文秘第十二講

第十一講、會(huì)務(wù)工作（二）十、確定餐飲、住宿事宜1.餐飲：就近。一般采用統(tǒng)一就餐標(biāo)準(zhǔn)。照顧少數(shù)民族、體弱多病、以及有其他禁忌者。2.住宿：不可出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象。在優(yōu)先照顧長者，尊者，體弱者和領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，合理調(diào)配不同檔次的房間。十一、制定預(yù)算本著節(jié)約的原則，將會(huì)議期間的每一筆開支預(yù)算詳細(xì)列出，報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查之后確定，然后按照預(yù)算表合理開支。十二、會(huì)前檢查1.檢查燈光、音響、空調(diào)、多媒體等設(shè)備2.檢查黑板、白板是否干凈，準(zhǔn)備好粉筆、白板筆等物3.每一位參會(huì)人員座位前安放紙筆4.在大門口放一塊進(jìn)入會(huì)場的示意板：“××?xí)h在×層×號(hào)召開”.第二節(jié)會(huì)中服務(wù)工作一、簽到1.秘書代簽，在到會(huì)的姓名旁邊做標(biāo)記2.卡片簽到，在預(yù)先發(fā)的卡片上簽上自己的名字上交。也可以用名片的方式。3.簿式簽到，在簽到簿上簽上自己的姓名職務(wù)等4.電子簽到，一卡通的方式，成本較高。*簽到結(jié)束后填寫會(huì)議出席情況表，包括應(yīng)到人數(shù)，實(shí)到人數(shù)，缺席人數(shù)等。*如果重要人物缺席未到，要及時(shí)打電話了解情況。*根據(jù)簽到情況隨時(shí)調(diào)整會(huì)議進(jìn)程以及餐飲住宿情況。二、引導(dǎo)熱情迎接與會(huì)者，并按禮儀規(guī)范將其引導(dǎo)入場。內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位。大中型會(huì)議，一般事先制作好各種座次標(biāo)識(shí)用品（如：主席臺(tái)或會(huì)議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌）等，采取對(duì)號(hào)入座的方式，或是將會(huì)場劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。三、會(huì)議記錄1、記錄會(huì)議的組織情況，它包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的時(shí)間、開會(huì)的地點(diǎn)、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名；有些會(huì)議還要寫清楚會(huì)議的起止時(shí)間（如年月日）。2、記錄會(huì)議的內(nèi)容，它包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等。第三節(jié)會(huì)后掃尾工作一、清理會(huì)場1、為乘車回去的與會(huì)人員安排車輛。2、檢查與會(huì)人員是否有遺忘的物品。3、收拾整理會(huì)議室，使其恢復(fù)原貌。4、臨時(shí)借用的設(shè)備及時(shí)歸還二、整理會(huì)議文件會(huì)議文件，如決定、議案、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。一些重要的會(huì)議文件資料還要立卷歸檔，因此，會(huì)議結(jié)束后要依據(jù)會(huì)議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，分門別類地組成一個(gè)或一套案卷，歸入檔案。第四節(jié)會(huì)見、會(huì)談一、會(huì)見、會(huì)談的含義：1.會(huì)見：通常指主人會(huì)見客人，用于外交場合，也稱會(huì)晤。尊者、地位高者會(huì)見地位低者，也常稱為“接見、召見”，反之，稱為“晉見、拜見、拜會(huì)。”例如：胡錦濤主席會(huì)見美國總統(tǒng)奧巴馬。胡錦濤主席接見中鐵一局總經(jīng)理劉景書第十一世班禪拜見胡錦濤主席2.會(huì)談：指雙方或多方就某些重大問題進(jìn)行磋商或談判。和會(huì)見相比，會(huì)見的禮儀性比較強(qiáng)，而會(huì)談則是實(shí)質(zhì)性的，任何一方都是以實(shí)現(xiàn)自身利益為目的。3.會(huì)見、會(huì)談和會(huì)議的區(qū)別：從范圍上看，會(huì)議是一方內(nèi)部（系統(tǒng)內(nèi)）召開；而會(huì)見、會(huì)談則是雙方或多方進(jìn)行意見交換。從目的上看，會(huì)議的參加者往往目的相同，都是為了解決某一問題，實(shí)現(xiàn)的是共同目標(biāo)，而會(huì)見和會(huì)談中，雖然涉及的問題是大家共同關(guān)心的，但是各自要達(dá)到的目的不盡相同，各自都要爭取自身利益的最大化。二、會(huì)見、會(huì)談時(shí)的座次安排1.會(huì)見：座次排列通常依照面門為上，以右為尊的原則。客人坐在主人的右邊，譯員、記錄員在

主人和主賓后面，其他客人按禮賓次序在主賓一側(cè)就座，主方陪見人在主人一側(cè)按身份高低就座。弧形排列方形排列客方2.會(huì)談座次會(huì)談，通常使用長方形、橢圓形桌子，賓主雙方相對(duì)而坐，以正門為中。如果桌子是橫向擺放，主方應(yīng)背門而坐，客方應(yīng)面門而坐。雙方身份最高者居中。如果是豎向的，則以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為客方，左側(cè)為主方第五節(jié)公務(wù)儀典一、慶典的籌劃與組織1.慶典的參加人員：各上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)友好單位對(duì)公司企業(yè)發(fā)展關(guān)心和支持的友好人士新聞單位2.慶典的請(qǐng)柬：請(qǐng)柬的落款，只署名不蓋印章。給尊貴客人的請(qǐng)柬，落款應(yīng)該讓邀請(qǐng)單位的領(lǐng)導(dǎo)親筆署名。對(duì)于一些重要客人，應(yīng)該親自上門邀請(qǐng)。3.慶典會(huì)場大多在公司大廈前坪或門前、組織的辦公地點(diǎn)門前空地。4.慶典設(shè)施一般包括：音響設(shè)備，會(huì)場裝飾物如花籃、彩球、懸幅，剪彩用的紅綢布、剪刀、托盤、紀(jì)念品等。二、簽字儀式的籌劃與組織1.確定參加人員1)簽字人：原則上是根據(jù)文件的性質(zhì)由雙方各自確認(rèn)。但雙方簽字人工作性質(zhì)要基本一致，身份大體對(duì)等。2）助簽人員：協(xié)助主簽人簽字者。3）觀禮人員：一般是雙方參加會(huì)談的全體人員，出席人數(shù)最好大體相符。2.簽字儀式的場景布置要求1）簽字廳：比較有影響的，寬敞明亮的大廳內(nèi)，也可以在談判室內(nèi)。簽字廳內(nèi)最好有一面適合做主題背景、面經(jīng)較寬的墻。2）擺設(shè)：在選定的長方形談判桌后擺設(shè)兩把椅子，作為雙方主簽人的位置。簽字桌上擺放各自需要保存的文本及簽字用的文具。文具前端中央擺一旗架，懸掛雙方旗幟。所有擺設(shè)遵循客左主右的原則。簽字桌上還可放置各方簽字人的席卡。3.簽字儀式的程序雙方參加簽字儀式的人員步入簽字廳，主簽人入座，雙方觀禮人員按照身份地位依次站在己方主簽人之后，雙方助簽人站在雙方各自主簽人外側(cè)。簽字儀式開始。雙方助簽人協(xié)助主簽人翻揭文本，指明簽字處。主簽人首先在自己要保存的文本上簽字，并由助簽人員將此文本送給對(duì)方助簽人員，再由雙方主簽人分別在對(duì)方保存的文本上簽字。然后雙方主簽人將文本互換，握手慶祝。禮儀小姐端香檳酒，雙方共同舉杯。二、宴請(qǐng)的籌劃與組織國際上通用的宴請(qǐng)形式有以下四大類：1.宴會(huì)：比較正式、隆重，一般為正餐。主賓一起入座就餐，由招待員按照順序上菜。2.招待會(huì)：不備正餐，不排席位，可自由活動(dòng)。3.茶會(huì)：上午10時(shí)、下午4時(shí)左右舉行，以品茶為主，略備點(diǎn)心。一般設(shè)在客廳，不排席位。4.工作進(jìn)餐：由進(jìn)餐這各自付費(fèi)。我國往往以快餐或自助餐的形式進(jìn)行。只請(qǐng)與工作有關(guān)的人參加，不帶配偶。宴會(huì)1.國宴：國家元首或政府政府首腦為國家慶典舉行，或?yàn)橥鈬畤以?、政府首腦來訪而舉行。宴會(huì)上懸掛國旗，樂隊(duì)奏雙方國歌，奏席間樂。宴會(huì)前雙方首腦要發(fā)表演講、講話或祝酒詞。2.正式宴會(huì)。規(guī)格比國宴低，且不懸掛國旗，不奏國歌，其余與國宴相同。也可以奏席間樂。3.便宴。不排座次，不做正式講話，