作內容將資料分為合同文件管理類、質量控制類、進度控制類、投資控制類、安全生產監(jiān)理類和監(jiān)理工作管理類，此六類表格將建設工程監(jiān)理規(guī)范中的A、B、C類表、公司項目監(jiān)理機構ISO表格及工程實施過程中所形成的特殊表格、文件進行了有機的組合，做到了層次分明、條理清晰。此六類監(jiān)理資料以合同管理為主線，貫穿于一體，其內容相隔相關，又各自獨立，旨在擺脫把質量控制作為監(jiān)理工作中心內容的片面思想，強化了合同管理意識。做好監(jiān)理資料的管理，單靠項目監(jiān)理機構人員的努力是遠遠不夠的，還須得到建設各方特別是施工單位的大力配合與支持。由于施工單位長期從事施工工作，對我公司監(jiān)理資料的管理特別是一些實用、特殊的表格還不夠熟悉，這就要求項目監(jiān)理機構必須在第一次監(jiān)理交底會議上對施工單位進行監(jiān)理資料交底，就我公司監(jiān)理資料的表格式樣、填寫要求及報審程序等作詳細說明，同時要求施工單位指定施工資料管理責任人，以便今后監(jiān)理工作的開展。2.強化事中管理，做到“嚴人嚴已”事中管理涉及的時間最長，從工程開工直到工程竣工全過程，短則幾個月，長則達幾年；工作量最大，包括質量、進度、投資、安全等各個方面的內容記錄；管理難度最大，不單止涉及業(yè)主、施工單位、設計單位和勘察單位，還涉及到建筑行政主管部門、試驗單位及其他檢測檢定單位等。對此，監(jiān)理人員特別是監(jiān)理資料管理責任人要嚴格的對待監(jiān)理資料管理工作，做好如下幾個方面的工作：①做好前期資料的收集與審批工作：前期須收集的資料包括施工合同、監(jiān)理合同、監(jiān)理合同交底、地質勘探報告、施工圖紙、招投標文件等，前期收集后須審批實施的主要有施工組織設計方案、安全生產文明施工分項方案、特殊部位專項施工方案（如鋼結構施工、玻璃幕墻施工）等，上述方案經項目總監(jiān)簽署意見審批后，留一份備案其余退還施工單位并監(jiān)督其執(zhí)行。②做好現(xiàn)場監(jiān)理辦公室的布置工作：按照公司ISO文件之“工程現(xiàn)場監(jiān)理辦公室布置要求”做好現(xiàn)場監(jiān)理辦公室的布置工作，做到清潔、整齊、有序、美觀。對于工程項目較大或有條件者可按“5S”（即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)）模式進行管理。③監(jiān)理資料填寫規(guī)范、及時：對于施工監(jiān)理日記、旁站監(jiān)理記錄、工地巡視記錄特別是涉及工程計量、工程變更、重大會議決定等要嚴格按照要求及時填寫、編制。④督促施工單位及時報驗資料：對于每一檢驗批、分項、分部工程、材料進場、見證取樣等要求施工單位及時報審相關資料，經檢查無誤后再按有關程序進行審批，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料真實、合格的原則。當施工單位資料提交落后于施工進度或不符合要求時，隨時提醒施工單位進行整改。⑤資料分類管理：按照公司所制訂的《項目監(jiān)理資料檢查（交接）表》將資料分成六大類進行管理，分門別類的將相關資料放入文件盒內并在顯目處注明資料名稱，實行“中藥柜式”管理，以便隨時、快捷的進行查找，對于待處理文件，要求放入“待處理文件”盒內，經處理完善后再歸檔。⑥項目監(jiān)理機構內部定期檢查監(jiān)理資料：監(jiān)理資料管理責任人定期（例如每個星期為一周期）對監(jiān)理資料進行嚴格檢查，檢查監(jiān)理資料是否與實際進度相符、是否有漏項、是否有填寫不規(guī)范的或未處理的文件；監(jiān)理資料收集、整理、歸檔等情況，就檢查情況特別是不足或不完善處做書面記錄并提請總監(jiān)（或總監(jiān)代表）做出糾正及預防措施。正是由于監(jiān)理資料的事中管理時間長、任務重等特性，這就要求我們監(jiān)理人員在實施過程中不但要做到“嚴格、嚴謹、嚴密”，還要做到“耐心、細心、專心”，態(tài)度要謙虛、平和、熱情，工作積極并隨時與建設各方特別是施工單位進行溝通以取得他們的理解與支持，以便及時、有效、順利的完成我們的工作。3.嚴格事后管理，做到“盡善盡美”事后管理主要是工程竣工驗收后進行的監(jiān)理資料檢查、整理、審核、立卷、裝訂、歸檔等工作。工程完工后，項目監(jiān)理機構要對監(jiān)理資料按《項目監(jiān)理資料檢查（交接）表》所列內容，每一分項、每一專業(yè)認真的進行全面的檢查、整理，做到不漏項、不缺項，齊全、完備。項目監(jiān)理機構對監(jiān)理資料自檢符合要求后，報公司總部進行審核，審核合格，由公司總部簽發(fā)項目監(jiān)理資料審核合格證書后進行立卷、裝訂、歸檔。第二節(jié)保修階段服務工作1、保修期間服務承諾保修期間，安排專業(yè)監(jiān)理人員負責對建設單位提出的工程質量缺陷進行檢查和記錄，對承包單位修復的工程質量進行驗收；對建設單位提出的工程質量缺陷，我公司承諾12小時內派專業(yè)監(jiān)理人員到現(xiàn)場解決；我公司將安排專業(yè)監(jiān)理人員負責每個月對工程進行回訪。我公司具體將采取以下方法進行監(jiān)理服務工作。1）工程進入保修階段，我公司派駐一名專業(yè)監(jiān)理工程師（參加該項目施工階段監(jiān)理工作）負責本工程的保修期的監(jiān)理工作。

2）我公司監(jiān)理工程師將與貴公司負責本項目保修期工作的指定聯(lián)系人保持密切聯(lián)系，關注工程使用狀況是否正常，隨時聽取用戶意見。

3）在單位工程竣工驗收時，監(jiān)理工程師將督促承包商向業(yè)主方提交《質量保修書》，其內容為具體保修項目，期限以及有關承諾。

4）我公司將組織承包商對工程使用情況進行質量回訪，每半年進行一次。并在氣候突然變化（冬季低溫或暴雨）過后組織本廠房辦公樓使用單位進行檢查一次，對發(fā)現(xiàn)的問題按單位工程進行登記。

5）工程保修期1年即將到期前，由我公司監(jiān)理人員組織業(yè)主方以及承包商共同對本工程進行全面目測檢查。如發(fā)現(xiàn)需要維修問題，則將其內容按單位工程列表詳細登記。

6）監(jiān)理工程師將對用戶反饋的意見和以上質量回訪與檢查中發(fā)現(xiàn)的質量問題與缺陷發(fā)現(xiàn)的原因進行詳細調查分析，并確定質量缺陷的事實和責任。比較嚴重的質量缺陷將由監(jiān)理工程師組織業(yè)主、設計人員和承包商共同研究確定原因。正常使用條件下產生的應由承包商無條件負責保修。監(jiān)理工程師將及時發(fā)出《工程維修通知書》要求承包商在接到通知書十日內派人進行維修。比較重大的質量缺陷，如基礎不均勻沉降和屋面地下室滲漏等質量問題要求責任方提出缺陷的處理方案，經過監(jiān)理、設計、業(yè)主方共同審批后，由監(jiān)理工程師監(jiān)督實施處理。