計算機第四章知識資料2

朽木易折，金石可鏤。千里之行，始于足下。第頁/共頁第四章電子表格軟件Excel20034.1大綱考點1、Excel的啟動與退出，窗口的組成及各部分使用；2、工作簿、工作表、單元格和單元格區(qū)域的概念及各自的關系；3、工作簿的創(chuàng)建、打開、保存及關閉；4、創(chuàng)建工作表，各種數(shù)據(jù)類型的輸入；5、公式和函數(shù)的使用，運算符的種類，單元格的引用；6、批注的使用；7、工作表的管理；行高和列寬的調節(jié)；編輯、移動和復制單元格中的數(shù)據(jù)；單元格、行、列的插入和刪除；尋找與替換；8、設置工作表中字體和數(shù)字格式，數(shù)據(jù)的對齊方式，工作表標題設置；邊框的設置；9、建立Excel數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)清單，記錄單操作；數(shù)據(jù)的排序和篩選；數(shù)據(jù)的分類匯總10、圖表的建立與編輯11、頁面設置,使用分頁符,打印預覽,打印工作表。12、Word與Excel的協(xié)同操作。4.2知識點一、Excel的功能Excel2003的主要功能為電子表格制作與編輯，它還可實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理與分析及圖表制作等。Excel對電子表格的處理能力很強，最大能處理256列、65536行的表格，并且能夠自動處理和分析數(shù)據(jù)，在日常工作中應用較為廣泛。當前流行的版本是Excel2003。二、Excel的基本操作1.啟動與退出啟動主意如下：主意1：依次單擊“開始”à“程序”à“MicrosoftExcel”命令；主意2：在“我的電腦”或“資源管理器”中雙擊隨意一個XLS文件；主意3：單擊“開始”à“新建office文檔”命令，在浮上的對話框中挑選“電子表格”；主意4：單擊“開始”à“運行”，輸入Excel的啟動命令。退出主意如下：主意1：使用Alt+F4快捷鍵；主意2：單擊窗口右上角的“關閉”按鈕；主意3：雙擊窗口左上角的控制圖標或按下Alt+Space打開控制菜單，挑選“關閉”；主意4：執(zhí)行“文件”菜單中的“退出”命令。2.Excel的窗口界面Excel的工作窗口除包含普通窗口所具有的標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄以外，還具有編輯欄、工作表編輯區(qū)、名稱框等特有的部分。(1)名稱框的作用顯示當前單元格的地址，在名稱框中輸入一個單元格或單元格區(qū)域地址，可實現(xiàn)對單元格或單元格區(qū)域的選定；在舉行輸入公式時，可以在名稱框中舉行函數(shù)的挑選。(2)編輯欄的作用顯示和編輯當前單元格的內容。Excel的每個單元格中最多可以容納32767個字符，在工作表編輯區(qū)中最多能顯示出1024個字符，而在編輯欄內可以顯示所有的字符。通過編輯欄，能直接修改當前單元格的內容。輸入和編輯公式。通過編輯欄可以輸入公式，所有的公式必須以“=”開始。(3)工作表編輯區(qū)這是用戶的主要工作場所，能完成單元格數(shù)據(jù)的輸入和編輯、查看囫圇工作表的內容和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的結果等。三、Excel基本概念1.工作簿：是指以XLS為擴展名保存在磁盤上的文件，一個工作簿是由若干個工作表組成的，且至少要包含一個工作表。(1)新建工作簿主意：主意1：啟動Excel之后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個包含3個空工作表（Sheet1、Sheet2和Sheet3）的空白工作簿。主意2：啟動Excel后，執(zhí)行“文件”→“新建”命令，在打開的模板挑選對話框中挑選一個模板來創(chuàng)建具有一定建議內容和格式的工作簿。主意3：利用工具欄中的“新建”按鈕新建工作簿，但只能用來建立空白工作薄。(2)打開工作簿主意1：在“我的電腦”或“資源管理器”中直接雙擊要打開的XLS文件；主意2：啟動Excel后，使用“文件”→“打開”命令，挑選要打開的XLS文件。(3)工作簿的保存使用“文件”→“保存”命令；使用Ctrl+S快捷鍵；使用工具欄上的“保存”按鈕。通過“工具”→“選項”命令，可以設置文檔自動保存的時光間隔，每隔一定的時光會自動保存文檔。(4)關閉工作簿使用“文件”→“關閉”命令，可以關閉當前工作薄，倘若做過修改且未被保存，系統(tǒng)會給出是否保存的提醒。倘若使用“文件”→“退出”命令，則會關閉所有被打開的工作薄，退出Excel系統(tǒng)。2.工作表：由行列交錯組合而成的二維表，是組織和分析數(shù)據(jù)的地方，是工作薄的基本組成部分。(1)選定工作表選中單個工作表可以直接單擊工作表標簽，要同時選中多個必須按住Ctrl鍵舉行挑選。(2)新建工作表通過“插入”→“工作表”命令可以在當前工作表之前插入一張新工作表，倘若同時選中了多個工作表，則執(zhí)行上述命令后會在選中的每一個工作表的前面都插入一個新工作表。插入的新工作表的名字與工作薄中已有工作表的數(shù)目有關，與已有工作表的名字無關。假設當前工作薄中現(xiàn)有3個工作表，倘若沒有對該工作簿舉行任何刪除工作表的操作，則插入一張新的工作表時，新的工作表的名字為“Sheet4”；倘若現(xiàn)在將新插入的工作表“Sheet4”刪除，然后再插入一張新的工作表，這時新工作表的名字為“Sheet5”。(3)刪除工作表執(zhí)行“編輯”→“刪除工作表”命令，可以將當前選中的工作表刪除。一個工作薄中必須至少包含一個工作表。(4)工作表的重命名主意1：雙擊需要改名的工作表的標簽，輸入新名字。主意2：右擊需要改名的工作表的標簽，挑選“重命名”命令，輸入新名字。(5)工作表的移動或復制使用“編輯”→“移動或復制工作表”命令，可以在同一個工作簿或不同的工作簿之間完成工作表的移動或復制，倘若要將工作表移動或復制到其他工作簿，必須將兩個工作簿同時打開。復制工作表時要在對話框中勾選“建立副本”。復制的工作表的名字普通是在本來的名字后面加“（2）”，如在同一個工作簿中復制工作表“Sheet1”后產生的新工作表的名字為“Sheet1（2）”。3.單元格：工作表中行列交錯的部分稱為單元格，是最基本的數(shù)據(jù)處理單元，在一個單元格中可以輸入各種類型的數(shù)據(jù)，例如文本類型、數(shù)字類型、日期時光類型、公式和函數(shù)等，但是不能插入圖片信息。4.批注是用戶添加的對單元格中數(shù)據(jù)的解釋性信息，帶有批注的單元格右上角有一小紅三角，批注可以被修改、刪除、復制或移動。使用“編輯”→“挑選性粘貼”可以只復制或移動單元格的批注、格式等一部分內容。5.相關知識點：(1)一個工作簿由若干個工作表組成，且一個工作簿中必須至少包含一個工作表；工作表只能依附于工作簿而存在，不能作為單獨的文件存盤。(2)為了對工作表中的單元格加以區(qū)別和方便引用，為每個單元格賦予了一個唯一的編號，稱為單元格地址。工作表中的列自左向右以英文字母命名（列標從A到IV），行自上而下以阿拉伯數(shù)字命名（行號從1到65536），單元格地址由其所在的行列唯一決定，格式為列標在前，行號在后。(3)一個工作簿中默認含有3個工作表，其默認數(shù)目可以通過“工具”à“選項”菜單舉行修改。當用戶建立新的工作簿時，系統(tǒng)將按照設定生成工作表。工作簿中的工作表可以舉行增強和刪除，也可以對工作表舉行改名和調節(jié)順序。需要注重：一個工作簿中至少包含一個可見工作表。四、單元格中數(shù)據(jù)的輸入格式數(shù)據(jù)的輸入可以在單元格內直接舉行，輸入完畢按回車即可；除此以外，也可以在編輯欄內輸入數(shù)據(jù)。Excel中的數(shù)據(jù)分為文本型、數(shù)值型和日期時光型三種。1.文本型數(shù)據(jù)普通文本可挑選一定的輸入法，直接向單元格中輸入。文本型數(shù)據(jù)在單元格內默認為左對齊。純數(shù)字字符串、前置符號的字符串等異常類型的文本，在前面加單引號輸入。如要輸入文本型的“250002”，則輸入“’250002”；要輸入“=3+5”，則輸入“’=3+5”，也可以輸入“=“=3+5””。2.數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)中可包括0~9、±號、小數(shù)點、千分位、/、＄、%、E、e等，普通的數(shù)值可在單元格中直接輸入，數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格內默認為右對齊。異常數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入方式：(1)分數(shù)：使用前置數(shù)字加一個空格的形式輸入。如：要輸入“”，則輸入“02/3”。若直接輸入“2/3”，則單元格內顯示“2月3日”，系統(tǒng)認為是日期型數(shù)據(jù)。要輸入“”，則輸入“12/3”即可；要輸入“”，則輸入“-12/3”。(2)負數(shù)：可在前面加負號，也可以將數(shù)字放在括號中。如：要輸入“-8”，則可輸入“-8”或者“（8）”。但輸入“（－8）”并不表示數(shù)值信息，它是一個文本串。(3)帶千分號的數(shù)字：在輸入時從右向左每三位使用一個千分位符號。如：要使用千分位的形式輸入“120020”，則輸入“120,020”即可。倘若沒有遵守“三位一組”的劃分規(guī)定，則輸入后系統(tǒng)將認為是文本型數(shù)據(jù)。3.日期時光型數(shù)據(jù)這種數(shù)據(jù)輸入時要鄭重遵守一定的格式，否則會被作為其他類型的數(shù)據(jù)處理。日期時光型數(shù)據(jù)在單元格內默認為右對齊。日期格式：yyyy/mm/dd、yyyy-mm-dd。時光格式：hh:mm:ss。時光數(shù)據(jù)可使用12小時制和24小時制兩種方式。若使用12小時制時，時光后面可加空格am或pm來指定上下午時光，倘若不指定，則默認為是上午時光。輸入日期時，倘若只輸入月份和天數(shù)，則默認年份為系統(tǒng)當前年。利用“Ctrl+；”和“Ctrl+shift+:”可分離迅速地在當前單元格內插入當前日期和時光。4.數(shù)據(jù)的自動填充倘若要向工作表中輸入大量有邏輯的數(shù)據(jù)，如等差序列、等比數(shù)列等，可使用Excel提供的“自動填充”功能。實現(xiàn)自動填充數(shù)據(jù)的主意：(1)先在當前單元格內輸入第一個數(shù)據(jù)，然后按住當前單元格右下角的填充柄舉行填充。在用這種主意對不同類型的數(shù)據(jù)舉行填充時，會得到不同的填充結果，詳細情形如表4.1所示。表4.1單元格數(shù)據(jù)的自動填充當前單元格數(shù)據(jù)類型直接拖動填充柄的結果按住Ctrl鍵拖動填充柄的結果數(shù)值型相同序列差為1的等差序列日期型天數(shù)相差1的等差序列相同序列時光型相差1小時的等差序列相同序列文本型具備增減性變化的文本序列相同序列不具備增減性相同序列相同序列注：具備增減性的文本指的是類似于“甲、乙、丙、丁”、“星期一、星期二、星期三”等可以發(fā)生變化的文本。實際上，文本是否可以發(fā)生變化可以通過打開“工具”菜單中的“選項”命令，在浮上的對話框中挑選“自定義序列”選項卡，然后在其中完成序列的新建、修改和刪除來實現(xiàn)。自動填充序列可以在行上舉行，也可以在列上舉行。倘若序列是變化的，向右和向下填充為遞增序列，向左和向上填充為遞減序列。(2)使用編輯菜單中的“填充”→“序列”命令，可以在行或列上得到隨意的等差、等比和日期序列。(3)選中延續(xù)兩個單元格，然后按住它們共同的填充柄舉行填充，可以得到以這兩個單元格中數(shù)據(jù)的差為公差的等差數(shù)列。五、Excel公式與函數(shù)公式是指將運算對象通過運算符銜接起來、能經過計算得到結果的存心義的式子。函數(shù)是系統(tǒng)規(guī)定的完成特定運算的異常公式。公式中參加運算的對象可以是普通數(shù)據(jù)、單元格地址和函數(shù)。1.運算符Excel中的運算符分為算術運算符（＋、－、*、/、%、^）、比較運算符（=、<、>、<=、>=、<>）、文本運算符（&）和單元格引用符（：、，和空格）。(1)算術運算：用于完成基本的數(shù)學運算。需要注重的是在Excel中只提供了乘方運算，如要計算5的3次方，則使用公式“=5^3”；沒有提供開方運算，要使用乘方運算實現(xiàn)開方。如要計算的值，則可以使用公式“=5^（1/3）”。(2)比較運算：用于對兩個值舉行大小關系比較，其結果惟獨兩種可能，要么為真（True），要么為假（False）。如公式“=3>8”的結果為False。在單元格中，比較運算的結果默認居中顯示。(3)文本運算：用于將兩個文本數(shù)據(jù)銜接成一個文本數(shù)據(jù)。如A1單元格中的數(shù)據(jù)為“碩士研究生”，B1單元格中的數(shù)據(jù)為“入學考試”，則公式“＝A1&B1”的結果就是“碩士研究生入學考試”。注重：&運算符只能用于銜接文本數(shù)據(jù)，不能銜接其他類型的數(shù)據(jù)。倘若在公式中參加銜接運算的不是單元格地址，而是直接用普通文本銜接，則文本要放在引號內。如公式“=“碩士研究生”&“入學考試””的結果也是“碩士研究生入學考試”。(4)單元格引用：用于合并多個單元格區(qū)域。冒號（：）用于銜接兩個單元格，表示一個單元格區(qū)域。如“A1:C5”表示的是以A1為左上角，C5為右下角的矩形區(qū)域內的單元格，包含的單元格的個數(shù)為15個。注重：“A:A”表示第A列，“1:1”表示第1行。空格和逗號（，）用于銜接兩個單元格區(qū)域，表示一個大的單元格區(qū)域?？崭胥暯颖硎緝蓚€區(qū)域的交集，逗號銜接表示兩個區(qū)域的并集。如：“A1:C5B2:D3”表示A1:C5和B2:D3的交集，即B2:C3，包含4個單元格；“A1:C5,B2:D3”表示A1:C5和B2:D3的并集，包含17個單元格。2.公式的輸入：可以在編輯欄或單元格內直接輸入，倘若輸入函數(shù)，也可以在名稱框中舉行挑選或執(zhí)行“插入”菜單中的“函數(shù)”命令。公式輸入以后，系統(tǒng)會自動計算結果并顯示出來，并且會隨著參加運算的單元格中數(shù)據(jù)的變化而自動更新。3.使用公式時，要注重以下幾個問題：(1)所有的公式都必須以等號(=)開始；(2)輸入公式時必須在半角英文狀態(tài)下；(3)倘若有單元格中的數(shù)據(jù)參加運算，應在公式中使用單元格地址而不是其中的詳細數(shù)值。倘若公式使用不當，單元格內會顯示錯誤信息。常見的公式錯誤信息如表4.2所示。表4.2常見公式錯誤信息及含義錯誤信息含義!單元格所含的數(shù)字、日期或時光比單元格寬，或者單元格的日期時光公式產生了一個負值VALUE!使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型，或者公式自動更正功能不能更正公式DIV/0!公式被零除N/A函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值REF!刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中NUM！公式或函數(shù)中某個數(shù)字有問題#NULL！使用了不準確的區(qū)域運算符或不準確的單元格引用，如試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交錯點4.相對引用與絕對引用在公式中使用單元格地址稱為單元格引用。單元格引用有相對引用、絕對引用和混合引用三種方式。當公式被復制或移動到另一個單元格時，其中的單元格地址會隨著公式位置的變化而發(fā)生相應的改變，這種稱為相對引用，也是默認的引用方式。的值，則可以使用公式“=5^（1/3）”。(2)比較運算：用于對兩個值舉行大小關系比較，其結果惟獨兩種可能，要么為真（True），要么為假（False）。如公式“=3>8”的結果為False。在單元格中，比較運算的結果默認居中顯示。(3)文本運算：用于將兩個文本數(shù)據(jù)銜接成一個文本數(shù)據(jù)。如A1單元格中的數(shù)據(jù)為“碩士研究生”，B1單元格中的數(shù)據(jù)為“入學考試”，則公式“＝A1&B1”的結果就是“碩士研究生入學考試”。注重：&運算符只能用于銜接文本數(shù)據(jù)，不能銜接其他類型的數(shù)據(jù)。倘若在公式中參加銜接運算的不是單元格地址，而是直接用普通文本銜接，則文本要放在引號內。如公式“=“碩士研究生”&“入學考試””的結果也是“碩士研究生入學考試”。(4)單元格引用：用于合并多個單元格區(qū)域。冒號（：）用于銜接兩個單元格，表示一個單元格區(qū)域。如“A1:C5”表示的是以A1為左上角，C5為右下角的矩形區(qū)域內的單元格，包含的單元格的個數(shù)為15個。注重：“A:A”表示第A列，“1:1”表示第1行?？崭窈投禾枺?，）用于銜接兩個單元格區(qū)域，表示一個大的單元格區(qū)域?？崭胥暯颖硎緝蓚€區(qū)域的交集，逗號銜接表示兩個區(qū)域的并集。如：“A1:C5B2:D3”表示A1:C5和B2:D3的交集，即B2:C3，包含4個單元格；“A1:C5,B2:D3”表示A1:C5和B2:D3的并集，包含17個單元格。2.公式的輸入：可以在編輯欄或單元格內直接輸入，倘若輸入函數(shù)，也可以在名稱框中舉行挑選或執(zhí)行“插入”菜單中的“函數(shù)”命令。公式輸入以后，系統(tǒng)會自動計算結果并顯示出來，并且會隨著參加運算的單元格中數(shù)據(jù)的變化而自動更新。3.使用公式時，要注重以下幾個問題：(1)所有的公式都必須以等號(=)開始；(2)輸入公式時必須在半角英文狀態(tài)下；(3)倘若有單元格中的數(shù)據(jù)參加運算，應在公式中使用單元格地址而不是其中的詳細數(shù)值。倘若公式使用不當，單元格內會顯示錯誤信息。常見的公式錯誤信息如表4.2所示。表4.2常見公式錯誤信息及含義錯誤信息含義!單元格所含的數(shù)字、日期或時光比單元格寬，或者單元格的日期時光公式產生了一個負值VALUE!使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型，或者公式自動更正功能不能更正公式DIV/0!公式被零除N/A函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值REF!刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中NUM！公式或函數(shù)中某個數(shù)字有問題#NULL！使用了不準確的區(qū)域運算符或不準確的單元格引用，如試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交錯點4.相對引用與絕對引用在公式中使用單元格地址稱為單元格引用。單元格引用有相對引用、絕對引用和混合引用三種方式。當公式被復制或移動到另一個單元格時，其中的單元格地址會隨著公式位置的變化而發(fā)生相應的改變，這種稱為相對引用，也是默認的引用方式。絕對引用時公式中的單元格地址在舉行公式移動或復制時，不會發(fā)生任何變化。絕對引用時在引用的單元格地址的行號和列標前都加上一個“＄”符號?；旌弦檬侵感泻土兄幸粋€為相對引用，一個為絕對引用。在一個單元格內還可通過“[工作簿名]工作表名!單元格地址”的形式引用其它工作簿內的工作表中的單元格地址，如[Book2]Sheet1!E3，這稱之為“三維地址引用”。5.函數(shù)Excel中提供了9類函數(shù)，在公式中引用函數(shù)的格式為：函數(shù)名（參數(shù)）。函數(shù)可以在公式中直接使用，輸入主意可以使用“插入”→“函數(shù)”命令、在名稱框內挑選所需的函數(shù)和在單元格內直接輸入函數(shù)的方式。常見的函數(shù)如表4.3所示。表4.3常見的函數(shù)及其使用函數(shù)名功能示例Sum求和=Sum（3,2,5）結果為10Average求平均值=Average（3,2,5）結果為3.3333Max求最大值=Max（3,2,5）結果為5Min求最小值=Min（3,2,5）結果為2六、工作表及單元格格式調節(jié)1.調節(jié)列寬主意1：用鼠標拖動列標的右邊界舉行調節(jié)；主意2：用鼠標雙擊列標右邊界，可以將列寬自動調節(jié)為該列中最大數(shù)據(jù)的寬度；主意3：使用“格式”→“列”→“列寬”命令舉行列寬確實切調節(jié)；主意4：使用“編輯”→“挑選性粘貼”命令可以舉行列寬的復制。2.調節(jié)行高行高的調節(jié)操作類似于對列寬的調節(jié)，但行高不能被復制。3.單元格數(shù)據(jù)的修改對單元格內的數(shù)據(jù)舉行修改，可以直接雙擊單元格，浮上光標后舉行修改或直接在編輯欄內修改。若選中單元格后直接輸入新的內容將會籠罩原有內容。4.移動或復制單元格數(shù)據(jù)選中一個單元格或單元格區(qū)域，執(zhí)行復制或剪切命令，選中的部分周圍浮上虛線框，然后挑選目標位置后執(zhí)行粘貼即可完成單元格中數(shù)據(jù)的復制或移動。倘若只復制或移動單元格的格式、批注、列寬等部分特征，要使用“編輯”→“挑選性粘貼”命令。5.插入行（列）選中一行（列）或幾行（列），單擊“插入”→“行（列）”命令，則在挑選行（列）的上方（左側）插入一行（列）或幾行（列）。6.插入單元格選中一個單元格區(qū)域，單擊“插入”→“單元格”命令，然后在浮上的對話框中挑選“活動單元格右移”或“活動單元格下移”之后，則會相應的插入與選定單元格區(qū)域單元格數(shù)目相同的單元格。7.單元格的刪除使用“編輯”→“刪除”命令，可以刪除選中的單元格或整行（列）。8.單元格的合并選中一個單元格區(qū)域，然后使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕可將單元格內的所有單元格合并為一個單元格，并使其中的內容居中對齊。該操作通常用于表格標題的設置。注重，Excel中不能完成單元格的拆分。9.工作表的格式化使用“格式”→“單元格”命令，可以在浮上的單元格格式對話框中完成數(shù)字格式、對齊方式、字體格式、邊框和底紋格式的設置，也可以通過格式工具欄中相應的工具按鈕來實現(xiàn)。七、